構建檔案管理防災抗災機制初探

范晶晶

摘 要：本文總結了檔案管理防災抗災機制的重要內容，并就如何加強檔案管理防災抗災機制的協(xié)調運行提出了一些建議和對策，以便能夠解決檔案管理過程中面對的各種災難。

關鍵詞：檔案管理;防災抗災;機制

很多檔案的孤本會在各個檔案館中保存，并且這些信息往往都記錄在一些比較易受到損害的工具上。不論是任何形式的人為災害，還是自然災害，都會給文獻和檔案帶來部分損壞或者永久性的損毀。例如，在2003年4月的伊拉克戰(zhàn)爭中，就有大量的檔案丟失。在2008年5月12日，我國四川汶川大地震中，在北川縣檔案館中最為珍貴的檔案——《石泉縣至》丟失，直到現在還未找到。因此，在面臨有可能存在的各種災難或者突發(fā)事件中，我們需要不斷強化檔案管理防災抗災機制的運行與協(xié)調，這一問題也成為當前世界檔案界亟需解決的重要問題。

筆者認為，通過構建檔案防災抗災機制能夠有效幫助提升管理檔案防災抗災的工作效率，能夠強化機制的適用性與針對性，有效的減少成本，并帶來更多好處。我們不僅需要從理論上解釋檔案館防災抗災工作的重要性，而且還需要從實踐、應用和研究中總結經驗。通過對“機制”的研究，我們可以掌握抗災的措施和方法，從而最大程度地擴展人類的社會記憶。

一、構建檔案管理防災抗災機制的主要內容

1.建立健全“機制”的組織體系

各級檔案館都要具有憂患意識，在平時的工作中就要做好預防措施，以確保能夠及時的應對各種重大事故與災害。通過有關政府部門的幫助與支持，檔案館還需要加強與各方面的溝通與合作。所以，在面臨重大災害前，需要構建出一個能夠互相協(xié)調、分級工作和統(tǒng)一領導指揮的綜合處理檔案災害的機構。在該體制中，還需要將中央到地方四級納入其中。同時，各個部門需要劃分職責，將責任落實到相應的部門或者有關的工作人員，確保在事故發(fā)生的時候，能夠以最快的速度解決問題。

2.建立健全“機制”的制度體系

根據災難的程度，一般分為特大、重大、大型和一般級別，范圍（僅單一類型的檔案機構和涉及整個社會的綜合類型）采取橫向聯(lián)動、縱向救援的協(xié)調機制。針對災難的三個階段（災難前，災難中和災難后），建立并完善三種機制：一是災前監(jiān)測預警機制。在災前的預防階段，應制定防災計劃，對防災知識和抗災知識進行宣傳和教育，通過計劃將責任分配給部門和人員，并在災難發(fā)生前應采取預防措施，防患于未然。二是災中的防災抗災機制。領導快速決策，激活應急響應保障措施，及時應對災難。第三，災后恢復重建機制。及時將檔案轉移到安全的地方，并采取科學的方法修復和處理災難文件。根據這三種機制，制定相應的法律、法規(guī)、制度和方法。

二、目前檔案管理中存在的問題及其分析

1.預防意識淡薄，缺乏科學的預防措施與預警機制

在平時管理檔案工作過程中，大多數人都抱有錯誤的想法，如大多數情況下不會出現重大災害，或者有人會認為小災不可怕，大災躲不過等等。因為人們沒有較強的防災抗災意識，導致在做檔案樓建設、檔案裝備的采購以及重要檔案的備份等工作的時候大打折扣，這將導致檔案工作中存在諸多疏漏，甚至給檔案工作帶來較大的危害。不僅如此，由于地震、火山噴發(fā)以及泥石流等重大自然災害的預測比較困難，并且這些自然災害往往事發(fā)突然，所以大多數工作人員都會認為這些自然災害難以避免，或者會存在預測失敗的情況。這些都會極大程度上降低檔案館工作人員的工作主動性與積極性，從而影響檔案的安全。比如，自新中國成立到現在，發(fā)生的眾多火災中大約存在300萬卷檔案被燒毀。比較典型的是在1989年12月，因為河北省深縣法院不合理用火，造成18000卷檔案損壞。

2.合作意識不強，部門之間缺乏協(xié)調統(tǒng)一與有機配合

因為存在諸多方面的原因，檔案部門與通訊機構、新聞媒體、氣象部門以及地址部門等機構或部門的聯(lián)系并不緊密，導致很多研究成果不能共享，進而在面對重大自然災害的時候會浪費大量的信息資源。并且，因為實戰(zhàn)演練經驗比較少，在面臨重大自然災害的時候，依然會存在人員與物資難調配、道路堵塞等狀況。因此，一旦自然災害發(fā)生，因為檔案部門與其他機構之間存在的聯(lián)系甚少，沒有有效的合作與交流，會直接威脅到檔案館的安全。

