就業(yè)服務(wù)視角下的檔案管理工作研究

南明江

（凌源市勞動就業(yè)局，遼寧 凌源 122500）

我國屬于人口眾多的國家，面臨著比較嚴(yán)峻的就業(yè)問題。提升就業(yè)服務(wù)，不僅能夠幫助人民群眾提升自身收益，并且還能夠促進社會更加和諧穩(wěn)定的發(fā)展。在我國勞動就業(yè)局當(dāng)中檔案管理工作開展十分重要，需要站在當(dāng)前社會就業(yè)形勢角度思考工作中存在的問題，認識到在勞動就業(yè)當(dāng)中檔案管理工作起到的重要作用，通過不斷提升檔案管理效率和質(zhì)量，來為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的就業(yè)服務(wù)。

一、當(dāng)前我國就業(yè)形勢分析

目前，就業(yè)問題屬于全世界都面臨的共有性問題，我國本身屬于人口比較眾多的發(fā)展中國家，因此，和其他國家相比，就業(yè)問題也更加的復(fù)雜和嚴(yán)峻。近些年來勞動就業(yè)局在開展就業(yè)服務(wù)工作中，堅持以民生為本的工作理念，根據(jù)客觀實際情況要求，了解當(dāng)前民生的實際需求，積極推動我國就業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，并制定出了一系列有效的就業(yè)政策，能夠提升城市人口就業(yè)率，實現(xiàn)現(xiàn)代化經(jīng)濟發(fā)展和就業(yè)之間的良性互動。通過長期的發(fā)展和探索，逐漸積累了更多的發(fā)展經(jīng)驗，探究出具有中國特色的就業(yè)發(fā)展路線。近些年來隨著我國改革開放政策的不斷貫徹落實，我國內(nèi)部的就業(yè)規(guī)模也在不斷地拓展，形成了更加多元化特色的就業(yè)結(jié)構(gòu)[1]。例如，2008年到2018年10年之間，我國城鄉(xiāng)就業(yè)人數(shù)就增加了7000多萬，第一產(chǎn)業(yè)人員比重逐漸降低，從傳統(tǒng)發(fā)展階段的50%降低到了37%。代表著農(nóng)村勞動力逐漸向城市轉(zhuǎn)移。而第二產(chǎn)業(yè)和第三產(chǎn)業(yè)的就業(yè)人數(shù)不斷的增多，第二產(chǎn)業(yè)發(fā)展從傳統(tǒng)階段的22.5%增加到了28%；第三產(chǎn)業(yè)就業(yè)人數(shù)則從傳統(tǒng)發(fā)展階段的27.5%增加到了35%。

與此同時，我國的勞動力素質(zhì)水平也在不斷地提升。據(jù)調(diào)查顯示，截至到2018年為止，我國大學(xué)生畢業(yè)總數(shù)相比于2008年超過了六倍。在全國范圍當(dāng)中屬于技能型的勞動人才數(shù)量達到了3.5億，其中高技能水平人才將近1億人員。近些年來我國城鄉(xiāng)就業(yè)規(guī)模正在不斷地擴大，在此背景下，城鄉(xiāng)勞動者的收入也在逐漸地提升，相比10年前我國勞動者收入已經(jīng)增長了兩倍有余，而農(nóng)村地區(qū)居民的人均收入也增長到了1.5倍。國家對于人力資源開發(fā)方面十分重視，針對就業(yè)政策以及相關(guān)工作體系來說，也在不斷地更新和完善，確保我國就業(yè)結(jié)構(gòu)能夠更加法制化和系統(tǒng)化發(fā)展，尤其是不斷提升職業(yè)能力和就業(yè)服務(wù)方面扶持力度。勞動就業(yè)局屬于社會性就業(yè)機構(gòu)，承擔(dān)著針對勞動者進行職業(yè)指導(dǎo)、勞動資源管理、就業(yè)保障服務(wù)等職責(zé)。近些年來該機構(gòu)也承擔(dān)著引導(dǎo)下崗職工再就業(yè)、創(chuàng)造有利于就業(yè)的政府體系，以及提升完善就業(yè)服務(wù)的作用。這一系列工作得以完成的背后，都離不開檔案管理工作的應(yīng)用，因此，歸根到底，提升勞動就業(yè)局就業(yè)檔案管理水平，能夠有效地完善就業(yè)服務(wù)體系，促進我國就業(yè)規(guī)模的不斷增大。

