信息化技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用價值

朱曉蕓

（江蘇省靖江市人民醫(yī)院，江蘇 靖江 214500）

引言

順應(yīng)著時代發(fā)展的腳步，我國已逐漸地邁向信息化社會，生活中的方方面面都離不開信息化技術(shù)管理。在學(xué)校對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理時，過去主要將學(xué)生的信息進(jìn)行手寫入檔案，給查閱與提檔帶來一定的難度，信息化技術(shù)的使用，能夠讓檔案的錄入與提取更加便捷，直接通過姓名、學(xué)號等輸入查詢，便能夠獲取學(xué)生的信息，并且在對學(xué)生錯誤的信息進(jìn)行修改時，也更加便捷[1]。在醫(yī)院內(nèi)也同樣具備文書檔案管理的工作，包括對醫(yī)院患者信息、治療信息、醫(yī)院發(fā)展等信息進(jìn)行管理。近年來，由于醫(yī)院工作強(qiáng)度不斷增加，在一定程度上給醫(yī)院文書檔案管理工作造成較大的困難。因此，必須對傳統(tǒng)文書檔案管理方式進(jìn)行改變與升級，才能提高檔案管理工作效率[2]。

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

現(xiàn)今，在大多數(shù)醫(yī)院檔案管理中，仍然無法將信息化技術(shù)很好地運(yùn)用，因此導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)一系列的問題影響管理工作正常開展。

1.管理人員專業(yè)知識了解度較低，法規(guī)內(nèi)容滯后

檔案管理的理念主要是在管理人員進(jìn)行檔案管理工作時，需要完全遵循相關(guān)法律及醫(yī)院條例進(jìn)行，在經(jīng)過執(zhí)行與實施任務(wù)時，完善檔案管理的責(zé)任和義務(wù)。但是在目前的醫(yī)院文書檔案管理過程中，大多數(shù)管理人員對于文書檔案管理的重要性了解度較低，同時，不了解檔案管理的具體工作，對管理理念知識了解存在一定的差異，從而導(dǎo)致無法準(zhǔn)確地完成檔案管理工作。現(xiàn)今在對文書檔案管理時，管理人員側(cè)重于對檔案進(jìn)行儲存的工作，未對管理等其他工作引起重視，因此，尚未發(fā)揮出檔案管理的實際效用[3]。

2.醫(yī)院檔案監(jiān)督力度小，執(zhí)法不嚴(yán)

管理工作能否順利地開展與管理人員有著重要的聯(lián)系。在管理工作開展中，若管理人員法律意識欠缺，未樹立良好的工作責(zé)任心，則可能導(dǎo)致管理工作無法順利的展開。雖然我國目前對于醫(yī)院文書檔案管理已存在完善的法律法規(guī)，但是由于管理人員對于法律意識過于薄弱，因此，極可能出現(xiàn)違法操作等情況，對醫(yī)院文書檔案管理造成一定的負(fù)性影響。同時，由于醫(yī)院管理缺少合適的監(jiān)督制度，導(dǎo)致在管理工作開展期間缺少監(jiān)督，則可能導(dǎo)致管理人員出現(xiàn)馬虎行事，給醫(yī)院檔案管理造成一定的威脅[4]。

二、信息化技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的意義

在目前醫(yī)院文書檔案中，主要涉及檔案資料為化驗單據(jù)、各類財務(wù)報表、病理檔案、影像資料等，屬于醫(yī)院重要的物質(zhì)資源。檔案主要記錄著醫(yī)院診治的詳細(xì)記錄，能夠在臨床治療中提供資料借鑒；能在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時提供可靠的數(shù)據(jù)作為參考，能夠?qū)︶t(yī)院的醫(yī)療水平、管理水平進(jìn)行反映；還能夠展現(xiàn)患者的健康情況，對其具有積極的價值。信息化技術(shù)中主要包含通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等，在將其運(yùn)用到醫(yī)院文書檔案管理過程中，可有效地提高檔案工作的現(xiàn)代化管理水平與服務(wù)水平，能夠讓檔案管理突破傳統(tǒng)管理方式的弊端。一定程度上，在充分地利用信息化技術(shù)后，能夠?qū)⑨t(yī)院內(nèi)繁雜的文書檔案進(jìn)行有效整理、有序分類、查詢、應(yīng)用中都具有積極作用。在通過信息流調(diào)控檔案物流后，能夠采用“無紙化”管理模式，利于管理創(chuàng)新[5]。

三、信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

1.文書檔案信息系統(tǒng)

醫(yī)院是社會中必不可少的一部分，是公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要保證。在對入院患者進(jìn)行治療期間，需要面臨著大量的臨床信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、患者資料等，這些需要及時地儲存到醫(yī)院檔案中，但是在采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行儲存時，需要花費較多的人力與物力，時間、空間，因此，導(dǎo)致文書檔案信息管理效率較低。在采用信息化技術(shù)后，能夠直接實現(xiàn)數(shù)字化信息儲存，從而提高信息共享效率，并且還能進(jìn)一步減少人力與物力的投入，使文書檔案管理更加高效且準(zhǔn)確。

