軍醫(yī)大學(xué)科研信息系統(tǒng)建設(shè)必要性論述

石錦浩，徐 拯，袁 磊，孫 遜*

(1.海軍軍醫(yī)大學(xué)科研學(xué)術(shù)處，上海 200433； 2.海軍軍醫(yī)大學(xué)衛(wèi)生勤務(wù)學(xué)系健康管理學(xué)教研室，上海 200433)

近年來，黨中央、國務(wù)院為完善科研管理、提升科研績效等方面出臺《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》、《關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》等系列文件。國家、軍隊(duì)和上海市科研主管部門對科研管理組織模式和要求也做出較大幅度的調(diào)整[1-3]。伴隨著軍隊(duì)改革政策的落地實(shí)施，軍隊(duì)院校迎來新的發(fā)展機(jī)遇，三所軍醫(yī)大學(xué)分別隸屬海、陸、空等軍種，與轉(zhuǎn)隸前相比，科研轉(zhuǎn)型的持續(xù)深入賦予軍醫(yī)大學(xué)承擔(dān)的科研項(xiàng)目種類更多，科研經(jīng)費(fèi)體量更大，科研要素涉及更廣，科研監(jiān)管要求更高，但管理質(zhì)量效率不高、信息數(shù)據(jù)不夠精確、科研財(cái)務(wù)協(xié)同困難、行業(yè)監(jiān)管缺失缺位等矛盾問題也越發(fā)突出[4-5]。為深入解決信息渠道面臨的形勢和困難，依托信息化手段改進(jìn)管理模式，建強(qiáng)管理工具，優(yōu)化管理服務(wù)，破解矛盾問題，本研究以某軍醫(yī)大學(xué)為例，分析校內(nèi)科研管理面臨的問題與困難，論述軍醫(yī)院?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)建設(shè)的必要性及需求，以期能為軍隊(duì)醫(yī)科院校信息系統(tǒng)建設(shè)提供指導(dǎo)建議。

1 面臨的形勢

1.1 科研管理效率低 信息更新不及時一是科研管理缺少有效工具。各類科研要素管理缺乏信息化手段，民口項(xiàng)目主要依靠各類資助部門管理系統(tǒng)多頭管理，軍隊(duì)項(xiàng)目管理完全依靠“表格管理”。專利、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)已長期未進(jìn)行維護(hù)，獲獎登記、論文發(fā)表、科研平臺、專家?guī)旖ㄔO(shè)等關(guān)鍵要素仍未通過信息化手段進(jìn)行管理；二是數(shù)據(jù)采集效率低準(zhǔn)確性差?？蒲泄芾頂?shù)據(jù)采集依靠傳統(tǒng)的登記模式，錯報(bào)漏報(bào)現(xiàn)象嚴(yán)重，狀態(tài)變更不及時，導(dǎo)致各級管理部門很難高質(zhì)量完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)任務(wù)。

1.2 科研項(xiàng)目來源廣 過程管理任務(wù)難項(xiàng)目管理方面，軍醫(yī)大學(xué)承擔(dān)軍隊(duì)和地方以及國際等項(xiàng)目研究,資助途徑主要來自12個部門，年均在研項(xiàng)目數(shù)量超過1 000項(xiàng)，在研經(jīng)費(fèi)起過十億元；在各級管理人員相對有限，且無信息化手段支撐的前提下，業(yè)務(wù)體量與人員數(shù)量不相匹配，業(yè)務(wù)管理存在缺位風(fēng)險(xiǎn)，亟需建立信息化管理工具，提升學(xué)?？蒲行?，使管理精力更多集中在科研方向的凝練、科研隊(duì)伍的建設(shè)、科研質(zhì)量的把控等方面；不同資助部門資助的科研項(xiàng)目組織模式自成體系，各類項(xiàng)目管理方法不盡相同，且過程節(jié)點(diǎn)復(fù)雜，項(xiàng)目立項(xiàng)后需經(jīng)過開題論證、方案設(shè)計(jì)、中期檢查、結(jié)題鑒定等階段。按照各類科研項(xiàng)目資助部門要求，學(xué)校每年有超過1 000項(xiàng)在研項(xiàng)目進(jìn)行全過程管理，按時保質(zhì)完成各節(jié)點(diǎn)任務(wù)難度大。

1.3 科研產(chǎn)出種類多 資產(chǎn)流失隱患大學(xué)校在科學(xué)研究過程產(chǎn)出方面具有大量的無形資產(chǎn)，主要包括專利技術(shù)、實(shí)驗(yàn)方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、信息數(shù)據(jù)等，而當(dāng)前，大量的無形資產(chǎn)長期缺乏統(tǒng)籌管理和分析利用的有效工具，造成底數(shù)狀態(tài)不清，轉(zhuǎn)化前景不明，存在資產(chǎn)流失的風(fēng)險(xiǎn)隱患?？蒲许?xiàng)目結(jié)題材料審核過程中發(fā)現(xiàn)，部分科研人員將其承擔(dān)的科研項(xiàng)目產(chǎn)出專利的權(quán)利人標(biāo)注為地方公司，造成軍隊(duì)和學(xué)校的無形資產(chǎn)流失。現(xiàn)行科研過程模式難以對此類現(xiàn)象進(jìn)行有效監(jiān)管，審查發(fā)現(xiàn)后只能對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評教育并要求其進(jìn)行權(quán)利人的變更，若能實(shí)現(xiàn)科研過程產(chǎn)出登記審核，加強(qiáng)事前監(jiān)管，將有效防止學(xué)校無形資產(chǎn)流失。

