淺析疾病預(yù)防控制中心如何做好檔案管理工作

龍 玲 蔡奕龍

（1.湖南省疾病預(yù)防控制中心，湖南 長沙 410005；2.湖南省腫瘤醫(yī)院，湖南 長沙 410013）

一、疾病預(yù)防控制中心在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)的問題

1.檔案管理意識(shí)不足

疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作本身就相對(duì)煩瑣復(fù)雜，而在實(shí)際的工作過程中，檔案管理人員不僅須保持較高的工作熱情，還應(yīng)具備良好的道德素養(yǎng)，以便能夠?qū)γ恳豁?xiàng)檔案管理任務(wù)都仔細(xì)認(rèn)真地去負(fù)責(zé)。疾病預(yù)防控制中心能夠?yàn)槿藗兲峁┹^好的基礎(chǔ)衛(wèi)生防疫服務(wù)，但是其對(duì)自身服務(wù)效益的提升卻并沒有給予一定的重視，他們認(rèn)為檔案管理工作對(duì)促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心工作的進(jìn)行起不到實(shí)際的推動(dòng)作用，所以許多控制中心都沒有對(duì)自身的檔案管理工作投入較多精力。因此，許多疾病預(yù)防控制中心的負(fù)責(zé)人都對(duì)檔案管理工作缺乏重視，相關(guān)工作人員的檔案管理意識(shí)都較為缺乏。一些控制中心認(rèn)為檔案管理僅僅只是某一部門的一部分工作內(nèi)容，并沒有形成專門的檔案管理部門，這使得檔案管理工作整體效率較為低下，很難發(fā)揮出應(yīng)有的管理水平。

2.檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)較低

因?yàn)榧膊☆A(yù)防控制中心的檔案管理工作會(huì)涉及許多的文檔材料，所以對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性和工作能力的要求都相對(duì)較高，然而從目前來看，多數(shù)疾病預(yù)防控制中心由于對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，相關(guān)工作人員也往往沒有受到過專業(yè)的培訓(xùn)，理論知識(shí)不足，使得其在工作中經(jīng)常出錯(cuò)且效率低下，這極大地影響了檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性。履行職責(zé)風(fēng)險(xiǎn)方面，存在檔案管理人員身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付，難以全力開展檔案管理等問題。除此之外，由于許多疾病預(yù)防控制中心的管理人員缺乏檔案管理意識(shí)，致使其在工作中常常會(huì)出現(xiàn)應(yīng)付的心理，從而檔案管理工作出現(xiàn)不足和失誤。

3.檔案采集和管理的質(zhì)量不高

首先是存在重歸檔現(xiàn)象。這主要是由于在進(jìn)行檔案的采集和管理過程中，缺乏有效的標(biāo)準(zhǔn)和完善的檔案管理制度，因此各檔案受到分類的影響，多以經(jīng)驗(yàn)和理論為依據(jù)，沒有以實(shí)際檔案集中存在的問題為工作導(dǎo)向，進(jìn)而解決實(shí)際問題，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案、認(rèn)識(shí)檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨政檔案等內(nèi)容之間存在重復(fù)采集的情況。因采集重歸檔問題疾控中心檔案管理的工作質(zhì)量下降，甚至出現(xiàn)了檔案交叉、含混不清的情況。檔案管理模式相對(duì)單一，與疾控中心發(fā)展需求不適應(yīng)。檔案管理過程中一般按照歷史時(shí)間為線索，對(duì)檔案進(jìn)行編排存檔。這樣的管理模式有利于對(duì)檔案的查閱，但是卻存在一個(gè)弊端，即難以保證所有檔案之間的關(guān)聯(lián)。因?yàn)槿绱俗龇ㄒ钥v向的時(shí)間為節(jié)點(diǎn)，以單一時(shí)間的文件或者臺(tái)賬為檔案信息，縱然能夠串聯(lián)疾控中心歷史發(fā)展脈絡(luò)，但是卻難以在橫線上展示當(dāng)前中心工作的全部方面。因此，要加強(qiáng)疾控中心檔案管理，需要在管理過程中體現(xiàn)“點(diǎn)、線、鏈、面”相互結(jié)合的檔案管理理念，即由一事件出發(fā)，可查詢前后關(guān)聯(lián)事件、歷年相關(guān)事件、歷史同類事件，提高檔案管理和查閱的效率。