2.電子病歷儲存、處理

在治療期間，患者的病歷中主要記載著患者患病情況、治療方式、不良反應(yīng)等信息，屬于醫(yī)院展開診治過程中極為重要文件之一。曾經(jīng)進(jìn)行文書檔案管理時，主要采用手寫方式記錄在紙質(zhì)文檔中，不僅會花費較多的時間與精力，同時紙質(zhì)檔案儲存量較大，極可能導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞、缺失、遺漏等情況。在采用信息化技術(shù)后，能夠?qū)⒒颊叩募膊〖爸委熐闆r詳細(xì)地記載于計算機(jī)中，利用計算機(jī)強(qiáng)大的信息資源儲存空間，能夠通過查詢患者的姓名等信息，從而更加快捷地提取患者的病歷信息。醫(yī)院每日接待患者人數(shù)較多，采用紙質(zhì)病歷記錄會耗費大量的時間且準(zhǔn)確性無法得到保證，而采用信息化技術(shù)能夠?qū)⒒颊叩男畔⑦M(jìn)行儲存，安全性較高；并且可以通過云共享與醫(yī)院內(nèi)其他醫(yī)生進(jìn)行資源共享，從而提高醫(yī)院診治效率[6]。

3.臨床支持決策

在以往對患者選擇有效治療方案時，主要通過科室內(nèi)主要醫(yī)生進(jìn)行商量與討論，為患者制定出最佳治療方案。在運(yùn)用信息化技術(shù)后，針對治療難度較大的患者可以通過查閱臨床數(shù)據(jù)庫等資料，找尋是否有癥狀相同的患者，查閱其病歷及診治信息，從而提高主治醫(yī)生診治準(zhǔn)確性。同時，在文書檔案信息化管理期間，主治醫(yī)生能夠更加準(zhǔn)確地為患者選擇治療方案、藥物與劑量，提高診治效率。

4.簡化流程、提高患者就醫(yī)速度

將信息化技術(shù)融入醫(yī)院文書檔案管理中，能夠在全院范圍內(nèi)達(dá)到資源共享的作用，從而進(jìn)一步提高文書檔案檢索效率、準(zhǔn)確性。同時患者的診治過程也得以簡化，患者在診治期間可以直接通過預(yù)約掛號，由醫(yī)護(hù)人員告知在何時到院進(jìn)行治療為最佳，從而為患者節(jié)約大量的等待時間；在領(lǐng)取報告時，只需進(jìn)行條形碼掃描便能夠直接獲取報告，縮短等待時間；在取藥時能夠通過電子屏幕叫號的方式進(jìn)行取藥，從而提高取藥的秩序性，讓患者治療的流程更加地規(guī)范化，為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

四、信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的作用

1.利于提高醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量

目前，信息化是社會發(fā)展的主要趨勢。伴隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案信息化管理程度也得到提升。在運(yùn)用信息化技術(shù)后，可有效地提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，提升醫(yī)院診治效率，還能對醫(yī)院服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，提高醫(yī)院服務(wù)能力；同時檔案管理中增加信息化技術(shù)，可不斷地對文書檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，提高醫(yī)院管理工作效率，為患者提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.利于提升管理人員綜合素質(zhì)

伴隨信息化技術(shù)的運(yùn)用逐漸融入于醫(yī)院工作中，醫(yī)院對于管理人員也提出更高的要求。在對管理人員定期展開知識教育、培訓(xùn)后，能夠讓管理人員擁有計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運(yùn)用的能力，可有效地提高管理人員的綜合素質(zhì)，從而進(jìn)一步提高管理人員對文書檔案管理的效率[7]。

3.利于提高醫(yī)院綜合競爭力

信息化技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院文書檔案管理中，對于加強(qiáng)醫(yī)院管理，發(fā)展業(yè)務(wù)速度，醫(yī)院改革、信息資源共享等具有積極作用。在信息化技術(shù)水平不斷提高的背景下，醫(yī)院文書檔案管理中融入信息化技術(shù)是必然選擇，有利于確保文書檔案工作更加有效地地應(yīng)用，進(jìn)一步提高醫(yī)院服務(wù)能力。

4.利于推動行業(yè)檔案管理發(fā)展

將信息化技術(shù)運(yùn)用于醫(yī)院文書檔案管理中，對于醫(yī)院管理工作的完善意義重大，對于整個行業(yè)的文書檔案管理工作也有著促進(jìn)作用?；诖饲闆r，更多的醫(yī)院會不斷地對傳統(tǒng)文書檔案管理進(jìn)行完善與改變，將信息化技術(shù)水平運(yùn)用其中，能夠利于該項技術(shù)的推廣，并且讓醫(yī)院文書管理工作得到進(jìn)一步發(fā)展。

5.利于提高文書檔案管理規(guī)范性

針對醫(yī)院的文書檔案管理，本身是一件較為煩瑣且復(fù)雜的任務(wù)。若未進(jìn)行規(guī)范性管理，則可能在以后需要查閱資料時出現(xiàn)阻礙與限制，導(dǎo)致醫(yī)院工作無法順利的展開。運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，不再將資料儲存于柜子中，而是直接上傳至云端，并且通過密碼能夠讓檔案資料更加具有安全性，減少丟失的可能性，利于提高文書檔案管理規(guī)范性[8]。

結(jié)語

醫(yī)院文書檔案管理中，復(fù)雜性最高且最為重要的為醫(yī)療文書檔案，在不斷地將信息化融入醫(yī)院文書檔案管理后，能夠更好地滿足醫(yī)院對于醫(yī)療文書檔案資料儲存、資源利用與共享的需求，同時，還能加強(qiáng)科室與部門間的聯(lián)系，為醫(yī)院醫(yī)療工作的開展提供更加便利的條件，利于提高醫(yī)療工作的效率，提高醫(yī)院文書檔案管理水平。