新修訂檔案法背景下企業(yè)檔案工作探析

袁欣凱

（上海斯達瑞船舶海洋工程服務(wù)有限公司，上海201203）

0 前 言

2020年6 月20 日， 第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》［1］， 國家主席習(xí)近平簽署第 47 號主席令予以公布，自2021 年1 月1 日起正式施行。 這是檔案法自1988 年1 月1 日頒布以來的第一次修訂，是為了檔案工作適應(yīng)國家檔案管理新需求以及檔案管理現(xiàn)代化治理而做出的規(guī)定。 在我國經(jīng)濟、社會和科技日新月異發(fā)展的背景下，作為我國法律體系的一部分，新修訂檔案法（以下簡稱“新檔案法”）在為企事業(yè)單位檔案工作提供堅強保障的同時，也對企事業(yè)單位的檔案工作人員提出了新的要求。 認(rèn)真貫徹執(zhí)行新檔案法， 確保新檔案法施行的質(zhì)量，對企事業(yè)單位長遠發(fā)展具有重要意義和深遠影響。

1 新修檔案法新增及變更的主要內(nèi)容

新檔案法目前檔案事業(yè)發(fā)展變化的需要，明確了檔案工作整體機制，科學(xué)地優(yōu)化了檔案的管理方法，完善了檔案的監(jiān)督檢查和法律責(zé)任部分，是針對前代檔案法的一次全面升級。 修訂后的檔案法從原來的六章二十七條擴展到八章五十三條，新增了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩章，其余各章亦有相關(guān)增減，為檔案工作的升級、轉(zhuǎn)型與發(fā)展提供了強力的保障。［2］

1.1 強調(diào)檔案工作人才隊伍的培養(yǎng)和建設(shè)

近年來，政府機關(guān)在加強檔案工作人員隊伍的建設(shè)上采取了多方面的措施，比如：在2015 年，國家《職業(yè)分類大典》首次將“檔案專業(yè)人員”獨立出來，而把原來的“檔案業(yè)務(wù)人員”的稱呼改寫為“檔案專業(yè)人員”；在2018 年4 月，對全國首批檔案專家進行公示，推動全國檔案專家?guī)斓慕ㄔO(shè)；自2019年起， 上海在檔案人員的技術(shù)職務(wù)任職資格審查中，明確規(guī)定了被評審人員須參與相關(guān)崗位業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)且獲得合格證書，并規(guī)定檔案人員每人每年接受繼續(xù)教育的時間累計應(yīng)在90 個學(xué)時以上。 新檔案法第二章第十一條明確要求：“加強檔案工作人才培養(yǎng)和隊伍建設(shè)， 提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)的專業(yè)知識與技能，其中檔案專業(yè)人員可以按照國家有關(guān)規(guī)定評定專業(yè)技術(shù)職稱。 ”可以看到，國家在檔案工作人才隊伍的培養(yǎng)、建設(shè)和檔案專業(yè)人員技術(shù)職務(wù)任職資格等方面均有具體規(guī)定，要求企事業(yè)單位提供全面的保障和支持。 這些法規(guī)能更好地適應(yīng)檔案工作專業(yè)化需求，規(guī)范檔案工作人才隊伍建設(shè)，推動檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展。

1.2 對檔案的歸檔范圍做出了明確規(guī)范

在新檔案法未出臺之前，針對歸檔范圍，國家檔案局發(fā)布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》和《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等部門規(guī)章。 這些部門規(guī)章發(fā)布時間較久遠，無法適應(yīng)新時代高速發(fā)展下的檔案信息化等相關(guān)需求，新檔案法的出臺彌補了這些不足。

比如，新檔案法第三章第十三條將反應(yīng)基層群眾性自治組織城鄉(xiāng)社區(qū)治理、服務(wù)活動的材料納入歸檔范圍。 這在以往的歸檔范圍中是一個空缺，新檔案法很好地彌補了這一部分。

1.3 構(gòu)筑檔案系統(tǒng)性安全管理防線

新檔案法第三章第十九條提到：“企事業(yè)單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全；采用先進的技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。 此外，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風(fēng)險管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力。 ”該章節(jié)要求檔案部門應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)規(guī)定配置合適的設(shè)施和設(shè)備，在硬件上確保檔案庫房的安全。

此外，由于檔案其本身所具有的真實性和完整性性質(zhì)，新檔案法在第二十三條中提到“禁止買賣屬于國家所有的檔案”，在第二十五條中寫明“屬于國家所有的檔案和本法第二十二條規(guī)定的檔案及其復(fù)制件，禁止擅自運送、郵寄、攜帶出境或者通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸出境。 確需出境的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)”； 在第七章增加了關(guān)于擅自買賣檔案、傳輸檔案出境等相關(guān)內(nèi)容的罰款范圍，構(gòu)成犯罪的，則依法追究刑事責(zé)任。

