論突發(fā)公共衛(wèi)生事件下的檔案管理

高赫笛

摘要： 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，同時又由于突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案具有極強(qiáng)的參考和利用價值，所以其又具有極強(qiáng)的特俗性。為了做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件下的檔案管理工作，醫(yī)院需要從人員素質(zhì)、檔案的收集保管以及利用等方面入手，下面我就對此提出了一些策略。

關(guān)鍵詞：突發(fā)公共衛(wèi)生事件;檔案管理

分類號：G271

一、 強(qiáng)化對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的收集

為了確保檔案收集能夠有效及時和完整準(zhǔn)確，檔案收集人員需要做好全力以赴的準(zhǔn)備。檔案收集人員要不怕辛苦深入前線做好跟蹤記錄，努力做到不遺漏、不懈怠。檔案收集人員在收集的過程中要努力確保資料的真實性，確保一手資料的真實有效并且能夠客觀反映整個突發(fā)事件。另外對于突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的收集工作來說，必須要堅持全面性和系統(tǒng)性的原則，檔案的收集內(nèi)容不能只停留在紙質(zhì)資料還要在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生過程中多進(jìn)行一些視頻、音頻和照片的收集，另外對一些會議記錄、工作日志以及相對簡短的總結(jié)也可以作為檔案收集的重要內(nèi)容。對于一些重要檔案的收集而言，檔案收集人員要做好及時地跟蹤收集，將整個事件發(fā)生中所形成的資料全面地收集到檔案中來。對重要檔案的收集整理要進(jìn)行有針對性的指導(dǎo)，全程式的指導(dǎo)和幫助能夠確保檔案及時歸檔也能夠防止因相關(guān)人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)而出現(xiàn)的推遲和遺漏。檔案收集的資料需要進(jìn)行系統(tǒng)性的管理，通常情況下由于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生較為突然，所以在檔案收集的過程中容易出現(xiàn)混亂。為了確保檔案收集的系統(tǒng)性，相關(guān)人員要學(xué)會資料的整理，將不同類型的檔案資料進(jìn)行分門別類的整理，紙質(zhì)資料、視頻、音頻以及相關(guān)圖片要嚴(yán)格按照時間和事件的發(fā)展順序進(jìn)行整理，這樣才能方便日后的總結(jié)和查找工作。還有一點也是非常重要的，那就是檔案收集的實用性，面對突發(fā)公共衛(wèi)生事件，要學(xué)會保證資料收集的有效性和實用性。檔案收集人員不能為了完成盲目收集資料，也不能一味地追求數(shù)量而不重視質(zhì)量，同類型的檔案資料也學(xué)會選擇尤其是要學(xué)會篩選出一些具有代表性的資料，這樣既可以減少無用功也能夠確保檔案資料的代表性。確保檔案收集的實用性同樣也需要相關(guān)專業(yè)人士的指導(dǎo)，為了方便日后查找尤其是學(xué)習(xí)相關(guān)經(jīng)驗，醫(yī)院要安排相關(guān)專家指導(dǎo)檔案收集人員學(xué)會收集重要資料，將重要的資料放在重要位置。

二、 強(qiáng)化檔案的保管工作

對于檔案的保管而言，防范意識是不可以缺少的。醫(yī)院中負(fù)責(zé)檔案工作的人員要對檔案的保管工作給予足夠的重視，同時也要將其與檔案收集工作放在同樣重要的位置。檔案保管的場所要做好保護(hù)，確保保管場所的牢固和安全，尤其是要防止紙質(zhì)文件材料的破損。對于突發(fā)公共衛(wèi)生方面的檔案保管場所可以進(jìn)行視頻監(jiān)控，這樣有助于確保檔案的安全。另外對于一些視頻、音頻、圖片資料，醫(yī)院檔案管理部門可以進(jìn)行備份，這樣也有助于防止丟失。

三 、 做好師資培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力

當(dāng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件已經(jīng)發(fā)生或者將要發(fā)生的時候，醫(yī)院的檔案管理部門要做好有針對性的師資隊伍培訓(xùn)。通過培訓(xùn)來豐富檔案管理人員的專業(yè)知識，尤其是要檔案管理人員掌握有關(guān)公共衛(wèi)生事件檔案管理的專業(yè)技能和專業(yè)知識。只有不斷豐富和提高檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)能力，才能更好地落實檔案管理的相關(guān)措施。

首先醫(yī)院要成立專業(yè)的培訓(xùn)班，可以通過邀請相關(guān)專家來對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，豐富其理論知識。培訓(xùn)中還要明確突發(fā)公共衛(wèi)生事件下的檔案管理與日常的檔案管理工作有著很大的不同，其文檔資料需要明確歸類以方便查找。其次在具體的工作中也可以采用師傅帶徒弟的方法，在布置任務(wù)的過程中可以采用分組進(jìn)行，每一個小組中安排一名或者兩名具有豐富經(jīng)驗的人員來指導(dǎo)其他人，這樣既提高了經(jīng)驗不足人員的能力同時也有利于相關(guān)工作的開展。為了提高醫(yī)院檔案工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平，醫(yī)院也應(yīng)該定期對檔案工作人員展開信息技術(shù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高員工的信息技術(shù)應(yīng)用能力尤其是突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案方面相關(guān)的信息技術(shù)應(yīng)用更要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)。

四、 促進(jìn)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的利用

為了提高突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的利用價值，醫(yī)院檔案管理人員需要充分運用好互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行信息資源的有效共享。為了更好地服務(wù)社會大眾，醫(yī)院檔案部門要學(xué)會擴(kuò)大服務(wù)對象和服務(wù)范圍，增加檔案利用的方式和途徑。充分利用好互聯(lián)網(wǎng)這一平臺，積極開展網(wǎng)絡(luò)查詢、信息咨詢，同時根據(jù)用戶的不同需求做好有針對性地開放。醫(yī)院檔案部門也要對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案進(jìn)行及時地解密和降密，通過信息技術(shù)及時地向公眾開放，確保信息共享的及時性與有效性，這樣有助于社會公眾及時、準(zhǔn)確、全面地了解整個突發(fā)公共衛(wèi)生事件，同時也會減少因信息共享的不對等而產(chǎn)生了恐慌。最后還要提高檔案的現(xiàn)實利用價值，做好信息的及時公開，確保檔案信息提交和公開的時效性。用及時有效的檔案信息來為社會更好地服務(wù)，讓突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作成為減少社會損失、促進(jìn)社會穩(wěn)定良好發(fā)展的一項重要保障。

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