淺議不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合和集約化管理實(shí)踐

張漫天

（忻州市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，山西 忻州 034000）

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是由不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)在登記業(yè)務(wù)活動(dòng)中對(duì)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利的歸屬，通過以紙質(zhì)或電子記錄的方式而形成的客觀原始記錄性材料或文件。隨著社會(huì)發(fā)展變化，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的重要性逐漸提升。各地開展了對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合管理創(chuàng)新活動(dòng)，這一定程度上提升了相關(guān)地區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合度和集約化管理程度，同時(shí)，也加強(qiáng)了不動(dòng)產(chǎn)檔案信息查詢的便捷性，明確了登記機(jī)構(gòu)的職責(zé)任務(wù)，從而有效提高了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合效率，實(shí)現(xiàn)了不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理程度的提升。

一、整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的重要性

在整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的時(shí)候需要根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，保證以登記結(jié)構(gòu)為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理中心，同時(shí)，需要確保相關(guān)部門可以做好存儲(chǔ)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的工作。對(duì)此，相關(guān)部門需要按照原始的檔案資料將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案重新組建，之后再按照相關(guān)的法律規(guī)定對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理工作，整合檔案可以提升物權(quán)登記的工作效率和工作質(zhì)量。

同時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合重建有著重要的發(fā)展意義。首先，登記部門是促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的形成和管理機(jī)制建立的重要機(jī)構(gòu)，主要目的是加強(qiáng)相關(guān)部門對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的物權(quán)管理效率。其次，整合檔案還有助于開展便民化服務(wù)工作，并且整合檔案也是物權(quán)歸屬證明的重要依據(jù)。除此之外，整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案可以幫助檔案管理形成統(tǒng)一的管理模式，在這種情況下可以有效提升檔案信息的查詢效率，并進(jìn)一步促進(jìn)檔案查詢的便捷化發(fā)展。最后，整合檔案之后，需要將對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行集約管理，這種方式適應(yīng)了社會(huì)需求對(duì)登記工作發(fā)展的需求，同時(shí)也順應(yīng)了登記工作的發(fā)展趨勢(shì)。

隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的推進(jìn)，近年來部分地區(qū)對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理并沒有十分重視，對(duì)其工作流程和操作性質(zhì)也沒有嚴(yán)格管控，因此，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理并不規(guī)范。對(duì)此，如果想要加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的嚴(yán)格、規(guī)范管理，就需要重新梳理、調(diào)整所有的檔案。

在此發(fā)展階段，隨著相關(guān)制度和機(jī)制的健全發(fā)展，國內(nèi)的檔案管理逐漸呈現(xiàn)出規(guī)范化的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)由于社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理模式也在調(diào)整，逐漸形成信息化的管理模式[1]。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合管理要點(diǎn)

對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合管理過程中發(fā)現(xiàn)的一些問題，需要相關(guān)部門制定統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)和登記制度，并在整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的原有基礎(chǔ)上再次進(jìn)行整合管理，以此促進(jìn)新物權(quán)登記體系的形成和發(fā)展，從而充分滿足不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理要求和發(fā)展需求。對(duì)此，可以主要從目標(biāo)計(jì)劃和管理機(jī)制入手，逐步落實(shí)管理職責(zé)，并建立統(tǒng)一性業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，健全網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制。同時(shí)，通過建立協(xié)調(diào)配合機(jī)制，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作效率和聯(lián)系性，切實(shí)做好檔案管理銜接工作。

1.理順管理機(jī)制，落實(shí)管理職責(zé)

根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記制度的相關(guān)規(guī)定，在整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案過程中，主要可以從三方面入手：一是關(guān)系性；二是統(tǒng)一性；三是全面性。

首先是關(guān)系性，在整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的過程中，需要梳理清楚所有登記檔案的實(shí)際情況和真實(shí)信息，然后再清理檔案資料。其次是統(tǒng)一性，通過對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行整合，整合成為電子檔案，并建立相應(yīng)的電子文檔數(shù)據(jù)庫，再將其輸入到數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)而形成統(tǒng)一、規(guī)范的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理。最后是全面性，全方位規(guī)劃管理登記檔案，通過完善數(shù)據(jù)庫，將登記檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一、全面的登記檔案信息管理模式，以此促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一管理模式，從而促進(jìn)檔案管理信息查詢工作的便捷化發(fā)展，進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量[2]。

除此之外，想要整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的集約化管理，就需要整合各部門的管理職責(zé)，建立統(tǒng)一、規(guī)范的部門分責(zé)制度，并通過信息共享平臺(tái)的建立來實(shí)現(xiàn)各部門之間的資源共享，以此為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一化管理創(chuàng)造有利條件。另外，在整合檔案管理的過程中需要將遵循國土為主，房管為輔的管理宗旨，將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案集中到國土部門中，并建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案集中管理體系，只有這樣才能提升不動(dòng)產(chǎn)登記管理效率和管理質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理。

2.建立業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，逐步規(guī)范管理

想要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理制度就需要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案設(shè)立相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，并在整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的時(shí)候，要根據(jù)相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格整合工作流程，以此確保檔案管理的整合質(zhì)量和整合效果。同時(shí)，有關(guān)部門還需要根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀和社會(huì)不動(dòng)產(chǎn)實(shí)際情況來制定統(tǒng)一的檔案管理政策，從而保證檔案集約化管理的形成和發(fā)展。

