新時期高中學(xué)校檔案管理規(guī)范化創(chuàng)新路徑研究

劉 霞

（鄆城一中，山東 菏澤 274700）

一、新時期高中學(xué)校檔案管理規(guī)范化創(chuàng)新意義

檔案管理能幫助高中學(xué)校收集、儲存、利用重要信息，但在新時期背景下，檔案管理面臨現(xiàn)代化、信息化等創(chuàng)新挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)適應(yīng)不了高中學(xué)校發(fā)展，檔案管理的規(guī)范化創(chuàng)新有著重要意義。首先，隨著新課改的不斷推薦，增加了高中學(xué)校辦學(xué)的自主權(quán)，擴大了學(xué)校的招生數(shù)量和招生范圍，加上信息技術(shù)沖擊著傳統(tǒng)的教育理念，改革高中學(xué)校管理模式，創(chuàng)新檔案管理的形式、內(nèi)容成為重要任務(wù)。在新時期下檔案管理已經(jīng)不再是管理一張紙質(zhì)檔案，而是以信息技術(shù)為載體通過圖片、光盤、系統(tǒng)等方式儲存，形成了多種多樣的管理方式，對檔案管理進行規(guī)范和創(chuàng)新符合數(shù)字化學(xué)校的建設(shè)需求。其次，高中學(xué)校檔案管理與對教師管理、學(xué)生管理、教育教學(xué)管理有著密切關(guān)系，規(guī)范和創(chuàng)新檔案管理能節(jié)約學(xué)校的空間資源，縮小檔案需要的儲存空間，以此來降低學(xué)校檔案管理的成本。而且新時期下的檔案管理規(guī)范創(chuàng)新能方便管理者調(diào)取檔案，不論是畢業(yè)生還是在校生，只要在系統(tǒng)登錄搜索就能查閱到完整的檔案信息，這種途徑方便快捷，能加強學(xué)生對自己的關(guān)注和了解。教師同樣也能獲得信息化的檔案資源，便于了解學(xué)生的成長軌跡，有針對性地調(diào)整教育方式，有利于高中學(xué)校的長遠發(fā)展。最后，高中學(xué)校檔案管理的規(guī)范化創(chuàng)新也有利于檔案管理者的發(fā)展，在信息飛速發(fā)展的社會檔案管理者的能力直接影響了檔案管理的效率，對檔案管理進行規(guī)范創(chuàng)新能將管理者從大量的管理工作中解救出來，讓他們有自我提升的意識[1]。

二、新時期高中學(xué)校檔案管理存在的問題

檔案管理的水平能體現(xiàn)出高中學(xué)校整體管理水平，目前的高中學(xué)校檔案管理還存在一些問題，值得管理人員深入研究。

1.忽視檔案管理作用

根據(jù)調(diào)查顯示大部分高中學(xué)校的管理人員及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，在歸納檔案時沒有妥善管理、保存檔案，只是重視學(xué)校重要文件的管理，在學(xué)校裝修、翻新時會出現(xiàn)檔案損壞、丟失的問題。而且許多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的管理觀念過于功利化，認(rèn)為檔案管理對學(xué)校起不到促進作用，無法提高學(xué)校的升學(xué)率或教學(xué)效果，忽視了相關(guān)管理制度和監(jiān)督制度的建立，導(dǎo)致學(xué)校檔案內(nèi)容不完整，加大了檔案管理的難度。

2.缺乏專業(yè)管理人才

在新課改背景下許多高中學(xué)校都引進了大量的專業(yè)人才，檔案數(shù)量不斷增多，但學(xué)校一直將教育教學(xué)作為主要任務(wù)，忽視了檔案管理人才的培養(yǎng)和引進，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量、效率不高，管理人員缺乏專業(yè)的管理能力。例如部分學(xué)校會將檔案管理這種“不重要”的工作分配給兼職教師，沒有對他們進行檔案管理培養(yǎng)，兼職教師在上任后無法快速適應(yīng)檔案管理工作，不知道管理工作都有哪些，也不知道該用哪種管理方法，加上他們還有其他的教學(xué)任務(wù)，忽視了高中學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新。