1.4 科研財(cái)務(wù)協(xié)同難 經(jīng)費(fèi)執(zhí)行監(jiān)管難一是預(yù)算執(zhí)行缺少實(shí)時監(jiān)管手段。目前，各級各類項(xiàng)目資助部門持續(xù)加強(qiáng)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理，要求依托單位指導(dǎo)科研人員規(guī)范合理使用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，確保預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，提高資金使用效益，各級科研管理部門若能實(shí)時掌握項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況，實(shí)施有效的監(jiān)督提醒，將有效提升項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行率，減少退回科研項(xiàng)目結(jié)余經(jīng)費(fèi)；二是科研財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)聯(lián)通亟需解決。目前科研管理部門與財(cái)務(wù)管理部門無法保持?jǐn)?shù)據(jù)協(xié)同，雙方數(shù)據(jù)信息聯(lián)通對接完全依靠人工核對，各級科研管理部門往往在項(xiàng)目專項(xiàng)審計(jì)、項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收、清理結(jié)余經(jīng)費(fèi)時才能夠了解項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況，已無法要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行整改和繼續(xù)使用經(jīng)費(fèi)。若能實(shí)現(xiàn)科研和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的聯(lián)通，將能做到早期預(yù)告預(yù)警，督促科研人員和各級科研管理部門及時合理使用經(jīng)費(fèi)，也將有效提升項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行率。

2 地方院校建設(shè)情況

本研究通過對部分地方高校進(jìn)行情況咨詢調(diào)查和走訪，結(jié)果顯示，總體上，國內(nèi)“雙一流”建設(shè)高校，特別是國內(nèi)知名大學(xué)包括其附屬單位大多已啟動科研管理信息化建設(shè)，且部分高校已完成二期或三期建設(shè)，投入經(jīng)費(fèi)較大且長期運(yùn)行維護(hù)，建設(shè)方式主要分為自主研發(fā)和委托地方公司建設(shè)兩類。

2.1 清華大學(xué)2009年，該校啟動科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)，2020年，推進(jìn)新一代科研管理系統(tǒng)建設(shè)。該校新一代科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)主要包括項(xiàng)目管理、經(jīng)費(fèi)管理、科研財(cái)務(wù)協(xié)同以及機(jī)構(gòu)管理四大部分，重點(diǎn)推進(jìn)科研機(jī)構(gòu)管理信息化，強(qiáng)化機(jī)構(gòu)動態(tài)管理和評價(jià)機(jī)制構(gòu)建[6]。

2.2 南京大學(xué)2019年，該校在原有科研管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上啟動系統(tǒng)整體升級換代，2020年完成建設(shè)，目前已投入使用。該校全面推進(jìn)論文數(shù)據(jù)治理和應(yīng)用，一次性治理本校教師發(fā)表的論文數(shù)據(jù)，啟動批量采集、集中治理、智能識別、微信認(rèn)領(lǐng)，個人論文發(fā)表數(shù)據(jù)精準(zhǔn)匹配，基本實(shí)現(xiàn)教師免登記、管理免審核，為本校教師論文發(fā)表數(shù)據(jù)分析和應(yīng)用提供良好支撐[7]。

2.3 北京航空航天大學(xué)2010年該校建立第一代科研管理信息系統(tǒng)，2017年對老版本系統(tǒng)進(jìn)行整體升級。該校全力推進(jìn)科研財(cái)務(wù)網(wǎng)上協(xié)同體系建設(shè)，是國內(nèi)科研、財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接較全面、徹底的高校，打通科研與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)共享和交互，同時還建設(shè)基于內(nèi)網(wǎng)的涉密科研項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)[8]。

2.4 哈爾濱工業(yè)大學(xué)2014年該校啟動學(xué)?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)建設(shè)，2018年對老版本系統(tǒng)進(jìn)行整體升級，同時建設(shè)基于內(nèi)網(wǎng)的軍工類涉密科研項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)，目前已完成建設(shè)并投入使用，該校以信息化為重要支撐全力推進(jìn)網(wǎng)上科研服務(wù)大廳建設(shè)，力爭科研辦事“不跑是常態(tài)、最多跑一次”。2019年《人民日報(bào)》以《該管的事項(xiàng)管到位，該放的權(quán)限放到底—機(jī)制運(yùn)行活了，創(chuàng)新熱情高了》為題，用較大篇幅報(bào)道哈爾濱工業(yè)大學(xué)如何通過信息化手段推進(jìn)科研管理機(jī)制改革為科研人員“松綁”，使其能夠不為繁雜事煩憂、靜下心來做研究的成功經(jīng)驗(yàn)、特色做法和取得的成效[9]。

