流程優(yōu)化在規(guī)范企業(yè)管理體系中的作用

甘迎春

（中國(guó)社會(huì)科學(xué)院研究生院，北京 102488）

引言

目前，各種各樣的管理制度層出不窮，都認(rèn)為能夠解決當(dāng)前企業(yè)存在的問(wèn)題，企業(yè)都急于解決問(wèn)題，從而采取各種各樣的管理制度。但企業(yè)實(shí)施引進(jìn)管理制度后，發(fā)現(xiàn)制度之間的矛盾并沒(méi)有得到改善，各級(jí)管理者都難以適應(yīng)管理制度的要求。如何提高企業(yè)管理水平，關(guān)鍵在于相關(guān)人員嚴(yán)格按照管理規(guī)范操作，各部門和崗位之間形成全面協(xié)同，引入管理制度必須與原有制度相結(jié)合，才能提高企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)力。

一、流程優(yōu)化概述

流程優(yōu)化是對(duì)現(xiàn)有工作流程進(jìn)行梳理、完善和改進(jìn)。能更順利地把一件事做好，也是一種策略，在建立和實(shí)施過(guò)程中不斷改進(jìn)過(guò)程，以達(dá)到最佳效果。通過(guò)不斷發(fā)展、改進(jìn)和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程來(lái)保持企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)[1]。一個(gè)過(guò)程的優(yōu)化，無(wú)論是整體優(yōu)化還是部分環(huán)節(jié)的改進(jìn)，如減少環(huán)節(jié)、改變時(shí)間序列，都是為了提高工作質(zhì)量、提高工作效率、降低成本、降低勞動(dòng)強(qiáng)度、節(jié)約能源消耗、確保安全生產(chǎn)、減少污染等。使流程體系結(jié)構(gòu)成為協(xié)作關(guān)系，人們可以很容易發(fā)現(xiàn)流程之間的差距甚至沖突，并改進(jìn)它們。但是在引入新的管理體系時(shí)，也很容易看到不同管理體系的集成沖突。

二、企業(yè)管理體系現(xiàn)狀分析

1.管理流程不科學(xué)

企業(yè)管理需要選擇適當(dāng)?shù)墓芾矸椒?，以提高人才管理的效果，增加員工的積極性，保證企業(yè)的發(fā)展。從而企業(yè)管理在制度上還存在許多不完善，人才管理手段不專業(yè)，管理理論不清晰，管理人員未經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，管理使用方法不當(dāng)，影響了人才管理水平的提高。創(chuàng)新管理經(jīng)驗(yàn)的缺乏阻礙了人才管理優(yōu)化的改革。此外，由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)的改革，企業(yè)高度重視人才的管理，管理不科學(xué)，效果不明顯，導(dǎo)致大量人才流失。有些企業(yè)的人員不足，就會(huì)開(kāi)始大量的招聘和培訓(xùn)，當(dāng)有足夠的人員時(shí)，就會(huì)開(kāi)始有人員淘汰，這種人才管理模式不科學(xué)，導(dǎo)致內(nèi)部管理人員不夠成熟穩(wěn)定，管理技能差，管理知識(shí)短缺，管理思維落后，管理水平低下阻礙了社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

2.部門流程主體不明

同一部門發(fā)布的系統(tǒng)之間協(xié)調(diào)不夠，存在交叉和矛盾問(wèn)題，需要進(jìn)一步明確各公司在部門內(nèi)部和部門之間的作用和職責(zé)。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部各部門之間缺乏協(xié)調(diào)，各部門分散，不愿意與其他部門合作解決自身的問(wèn)題，企業(yè)管理部門沒(méi)有能力協(xié)調(diào)各部門之間的管理制度。

3.管理模式粗放、管理觀念落后

許多經(jīng)營(yíng)者缺乏經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)，有非專業(yè)化管理、粗放式管理、經(jīng)驗(yàn)管理、家庭式管理等不科學(xué)的管理模式。導(dǎo)致現(xiàn)階段大多數(shù)企業(yè)管理體制不健全，缺乏規(guī)范化、系統(tǒng)化的規(guī)章制度，極大地削弱了管理效率和效益[2]。此外，許多企業(yè)對(duì)創(chuàng)新的重要性和意義認(rèn)識(shí)不足，這是企業(yè)缺乏管理創(chuàng)新的最大障礙，導(dǎo)致大多數(shù)企業(yè)盲目追求短期利益，強(qiáng)調(diào)利潤(rùn)最大化忽視可持續(xù)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

4.管理模式較為單一

經(jīng)過(guò)多年的改革，許多企業(yè)仍然采用改革開(kāi)放前的傳統(tǒng)組織形式，沒(méi)有考慮到企業(yè)的規(guī)模、產(chǎn)品、過(guò)程和市場(chǎng)。單一的管理模式會(huì)影響企業(yè)發(fā)展，如果沒(méi)有創(chuàng)新的方法，會(huì)影響企業(yè)單位實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