3.檔案管理方法陳舊

部分高中學(xué)校仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，沒有引進現(xiàn)代化管理手段，浪費了大量的人力、物力、財力。由于高中學(xué)校有許多部門，學(xué)校應(yīng)規(guī)劃各自的管理存放方式，但實際上沒有將這些部分區(qū)分，用統(tǒng)一的方法管理，在記錄檔案信息時也只側(cè)重了政治面貌、成長經(jīng)歷、個人榮譽等，沒有關(guān)注思想道德、能力、特長方面的激勵，沒能形成個性化、科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理。

4.管理制度不夠完善

大部分高中學(xué)校雖然具備檔案管理制度，但受到多方面因素影響，管理制度并不完善，影響了檔案管理工作的順利進行。例如部分學(xué)校的制度中只規(guī)定了管理人員需要管理哪些內(nèi)容，沒有規(guī)定檔案歸檔的時間、范圍，也沒有規(guī)定借閱檔案的要求，很容易出現(xiàn)檔案長時間不歸還或丟失的問題。而且不完善的管理制度也會影響管理人員的工作，如沒有歸檔完整的檔案，只儲存了部分文字信息，沒有歸檔視頻、圖片資料，忽視了教師教研成果的歸檔等，不利于后續(xù)管理工作的開展。

三、新時期高中學(xué)校檔案管理規(guī)范化創(chuàng)新路徑

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，增強管理意識

想要開展高中學(xué)校檔案管理規(guī)范化創(chuàng)新工作，首先要做的就是轉(zhuǎn)變管理人員的觀念，傳統(tǒng)的管理理念會影響管理效果，因此，在建立新型管理模式的過程中需要調(diào)動起管理人員的創(chuàng)新意識，鼓勵他們學(xué)習(xí)和研究現(xiàn)代化的管理模式和管理制度，讓他們認(rèn)識到檔案管理不僅是歸納教職工和學(xué)生的信息，也是為學(xué)校改革提供依據(jù)，對學(xué)校發(fā)展具有重要作用。其次，學(xué)校要加大檔案管理工作的宣傳力度，讓廣大教職工認(rèn)識到檔案是一種特殊的教育資源，例如可任意借助學(xué)校的宣傳欄、校園報刊、學(xué)校官網(wǎng)等途徑普及檔案管理工作的內(nèi)容、作用，讓更多的領(lǐng)導(dǎo)和教師關(guān)注到的檔案管理，自覺配合學(xué)校檔案管理工作。還可以組織教職工學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，利用完善的管理制度規(guī)范檔案管理的分類、內(nèi)容、方法等。另外，校領(lǐng)導(dǎo)要多在檔案管理上下功夫，親自監(jiān)督檔案管理的內(nèi)容，明確各部門在檔案管理中的職責(zé)，如怎樣收集檔案資料、收集哪些檔案資料等，保證高中學(xué)校檔案管理的完整性。

2.創(chuàng)新管理方法，建設(shè)數(shù)字系統(tǒng)

新時期下的檔案管理工作創(chuàng)新應(yīng)將重點放在信息化、數(shù)字化管理方式的研究上，高中學(xué)校應(yīng)推進校園數(shù)字化的進程，以此來增強檔案管理工作的有效性。首先，學(xué)校應(yīng)加大資金投入，在網(wǎng)絡(luò)上建立檔案管理資源庫，實現(xiàn)檔案資源的共享，利用互聯(lián)網(wǎng)強大的信息儲存功能妥善保管檔案信息，這樣在借閱檔案時管理人員不用在大量的資源中尋找，只要在系統(tǒng)上輸入關(guān)鍵詞就可以搜索到完整的檔案信息。其次，在信息化的管理系統(tǒng)中，需要細化檔案分類，不僅要將教師、學(xué)生的檔案區(qū)分，還要細分行政人員、業(yè)務(wù)人員、教師等，對同類教職工劃分在一起，這樣更便于檔案管理。在信息化管理中還需要及時管控檔案，檢查每個時期的檔案是否完整保存，有沒有及時歸檔等，反復(fù)檢測是否能查閱到每位教職工的檔案信息，避免在使用時出現(xiàn)問題。另外，信息化管理的前提是將所有的檔案信息進行電子化整理，這是基本的數(shù)字化管理工作，因此管理人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)電子檔案的輸入方法，做好信息化管理的前期工作，將紙質(zhì)信息全部錄入電腦，將紙質(zhì)檔案備份好，出現(xiàn)問題時仔細對照改正，逐漸完善高中學(xué)校電子檔案管理系統(tǒng)[2]。

