建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)芻議

葛瓊

引言

人力資源和社會保障部門檔案工作，是各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作運(yùn)行的基礎(chǔ)。在信息化時代，怎樣利用信息技術(shù)手段，不斷提升檔案保管質(zhì)量和使用效率，是各級人社部門不斷研究和探索的重要工作之一。筆者依據(jù)從事人社部門檔案管理工作多年的經(jīng)驗(yàn)，探討建立統(tǒng)一的人社檔案信息集中管理系統(tǒng)的必要性、重要性，剖析目前存在的困難問題，提出對應(yīng)策略。

一、建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)的必要性

人力資源和社會保障工作覆蓋面廣，從職業(yè)技能培訓(xùn)、推薦就業(yè)、簽訂勞動合同、辦理就業(yè)登記，到參加社會保險、退休待遇發(fā)放，直至死亡撫恤喪葬各個方面，直接面向廣大群眾，關(guān)系群眾就業(yè)、勞動關(guān)系維護(hù)及退休待遇。日常工作中，每個環(huán)節(jié)都形成了大量且珍貴的檔案資料和信息，也有各自獨(dú)立的信息管理系統(tǒng)。但由于涉及個人信息安全，各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案獨(dú)立保存、各系統(tǒng)互不關(guān)聯(lián)，信息資源在機(jī)關(guān)內(nèi)部不能共享。比如：群眾辦理退休審批手續(xù)，需要先查看人事檔案確定年齡、工齡等信息，查看社保檔案確定社保繳納情況，群眾要往返于退休管理科、人事檔案室、社保征繳大廳等處，來回尋找、復(fù)印、提交材料，工作人員重復(fù)勞動，致使群眾嫌煩、干部喊累，社會影響力不好。

建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)，是推進(jìn)政務(wù)服務(wù)一窗受理、一站式辦結(jié)的基礎(chǔ)。以筆者所在地區(qū)為例，目前，正在全力推進(jìn)提速“一網(wǎng)通辦”、提高政務(wù)服務(wù)水平活動，建立了高標(biāo)準(zhǔn)政務(wù)服務(wù)中心，將各項(xiàng)政務(wù)服務(wù)集結(jié)一處，全力打造“一窗式受理、一章式審批、一站式辦理、一條龍服務(wù)”服務(wù)模式，為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)便捷高效服務(wù)。但由于人社部門檔案量大、不便于大廳存放、查閱繁瑣費(fèi)時等多方面的限制，致使退休管理等相關(guān)窗口不能及時入駐服務(wù)大廳，影響了整體工作的推進(jìn)。

建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)，也有利于保障檔案的真實(shí)性、延長檔案的使用壽命，避免人為操作等現(xiàn)象的發(fā)生，有效預(yù)防腐敗滋生。干部人事檔案造假、經(jīng)辦人員侵占挪用社?；稹⒈Ｈ藛T死亡冒領(lǐng)養(yǎng)老待遇等一系列社會問題都與檔案信息未能有效管理、妥善利用有著巨大關(guān)系。同時，紙質(zhì)檔案的反復(fù)復(fù)印，不僅造成紙張、油墨等耗材浪費(fèi)，也造成檔案資料在不同經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的重復(fù)保管，加大了工作人員工作量，占用了辦公空間，與習(xí)總書記厲行勤儉節(jié)約、反對鋪張浪費(fèi)的重要批示精神是相違背的。

二、建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)的重要作用

人力資源和社會保障部門是一個集體，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該相互配合、齊心協(xié)力，共同為群眾提供高效便捷的服務(wù)。搭建連接各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息橋梁，構(gòu)建一個統(tǒng)一的人社檔案信息集中管理系統(tǒng)勢在必行。

1.有利于有效減輕服務(wù)對象提交材料的繁瑣負(fù)擔(dān)，達(dá)到高效為民的目標(biāo)

人社部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)貫穿群眾的一生，起承轉(zhuǎn)合、相互關(guān)聯(lián)。以服務(wù)對象張三為例，假定他是一位待業(yè)青年，在人力資源服務(wù)窗口參加職業(yè)技能提升培訓(xùn)，經(jīng)過職業(yè)介紹求職成功，建立勞動關(guān)系，到仲裁院進(jìn)行勞動合同備案，再到人力資源服務(wù)窗口進(jìn)行就業(yè)登記，之后在社保征繳窗口參加社會保險、繳納保險費(fèi)等，經(jīng)過了獨(dú)立運(yùn)行的職業(yè)技能提升培訓(xùn)系統(tǒng)、勞動合同備案系統(tǒng)、就業(yè)登記系統(tǒng)、社會保險繳納系統(tǒng)等，因?yàn)楦飨到y(tǒng)信息不通暢，辦理每項(xiàng)業(yè)務(wù)時，他都需要提供別的窗口辦理的原件資料及復(fù)印件等，手續(xù)繁瑣、時間浪費(fèi)。如果實(shí)現(xiàn)了各系統(tǒng)的有效對接，就不需要張三再反復(fù)提供材料，優(yōu)化了服務(wù)流程，提升了服務(wù)效率。

