試論信息化時代學生學籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展

程慶萍

（山東服裝職業(yè)學院，山東 泰安 271000）

一、概述檔案管理數(shù)據(jù)化的本質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時代中將傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)化，保存網(wǎng)絡等有關媒介中并利用有關軟件和程序進行統(tǒng)一管理、調(diào)用以及轉(zhuǎn)移，便是數(shù)字化的本質(zhì)。在整個數(shù)字化的流程中一般使用掃描儀或者人工輸入的方式將紙質(zhì)文字轉(zhuǎn)換為字節(jié)，傳輸于網(wǎng)絡之上，再利用rar、zip和7z等方式將數(shù)據(jù)壓縮后存儲于云盤之中，又或者轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫，從引導到協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理后再儲存于有關系統(tǒng)中，前者的使用頻率大于后者。而學生的學籍檔案在傳統(tǒng)中是由牛皮紙進行包封，利用快遞等運輸方法進行傳遞，由一個學校運往另一個學校。這種傳統(tǒng)的方法耗時耗力并且及時性不強，調(diào)動周期極長，因此，將學生的學籍檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)儲存于網(wǎng)絡等媒介中，利用程序等方式進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理的方式便是學生學籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展[1]。

二、檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題

1.傳統(tǒng)數(shù)據(jù)依舊盛行，數(shù)字化發(fā)展程度不高

因為歷史的原因科技的普及程度并不算太高，先進的科技造價高昂，并沒有大幅度適用。只是在近幾年科技發(fā)展迅速，半導體、晶圓和工藝流程等有關流程的造價伴隨著科技的提高而下降，從而具備了數(shù)字化發(fā)展的前提。但這些情況都是近幾年的情況，若想在朝夕之間便完成數(shù)字化的普及還不太現(xiàn)實。近幾年是傳統(tǒng)與創(chuàng)新接軌的時間段，位于傳統(tǒng)信息大量殘留而新興科技暫未崛起的潮流中。因此，大量學生學籍的檔案依舊由牛皮紙進行包封，需要龐大的人手進行掃描或者手工輸入，將數(shù)據(jù)傳輸于網(wǎng)絡之中。就目前而言學生的檔案數(shù)量依舊龐大，并無法輕易地傳輸于網(wǎng)絡之上，需要時間進行接軌延候[2]。

2.檔案管理系統(tǒng)未完善

近觀幾年可以發(fā)現(xiàn)大部分學校開始實行學生學籍的數(shù)字化，并開始適用有關的電子學籍。但就目前而言，學校只是簡單地將學生學籍進行數(shù)字化，并沒有一套科學有效的管理系統(tǒng)。雖然部分學校已經(jīng)著手有關的管理系統(tǒng)，但并未取得太大的作用。檔案管理系統(tǒng)所作用的范圍極其廣闊，并不僅僅是簡單的轉(zhuǎn)移、收納和提取學生學籍，更需要對學生學籍進行有效性檢查，檢查學生學籍是否真實或者是否出錯，具體至調(diào)用學籍中的每一條信息，還需要對接至網(wǎng)絡的總站，方便學校觀察和有關人員進行調(diào)動，起到實質(zhì)性的便利作用。但這是一個龐大的工程對目前學校而言并不輕松，學校在現(xiàn)階段也只能建立簡單的操作系統(tǒng)，需要一定的時間伴隨科技成長而完善，最后在管理中起到?jīng)Q定性的作用，而非目前的輔助性作用。

3.專業(yè)人員不足，普及程度不高

因為科技具有專業(yè)性，所以在學生學籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展過程中若專業(yè)人員不足，就很可能導致出現(xiàn)不必要的麻煩，例如掃描儀的使用，若無專業(yè)人員進行指導，很可能導致掃描上傳的數(shù)據(jù)不清晰，不符合規(guī)則標準，迫不得已進行反駁重拍。還有半導體固態(tài)硬盤等存儲的物件，若無專業(yè)指導且普及程度不高的情況下很可能導致工作人員不知如何對接插口，無法讀取固態(tài)硬盤中的數(shù)據(jù)，又或者工作人員調(diào)動數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)時不知如何操作，遲遲無法讀取，最后影響到工作效率。一個數(shù)據(jù)庫極為龐大而學校方面的缺陷在于專業(yè)人員稀少，有關數(shù)據(jù)庫的專業(yè)知識普及程度不高，導致很大部分的工作量只能積壓于工作人員身上，如此反復之下便導致學生學籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展遲遲沒有進展[3]。

