解析新時(shí)期辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

胡大利 邢磊

摘 要：高效的辦公室檔案工作是提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的重要保障。在新時(shí)期下，傳統(tǒng)辦公室檔案管理模式存在一定的滯后性，無法滿足當(dāng)代企業(yè)發(fā)展的需求，加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新是非常必要的。為此，本文主要對(duì)新時(shí)期下辦公室檔案管理的原則、存在的問題以及改進(jìn)策略進(jìn)行了分析和探討，以期推動(dòng)企業(yè)辦公室檔案管理水平的進(jìn)一步提升。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;辦公室檔案管理;創(chuàng)新思路

辦公室檔案管理工作是指對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行收集、歸類、整理、保存，并提供檔案查詢服務(wù)，以此來為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各項(xiàng)決策提供重要的參考依據(jù)。由此可見，企業(yè)的正常運(yùn)行離不開辦公室管理工作。但是由于部分企業(yè)對(duì)于辦公室檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠深入，對(duì)于辦公室檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作中存在很多問題，嚴(yán)重制約了辦公室檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，這對(duì)于企業(yè)今后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是非常不利的。因此，在新時(shí)期下，企業(yè)必須要清楚的意識(shí)到辦公室檔案管理工作的重要性，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，以此來使得辦公室的檔案管理工作始終保持著先進(jìn)性和有效性，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、新時(shí)期下辦公室檔案管理的原則

檔案是企業(yè)所有信息的匯聚地，高效的辦公室檔案管理工作是確保企業(yè)各項(xiàng)工作有序開展的重要保障，為了確保辦公室檔案管理的水平，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)需要遵循以下原則：

一是規(guī)范與靈活相統(tǒng)一原則。這就要求企業(yè)辦公室檔案管理部門需要在遵循檔案管理相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制和管理方法，靈活地對(duì)檔案進(jìn)行管理，以此來確保檔案管理工作的針對(duì)性和有效性。

二是制定和執(zhí)行并重原則。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的需求以及檔案管理的實(shí)際情況，制定科學(xué)、合理、系統(tǒng)的檔案管理制度，以此來確保其在執(zhí)行中的效率。在制度執(zhí)行的過程中，也需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行不斷調(diào)整和完善，以此來確保制度的合理性。

三是職責(zé)與權(quán)益兼顧原則。這就要求企業(yè)需要明確檔案管理責(zé)任制度，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員必須要明確自身的工作職責(zé)和權(quán)益，做好本職工作。另外，一旦出現(xiàn)檔案管理紕漏問題，可以立馬找到責(zé)任人，并公平的進(jìn)行處理。

四是靜態(tài)和動(dòng)態(tài)相結(jié)合原則。這就要求企業(yè)的辦公室檔案管理工作在保持其科學(xué)性和穩(wěn)定性的同時(shí)，要樹立與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，能夠根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理體制和方法，以此來確保檔案管理工作的先進(jìn)性和時(shí)代性。

二、新時(shí)期下辦公室檔案管理中存在的問題

在新時(shí)期背景下，對(duì)辦公室檔案管理提出了更新和更高的要求，所以，需要其積極進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)。不過就具體情況來看，很多方面并沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，從而導(dǎo)致在具體檔案管理中還存在一些問題，具體表現(xiàn)在以下幾方面：

1.缺乏足夠的重視

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，加劇了企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)。在這樣的背景下，大多數(shù)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中都會(huì)把中心放在經(jīng)濟(jì)效益上，對(duì)于辦公室檔案管理工作相對(duì)比較忽視。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為辦公室檔案管理只是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理，無法給企業(yè)帶來直接的利益，進(jìn)而對(duì)辦公室檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。而辦公室檔案管理人員同樣也受到了這種想法的影響，在工作中缺乏積極性和創(chuàng)造性，使得檔案管理的功效被弱化，這對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是非常不利的。

2.管理機(jī)制不健全

檔案管理混亂是目前企業(yè)辦公室檔案管理中存在的通病，而這與企業(yè)缺乏健全的辦公室檔案管理機(jī)制有著密切關(guān)系。

首先，企業(yè)辦公室檔案管理制度存在朝令夕改的情況，這令檔案管理人員在開展工作時(shí)常常感覺無從下手。

其次，檔案管理制度流于形式，部分檔案管理制度與企業(yè)實(shí)際情況不符，導(dǎo)致各項(xiàng)制度無法真正落實(shí)到日常的管理中，進(jìn)而影響到檔案管理工作效能的發(fā)揮。

最后，缺乏監(jiān)督機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作人員工作缺乏積極性，工作態(tài)度懶散，工作效率低下。

3.管理手段落后

管理手段落后是制約辦公室檔案管理發(fā)展的重要原因之一，就目前我國(guó)企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀來看，在辦公室檔案管理中普遍存在軟硬件設(shè)施投入不一致的問題，使得辦公室檔案管理信息化水平難以達(dá)到國(guó)家要求的標(biāo)準(zhǔn)。另外，由于企業(yè)對(duì)于辦公室檔案管理缺乏應(yīng)有的重視，對(duì)于辦公室檔案管理投入的資金非常有限，嚴(yán)重打擊了辦公室管理人員對(duì)于管理手段的創(chuàng)新動(dòng)力。

