基于信息時(shí)代背景下學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新途徑研究

江 東 馬守芹

（1.山東第一醫(yī)科大學(xué)（省醫(yī)學(xué)科學(xué)院），山東 濟(jì)南 250000；2.山東濟(jì)南錦坪學(xué)校，山東 濟(jì)南 250014）

學(xué)校的檔案管理通常就能體現(xiàn)各層次的學(xué)校每個(gè)階段的工作方面與活動(dòng)狀況，發(fā)展態(tài)勢(shì)的必須具有的因素，隨著高新技術(shù)的在檔案管理中的運(yùn)用，往往會(huì)使檔案管理存在的問(wèn)題層出不窮，那么就要對(duì)檔案管理流程進(jìn)行創(chuàng)新與規(guī)范，并落實(shí)信息化標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的實(shí)效性與高效性，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求。

一、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.檔案管理體制陳舊

許多學(xué)校的檔案管理方式依舊的以傳統(tǒng)手工藝制作為工作方式，檔案材料管理的信息發(fā)展、科技進(jìn)程推進(jìn)都比較慢，而檔案管理方面沒(méi)有制定具體的標(biāo)準(zhǔn)，操作起來(lái)各家使用自己操作辦法，造成了很大的人員方面和資源方面的浪費(fèi)、財(cái)產(chǎn)資源與物品資源浪費(fèi)，不符合構(gòu)建節(jié)約型社會(huì)的規(guī)則出發(fā)。越來(lái)越多的學(xué)校有著比較分散的檔案存放管理規(guī)則，比如教務(wù)處、財(cái)務(wù)部門的賬簿管理、人事檔案管理等部門它們都有自已的檔案存放處，檔案管理運(yùn)行體制的老化也往往也會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作很難更好地開(kāi)展成科學(xué)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)、制度統(tǒng)一化，并且各種數(shù)據(jù)的銜接和資源的重復(fù)利用也不很高，不可能方便各種數(shù)據(jù)和資源共同 普及[1]。

2.檔案管理形式單一

信息化檔案管理建設(shè)與其形式、內(nèi)容有著密切聯(lián)系，大多數(shù)學(xué)校的檔案管理結(jié)構(gòu)單一，缺少個(gè)性特征。比如各層次的學(xué)校有著較大量的比例的文書(shū)檔案材料，但針對(duì)教學(xué)、科技研究以及學(xué)校培養(yǎng)的畢業(yè)生狀況等方面的檔案所占比例低等因素，這種人事材料檔案層次結(jié)構(gòu)往往會(huì)導(dǎo)致檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用方面范圍變得非常狹小，很難適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案科學(xué)化信息的更多樣化功能的滿足和要求[2]?！耙粋€(gè)大的模式”成為各級(jí)學(xué)校檔案管理的共同毛病，檔案平時(shí)記錄總是只注重老師和員工的政治身份地位、成長(zhǎng)過(guò)程和思想現(xiàn)狀表現(xiàn)，不怎么常見(jiàn)有對(duì)個(gè)人的道德標(biāo)準(zhǔn)、能力素養(yǎng)等等各方面的記載，這種檔案管理的形式缺乏個(gè)性特征，不利于檔案管理信息化建設(shè)得更一深層次研究與開(kāi)發(fā)利用。

3.檔案管理開(kāi)發(fā)利用落后于社會(huì)發(fā)展的需求

各層次學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)離不開(kāi)檔案數(shù)字化的硬性發(fā)展，但從目前大部分學(xué)校來(lái)看，普遍存在著數(shù)字檔案資源缺少，維護(hù)保養(yǎng)成本居高不下，利用效率過(guò)低的矛盾總是存在。就其原因來(lái)說(shuō)，是因?yàn)樵搶哟蔚膶W(xué)校仍然采用舊的管理方式和操作方式來(lái)進(jìn)行檔案管理，不僅利用檔案的水平低，而且成果積累度明顯不夠，主要精力放在檔案材料的收集與歸類和檔案材料備份檢查上，搞得檔案管理提供方面的信息利用服務(wù)方式難以滿足新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的要求。

4.檔案管理者重視程度偏弱

學(xué)校對(duì)檔案管理的管理的重視程度不夠往往體現(xiàn)在財(cái)政資金投入上不到位，并且還被常常挪用，大多數(shù)學(xué)校檔案管理方面的基礎(chǔ)設(shè)備年久失修或更換，并且很多的學(xué)校沒(méi)有專門的運(yùn)作檔案方面電腦設(shè)備系統(tǒng)，常常都是利用淘汰的辦公微機(jī)來(lái)代替或應(yīng)付上上級(jí)檢查使用。信息化檔案管理的建設(shè)者們就需要大量地開(kāi)發(fā)運(yùn)用信息化軟件建設(shè)、建立數(shù)據(jù)庫(kù)備份系統(tǒng)維護(hù)，同時(shí)還需要各層次的進(jìn)行大量人員資源的配置到位，軟硬件設(shè)備競(jìng)標(biāo)與政府購(gòu)置等等，而這些內(nèi)容往往和財(cái)政投入的資金大力支持是緊密相連的[3]。