2.有利于及時掌握服務(wù)對象相關(guān)動態(tài)信息，達(dá)到精準(zhǔn)服務(wù)的目的

今年就業(yè)工作成為“六穩(wěn)”“六?！敝?，全面落實(shí)國家各項(xiàng)扶持政策、促進(jìn)充分就業(yè)成為人社工作的重中之重。搭建就業(yè)、社保信息交流平臺，建立企業(yè)吸納就業(yè)人員、社會保險繳納信息數(shù)據(jù)動態(tài)工作臺賬，有力于準(zhǔn)確掌握各個企業(yè)的實(shí)時情況，及時為企業(yè)提供針對性的、個性化服務(wù)。比如：新冠疫情期間，國家對依法參保繳費(fèi)、不裁員或少裁員的參保企業(yè)，加大失業(yè)保險返還力度，支持企業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)。面對疫情期間出行不便、政策宣傳不暢、線下業(yè)務(wù)難辦等現(xiàn)狀，借助這一系統(tǒng)，一名工作人員通過一臺電腦就可以排查區(qū)域內(nèi)所有符合條件的企業(yè)，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)的精準(zhǔn)對接，通過電話聯(lián)系、網(wǎng)上申辦等方式，直接為企業(yè)發(fā)放補(bǔ)貼，避免了宣傳廣、受益少的尷尬，減去了多科室工作人員的接觸配合，省去了企業(yè)往返提供材料，切實(shí)做到了“政策找企”。

3.有利于優(yōu)化內(nèi)部工作運(yùn)行機(jī)制，達(dá)到提質(zhì)增效的目的

各系統(tǒng)信息設(shè)置通行密碼和權(quán)限，管理人員根據(jù)各自權(quán)限通過密碼獲得所需要的信息，既可以方便快捷的獲得所需信息，也有效保障了系統(tǒng)信息的安全。網(wǎng)絡(luò)信息化操作，每項(xiàng)工作都留有痕跡，無形之中警示工作人員按時完成應(yīng)辦工作，及時上網(wǎng)共享，既提升了工作效率，也有利于出現(xiàn)失誤時追責(zé)。系統(tǒng)每個環(huán)節(jié)，都設(shè)置監(jiān)督人，由各項(xiàng)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)對各項(xiàng)工作進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時監(jiān)督，保障各項(xiàng)事項(xiàng)辦理合規(guī)合法。同時，設(shè)置總管理員，主要負(fù)責(zé)人無需召開會議，在辦公室一鍵點(diǎn)擊即可全盤調(diào)度總體工作運(yùn)轉(zhuǎn)情況，實(shí)現(xiàn)了上下級的縱向監(jiān)管，規(guī)避了部門間推諉扯皮、互不合作現(xiàn)象的發(fā)生，保障規(guī)定事項(xiàng)在規(guī)定時間范圍內(nèi)辦理完畢，有效避免人為操作，預(yù)防腐敗滋生。

三、建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)的主要問題與對策

經(jīng)調(diào)查，基層人社部門在建立檔案信息集中管理系統(tǒng)上還存在一些實(shí)際困難和問題。一是思想認(rèn)識不夠。有些領(lǐng)導(dǎo)工作缺乏創(chuàng)新，習(xí)慣于等上級出政策、下任務(wù)，怕改革出錯誤、被笑話，滿足現(xiàn)狀，不愿擔(dān)責(zé)奮進(jìn)。部分工作人員滿足于自身本職工作得心應(yīng)手，不愿學(xué)習(xí)，不想改變，對運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理和運(yùn)用檔案認(rèn)識不夠，認(rèn)為建系統(tǒng)是增加了工作量，是多此一舉。少數(shù)工作人員的個人能力、專業(yè)水平以及信息處理能力等還不能適應(yīng)管理系統(tǒng)的操作要求，特別是許多年齡較大的職工不會網(wǎng)絡(luò)操作。二是檔案管理基礎(chǔ)薄弱。各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案實(shí)現(xiàn)信息化，是建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。但目前，在基層人社部門，還沒能完全實(shí)現(xiàn)檔案信息化，特別是人事檔案，基數(shù)大、任務(wù)重，要將這些檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案是一項(xiàng)巨大的工程，還面臨著設(shè)備、人員及資金投入等方方面面的困難和問題。三是各系統(tǒng)數(shù)據(jù)不兼容。各業(yè)務(wù)覆蓋面不一，各系統(tǒng)采集信息標(biāo)準(zhǔn)不一，如：有人進(jìn)行了就業(yè)登記，但沒有進(jìn)行參保登記;有人參保繳費(fèi)了，但沒進(jìn)行就業(yè)登記，這就造成了人員信息在就業(yè)和社保系統(tǒng)中不同。還有部分人員，聯(lián)系電話、工作單位、學(xué)歷信息等登記不全面、不準(zhǔn)確，給實(shí)際利用造成困難。同時，各系統(tǒng)數(shù)據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不一致，軟件缺乏靈通性，通用性能較低。