3.缺乏戰(zhàn)略眼光，檔案裝具、建筑的抗震能力有限

由于經費有限，檔案館購買的檔案大多抗震能力有限，有些檔案館的建筑質量也較差。所以，在對檔案館的裝備進行采購的時候，往往會一切從簡，給檔案管理工作帶來較大的隱患。例如，在2008年的汶川地震中，四川省的檔案嚴重損壞。D類危房檔案有375萬卷，在這些檔案中，有302萬卷的檔案比較危險，并且保護這些檔案的裝備中有5511套因為自然災害被損壞。尤其是北川縣檔案館，在地震中有8.5萬卷檔案被掩埋。通過進行檔案搶救工作，檔案館中的《石泉縣志》仍未找到，還有大量搶救出的檔案受到較大的損壞。通過事實表明，工作人員在建設檔案館時的工作態(tài)度嚴重影響檔案的安全，因此需要不斷提高檔案館的建設質量，做到對檔案設備科學采購，這也是確保檔案安全的最基本要求。

4.主動性差，重要檔案異地、異質備份機制不完善

一直以來，因為檔案管理機制的不健全，造成很多工作人員工作不嚴謹的狀況。檔案工作者在工作過程中，不能充分發(fā)揮其創(chuàng)造性、主動性與積極性，重要檔案館呈現出異地、異質備份機制不完善的狀況。因此，當發(fā)生重大自然災害時，就是重要文件被銷毀的日子。如在2007年7月，四川北部、東南部與東北部等地連續(xù)出現暴雨，該省出現十分嚴重的洪澇災害。這一次嚴重的自然災害導致四川省檔案館損失金額高達300萬元，在災難中受潮檔案達10萬卷。另外，第9711號臺風登陸浙江省臺州市溫嶺行塘鎮(zhèn)后，臺州市海門港潮位比原先預報的高出1.8米，城區(qū)椒江嚴重進水，浙江海門一機床廠水深達1.3米，因為存在預測偏差，所以再轉移已經來不及，即使在臺風到來之前采取有關措施，還是有2000多卷檔案被浸泡。受本次臺風影響，浙江省寧波市岱山縣、路橋區(qū)、天臺縣、三門縣以及溫嶺市等地區(qū)，一共有20個檔案館受到災害的影響。

三、強化檔案管理防災抗災機制協(xié)調動作的建議與對策

1.強化檔案管理應對災害的基礎能力建設

堅實的基礎設施是抵抗各種風險和克服各種災難的基礎。對于檔案進行管理主要在于硬件與軟件。在硬件方面，需要不斷提升檔案館的抗災水平，還需要根據抗災問題采購與建設相應的設施。同時，還需要增加對于檔案安全管理的投資，不斷推廣使用新設備、新工藝以及新技術，并逐步完善檔案安全儲存的條件;在軟件方面，做好隱患排查方面的工作，并落實好對辦公用房、檔案庫房以及附近環(huán)境的全面安全檢查工作，定期對檔案館建筑水電線路及相關設備的維護保養(yǎng)進行檢查，發(fā)現倉庫泄漏、危險房屋以及防雷裝置故障等不安全因素，及時采取措施，堅決杜絕事故，確保檔案的安全。加強守衛(wèi)管理制度，出入登記，切實有效地執(zhí)行。建立科學有效的利益協(xié)調機制，善于解決檔案用戶和檔案管理員這兩者之間的矛盾，開展和諧安全的檔案創(chuàng)建活動，嚴格杜絕會對檔案工作產生較大影響的惡性事件的發(fā)生。

2.全方位推進綜合長效“機制”建設

根據國家檔案局的規(guī)定，我們需要不斷推進機制的建設，同時促進機制建設的規(guī)范化和一體化。國家檔案館要建立強大的災害管理組織體系檔案，建立有關于檔案管理防災抗災的指導性文件系統(tǒng)，同時在平時各級檔案部門的工作中，也需要做好檔案管理的防災抗災工作。我們可以規(guī)定每5年制定一個檔案防災抗災計劃，然后將其歸納為一個體系。加強應急監(jiān)測和預警機制，目前，我國大多數防災機制更多的是救濟，而不是簡單的預測和預防，這明顯是錯誤的。不要在災難發(fā)生后被動的進行應對，而是需要主動的采取策略來應對可能會發(fā)生的各種災害。檔案機構的建立需要各級部門共同努力，來構建檔案防災抗災機制，探索從被動到主動的新的防災、防災工作檔案，能夠用新的方法與觀念做好應急處置，做好事前的防范工作。我們需要加強全面協(xié)調和互動的應急響應和社會動員機制。防災和響應并非孤立現象，檔案部門不僅需要履行好自己的職責，還需要加強與其他有關部門的溝通與交流，充分利用好信息資源，形成協(xié)調有效的局面。不斷加強和地質、氣象與水利等各個部門之間的聯(lián)系與協(xié)作，確保能夠及時獲取各種有用信息，從而提升對于災害的及時響應能力。要積極加強國際之間和地區(qū)之間在檔案管理方面的防災救災合作，完善國際合作機制，及時地交流信息，學習有關經驗，采取聯(lián)合行動，大大提高應急反應的實效。

