解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

王曉光 富秀晴 何士文

摘要：事業(yè)單位的人事管理是整個(gè)事業(yè)單位的行政系統(tǒng)得以良好協(xié)調(diào)發(fā)展的重要因素，而人事檔案管理則是保障事業(yè)單位高速高質(zhì)發(fā)展的重要組成部分。在原有的事業(yè)單位人事檔案管理工作不重視、不積極、記錄檔案信息錯(cuò)誤等現(xiàn)象頻發(fā)?，F(xiàn)當(dāng)下，由于信息社會(huì)的不斷縱深式發(fā)展，對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化和信息化也提出了新的要求。本文正是基于提升當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化水平的應(yīng)對(duì)措施而做出的探討。

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位 人事檔案管理 規(guī)范化

國務(wù)院在2014年4月25日發(fā)布的《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》針對(duì)保障事業(yè)單位工作人員的合法權(quán)益，建設(shè)新時(shí)代高素質(zhì)事業(yè)單位工作人員隊(duì)伍，促進(jìn)公共服務(wù)質(zhì)量水平的提升。人事檔案記錄事業(yè)單位工作人員的各種信息，對(duì)于事業(yè)單位工作人員的晉升、獎(jiǎng)懲、調(diào)動(dòng)都具有信息配對(duì)的意義，高效的人事檔案管理可以提高事業(yè)單位的人力資源利用率，對(duì)于人才的挖掘和人員晉升有著巨大作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

1.釋義

從檔案學(xué)的角度而言，人事檔案的管理即將人事檔案的收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。而對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案管理而言則是在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映事業(yè)單位工作人員的個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的信息記錄。具體而言就是該人員自進(jìn)入事業(yè)單位以后所對(duì)單位所做出的貢獻(xiàn)及個(gè)人價(jià)值的實(shí)現(xiàn)等。將個(gè)人與事業(yè)單位結(jié)合起來，以備考察的文件材料，這就是事業(yè)單位人事檔案。

2.價(jià)值

事業(yè)單位人事檔案因其主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。所以對(duì)于以事業(yè)單位組織而言，其重要性就涉及其內(nèi)部組織人員晉升、調(diào)劑、選拔等方面的適用。毋庸置疑的是，人事檔案的管理組織是事業(yè)單位整個(gè)行政系統(tǒng)和人員流轉(zhuǎn)得以發(fā)展運(yùn)轉(zhuǎn)的先決條件。

3.決策的有力性

事業(yè)單位不同于一般的社會(huì)營利性組織，在公益性地向整個(gè)社會(huì)提供社會(huì)服務(wù)的同時(shí)，在教育、衛(wèi)生、科技、文化等方面深植中國共產(chǎn)黨黨員的為人民群眾做貢獻(xiàn)、為社會(huì)主義做貢獻(xiàn)的堅(jiān)實(shí)思想政治方向不動(dòng)搖。在事業(yè)單位的人事檔案管理中，規(guī)范化和常態(tài)化的人事檔案管理工作的有效推進(jìn)有利于上層計(jì)策層和領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行人事崗位的調(diào)動(dòng)匹配，切實(shí)體現(xiàn)出人事檔案管理工作的意義，推進(jìn)人事資源的有效利用，為決策的科學(xué)性、合理性提供重要依據(jù)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

缺乏對(duì)于人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

在人事檔案管理過程中突出其重要地位才是使得檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新性管理和提高人事檔案管理工作的效率。但在現(xiàn)當(dāng)下的事業(yè)單位之中對(duì)于人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還停留在原有的認(rèn)識(shí)當(dāng)中。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人不重視人事檔案管理制度的系統(tǒng)化搭建，導(dǎo)致人事檔案管理工作的進(jìn)行隨意化，相關(guān)人才的調(diào)動(dòng)匹配受到阻礙，人事檔案管理工作人員素質(zhì)難以提高。

同時(shí)，由于上層領(lǐng)導(dǎo)的不重視，所以也會(huì)導(dǎo)致下面基層的工作者在錄入人事檔案信息時(shí)缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性，導(dǎo)致在后續(xù)的信息審查中出現(xiàn)人員信息不匹配的問題。