針對上述問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面入手，夯實(shí)工作基礎(chǔ)，創(chuàng)造有利條件，建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)，有力推動工作開展，不斷提高人社部門管理水平和公共服務(wù)能力。

1.突破慣性思維，創(chuàng)新工作方式

人社部門承擔(dān)著群眾的就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會保障、退休審批、養(yǎng)老喪葬撫恤待遇發(fā)放，企業(yè)的就業(yè)政策落實(shí)、社會保險繳納、人才引進(jìn)、勞動維權(quán)等多方面工作。在日常工作中，要強(qiáng)化團(tuán)隊合作意識，作為一個整體去為服務(wù)對象服務(wù)，切實(shí)改變就業(yè)只管推薦就業(yè)，社保只管征繳保險的各自行動狀態(tài)。要建立專門檔案管理中心，健全相應(yīng)規(guī)范制度，保障各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)能夠依據(jù)規(guī)定，定期報送檔案資料，從源頭上促進(jìn)檔案信息的整合。要積極解放思想、創(chuàng)新工作方式方法，積極推廣利用先進(jìn)技術(shù)手段和工作方法，做到事半功倍。建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)，打破“分散多頭”管理的模式，有效促進(jìn)各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案資源整合，摸清服務(wù)對象底數(shù)，建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，提高服務(wù)效能。

2.強(qiáng)化資金投入，推進(jìn)模式轉(zhuǎn)換

檔案信息化工作是一項(xiàng)巨大工程，基層人社部門人員緊缺、專業(yè)技術(shù)水平不足，單單依靠人社部門的人員很難完成。為此，通過政府采購引入專業(yè)團(tuán)隊，對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位、全過程的操作、管理，可以有效促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。但這需要雄厚的資金作為支撐，單靠人社部門日常工作經(jīng)費(fèi)難以保障。這就需要各級政府把此項(xiàng)工作放到提升政務(wù)服務(wù)、優(yōu)化營商環(huán)境的高度去重視，列入數(shù)字化政府建設(shè)之內(nèi)，列支專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)予以保障。同時，各級人社部門應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計，由人社部、人社廳統(tǒng)一規(guī)劃，在系統(tǒng)技術(shù)上予以保障，在資金、政策等方面向欠發(fā)達(dá)地區(qū)傾斜，推動建立全省、乃至全國的人社檔案信息集中管理系統(tǒng)。扎實(shí)推進(jìn)各系統(tǒng)數(shù)據(jù)核對清理工作，確保數(shù)據(jù)一致、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

3.強(qiáng)化制度建設(shè)，確保信息安全

人社檔案信息集中管理系統(tǒng)的建立有效促進(jìn)了信息的共享，方便群眾辦事、節(jié)約社會資源、提升服務(wù)效率，但也會帶來信息安全隱患。要從維護(hù)國家安全的高度切實(shí)做好檔案管理工作，嚴(yán)格按照國家檔案法等有關(guān)規(guī)定，落實(shí)各項(xiàng)安全保密管理制度，建立安全高效的防護(hù)體系。要加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案安全理念教育，著力提升綜合素質(zhì)和綜合管理能力，提高計算機(jī)操作能力和應(yīng)用水平。嚴(yán)格日常工作管理，完善管理章程和操作細(xì)則，建立層級負(fù)責(zé)責(zé)任制，制定檔案災(zāi)害應(yīng)急處理預(yù)案，嚴(yán)格按照規(guī)范做好出入庫登記、溫濕度控制、防火防盜等工作。同時，加強(qiáng)備份體系建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，確保電子檔案信息及時地異質(zhì)異地保管。

結(jié)論

總之，基層人社部門在檔案管理方面還存在許多制約因素，解決掉這些阻礙性因素，建立人社檔案信息集中管理系統(tǒng)，使信息資源在機(jī)關(guān)內(nèi)部暢通無阻、有效共享，不斷提升為民服務(wù)效能，是目前基層人社必須關(guān)注的一個重要課題。

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作者單位：山東省棗莊市山亭區(qū)人力資源和社會保障局