新檔案法在制度上防止對企業(yè)財產(chǎn)造成損失。這些舉措旨在要求檔案部門建立健全檔案安全相關(guān)工作機制，加強檔案安全管理，提高檔案安全應(yīng)急處理的能力，更好地保護企業(yè)檔案。

1.4 規(guī)范了檔案服務(wù)外包工作

近年來，部分企業(yè)受困于人力、資金和用地等因素， 對自己的檔案業(yè)務(wù)或全部或部分進行了外包，這些外包服務(wù)蘊含了檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案保管服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)和檔案銷毀服務(wù)等等。 在這些檔案服務(wù)中，外包公司或多或少都可以接觸到企業(yè)的檔案機密，這對企業(yè)和相關(guān)外包方簽署委托協(xié)議，商定服務(wù)的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)都提出了相當(dāng)高的要求。 由于檔案處于業(yè)務(wù)的末端環(huán)節(jié)，企業(yè)通常對相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和保密規(guī)定并不十分了解，這就導(dǎo)致了檔案服務(wù)的泄密和質(zhì)量風(fēng)險。

針對這些問題， 新檔案法在第二十四條中提到：“檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務(wù)的， 應(yīng)當(dāng)與符合條件的檔案服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并對受托方進行監(jiān)督。 受托方應(yīng)當(dāng)建立檔案服務(wù)管理制度，遵守有關(guān)安全保密規(guī)定，確保檔案的安全。 ”

此外， 在 2020 年 6 月 1 日， 國家檔案局正式實施《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》。 該標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)企業(yè)科學(xué)地進行檔案服務(wù)外包工作， 詳述了企業(yè)作為發(fā)包方應(yīng)遵守的工作規(guī)范、 外包公司作為承包方所需建立的管理體系以及第三方評價機構(gòu)應(yīng)遵守的工作規(guī)范。 此外，該標(biāo)準(zhǔn)還對檔案服務(wù)外包工作所需簽訂的合同給出了主要參考條款及保密協(xié)議參考條款，能夠讓企業(yè)盡可能地減少相關(guān)風(fēng)險及成本。

1.5 檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是檔案現(xiàn)代化建設(shè)的必要條件之一。 新檔案法在以往法條的基礎(chǔ)上專門為檔案信息化建設(shè)單獨列出一章， 第三十七條明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力， 可以以電子形式作為憑證使用； 第三十九條要求電子檔案應(yīng)在檢測后具備真實性、完整性、可用性及安全性；第三十八條則在法律層面上鼓勵企事業(yè)單位推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。 已實現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對檔案原件妥善保管，此外，企事業(yè)單位應(yīng)采取措施保障檔案信息安全。

這些新增內(nèi)容要求企業(yè)將檔案信息化納入自身的發(fā)展規(guī)劃，且要求電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

2 企業(yè)貫徹新修檔案法的重要方向

2.1 加強檔案人才隊伍的建設(shè)

企業(yè)檔案人才隊伍的建設(shè)是做好企業(yè)檔案最基本的保障。 按照新檔案法的要求，應(yīng)當(dāng)在以下這幾個方面加強對企業(yè)檔案人才隊伍的建設(shè)。 其一，檔案部門應(yīng)及時學(xué)習(xí)和宣貫新檔案法，在認(rèn)識層面上重視檔案工作；其二，針對檔案現(xiàn)代化的浪潮，引進或者在內(nèi)部培養(yǎng)具備檔案和計算機相關(guān)知識的復(fù)合型人才，重視人才的多樣化；其三，加強檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和知識更新， 除檔案專職人員外， 應(yīng)將相關(guān)部門的檔案兼職人員納入培訓(xùn)范圍內(nèi)，全面提高企業(yè)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)；其四，科學(xué)合理地配置檔案機構(gòu)和檔案從業(yè)人員比例，提高檔案工作效率；其五，制定和完善相關(guān)檔案管理獎懲機制，提升檔案工作人員的主觀能動性和積極性。［2］

加強企業(yè)檔案人才隊伍建設(shè)是一項長期的工作，在做好此項工作的基礎(chǔ)上，企業(yè)還必須注重用新的科技手段加強檔案安全保密管理，特別是應(yīng)用新的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)化技術(shù)提升檔案的利用率和查閱的便利性。

2.2 加強檔案安全管理建設(shè)

檔案實體及檔案信息的安全應(yīng)是企業(yè)重點防控的對象。 企業(yè)應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定配置適合檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，用以確保檔案的安全。 在設(shè)備等客觀條件之外，企業(yè)也應(yīng)主動建立健全相關(guān)應(yīng)急處理制度。