人事檔案管理工作人員自身水平和素質(zhì)問題

在現(xiàn)當(dāng)下的事業(yè)單位普遍不重視人事檔案管理工作，所以在涉及人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能方面就面臨難以提升之困境。一方面，相關(guān)工作人員的任用上可能存在隨意化的趨勢，即明明非檔案管理專業(yè)的人員也能從事檔案管理工作;另一方面，在現(xiàn)代社會(huì)信息變動(dòng)速度極快的當(dāng)下，對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案信息變動(dòng)亦是極快，而相關(guān)的人事檔案管理工作人員自身的專業(yè)技能和相關(guān)信息水平的缺失難以得到彌補(bǔ)，即人事檔案管理工作人員的素質(zhì)不高和業(yè)務(wù)能力缺乏提高途徑。甚至有些單位還會(huì)將一些“老弱病殘”調(diào)配到人事檔案管理工作崗位上。

人事檔案管理制度的欠缺

制度是使得一個(gè)機(jī)構(gòu)良好運(yùn)行的關(guān)鍵性保證。在事業(yè)單位的人事檔案管理工作過程中由于種種原因使得人事檔案管理工作的進(jìn)行缺乏制度的支持和保障，已經(jīng)在一定意義上嚴(yán)重阻礙事業(yè)單位人事管理工作的進(jìn)行。事業(yè)單位在人事檔案管理制度上的欠缺致使各種人事檔案的收錄、整理、歸檔等流程沒有合理的規(guī)范化流程制度制約。在日常的人事檔案管理中常常出現(xiàn)各種不合規(guī)的流程出現(xiàn)，導(dǎo)致人事檔案信息錯(cuò)誤率嚴(yán)重。

三、提高事業(yè)單位人事檔案管理水平規(guī)范的措施

制度保證規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

制度使得流程規(guī)范化和相關(guān)工作人員保證工作效率的有效措施，是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化、保密化、嚴(yán)格化的有效“流程圖”。（注意：在日常的事業(yè)單位人事檔案管理過程中，文書工作和檔案處理工作不可交叉進(jìn)行，雖然在形式上兩者具有一定的相似性但在其工作內(nèi)涵上所具有的意義上天差地別。所以在事業(yè)單位的人事檔案管理過程中人事檔案管理制度的制定可以一定意義上參照一般的文書工作細(xì)則，但在其根本的目的上要獨(dú)立區(qū)分于一般的文書工作。）把握人事檔案管理工作的要義，主要在人事管理制度上著手，在人事檔案管理上細(xì)分，為事業(yè)單位人事檔案管理制定適合事業(yè)單位人事發(fā)展的有效性的制度措施。為整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的考核、調(diào)動(dòng)、任職等環(huán)節(jié)提供一個(gè)科學(xué)合理的人事檔案輔助匹配。

同時(shí)，一個(gè)高效合理的人事檔案管理制度也可以保證人事檔案管理人員的科學(xué)配置，這樣既提高的人事檔案管理人員的工作效率也避免了出現(xiàn)“專業(yè)不對(duì)口”的現(xiàn)象和“人事檔案管理就是養(yǎng)老”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。此外，保證在制度的制約之下，相關(guān)人事檔案管理負(fù)責(zé)人積極履行職責(zé)和接受來自其他部門的監(jiān)督，保證整個(gè)人事檔案管理工作透明公開，檔案信息的收錄、整理等環(huán)節(jié)有現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的輔助保證出現(xiàn)信息錯(cuò)誤這樣的低級(jí)問題難以出現(xiàn)。

人才素質(zhì)助力規(guī)范化

歷來在事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的相關(guān)技能和業(yè)務(wù)水平提升的培訓(xùn)中，對(duì)于人事檔案管理工作者的培訓(xùn)幾近于沒有。這樣所導(dǎo)致的就是在現(xiàn)代社會(huì)轉(zhuǎn)型加快的過程中人事檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平一直難以得到有效提升，在人事檔案管理工作上手段老套、對(duì)于現(xiàn)代化信息輔助設(shè)備的使用缺乏熟練操作。所以在對(duì)于人事檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)上應(yīng)予以重視，制定合理的人事檔案管理工作者的培訓(xùn)流程、要求、渠道等，保證人事檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平得到提高，促進(jìn)事業(yè)單位人事制度的和諧有序發(fā)展，從而保障整個(gè)事業(yè)單位的高速高質(zhì)發(fā)展。