二、檔案管理在勞動就業(yè)局就業(yè)服務(wù)體系中起到的重要作用

目前在工作實踐當(dāng)中，由于勞動就業(yè)局忽視了勞動者檔案信息管理工作開展，缺少管理者自身意識，檔案管理水平有待提升等多方面因素的影響，因此，并沒有把就業(yè)檔案管理工作優(yōu)勢和工作效用充分發(fā)揮出來，影響了我國勞動就業(yè)服務(wù)水平的提升，也阻礙了勞動就業(yè)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.利用就業(yè)檔案管理信息網(wǎng)，實現(xiàn)一體化管理

現(xiàn)階段我國勞動就業(yè)局在開展就業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，需要加強更先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的聯(lián)系，形成統(tǒng)一和完善的就業(yè)檔案管理信息網(wǎng)站，能夠有效地把就業(yè)檔案的實用性價值充分發(fā)揮出來。勞動就業(yè)局要在日常工作當(dāng)中加入就業(yè)信息的管理工作，收集和匯總更多的社會求職者信息，并構(gòu)建出完善的檔案數(shù)據(jù)庫，為不同求職者在查詢信息的時候提供便利服務(wù)。收集的信息包含有求職者的基本信息、求職情況、自身具備的技能等。在檔案管理當(dāng)中融合信息技術(shù)應(yīng)用，能夠借助于數(shù)據(jù)庫技術(shù)應(yīng)用來確保勞動就業(yè)活動的順利開展。信息技術(shù)應(yīng)用還能夠針對求職者進行更加系統(tǒng)和明確的分類。勞動就業(yè)局在針對求職者進行分類時，可以為求職者提供更加有針對性的職業(yè)信息，并針對求職者開展有效的技能培訓(xùn)，確保能夠在較短的時間內(nèi)。根據(jù)求職者的實際情況，提供更加科學(xué)和準(zhǔn)確的職業(yè)建議，幫助社會失業(yè)者能夠重新走入工作崗位當(dāng)中。管理人員需要在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，詳細記錄求職者的各項基本信息和求職意向，這樣才能夠有效地為對方提供合適的工作崗位信息，幫助就業(yè)人員明確未來的發(fā)展方向。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中，由于紙質(zhì)檔案比較厚重，并且容易損壞和丟失，保存起來占地面積非常大，因此，給管理工作人員帶來了較大的工作壓力。當(dāng)前勞動就業(yè)局可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理之后，錄入到計算機當(dāng)中，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化就業(yè)檔案信息傳輸，消除信息孤島情況的出現(xiàn)，加強勞動就業(yè)局內(nèi)部檔案信息的共享和交流，優(yōu)化檔案查詢、統(tǒng)計和管理過程中的時間消耗，還可以通過利用信息化的檔案系統(tǒng)實現(xiàn)相關(guān)文件的公告，例如就業(yè)現(xiàn)行規(guī)劃以及勞動行為監(jiān)察等，為勞動者提供更加完善的就業(yè)服務(wù)。勞動就業(yè)局要把不同工作部門之間具備的信息資源充分利用起來，和管理人員進行溝通交流，形成三級信息化管理機制，這三級分別是勞動者、政府和市場三個級別，通過三個級別進行完善的監(jiān)督和檢查，能夠有效提升基礎(chǔ)性工作質(zhì)量，強化檔案管理水平。為勞動者定期發(fā)布相關(guān)信息，對后期的就業(yè)決策制定提供有力依據(jù)。