4.學生學籍的保護安全系數(shù)不高

因為網(wǎng)絡環(huán)境的問題，現(xiàn)階段網(wǎng)絡盛行著黑客和駭客等網(wǎng)絡專業(yè)有關人員，而在數(shù)據(jù)庫的前期建立中數(shù)據(jù)庫的安全防護措施并不強，也就意味著數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)有可能被直接查看或者丟失，造成安全性問題，還有工作人員的安全意識很可能存在不足，并不從頭至尾認真防護好數(shù)據(jù)庫，無法確保數(shù)據(jù)的安全。

三、檔案管理數(shù)字化發(fā)展采取的措施

有安全問題自然就需做出有關保護措施，對癥下藥從而建立完善檔案管理系統(tǒng)，完成學生學籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，從大方向出發(fā)，目前所能采取的促進措施主要分為以下幾個方面。

1.促進學生學籍檔案管理信息化

相較傳統(tǒng)學生學籍的檔案管理，在信息化的現(xiàn)代必須推進掃描儀的使用，促進信息化有關的資料進行普及，確保傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能加速轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)能技術流通且有專屬空間進行儲存。對于檔案管理內(nèi)部也需要進行專業(yè)知識的科普，讓每一個工作人員都能了解一定的專業(yè)知識，確保面對突發(fā)情況能有一定的操作能力和日常情況下有一定的協(xié)調(diào)能力，并制定原則讓原則在工作人員中流傳，讓每一個員工都清楚底線、框架和管理方案，讓學生學籍檔案管理信息化的腳步加快[4]。

2.增大檔案管理研究的投入資金

一切的設備、程序和軟件都是建立于研究資金的基礎上，只有研究資金充足學生學籍的檔案管理數(shù)字化發(fā)展才有可能。單從設備出發(fā)，現(xiàn)在的電子化設備基本都是建立于半導體之上，一個好的半導體可以用于硬盤建設，提供大額的存儲空間，還能用于設備打造來提供視頻現(xiàn)實和核心運轉(zhuǎn)，可以說半導體在設備中占據(jù)半壁江山。但是半導體的開發(fā)極其艱難，從而導致半導體設備造價高昂，還有各種技術瓶頸的原因?qū)е聰?shù)字化發(fā)展有關設備的售價極高，若學校對檔案管理研究的投入資金不足，有關設備無法購買，那么建立有關的檔案管理系統(tǒng)無異于癡人說夢，完全無法實現(xiàn)。因此，需要大幅度增加資金投入才能使學校從容地應對以上問題。

3.加強檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的安全保障

對于學校而言，建立檔案管理系統(tǒng)的第一步便是加強對數(shù)據(jù)庫的保護。數(shù)據(jù)庫是檔案管理系統(tǒng)的核心，若保護措施不足導致數(shù)據(jù)庫被技術人員攻破，對其中所蘊含的數(shù)據(jù)進行篡改，那么如此行為所造成的后果完全無法想象，極有可能給學生個人甚至學校帶來巨大的危害。因此，加強數(shù)據(jù)庫的安全保障第一件事就是聘請有關的專業(yè)人員，對數(shù)據(jù)庫進行巡查和建立更加強大的數(shù)據(jù)庫防火墻，但單單只是應對外來攻擊并不足夠，也需對數(shù)據(jù)庫內(nèi)部進行安全防護避免工作人員泄密等問題，通過增大薪資等辦法增強工作人員的內(nèi)心歸屬感，還需增大法律知識的普及，宣傳泄露學生學籍數(shù)據(jù)的后果從而讓工作人員建立有關的危險意識，雙重方案確保數(shù)據(jù)庫的安全。