另外，歸檔處理原始不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，在不改變其原有格式的基礎(chǔ)上，按照現(xiàn)行的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)新辦理的不動(dòng)產(chǎn)檔案登記業(yè)務(wù)進(jìn)行建檔工作安排；同時(shí)，在處理過程中將原有的紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案掃描轉(zhuǎn)變成為電子檔案，針對(duì)原始的電子不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行統(tǒng)一整合管理，然后錄入檔案管理數(shù)據(jù)庫中。按照這種情況進(jìn)行整理，可以提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的信息化管理水平和信息化管理效率。

3.轉(zhuǎn)變思路，提高信息化管理水平

隨著不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的開展，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加。因此，在開展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的集約化管理工作的時(shí)候，就需要注意信息化管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，針對(duì)數(shù)字檔案建設(shè)進(jìn)行基礎(chǔ)性的研究工作，并將信息化科學(xué)技術(shù)與檔案管理模式相融合，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的主動(dòng)性和信息化發(fā)展[3]。

對(duì)此，可以首先從互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)入手開展，在集約化管理模式創(chuàng)新過程中通過與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的有效結(jié)合，針對(duì)檔案配合身份證，利用芯片引導(dǎo)設(shè)置自動(dòng)化信息關(guān)聯(lián)模式。如設(shè)置自動(dòng)形式可以有效提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的定位、監(jiān)督和統(tǒng)計(jì)功能作用，從而有效降低相關(guān)信息出現(xiàn)失效、失聯(lián)的情況，借此積極提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的高效性發(fā)展。

其次，還可以通過將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案與移動(dòng)通信技術(shù)相結(jié)合，通過移動(dòng)終端的設(shè)置開設(shè)相關(guān)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息的軟件或平臺(tái)，在一定程度上可以提升不動(dòng)產(chǎn)登記信息的查詢效率，從而實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的便捷化發(fā)展。

最后，合理利用檔案網(wǎng)站的管理集合功能，充分發(fā)揮其推廣和宣傳功能，以此促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理使用軟件的推廣發(fā)展；還可以將類似于微信平臺(tái)等互動(dòng)交流的軟件平臺(tái)，建設(shè)成為不動(dòng)產(chǎn)信息交流平臺(tái)，以此加強(qiáng)工作人員與群眾進(jìn)行互動(dòng)交流，加強(qiáng)雙方之間的聯(lián)系性，從而加強(qiáng)整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的集約化管理。

4.建立協(xié)調(diào)配合機(jī)制

由于整合、集約化管理不動(dòng)產(chǎn)登記檔案所需要涉及的部門和業(yè)務(wù)較多。因此，需要加強(qiáng)不同部門之間的聯(lián)系交流，整合各部門的管理職責(zé)，建立統(tǒng)一、規(guī)范的部門分責(zé)制度，并通過信息共享平臺(tái)的建立來實(shí)現(xiàn)各部門之間的資源共享，以此為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一化管理創(chuàng)造有利條件，并在各部門的共同協(xié)作之下提升不動(dòng)產(chǎn)登記管理檔案的整合度和集約化程度[4]。

在整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的過程中，雖然看似較為容易，但實(shí)際上卻有著很大的難度，因此需要相關(guān)部門投入大量的時(shí)間和精力以及資金，并且在實(shí)踐整合的過程中也會(huì)遇到許多的難題。所以在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案開展整合工作的過程中，需要將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的現(xiàn)實(shí)發(fā)展條件和發(fā)展現(xiàn)狀相結(jié)合，在此基礎(chǔ)上制定統(tǒng)一的集約化管理模式。在這種情況下，就可以有效提升相關(guān)部門整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的效率和質(zhì)量，并促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的集約化管理程度不斷提升。另外，通過建立協(xié)調(diào)配合機(jī)制，可以促進(jìn)各部門之間的協(xié)調(diào)交流工作，有效提升檔案管理業(yè)務(wù)的銜接性。

5.提高對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料的保密意識(shí)

在加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的信息化管理建設(shè)之后，可以利用健全化的信息化管理體系對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行管理，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案形成統(tǒng)一化歸檔模式以及便捷化的信息查詢模式和新型管理模式的進(jìn)一步發(fā)展。

同時(shí)，還需要關(guān)注到登記檔案的保密性管理，提高對(duì)保密檔案的重視度，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理的保密意識(shí)。對(duì)此，可以通過對(duì)檔案管理體系實(shí)行相關(guān)的保密措施，并對(duì)相關(guān)人員開展相關(guān)檔案管理保密培訓(xùn)活動(dòng)，以此保證對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的安全性管理，提升相關(guān)工作人員的安全保密意識(shí)，并通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)提升相關(guān)人員的檔案保密管理水平；建立不動(dòng)產(chǎn)檔案管理保密機(jī)制和保密制度，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)管理制度，以此加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的安全性，從而降低不動(dòng)產(chǎn)登記檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)語

綜上所述，隨著國內(nèi)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，保障人民財(cái)產(chǎn)安全性的不動(dòng)產(chǎn)登記工作也越來越重要，因此，各地開展了對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合管理創(chuàng)新活動(dòng)，結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)登記工作的開展要求和現(xiàn)實(shí)條件，在創(chuàng)新實(shí)踐過程中需要提升對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的重視度，并加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的整合和集約化管理。同時(shí)，針對(duì)檔案管理工作的整合難點(diǎn)和集約化重點(diǎn)實(shí)行有效措施，以此來把握好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的發(fā)展方向。并將現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)融入不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理實(shí)踐中，以此提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理水平。這在一定程度上提升了相關(guān)地區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合度和集約化管理程度，同時(shí)，也加強(qiáng)了不動(dòng)產(chǎn)檔案信息查詢的便捷性。