2.完善就業(yè)服務(wù)模式

勞動就業(yè)局可以借助于當(dāng)前多樣化的網(wǎng)絡(luò)渠道，針對現(xiàn)行的勞動政策進行有效宣傳，例如宣傳畫、版面和制作公告等，為社會中所有的求職人員傳達目前勞動就業(yè)相關(guān)政策，例如安全監(jiān)督政策、勞動仲裁、勞動法普及、勞動者權(quán)益、職業(yè)規(guī)劃等，加強勞動人民對于自身合法權(quán)益如何保障的認知，也能夠幫助社會失業(yè)者快速找到新的工作[2]。勞動就業(yè)局要收集更多的求職者檔案信息，優(yōu)先解決工作崗位數(shù)量少、沒有工作保障、崗位競爭比較激烈的問題。要呼吁上級部門能夠給予更多的扶持和幫助，這樣才能夠真正解決求職者面臨的實際問題。勞動就業(yè)局要詳細完成檔案信息的分類，按照求職人員目前適合的工作崗位、所在地區(qū)、求職意向等進行科學(xué)合理的數(shù)據(jù)分類，并針對性尋找有效的解決方案。勞動就業(yè)局可以根據(jù)崗位需求來形成系統(tǒng)化培訓(xùn)，根據(jù)社會崗位要求以及人員的能力需求，靈活性地調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容，切實保障失業(yè)人員順利進入工作崗位。隨著我國現(xiàn)代化經(jīng)濟的不斷創(chuàng)新發(fā)展，現(xiàn)代化人才交流渠道、交流層次正在不斷的增多，高級教師和科技人才數(shù)量也在不斷地增加，因此，勞動就業(yè)局內(nèi)部的就業(yè)檔案也要積極更新，完善自身就業(yè)服務(wù)模式，針對新人才加強應(yīng)用，真正做到人盡其才。

3.促進下崗職工檔案管理的社會化

目前已經(jīng)有越來越多的企業(yè)和機構(gòu)認識到檔案管理工作開展的重要性，在以往只有企業(yè)參與到職工檔案管理當(dāng)中，目前社會中已經(jīng)有專門的機構(gòu)，負責(zé)完成檔案管理工作，這也讓下崗職工的檔案管理變得更加社會化。在后期的發(fā)展過程中，勞動就業(yè)局需要進一步針對下崗職工加強檔案管理，充分發(fā)揮出檔案在職工再就業(yè)的過程中起到的作用。例如需要及時收繳長期滯留在原單位當(dāng)中的僵尸類檔案，并針對此類檔案進行妥善管理。政府相關(guān)部門還需要加強投入檔案管理工作的開展，采用政策扶持以及資金投入的方式，確保我國下崗職工檔案不會被損壞和丟失，保障個人檔案的價值能夠正常發(fā)揮。讓檔案真正為社會發(fā)展服務(wù)，為下崗職工再就業(yè)提供服務(wù)。一部分下崗職工檔案管理，還涉及企業(yè)工會，而企業(yè)內(nèi)部工會的存在目標(biāo)，就是為了維護好企業(yè)員工的根本利益，因此，在解決下崗職工檔案管理問題的同時，也需要不斷加強勞動就業(yè)局和我國企業(yè)部門之間的聯(lián)系，通過二者互相交流溝通，搭建出互動橋梁，深入挖掘企業(yè)檔案內(nèi)部深層次的就業(yè)信息，結(jié)合現(xiàn)代化企業(yè)對于求職人員的能力要求，為下崗職工及時提供相符合的職工檔案，確保下崗職工能夠快速地找到工作，提升下崗職工就業(yè)幾率。

三、勞動就業(yè)局檔案管理現(xiàn)存問題

這對于勞動就業(yè)局來說，檔案管理屬于十分重要的內(nèi)容，但是目前還存在一部分客觀因素影響了該工作開展質(zhì)量，具體問題如下。

1.投入力度不足

上文中提到我國人口數(shù)量眾多，因此，就業(yè)服務(wù)局檔案管理數(shù)量比較多、內(nèi)容比較繁雜，給工作人員帶來了較大的工作壓力[3]。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)缺少了足夠的信息化工作意識，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，因此，導(dǎo)致檔案管理工作效率一直無法得到有效提升。想要實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，需要消耗大量的人力、物力和財力，但是目前勞動就業(yè)局當(dāng)中，缺少了足夠的資金投入，減緩了檔案管理工作信息化建設(shè)速度，很多項目由于后續(xù)費用沒有到位而無法繼續(xù)進行，影響了信息化檔案管理工作的開展。

2.工作體系不完善

在勞動就業(yè)局當(dāng)中保存的檔案資料大部分都屬于就業(yè)檔案類型，此類檔案包含有較多的信息數(shù)據(jù)，而且其中的時間跨度也非常大，很容易受到客觀因素的影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)錯誤[4]。不夠準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息也會影響檔案價值的發(fā)揮，在一定程度上影響了檔案管理工作的開展。據(jù)分析可知上述問題出現(xiàn)的主要原因是缺少了健全和完善的工作體系，因此，需要根據(jù)當(dāng)前我國社會形勢發(fā)展需求，積極完善勞動就業(yè)局內(nèi)部檔案管理體系。