4.信息化程度較低

隨著當(dāng)今信息化程度的高速發(fā)展，科技的進(jìn)步使人們的生活更加簡便快捷。檔案管理也同樣需要將最新技術(shù)融入工作之中，充分利用起計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案的管理和存檔，以便在日后的工作中能夠隨時(shí)進(jìn)行查看且便于保存，同時(shí)還有利于提高檔案管理工作的效率。從檔案工作轉(zhuǎn)型的角度來看，當(dāng)前的檔案工作倡導(dǎo)開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，這是指通過信息化的手段，形成檔案資源現(xiàn)代化的管理方式，包括檔案數(shù)字化的保存，科學(xué)化的檔案保護(hù)，流程化的檔案管理和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作模式。但在實(shí)際中，大部分疾病預(yù)防控制中心還沒有建立健全自身的檔案管理制度，體系適應(yīng)性很差且功能不夠完善。因此，提高檔案管理的信息化程度已迫在眉睫[1]。

5.資金投入不足

隨著我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展日益迅速，我國對(duì)醫(yī)療服務(wù)建設(shè)的重視也已經(jīng)逐漸增加，然而對(duì)疾病預(yù)防控制中心的建設(shè)投資卻十分有限，除此之外，許多基層控制中心本身的設(shè)施就不足，配套設(shè)備也較為落后，因此，現(xiàn)階段我國的疾病預(yù)防控制中心管理體系的建設(shè)還無法達(dá)到國家的要求，無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果。在整體資金捉襟見肘，管理體系尚有待提高的情況下，對(duì)檔案工作的專項(xiàng)資金支持也是不足。

二、提高疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作效率的對(duì)策及建議

1.建立健全檔案管理制度

想要提高疾病控制中心檔案管理工作的工作效率，首先就需要建立起一套較為完善的檔案管理制度。根據(jù)我國疾病預(yù)防控制中心的工作性質(zhì)和特點(diǎn)，并依據(jù)我國的《檔案法》，建立起一套完整的檔案管理制度，促使檔案管理工作更加規(guī)范化的進(jìn)行。第一，健全檔案管理機(jī)構(gòu)。重新樹立疾控中心檔案管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員的職責(zé)，通過明確分工、明晰人物，提高推進(jìn)檔案管理的組織性。明確組織結(jié)構(gòu)工作制度，以此保證職責(zé)落實(shí)，及切實(shí)解決推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題。完善檔案工作環(huán)境，加強(qiáng)硬件配備，實(shí)現(xiàn)議事有機(jī)構(gòu)、機(jī)構(gòu)有分工，職責(zé)有保證、工作有氛圍。第二，明確檔案錄入和管理標(biāo)準(zhǔn)。明確檔案信息的記錄標(biāo)準(zhǔn)以及信息的分類標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)工作人員需要制定出一套統(tǒng)一的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格根據(jù)工作管理標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行工作，以確保存檔材料的完整性及保密性，并最大限度地降低存檔信息中的錯(cuò)誤率，提高檔案管理的工作效率。第三，健全檔案管理機(jī)制。要按照國家檔案管理規(guī)定及檔案工作實(shí)際，以檔案利用為依據(jù)，分類制定并完善制度和規(guī)程。根據(jù)檔案公開限度，可以劃分為公開或者不公開的檔案，并兼顧保密原則和利用原則就兩者制定不同的管理制度。再如根據(jù)部門和崗位性質(zhì)，對(duì)不同人員設(shè)置不同的權(quán)限、操作規(guī)范等等，推動(dòng)檔案合理化利用，保證疾控中心檔案管理的流暢性和檔案內(nèi)容的安全性。此外，還需要定期對(duì)檔案資料進(jìn)行審查，建立起責(zé)任到人體系，明確工作職責(zé)，從而對(duì)管理人員起到約束作用。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