4.全力培養(yǎng)檔案管理工作人員

工作人員是建立檔案管理系統(tǒng)的關鍵，只有具備專業(yè)知識的工作人員才能從根部出發(fā)對檔案管理系統(tǒng)進行調(diào)度，也只有具備專業(yè)知識的工作人員才能最大限度地完成日常任務。對學校而言，需要聯(lián)合一定的企業(yè)或者開設一定的專業(yè)對人才進行培養(yǎng)，從他們的認知觀念到知識細節(jié)再到整體的原則和框架進行優(yōu)化，讓他們對于檔案管理系統(tǒng)有更深層次的研究，從學校的角度出發(fā)對學生學籍的檔案管理進行數(shù)字化發(fā)展，以便利學校為目的進行調(diào)度，最后完成學校寄托的厚望。學校不僅僅需要完善相關的培養(yǎng)制度，還需從外引進一批成熟的技術人才，應對現(xiàn)在和未來的技術要求。

5.制定數(shù)字化標準，加速資料提取效率

學生學籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展中最重要的是建立標準體系，例如設立嚴格的格式，從學生的姓名開始建立標準填入格式并建立有關的標識碼，方便數(shù)據(jù)提取的同時優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的讀取程序，按照一定的標準格式對數(shù)據(jù)進行管理。建立有關的數(shù)字化標準的根本目的在于優(yōu)化工作效率，讓檔案的嚴格性上升，不至于導致工作人員調(diào)動數(shù)據(jù)時產(chǎn)生混亂，最后導致工作效率大大下降。不僅如此，檔案管理系統(tǒng)也需優(yōu)化技術服務，利用數(shù)字化標準進行動態(tài)管理，讓有關學籍不斷輸入學校檔案管理系統(tǒng)中，還能不斷輸出學生學籍對接企業(yè)服務中心，中間也需建立體系進行資料讀取，避免出現(xiàn)因為標準錯誤而導致學籍無效的情況，降低學校和學生個人所需要面對的風險，增大資料移動及時性，確保不會耽擱延誤重要事物。

6.更改檔案管理體系，優(yōu)化服務體驗

因為數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)相較于傳統(tǒng)的牛皮紙學籍人工管理，數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)不再經(jīng)受材質(zhì)的限制，不會因為環(huán)境的原因而導致紙質(zhì)資料變質(zhì)，方便數(shù)據(jù)儲存，同時，更方便數(shù)據(jù)外展，不再局限于學校的檔案管理而起不到真正的數(shù)據(jù)作用，具備一定的向外延伸性，數(shù)據(jù)的體系也從局限性變?yōu)槿秶裕臃奖銓W生學籍的調(diào)動從而更加順利對接第三方數(shù)據(jù)庫，大大更改檔案管理體系達到服務體驗優(yōu)化的目的。相較之以往檔案管理體系的更改促使學生的學籍調(diào)用不再被動，需要學生經(jīng)常性帶領有關工作人員進入學校調(diào)取學籍，只需通過特定的設備進行數(shù)據(jù)庫探查即可。大大改進學生的使用體驗，同時，還能收集學生的建議進行數(shù)據(jù)庫改進，達到雙方優(yōu)化的作用，既方便服務學生也方便服務學校。

結語

綜上所述，在如今信息化時代下，學校不應該局限于傳統(tǒng)的檔案管理，應該利用現(xiàn)代科技幫助數(shù)字化發(fā)展學生學籍檔案管理，用現(xiàn)代科技優(yōu)化使用體驗，但這些前提都需要保障資金的投入充足，有足夠的專業(yè)人員投入確保數(shù)字化發(fā)展的進度，更需要保障檔案管理系統(tǒng)的安全性。做到從學校出發(fā)、從學生出發(fā)和從現(xiàn)在出發(fā)的目標進行服務優(yōu)化。因此，完全有理由相信數(shù)字化的學校檔案管理系統(tǒng)對學生學籍管理會起到巨大的促進作用，甚至對全社會都會起到一定的推動作用。