多部門協(xié)調(diào)配合機(jī)制的建立

人事檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜繁復(fù)，沒有其他部門的配合該工作是難以得到有效展開的，但在原有的人事檔案管理工作中，在面臨部門配合這件事上，由于過于復(fù)雜和各部門協(xié)調(diào)難以有效推進(jìn)的審批通過流程，導(dǎo)致很多人事檔案管理工作一直滯留，使得事業(yè)單位的人事系統(tǒng)一直難以全面。針對(duì)該類問題，事業(yè)單位的各部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人要開展相關(guān)會(huì)議的討論，針對(duì)精簡人事檔案管理工作進(jìn)程的審批流程和相關(guān)部門配合上做出有效的措施應(yīng)對(duì)，保證人事檔案管理工資的進(jìn)行可以暢通無阻。同時(shí)，部門間的相互協(xié)調(diào)配合的推進(jìn)也有利于檔案材料的收錄、整理的準(zhǔn)確性，明確各部門之間的職責(zé)歸屬。出現(xiàn)問題之時(shí)，可以立刻找到哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，并立即予以解決。

檔案信息的準(zhǔn)確性保障

在現(xiàn)代社會(huì)信息不斷發(fā)展的今天，信息化腳步的加快，所帶來的是人事信息的欠缺。所以在相關(guān)人事制度得到改革之后，現(xiàn)當(dāng)下人事檔案就會(huì)出現(xiàn)不匹配的問題，需要人事檔案管理工作人員及時(shí)進(jìn)行更正和分類處理，保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性。保證人事檔案管理工作人員熟知整個(gè)單位的人事變動(dòng)情況，便于相關(guān)人事工作展開之時(shí)的初步了解。而針對(duì)人事檔案管理過程中出現(xiàn)的遺留問題，相關(guān)人事檔案管理人員要加以仔細(xì)辨別，篩選保留對(duì)于本單位發(fā)展有利的那一部分，對(duì)于已經(jīng)不屬于本單位的人事檔案要聯(lián)系當(dāng)事人進(jìn)行對(duì)接提取，而針對(duì)無法聯(lián)系當(dāng)事人的要及時(shí)聯(lián)系當(dāng)事人的原籍部門進(jìn)行對(duì)接，力求做到對(duì)于人事檔案信息管理的嚴(yán)謹(jǐn)落實(shí)。同時(shí)，針對(duì)有些“遠(yuǎn)古”檔案，相關(guān)當(dāng)事人已經(jīng)難以查驗(yàn)的部分，征得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意之后進(jìn)行集中銷毀，提高人事檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性和時(shí)效性。

檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的搭建

在現(xiàn)代社會(huì)中由于信息化和社會(huì)轉(zhuǎn)型的影響，在事業(yè)單位內(nèi)部很多部門在“大勢所趨”下紛紛進(jìn)行轉(zhuǎn)型和合并，而對(duì)于人事檔案管理工作而言，這無疑會(huì)加重人事檔案管理工作者的任務(wù)量和處理檔案信息的及時(shí)性。常常出現(xiàn)一些部門的人事已然變動(dòng)，但在合并和轉(zhuǎn)型之后的部門人事檔案滯留和未歸檔處理的問題。所以相關(guān)人事檔案管理負(fù)責(zé)人員要及時(shí)和相關(guān)部門進(jìn)行交接，建立一套定期核查檔案信息的網(wǎng)絡(luò)，為人事檔案信息的準(zhǔn)確性“保駕護(hù)航”。在此之上，相關(guān)人事檔案管理人員針對(duì)同一時(shí)段、同一類別的人事檔案信息進(jìn)行匯總、分類、歸檔等工作流程，保證事業(yè)單位人事制度的高效運(yùn)行。

四、結(jié)束語

通過對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理的重要性和所出現(xiàn)的問題的分析，闡述了新形勢下建立適應(yīng)事業(yè)單位人事制度不斷發(fā)展的人事檔案管理制度的必要性，以及加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力和相關(guān)部門的有效協(xié)同配合的重要性有效策略的探究，針對(duì)性地提出地提出了適合事業(yè)單位人事檔案管理工作的制度建設(shè)、部門合作、人員素質(zhì)保證等措施，為事業(yè)單位的人事制度發(fā)展提供檔案信息參考，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，為廣大人民群眾提供更多高質(zhì)、高量的社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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盧榮平.行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020：153-154.

作者簡介：王曉光，1972年9月出生，男，滿族，籍貫：河北省承德市，本科，研究方向：檔案管理