3.完善管理制度，規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范化的檔案管理需要有完善的制度支持，但陳舊、落后的管理制度阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新，因此高中學(xué)校要進行制度改革，結(jié)合新時期下檔案管理的要求完善制度。首先要檔案管理的相關(guān)制度。高中學(xué)校檔案管理工作的任務(wù)量大、分類復(fù)雜，為了解決繁重的工作問題，需要規(guī)范管理制度，例如在建立檔案時需要明確管理人員的具體工作內(nèi)容，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)收集、分類、歸檔檔案，建立學(xué)校、教師、學(xué)生等檔案類型按照時間建檔，并編制電子檔案目錄，注明檔案的保存日期、使用價值等。對于檔案補充也要有明確規(guī)定，如教師的任免、晉升、考核、入黨等材料要及時歸檔，外來的檔案信息需要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后歸檔。如果遇到特殊情況需要轉(zhuǎn)檔也要有相關(guān)的介紹信、領(lǐng)導(dǎo)審批等，不能隨意摘抄、借閱檔案，做好檔案的保密工作，不能隨意泄露檔案內(nèi)容，也不能亂丟亂扔隨意銷毀檔案。其次，對于檔案管理的投入也要有完善的制度，檔案管理應(yīng)該與學(xué)校發(fā)展公布，根據(jù)國家規(guī)定投入管理經(jīng)費，例如收集檔案時的費用、建檔及日常維護、搶修保護檔案的費用、建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的費用、購入管理設(shè)備的費用和其他費用都要有清晰的記錄，與財務(wù)部門核對好細則，由學(xué)校監(jiān)督和審查管理費用，保證管理費用都能合理運用到檔案管理建設(shè)中。另外，由于檔案管理無法對學(xué)校產(chǎn)生直接的作用，許多管理人員對待管理工作都比較消極，為了激發(fā)起管理人員的工作熱情和責(zé)任感，學(xué)校還要建立檔案管理考核制度，定期檢查學(xué)校檔案管理工作，對工作進行審核和評分，如果發(fā)現(xiàn)有遺漏、不歸檔的問題提醒管理人員及時補檔，如發(fā)生嚴(yán)重管理問題應(yīng)取消管理人員的評優(yōu)、晉升資格，對于評分高的管理人員可評優(yōu)或獎勵。利用這一系列完善的管理制度保障檔案管理工作規(guī)范、創(chuàng)新的開展。

4.重視工作培訓(xùn)，提升職業(yè)素養(yǎng)

創(chuàng)新檔案管理不僅是對管理理念、管理方法和管理制度的創(chuàng)新，還要增強管理人員的創(chuàng)新觀念，建設(shè)一支現(xiàn)代化的高素質(zhì)管理隊伍。因此，學(xué)校要對現(xiàn)有的管理人員進行培訓(xùn)，為他們提供有關(guān)檔案管理的專業(yè)課程自主學(xué)習(xí)，并開展工作培訓(xùn)，教授他們現(xiàn)代化管理軟件的使用方法，邀請專業(yè)人才為學(xué)校管理人員演示、教學(xué)，培養(yǎng)他們的管理意識和保密意識。由于新時期運用的是信息化管理方式，還要著重培訓(xùn)他們的計算機運用能力，指導(dǎo)他們靈活運用計算機建立和運用檔案管理系統(tǒng)。在引進管理人才時要提高標(biāo)準(zhǔn)，不論是兼職人員還是專職人員。部分學(xué)校管理人員的專業(yè)對管理學(xué)毫不相關(guān)，嚴(yán)重影響了檔案管理水平的提高，因此在招收人才時應(yīng)明確要求，可以吸引檔案管理學(xué)、計算機學(xué)的專業(yè)人才優(yōu)化校內(nèi)的管理隊伍，有效提升高中學(xué)校檔案管理人員的整體專業(yè)水平。

結(jié)語

總而言之，在新時期下高中學(xué)校應(yīng)認(rèn)識到檔案管理是校園管理工作的重點，積極探究檔案管理的創(chuàng)新路徑，保證檔案管理工作的規(guī)范、高效地開展。因此，需要分析管理創(chuàng)新的意義，發(fā)現(xiàn)目前的學(xué)校檔案管理中有哪些不足，轉(zhuǎn)變學(xué)校上下對檔案管理的態(tài)度，運用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理的方法，并完善管理制度，重視管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，這樣才能有效提高檔案管理的效率，確保高中學(xué)校的長遠發(fā)展。