5.檔案管理規(guī)范度低

統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范法意識(shí)的鮮有是當(dāng)今各層次學(xué)校檔案管理普遍存在的通病。檔案信息化建設(shè)出發(fā)點(diǎn)就是為了在社會(huì)大數(shù)據(jù)庫(kù)中共同享用檔案信息的交換利用，使檔案資源能夠更加地被研究和使用，而這方面的信息資源的共同使用，需要在各個(gè)部門建立統(tǒng)一的檔案管理信息規(guī)范化、系統(tǒng)化各各層次，運(yùn)用起一個(gè)統(tǒng)一的使用規(guī)范，用這個(gè)方式建立的想實(shí)現(xiàn)的制度標(biāo)準(zhǔn)往往是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化檔案管理的前期條件。但對(duì)于現(xiàn)在的各層次學(xué)校檔案管理規(guī)范度不高，有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求缺乏通用性與實(shí)用性，使得檔案材料管理信息的快速化建設(shè)缺乏制度與財(cái)政資金的保障支持[4]。

二、學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新途徑

1.完善檔案管理體制

學(xué)校檔案管理體制的完善與健全需要嚴(yán)格遵守國(guó)家頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行。首先，要求加強(qiáng)檔案材料管理操作程序進(jìn)行明確，不僅僅是為了建立檔案材料管理工作數(shù)據(jù)，同時(shí)還需要對(duì)各個(gè)部門的相應(yīng)職責(zé)進(jìn)行進(jìn)一步的明確，將工作內(nèi)容落實(shí)到每個(gè)人身上，并對(duì)工作中可能出現(xiàn)的矛盾與問(wèn)題提前預(yù)測(cè)和苗頭性的問(wèn)題及時(shí)處理；其次，需要對(duì)結(jié)學(xué)校各種狀況形成一個(gè)優(yōu)良的檔案管理體制機(jī)制。比如，針對(duì)學(xué)生與教師數(shù)量不多的學(xué)校，可以將人事檔案劃分為人事檔案材料室或者檔案管理室，這樣就方便于管理與運(yùn)用，并且能夠有效避免管理上的凌亂不堪。相對(duì)于層次高人員多的檔案室，其檔案類別廣且數(shù)量也多，極少的時(shí)間無(wú)法對(duì)其進(jìn)行更新維護(hù)和升級(jí)，所以可以將工作的重心運(yùn)用在工作流程維護(hù)和制度的執(zhí)行上；最后，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)建立各種制度來(lái)對(duì)應(yīng)，舉例說(shuō)明：人員制度管理、交接檔案規(guī)則、保存與維護(hù)利用說(shuō)明、安全消防保密制度等方面，就能使檔案管理體制更大化地發(fā)揮其自身價(jià)值所在。在檔案管理中，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的主要方面就是對(duì)檔案管理各項(xiàng)制度進(jìn)行進(jìn)一步的修訂和完備，擁有完整的規(guī)章和制度規(guī)范是能夠?qū)n案管理工作的隨意性降低的，使得檔案加強(qiáng)管理開(kāi)展起來(lái)能有條不序的按照設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行，促使檔案管理工作的穩(wěn)定可長(zhǎng)期發(fā)展。往往是規(guī)章制度在制定裝冊(cè)后，還需要更加地嚴(yán)格按照規(guī)章制度來(lái)落實(shí)相關(guān)方面的工作，同時(shí)在后面的各項(xiàng)管理工作中，根據(jù)現(xiàn)實(shí)發(fā)展情況來(lái)對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行合理的調(diào)整與修訂完善是分不開(kāi)的，促使其管理制度模式能夠不斷得到優(yōu)化和更新。而且學(xué)校還需要持續(xù)不斷地加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作的考核工作與評(píng)價(jià)綜合驗(yàn)收工作的雙機(jī)并行，根據(jù)管理制度落實(shí)、管理效率提高、實(shí)際工作需求等方面的內(nèi)容來(lái)設(shè)計(jì)全面的工作進(jìn)度標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案管理者還需要對(duì)自身的思想狀況與工作態(tài)度進(jìn)行合理的調(diào)整，對(duì)從業(yè)者工作性質(zhì)和工作職責(zé)在十分了解和把握的基礎(chǔ)上，同時(shí)積極收集學(xué)習(xí)社會(huì)上的各項(xiàng)新的信息技術(shù)資料，并在認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度下不斷改進(jìn)管理方式，使得學(xué)校所有門類都能夠?qū)ψ陨硭璧馁Y料進(jìn)行資源利用，進(jìn)而提高檔案的使用效率。