3.缺少創(chuàng)新管理人才

統(tǒng)觀目前勞動就業(yè)局檔案管理工作開展情況可知，缺少創(chuàng)新檔案管理人才才是導(dǎo)致問題出現(xiàn)的主要原因。在檔案管理工作中，缺少了既懂得檔案管理技術(shù)、也了解信息化技術(shù)的綜合性人才。現(xiàn)具備的工作人員無法熟練地操作檔案管理信息系統(tǒng)，影響了檔案管理工作效率和質(zhì)量，也不利于后期就業(yè)服務(wù)工作的開展。因此，加強綜合性人才培養(yǎng)十分重要。

四、就業(yè)服務(wù)視角下檔案管理優(yōu)化措施

當(dāng)前我國社會主義經(jīng)濟建設(shè)正在逐漸開展，我國政府部門針對就業(yè)市場發(fā)展?fàn)顩r和發(fā)展環(huán)境，完善了政府部門就業(yè)責(zé)任體系，針對社會失業(yè)人員進行有效的就業(yè)指導(dǎo)，提供更加完善的就業(yè)服務(wù)。但是想要真正為國家社會主義經(jīng)濟建設(shè)作出貢獻，我們還需要付出更多的努力。

1.形成規(guī)范化的勞動就業(yè)檔案管理意識

根據(jù)現(xiàn)階段就業(yè)勞動局就業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀，想要讓檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，需要從管理層入手，針對檔案管理工作要加強重視，具備更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理意識，才能夠有效實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新[5]。就業(yè)檔案管理工作開始需要根據(jù)管理工作根本性需求，構(gòu)建出更加科學(xué)合理的管理工作制度，培養(yǎng)現(xiàn)有工作人員具備工作責(zé)任感，提升工作積極性。要形成更加有效的檔案管理制度和檔案統(tǒng)計方法，引導(dǎo)檔案管理工作逐漸向制度化方向發(fā)展。要求負責(zé)該工作的人員針對每一個檔案管理環(huán)節(jié)都要加強控制，詳細檢查檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)，確保工作開展更加準(zhǔn)確和完整，符合勞動就業(yè)檔案管理規(guī)范化要求。就業(yè)勞動局可以積極引進新的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，為促進檔案管理工作創(chuàng)新打下良好基礎(chǔ)。例如結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，可以第一時間共享社會失業(yè)人員的詳細資料，把信息技術(shù)的復(fù)制性功能，充分發(fā)揮出來，相關(guān)工作人員的電子檔案經(jīng)多次的復(fù)制和使用，有效減少了信息數(shù)據(jù)受到的損傷，通過信息資源共享來幫助失業(yè)人員找到合適的工作崗位。

2.以檔案為基礎(chǔ)提供更多的就業(yè)機會

勞動就業(yè)局在開展檔案管理工作中，可以收集社會各個企業(yè)檔案以及就業(yè)服務(wù)中心提供的相關(guān)檔案，把這些檔案匯總之后直接上報給上級部門，反映當(dāng)前社會中就業(yè)人員、失業(yè)人員的實際就業(yè)情況，獲取更多就業(yè)支持，也能夠為社會的下崗職工提供更多的協(xié)保名額，幫助更多的失業(yè)人員提供就業(yè)機會。通過收集和匯總更多實際就業(yè)檔案，還能夠幫助解決更多的企業(yè)人才缺口問題，滿足老百姓就業(yè)需求，確保社會就業(yè)更加平衡穩(wěn)定發(fā)展[6]。例如企業(yè)針對就業(yè)者收集更多的人事資料，然后通過詳細的人員類別分析之后，實現(xiàn)就業(yè)分類。或者是利用檔案信息資源，詳細了解下崗人員和失業(yè)人員的生活情況，并形成更加有針對性的扶貧和幫困工作計劃。需要把專業(yè)檔案充分利用起來，通過有效的仲裁公平、公正地處理不同的就業(yè)問題。就業(yè)勞動局要定期收集大量的檔案信息，向政府部門提供有效的就業(yè)檔案和失業(yè)檔案數(shù)據(jù)，便于政府部門制定出合理的就業(yè)指導(dǎo)，加強就業(yè)人員技能培訓(xùn)的針對性，為更多的失業(yè)人員提供就業(yè)機會。勞動就業(yè)局在針對城市內(nèi)部事業(yè)單位、行政單位和企業(yè)單位開展勞動就業(yè)檔案管理的同時，也需要加強農(nóng)村地區(qū)的檔案管理工作。整合目前我國農(nóng)村地區(qū)存在的大量農(nóng)民工勞動就業(yè)檔案，形成更加完善的農(nóng)村勞動力資源檔案，明確農(nóng)村勞動力的輸出數(shù)據(jù)，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)來建設(shè)農(nóng)村勞動資源信息庫，實現(xiàn)勞動力信息的集中管理。