以我公司為例。 我公司針對檔案庫房管理，制定了檔案室安全管理規(guī)定、 檔案室火災(zāi)事故現(xiàn)場處置方案及去（加）濕設(shè)備安全管理規(guī)定等。 檔案室安全管理規(guī)定要求檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)預(yù)先識別可能存在的風(fēng)險及相對應(yīng)需采取的控制措施， 指定專人負(fù)責(zé)檔案室的安全工作， 并熟悉庫房安全出口、消防器材的位置及使用方法。 對于相關(guān)作業(yè)設(shè)備，檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)將相關(guān)設(shè)備放于合理的位置，比如空調(diào)出風(fēng)口就不宜離檔案太近， 否則會導(dǎo)致冷凝水或者積累的熱風(fēng)損壞檔案。 此外，檔案室負(fù)責(zé)人也需要熟悉相關(guān)設(shè)備的使用程序和安全要求，在突發(fā)緊急情況時，能準(zhǔn)確判斷險情等級，并就現(xiàn)場情況決定是否立即撤離自救或?qū)κ鹿蔬M行處理防止損失擴大， 如設(shè)備發(fā)生故障應(yīng)立即切斷電源， 等待專業(yè)維保人員進行維修。 當(dāng)險情發(fā)生時，任何錯誤的操作都會導(dǎo)致更嚴(yán)重的損失，因此以上種種安全規(guī)定都需要檔案室負(fù)責(zé)人在上崗前經(jīng)過相應(yīng)的崗位培訓(xùn)， 在日常操作時嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。

在電子檔案的安全方面，企業(yè)也應(yīng)定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性及安全性。 企業(yè)檔案部門應(yīng)在對電子檔案進行異地備份存儲的基礎(chǔ)上，將不同介質(zhì)的電子檔案存于符合條件的設(shè)備內(nèi)，保障電子檔案的可讀取性。

針對近年來不斷發(fā)展的檔案服務(wù)外包工作，企業(yè)應(yīng)在相關(guān)合同、 保密協(xié)議等方面參考檔案局新發(fā)布實施的標(biāo)準(zhǔn)，就外包公司的工作場所、作業(yè)人員簽訂相關(guān)的安全保密制度， 適應(yīng)新時代檔案工作的需求。

2.3 加強檔案信息化建設(shè)

本次檔案法修訂針對信息化建設(shè)專門新增一章有關(guān)電子檔案的安全和系統(tǒng)建設(shè)方面的規(guī)定。

以我公司為例。 首先是添加檔案信息化建設(shè)所需要的相關(guān)硬件及軟件作為基礎(chǔ)支撐條件，針對以往年度的紙質(zhì)檔案， 使用掃描儀等外部輸入設(shè)備，在不損壞檔案的前提下對館藏檔案進行數(shù)字化處理，且在輸入的同時編制數(shù)字化全宗目錄，方便日后相關(guān)檔案的檢索利用。 針對當(dāng)前檔案，其中以紙質(zhì)介質(zhì)形式存在的， 同樣用掃描儀進行檔案數(shù)字化，而本身就是電子文件的，檔案系統(tǒng)與企業(yè)當(dāng)前業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行對接，當(dāng)業(yè)務(wù)文件流程結(jié)束時，相關(guān)文件也就自動流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)完成歸檔分類及建立索引目錄，檔案業(yè)務(wù)人員只需進行隨機抽查及導(dǎo)出目錄確認(rèn)即可。

因此，企業(yè)在充分用好現(xiàn)有的技術(shù)及硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，增添相關(guān)必要的檔案信息化設(shè)備，在做好檔案信息化系統(tǒng)的同時加快完成館藏檔案數(shù)字化，將企業(yè)檔案信息化做到全覆蓋。 檔案部門可利用數(shù)字化所帶來的便利條件，減少手工歸檔和檔案借閱的調(diào)檔時間，能極大地提高工作效率。

檔案部門也可利用數(shù)字化檔案調(diào)閱便捷的優(yōu)勢，積極挖掘和開發(fā)檔案資源，做好專題檔案的編研工作，對館藏資源進行精加工，不斷提高檔案利用率，跟上檔案現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。

3 結(jié) 語

學(xué)習(xí)貫徹新修訂的檔案法，加強企業(yè)檔案專業(yè)技術(shù)人才隊伍和安全管理建設(shè)，細(xì)化檔案數(shù)字化和信息化工作，提升檔案利用服務(wù)水平。 通過對企業(yè)配套制度進行梳理、新增、改動及廢止，使原有制度與新檔案法快速精準(zhǔn)銜接， 隨著企業(yè)在規(guī)章制度、人才隊伍、安全管理、信息化建設(shè)等方面不斷完善，企業(yè)才能切實把檔案法律法規(guī)轉(zhuǎn)化為高效的檔案管理方法。［3］