2.提高檔案管理價(jià)值

避免檔案出現(xiàn)“一個(gè)大的模式”、鮮有突出個(gè)性的情況發(fā)生，學(xué)校最大化的提高檔案管理目標(biāo)，解決好要能夠反映人員的個(gè)人親身經(jīng)歷、優(yōu)良品德作風(fēng)以及政治思想表現(xiàn)，還更多地能更好地表現(xiàn)個(gè)人專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)、業(yè)余愛(ài)好、研究水準(zhǔn)以及知識(shí)架構(gòu)等等，加強(qiáng)管理人員的職業(yè)特長(zhǎng)與個(gè)性的培養(yǎng)。

3.推進(jìn)檔案管理開(kāi)發(fā)

首先，學(xué)?？梢杂米罨静牧蟻?lái)構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立的過(guò)程中就需要確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存信息資料的絕對(duì)真實(shí)與完整性，一旦出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的各方面與原始材料檔案保存記錄不相符的情況發(fā)生時(shí)，這就需要對(duì)其存在性進(jìn)行仔細(xì)篩查與去偽存真；其次，在將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)換過(guò)程中，要更加地需要確保檔案信息的準(zhǔn)確程度與完整的統(tǒng)一性方面；最后，檔案資料內(nèi)容需要全面詳實(shí)且非常的準(zhǔn)確。以此為前提對(duì)檔案管理進(jìn)行開(kāi)發(fā)，建立起有度的差異查詢、對(duì)比、判斷研判以及歸類的檢索工具，除此之外，檔案管理信息化建設(shè)者還需要為實(shí)現(xiàn)資源共同運(yùn)用而加大規(guī)范，往往要保護(hù)職工在使用資源共享方面更加方便的前提下，加大對(duì)各種資源調(diào)用的規(guī)范性進(jìn)行明確表示，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)共用。同時(shí)需要盡可能地消除資源共享所帶來(lái)的安全不穩(wěn)定因素，嚴(yán)格地來(lái)執(zhí)行局域網(wǎng)內(nèi)和外網(wǎng)的隔開(kāi)，不定期進(jìn)行備份數(shù)據(jù)和維護(hù)，提升職工的身份信息安全與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用的安全保護(hù)意識(shí)。

4.加大管理資金投入力度

學(xué)校的主要負(fù)責(zé)人必須有認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要性的認(rèn)識(shí)程度，并給予高度的支持力度，將檔案管理信息化建設(shè)方面所需要的專項(xiàng)資金投入納入學(xué)校的財(cái)政預(yù)算當(dāng)中去，并盡最大可能地將其經(jīng)常化劃撥、制度化以及專項(xiàng)化保障范圍。

5.規(guī)范檔案管理水準(zhǔn)

為了更好地提升檔案管理信息化的總水準(zhǔn)，在檔案信息化建設(shè)發(fā)展的整個(gè)順序中，各級(jí)學(xué)校都急需要注重相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定與推行，同時(shí)就需要研發(fā)者有著統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與管理的應(yīng)用相同的軟件而使用。首先，這就要求對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行制定、規(guī)劃，運(yùn)用一致的使用標(biāo)準(zhǔn)來(lái)促電子數(shù)據(jù)的排序、使用、轉(zhuǎn)發(fā)、保存的有序化，從而減少重復(fù)建設(shè)、各自為政的情況；其次，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)軟硬件設(shè)施進(jìn)行整理，像文件數(shù)據(jù)保存庫(kù)、檔案不同種的數(shù)據(jù)備份壓縮包，數(shù)據(jù)的更新與交換、安全密碼鎖的使用等等。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理的信息化、規(guī)范化建設(shè)的前提條件是規(guī)范化與創(chuàng)新并存發(fā)展，學(xué)校應(yīng)當(dāng)具有先進(jìn)的管理意識(shí)和擔(dān)當(dāng)精神，不斷地與社會(huì)接軌修訂建立各項(xiàng)檔案制度和檔案規(guī)范，創(chuàng)新管理方式，通過(guò)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與完善完全的的軟硬件機(jī)器工具來(lái)提高檔案管理信息化提高水平，從而更好地加強(qiáng)為學(xué)?？茖W(xué)研究、教學(xué)質(zhì)量、師德水平的提高而服好務(wù)。