5.信息傳遞有誤

企業(yè)中系統(tǒng)互相交叉，發(fā)生矛盾，信息不暢，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策依據(jù)不準(zhǔn)確、不及時(shí)，工作責(zé)權(quán)不清。59.2%的企業(yè)認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部組織間信息流通存在問(wèn)題，其中虧損企業(yè)的比例高達(dá)71.6%。

6.大量的流程沒(méi)有一個(gè)很好的分類管理體系

一些企業(yè)規(guī)劃了大量的業(yè)務(wù)流程，形成了很多的電子文檔，但這些流程文檔沒(méi)有一個(gè)好的分類管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略與實(shí)際業(yè)務(wù)操作之間的聯(lián)系，不能滿足業(yè)務(wù)分析的需要，很難管理、維護(hù)、訪問(wèn)這些文檔，也很難實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程變化的有效控制。如果在企業(yè)內(nèi)部建立統(tǒng)一的信息流程管理平臺(tái)，企業(yè)的所有業(yè)務(wù)流程都在這個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上以統(tǒng)一的流程建模語(yǔ)言發(fā)布，可以有效避免管理系統(tǒng)建立的不同管理項(xiàng)目之間的沖突和矛盾。

三、建立流程優(yōu)化，促進(jìn)企業(yè)管理體系

企業(yè)是一個(gè)由多人組成的群體組織，任何企業(yè)都有其固有的價(jià)值創(chuàng)造體系，需要員工的不同技能來(lái)實(shí)現(xiàn)，這種人與人之間的協(xié)作，構(gòu)成了企業(yè)建設(shè)的過(guò)程。流程是近年來(lái)發(fā)展起來(lái)的一種優(yōu)先管理工具，可以描述不同部門、不同層次的崗位之間的關(guān)系。

第一，一套流程系統(tǒng)集成了相關(guān)的管理系統(tǒng)，可以使企業(yè)管理系統(tǒng)簡(jiǎn)單，便于員工記憶和理解[3]。任何管理制度，只要員工記住，理解、遵守執(zhí)行、企業(yè)管理就會(huì)順利進(jìn)行，如果管理過(guò)于復(fù)雜化會(huì)使人思想混亂。那么就無(wú)法建立過(guò)程優(yōu)化。建立過(guò)程優(yōu)化框架，包括業(yè)務(wù)組織的職責(zé)劃分、過(guò)程優(yōu)化目標(biāo)、流程運(yùn)作的總體框架、流程中相關(guān)術(shù)語(yǔ)和分類定義的統(tǒng)一，明確流程優(yōu)化的總體方向。首先，優(yōu)化討論必須在負(fù)責(zé)流程領(lǐng)域的高級(jí)管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)之間建立共識(shí)。具體流程的優(yōu)化應(yīng)基于業(yè)務(wù)實(shí)際情況和可能的改進(jìn)方向，同時(shí)，考慮到現(xiàn)有業(yè)務(wù)的連續(xù)性和連續(xù)性，因此，流程的相關(guān)業(yè)務(wù)部門必須商定優(yōu)化。再次，對(duì)表單模板的過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化，大量的實(shí)際操作都是通過(guò)表單模板進(jìn)行的，因此，需要通過(guò)優(yōu)化表單模板來(lái)建立易于實(shí)現(xiàn)的過(guò)程工具。在具體項(xiàng)目推進(jìn)中，做好以上步驟可有效控制過(guò)程優(yōu)化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

第二，過(guò)程優(yōu)化框架建立后，流程梳理過(guò)程。其一，過(guò)程文檔描述標(biāo)準(zhǔn)模板、過(guò)程文檔描述標(biāo)準(zhǔn)模板的建立，首先要考慮的是企業(yè)現(xiàn)有的文檔管理習(xí)慣，包括考慮用戶的流程圖來(lái)描述軟件的使用情況，然后區(qū)分不同的業(yè)務(wù)過(guò)程特征，使流程描述格式簡(jiǎn)單。其二，讓流程負(fù)責(zé)人成為責(zé)任中心，確保后續(xù)流程的梳理和優(yōu)化工作按時(shí)、按質(zhì)完成。