完善檔案管理工作對(duì)工作人員提出了信息化、數(shù)字化等新要求，對(duì)此，檔案管理人員首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作理念，明確崗位定位，積極主動(dòng)適應(yīng)新形勢，學(xué)習(xí)把握新要求，通過自我加壓學(xué)習(xí)，提高自我能力，實(shí)現(xiàn)人崗匹配。在職業(yè)專業(yè)素養(yǎng)上，檔案管理人員應(yīng)該熟悉檔案工作的方針政策、法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，比較系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識(shí)，擁有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)決策能力，還要補(bǔ)充學(xué)習(xí)統(tǒng)計(jì)分析學(xué)科知識(shí)，使用Python、Stata等軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)獲取和管理，對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和預(yù)測，提升自身數(shù)據(jù)分析能力。而從疾控中心的角度看，需要以提高檔案管理人員專業(yè)性和綜合素質(zhì)為出發(fā)點(diǎn)，多樣化的組織相關(guān)培訓(xùn)、講座和研討活動(dòng)，幫助檔案管理人員提高素質(zhì)能力，以更好地適應(yīng)新時(shí)期工作的需要。聘用具備專業(yè)理論知識(shí)及具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的專家來對(duì)管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，并將疾病控制中心檔案管理工作的重要性進(jìn)行講解，為管理人員樹立起檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)管理人員的理論知識(shí)，提高其解決問題的能力。只有這樣，才能夠提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，進(jìn)而提高管理質(zhì)量。同時(shí)，疾控中心也需要為檔案管理人員考取資格證書提供機(jī)會(huì)和平臺(tái)，并引導(dǎo)檔案管理人員通過參與考試夯實(shí)基礎(chǔ)，吸收新知識(shí)。同時(shí)，需在各類培訓(xùn)中滲透涉密教育內(nèi)容，增強(qiáng)管理人員安全意識(shí)，為檔案信息安全加固思想閥門。在日常工作中加強(qiáng)與地方檔案管理領(lǐng)域、先進(jìn)檔案管理單位的合作與交流，學(xué)習(xí)各地方好的經(jīng)驗(yàn)做法，打造成專業(yè)能力強(qiáng)的檔案復(fù)合型人才隊(duì)伍。在中心全體員工中開展檔案知識(shí)普及，提高其他工作人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，調(diào)動(dòng)員工參與到檔案管理工作的完善中來，形成全員合力，加強(qiáng)部門聯(lián)動(dòng)，為檔案管理人員開展相關(guān)工作提供助力。

3.提高檔案管理的信息化程度

將信息化技術(shù)融入疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作中是提高檔案管理工作效率的關(guān)鍵步驟，能夠改善管理系統(tǒng)，充分利用起已存檔的資料，并提高已存檔資料的利用率。具體來說，可以建設(shè)數(shù)字檔案室，這也是疾控中心實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必然要求。適合檔案管理現(xiàn)代化要求的數(shù)字檔案室不能只是紙質(zhì)檔案的機(jī)械加工和轉(zhuǎn)化，而是應(yīng)該構(gòu)建一套適合疾控中心實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)設(shè)備的幫助下，開展檔案的收集、管理和借閱。其中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫應(yīng)為數(shù)字檔案室的核心，是檔案工作得以從線下走到線上的基礎(chǔ)。數(shù)字檔案室需要多個(gè)部門的協(xié)同配合，從檔案管理體制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息化基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息采集、檔案數(shù)據(jù)錄入和管理等全環(huán)節(jié)、全鏈條、全方位改變工作模式，形成管理現(xiàn)代、服務(wù)便捷、流程一體的全新檔案管理模式。此外，還需配備諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀等檔案數(shù)字化工作的必要設(shè)備，為檔案管理現(xiàn)代化工作提供強(qiáng)有力的后臺(tái)保障。可以說在數(shù)字檔案室中，需要并通過管理人員的相互融合與合作，達(dá)成統(tǒng)一共識(shí)，相互協(xié)作，提高辦事效率和管理水平[2]。

4.加強(qiáng)檔案工作的資金投入

不管是加強(qiáng)普通檔案管理，還是建設(shè)數(shù)字檔案，都離不開疾控中心在資金上的支持。尤其是數(shù)字檔案建設(shè)，需要與疾控中心信息化建設(shè)統(tǒng)籌考慮。疾控中心在統(tǒng)籌信息化軟硬件配備時(shí)需要充分考慮檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求，做足預(yù)算，保障資金投入，以此為檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級(jí)提供信息化的保障。疾控中心可以借鑒成立專項(xiàng)資金的做法，保證有限的預(yù)算不被其他事項(xiàng)占用，也提高檔案管理信息化設(shè)備和系統(tǒng)采購效率和可控性。

結(jié)語

總而言之，檔案管理工作是疾病預(yù)防控制中心工作中至關(guān)重要的工作內(nèi)容，是促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心各項(xiàng)任務(wù)順利完成的關(guān)鍵因素之一。如何提高疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的工作效率是疾病預(yù)防控制中心做好管理工作的重中之重。通過不斷地發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)地解決并改善問題能夠?yàn)榧膊☆A(yù)防控制中心管理工作的順利進(jìn)行提供幫助，并能夠不斷加快疾病預(yù)防控制中心的工作進(jìn)度。