3.強化檔案工作應急管理法律建設

目前，國家檔案局制定的《檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》還遠遠不夠。應當完善法律法規(guī)，制定配套法規(guī)，完善具體制度。在進行檔案管理防災抗災過程中構建相應的法律體系，同時能夠落實好在面臨防災抗災工作時各個部門的職責，如對于檔案管理防災抗災工作中，檔案管理機構、各級政府乃至普通公民發(fā)生災害后的應急管理措施、防災抗災中的規(guī)劃、防災抗災中的責任等等。健全的法律制度在檔案防災抗災中發(fā)揮巨大的作用，一方面能夠有效促進機制的運轉，另一方面還會提供制度規(guī)范與法律保障。另外，需要做好法律的宣傳工作，強化工作人員履行檔案管理防災抗災法律規(guī)定的責任與義務的認識。我們要加強對執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，以確保依法執(zhí)行和充分執(zhí)行。

4.建立健全檔案工作應急管理保障體系

首先，建議在國家防災減災日的時候，檔案部門積極開展防災減災知識教育和受災檔案的搶救與恢復技術講座，并進行防災抗災演練，開展防災救災培訓，強化檔案工作者的防災意識。構建一個專家小組，使其能夠在災難發(fā)生后及時參與災害救援的指導工作，同時還需要構建出一個技術專業(yè)以及訓練有素的應急救援隊伍。其次，需要增加資金的投入力度，每一年都要科學地分配專項資金，構建救災資金應急分配機制，保障可以在24小時內采取救災措施，使檔案受到的災害可以得到及時的救護。最后，要加強材料的儲存。檔案館需要根據檔案館建設設計規(guī)范的要求，制定相應的安全保護措施，同時還需要裝備檔案安全防護設備，如自動報警、防水、防火、去濕與滅火等必要的檔案安全保護設備與器材。

5.推進災后檔案的保護與搶救工作

在重大自然災害發(fā)生后，國家檔案局需要及時做出檔案搶救與保護工作，指派有關的專家到達災區(qū)前線。地方受災較重，會存在庫房坍塌以及檔案被埋的狀況，需要快速地與抗震救災指揮部門溝通，取得他們的支持與幫助，盡可能盡快將檔案搶救出來，然后將其轉移到足夠安全的地方。對于倉庫開裂、配件損壞，要根據實際情況，以保障工作人員的安全為基礎和前提，盡快轉移與保護檔案。根據不同的受損材料與水淹材料，在專業(yè)的指導下采取科學的處理方法。尤其是被水淹過的材料，需要進行干燥或者冷凍來穩(wěn)定文件的狀態(tài)，避免出現進一步惡化的狀況。

6.優(yōu)化并完善異地檔案災害備份管理制度

每個檔案組織應對歷史檔案進行分級保護，建立檔案登記冊，并且根據實際情況制定出對于孤本等重要檔案的保護制度。建議把檔案機構中1%～7%的檔案看作特別重要的檔案，如果館中存在比較珍貴的歷史檔案，應建立當地的特殊館藏，并應采取特殊的保存方法和保護措施。同時，極其重要的文件副本應保存在不同的位置，并做到定期更新。伴隨現在電子政務項目的不斷發(fā)展，地方政府可以根據本地的具體狀況構建備份中心，以便于能夠有效降低電子政務信息的災難風險。為了能夠維護好檔案信息數據的安全，政府需要下發(fā)有關的限制措施和法律法規(guī)，確?？梢员M快的維護好數據備災市場的誠信度，同時構建數據信息備份平臺。

7.建立檔案信息處理機制

機關檔案室與各級檔案室要做到特事特辦，打破常規(guī)，為抗震救災指揮部門提供抗震救災工作中所需要的人員名冊、戶籍、地圖以及工程圖等等，積極前往抗震救災的指揮部門，充分發(fā)揮領導作用。檔案館的各個部門與有關工作人員需要堅守崗位，做好自己的本質工作，抗震救災需要哪些文件數據，就提供哪些文件數據，充分發(fā)揮檔案數據在抗震救災中的重要作用。

四、結論

為了確?？梢灶A防各種重大的自然災害，我們必須要不斷完善與改進檔案防災抗災的管理機制，也需要不斷增強災害的防范意識，構建科學的災難預警機制與預防措施。同時，還需要加強實戰(zhàn)演練，采購高質量的檔案裝備，不斷推進檔案信息化，提升檔案館自身的防災抗災能力。

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（作者單位：深圳市氣象服務中心）