第三，過(guò)程優(yōu)化的重點(diǎn)是目標(biāo)導(dǎo)向和建立共識(shí)。通過(guò)對(duì)現(xiàn)狀的調(diào)查和總結(jié)，建立了企業(yè)過(guò)程優(yōu)化的框架，包括企業(yè)組織的責(zé)任劃分、過(guò)程優(yōu)化目標(biāo)、流程運(yùn)作的整體框架、相關(guān)術(shù)語(yǔ)和分類定義的統(tǒng)一等。在整個(gè)過(guò)程優(yōu)化過(guò)程中，我們需要組織大量的討論和溝通會(huì)議，使每次的會(huì)議都能達(dá)成共識(shí)，獲得有效成果，例如哪些部門/職位的職責(zé)不明確，哪些程序運(yùn)行不順利，并盡可能準(zhǔn)備多種選擇和利弊確定每次會(huì)議的參與者，以處理需要達(dá)成共識(shí)的問(wèn)題，過(guò)程利益攸關(guān)方需要參與會(huì)議，以避免出現(xiàn)多種觀點(diǎn)，同時(shí)決策者從多個(gè)角度確定最終解決方案；作為整個(gè)項(xiàng)目的過(guò)程管理部門和咨詢公司，我們必須充分發(fā)揮項(xiàng)目經(jīng)理的作用，指導(dǎo)、組織和有效管理，跟進(jìn)過(guò)程的實(shí)施，為推廣奠定基礎(chǔ)。

四、通過(guò)流程優(yōu)化在規(guī)范企業(yè)管理體系中的作用

1.促進(jìn)管理水平，持續(xù)創(chuàng)新

通過(guò)過(guò)程的有效執(zhí)行，企業(yè)管理模式將從傳統(tǒng)的只能以過(guò)程為中心的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐赃^(guò)程為中心的過(guò)程導(dǎo)向的管理模式，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理模式的根本轉(zhuǎn)變，通過(guò)發(fā)展戰(zhàn)略，及時(shí)調(diào)整管理模式[4]。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的改進(jìn)和優(yōu)化，不斷改進(jìn)組織的運(yùn)作，提高組織的整體績(jī)效，最終實(shí)現(xiàn)管理能力的不斷提高，減少對(duì)人的過(guò)度依賴。

2.提高工作效率

通過(guò)過(guò)程管理，選擇最方便的工作方式，通過(guò)建立標(biāo)準(zhǔn)的工作程序，把不必要的也就是多余的工作環(huán)節(jié)從日常工作中排除，可以讓員工規(guī)范化工作，減少不必要的行動(dòng)，從而提高企業(yè)的工作效率。

3.優(yōu)化產(chǎn)品質(zhì)量

有了統(tǒng)一的流程化管理，在產(chǎn)品質(zhì)量的控制環(huán)節(jié)會(huì)有很大提高，質(zhì)量管理職能、品牌管理職能，根據(jù)依據(jù)體系標(biāo)準(zhǔn)建立、保持、改進(jìn)質(zhì)量、環(huán)境管理體系，實(shí)施并監(jiān)督檢查，進(jìn)一步提高產(chǎn)品質(zhì)量。

4.降低成本，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益

使用流程管理可以使企業(yè)規(guī)范流程，更有效地管理流程，減少流程中不必要的人力物力消耗，縮短流程的周期，從而降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。規(guī)范的經(jīng)營(yíng)管理可以使企業(yè)在供應(yīng)鏈中順利運(yùn)行，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

五、流程保障體系建設(shè)

流程管理體系的長(zhǎng)久有效運(yùn)行需要建立相應(yīng)的管理機(jī)制做保障。

第一，組織支持。如果流程不兼容或與企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和功能設(shè)置相沖突，流程就很容易在執(zhí)行過(guò)程中被拋棄，使流程活動(dòng)無(wú)人負(fù)責(zé)，這就需要企業(yè)在流程體系建立后根據(jù)流程框架梳理和完善現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)和功能，使兩者相互支持。第二，過(guò)程操作過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)許多問(wèn)題，需要系統(tǒng)事先規(guī)定或通過(guò)不斷完善系統(tǒng)來(lái)解決過(guò)程操作中的問(wèn)題[5]。第三，過(guò)程績(jī)效指標(biāo)的設(shè)計(jì)是過(guò)程有效執(zhí)行的保證，而建立面向過(guò)程的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系是過(guò)程管理成功的關(guān)鍵。如果流程的運(yùn)行缺乏相應(yīng)的績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)，或者所設(shè)計(jì)的評(píng)價(jià)指標(biāo)仍然只是從功能的角度出發(fā)，不重視流程績(jī)效指標(biāo)，則流程難以有效實(shí)施，或者實(shí)施效果大大降低。第四，該信息系統(tǒng)能夠?yàn)檫^(guò)程提供方便快捷的信息流和操作，實(shí)現(xiàn)過(guò)程自動(dòng)化。因此，在建立企業(yè)過(guò)程管理系統(tǒng)后，往往需要建立相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，以保證其順利運(yùn)行。

結(jié)語(yǔ)

一個(gè)好的企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)是完善的制度，完善的流程。所以流程優(yōu)化與機(jī)構(gòu)建設(shè)企業(yè)的運(yùn)作和管理很重要。流程優(yōu)化是制度的延伸和補(bǔ)充，總之，優(yōu)化企業(yè)需要依靠完善的內(nèi)部控制制度來(lái)理順流程，規(guī)范清掃行為，控制風(fēng)險(xiǎn)，降低成本，加強(qiáng)管理。