3.完善勞動就業(yè)的檔案管理機制

想要提升檔案管理工作質(zhì)量，勞動就業(yè)局需要根據(jù)自身管理，形成完善的檔案管理機制[7]。首先需要在部門內(nèi)部制定出相應(yīng)的管理責(zé)任機制。責(zé)任機制的制定需要符合單位內(nèi)部檔案管理需求和檔案管理特征。在勞動就業(yè)檔案管理的實際開展過程中，上級領(lǐng)導(dǎo)需要明確每一個員工負責(zé)的具體工作任務(wù)，并配合形成工作監(jiān)督小組，針對檔案管理開展有效的監(jiān)督，按照政府部門提出的相關(guān)政策法規(guī)要求作為嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)制度，確保就業(yè)勞動局的管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。要根據(jù)社會勞動人員的實際就業(yè)需求，實施不同形式的人事檔案管理工作。要注重提升檔案管理流動性，把有限的人力、物力資源放在流動性比較大、內(nèi)容比較煩瑣的檔案管理工作當(dāng)中，明確每一位就業(yè)檔案管理工作人員的工作職責(zé)和工作義務(wù)，有效提升該工作開展效率。就業(yè)勞動局檔案管理工作機制的制定，不僅要可操作性強，更要符合便捷實用的要求。另外，制度一定要全員適用，不僅讓員工能夠嚴(yán)格遵守管理工作制度要求，領(lǐng)導(dǎo)的言行舉止也需要在制度規(guī)范當(dāng)中，這樣才能夠真正發(fā)揮出勞動力檔案管理制度的意義。可以說檔案管理工作部門既是制定出嚴(yán)格規(guī)章制度的主管部門，同時，也是該規(guī)章制度貫徹落實的執(zhí)行部門。在執(zhí)行過程中要確保制度的權(quán)威性，不能因人而異、區(qū)別對待，這樣才能夠真正提升就業(yè)檔案管理水平。

4.加強檔案信息化管理

應(yīng)用當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)勢，能夠有效提升管理工作開展質(zhì)量和效率。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建出勞動就業(yè)檔案管理平臺，設(shè)置出檔案管理和保存數(shù)據(jù)庫，把海量檔案進行分類管理，按照已經(jīng)就業(yè)、失業(yè)下崗和未就業(yè)的檔案進行有效的分類，確保分類更加科學(xué)有序，為后期人力資源檔案的歸檔工作打下良好基礎(chǔ)[8]。就業(yè)勞動局需要把信息化檔案管理工作的作用充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)工作信息、勞動就業(yè)的一體化管理，幫助社會群眾解決就業(yè)問題。要針對現(xiàn)有的工作人員加強信息化管理技術(shù)培訓(xùn)，更新檔案管理人員的服務(wù)理念，學(xué)會利用現(xiàn)代化設(shè)備和先進的管理手段完成檔案管理工作，為就業(yè)服務(wù)工作的開展提供重要保障。

結(jié)語

綜上所述，就業(yè)問題和社會每一位勞動者的自身利益都有十分密切的關(guān)系，也對當(dāng)前我國社會是否能夠和諧穩(wěn)定的發(fā)展產(chǎn)生直接影響。因此，我國需要加強對勞動就業(yè)管理工作開展的重視，并把勞動就業(yè)局檔案管理工作效用充分發(fā)揮出來，形成更加科學(xué)合理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的就業(yè)信息檔案管理平臺，為更多企業(yè)內(nèi)部的人才流動、下崗職工再就業(yè)提供就業(yè)便利，不斷提升我國的就業(yè)率。