3 對策及建議

3.1 分系統(tǒng)完善建設(shè)內(nèi)容軍隊(duì)院校是高度涉密單位，在系統(tǒng)建設(shè)時重點(diǎn)關(guān)注保密問題[10]。一是依托學(xué)校內(nèi)網(wǎng)部署構(gòu)建內(nèi)外系統(tǒng)，用于學(xué)校涉密內(nèi)容的科研管理，主要服務(wù)于各級科研管理人員和承擔(dān)軍隊(duì)類科研項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；二是依托校園網(wǎng)部署構(gòu)建外網(wǎng)系統(tǒng)，用于非涉密信息的科研管理。主要服務(wù)于各級科研管理人員和承擔(dān)國家、省部級科研項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并能通過互聯(lián)網(wǎng)處理和辦理科研相關(guān)業(yè)務(wù)。

3.2 分類別完善賬戶分級按照信息化系統(tǒng)建設(shè)權(quán)限分級原則，設(shè)置不同等級的賬戶權(quán)限滿足各類所需。一是科研人員方面，能實(shí)現(xiàn)過程文件、科研數(shù)據(jù)、原始記錄等資料線上留存，項(xiàng)目申請、變更備案、經(jīng)費(fèi)使用、成果登記等業(yè)務(wù)線上流轉(zhuǎn)，為科研人員提供“一站式”服務(wù)；二是院系科研管理部門方面，可實(shí)施自主科研管理，準(zhǔn)確掌握本單位科研總體情況，掌握全過程科研管理信息，精準(zhǔn)實(shí)施科研督導(dǎo)，壓實(shí)二級單位主體責(zé)任。三是學(xué)校管理部門方面，財(cái)務(wù)管理部門可實(shí)時掌握科研項(xiàng)目立項(xiàng)和變更信息，政治工作部門可掌握科研人員從事科研工作情況，科研管理部門可規(guī)范業(yè)務(wù)流程，簡化相關(guān)報(bào)表，查核備案資料，對各級科研管理部門和科研人員實(shí)施精準(zhǔn)管理[11]。

3.3 實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目的精細(xì)、高效管理科研系統(tǒng)的建設(shè)和投入使用，將極大促進(jìn)學(xué)校科研管理。一是科研項(xiàng)目全流程精細(xì)化管理。推動各類項(xiàng)目申報(bào)、專家評審、合同審核、變更備案、驗(yàn)收結(jié)項(xiàng)、資料歸檔、數(shù)據(jù)留存等業(yè)務(wù)線上辦理，讓科研管理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)線上流轉(zhuǎn)，加強(qiáng)各級科研管理部門對本單位科研情況的掌握度和控制力；二是科研財(cái)務(wù)線上業(yè)務(wù)對接協(xié)同。推進(jìn)經(jīng)費(fèi)認(rèn)領(lǐng)、項(xiàng)目入賬、預(yù)算變更等業(yè)務(wù)線上申請、審核和流轉(zhuǎn)，通過科研與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接，打通數(shù)據(jù)通道，實(shí)現(xiàn)科研管理部門與財(cái)務(wù)管理部門線上業(yè)務(wù)協(xié)同，更好地指導(dǎo)科研人員規(guī)范合理使用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。三是面向科研人員提供線上服務(wù)。對科研人員所需辦理的項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)、成果等各類科研業(yè)務(wù)進(jìn)行全面梳理，規(guī)范流程，簡化報(bào)表，加強(qiáng)提醒，為科研人員提供線上科研辦事一站式解決方案，全面提升科研人員科研辦事體驗(yàn)。四是學(xué)?？蒲泄芾頂?shù)據(jù)分析利用。對科研數(shù)據(jù)的采集、審核和歸檔機(jī)制加以規(guī)范，使得全?？蒲泄芾硇畔?、科學(xué)數(shù)據(jù)、原始記錄、節(jié)點(diǎn)資料能夠?qū)崟r準(zhǔn)確地進(jìn)入到統(tǒng)一的科研管理信息數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)科研數(shù)據(jù)線上實(shí)時動態(tài)跟蹤，以及實(shí)現(xiàn)全?？蒲星闆r多維度分析透視[12]。

綜上所述，科研信息系統(tǒng)是現(xiàn)代化高校的重要標(biāo)志和管理的主要手段，軍醫(yī)大學(xué)應(yīng)該高度重視科研信息的建設(shè)，借鑒地方高校建設(shè)的內(nèi)容和模式，盡早啟動建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)辦公，將有助于提升學(xué)校的科研監(jiān)管和為技術(shù)人員實(shí)現(xiàn)減負(fù)。