4.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

檔案管理人員是辦公室檔案管理的主體，檔案管理工作的水平很大程度上取決于他們的綜合素質(zhì)。但是，就目前企業(yè)辦公室檔案管理隊(duì)伍來看，普遍存在綜合素質(zhì)較低的情況，主要原因?yàn)橐韵聨追矫妫?/p>

一方面，企業(yè)對(duì)于檔案管理人員的選拔和招聘標(biāo)準(zhǔn)較低，檔案管理人員學(xué)歷和專業(yè)水平普遍不高。

另一方面，企業(yè)提供給檔案管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，導(dǎo)致檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平得不到有效提升，導(dǎo)致檔案管理人才的能力得不到突破性的進(jìn)步，最終影響到辦公室檔案管理工作的發(fā)展。

5.檔案管理智能化程度不足

就單位管理而言，在辦公室檔案實(shí)際管理中，因其存在較大的特殊性，所以很多時(shí)候都得將紙質(zhì)版文字信息輸入電腦中，形成數(shù)據(jù)形式，以便更好的管理與儲(chǔ)存，這一流程可以說是辦公室檔案管理信息化中最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作。相比較于傳統(tǒng)管理方式，這種方式在很多方面都有著極大優(yōu)勢(shì)，如共享、查找等。不過在信息化管理操作中，難以避免出現(xiàn)操作漏洞，如果辦公室檔案管理計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題，那將極易遭受外來惡意攻擊，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被篡改、丟失等。由于檔案記錄的基本都是重要信息，如果出現(xiàn)上述情況，將會(huì)給企業(yè)帶來非常大的損失，造成不良影響。

三、新時(shí)期下辦公室檔案管理工作創(chuàng)新思路

辦公室檔案是企業(yè)十分寶貴的一種資源，有著很高的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)價(jià)值。辦公室檔案中記錄了企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各種內(nèi)容，如資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況、員工個(gè)人信息等。這些信息可以為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策活動(dòng)提供有力依據(jù)。而且，其中還記錄了企業(yè)發(fā)展過程以及所獲得的知識(shí)成果，如果出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛等相關(guān)問題，借助檔案便能很好解決，有力維護(hù)自身合法權(quán)益。所以，在企業(yè)實(shí)際發(fā)展中，應(yīng)該給予辦公室檔案管理工作充足的重視，并且積極進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能將其作用更加充分的發(fā)揮出來，達(dá)成理想的效果。

1.提高對(duì)辦公室檔案管理工作的重視，完善檔案管理硬件設(shè)施

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員必須要清楚的意識(shí)到辦公室檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，并給予辦公室檔案管理工作高度的重視和支持，以身作則，強(qiáng)化自身對(duì)于檔案管理理念。同時(shí)，對(duì)每位檔案管理工作人員的能力和作用進(jìn)行認(rèn)真分析，以此來確保辦公室檔案工作的有序開展。

其次，企業(yè)應(yīng)加大對(duì)辦公室檔案管理工作的宣傳力度，通過企業(yè)內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、廣播、例會(huì)等形式，加大對(duì)辦公室檔案管理工作的宣傳，讓全體員工意識(shí)到辦公室檔案管理對(duì)于企業(yè)健康發(fā)展的重要性，并積極配合各項(xiàng)檔案管理工作。

最后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)全體員工積極投入和配合檔案管理工作，認(rèn)真聽取員工的意見和建議，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化調(diào)整，以此來提升檔案管理工作的水平。

在新時(shí)期背景下，對(duì)于檔案管理硬件也提出了更高和更新的要求。所以，企業(yè)方面應(yīng)該清楚認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，投入更多的資金，添置計(jì)算機(jī)等硬件，為辦公室檔案管理提供更為優(yōu)質(zhì)的工作條件，切實(shí)提升工作效率。除此之外，還應(yīng)該定期進(jìn)行硬件設(shè)施的檢查與維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)該立即進(jìn)行處理，確保其能正常工作。通過這種方式，可以使辦公室檔案管理工作更好的滿足新時(shí)期提出的要求，并且為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供助力。

2.建立健全檔案管理機(jī)制

首先，企業(yè)應(yīng)在征求全體員工的意見和建議的基礎(chǔ)上，制定辦公室檔案管理制度，以此來確保檔案管理制度的合理性和科學(xué)性。

其次，企業(yè)應(yīng)積極更新管理理念，并能根據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，充分考慮辦公室檔案管理機(jī)制的靈活性、動(dòng)態(tài)性，便于今后對(duì)其改進(jìn)和創(chuàng)新，以此來確保辦公室檔案管理機(jī)制始終保持先進(jìn)性和有效性。

再次，企業(yè)需要設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，并對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確規(guī)定，以此為依據(jù)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，進(jìn)而有效激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造性。

最后，企業(yè)需要完善檔案安全管理制度，尤其是電子文檔的管理。這就要求企業(yè)需要設(shè)置相應(yīng)的檔案管理和訪問權(quán)限，非管理人員只能對(duì)檔案進(jìn)行查詢，不得隨意更改和刪除檔案文件。

3.創(chuàng)新檔案管理手段，規(guī)范管理流程

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)工作，為檔案管理部門配備電腦、掃描槍等現(xiàn)代化信息設(shè)備，完善檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案管理工作的有序開展。

其次，企業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展要求和檔案管理實(shí)際需求，加大對(duì)檔案管理軟件開發(fā)的力度，實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

最后，企業(yè)應(yīng)該要求檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和手段，讓他們?cè)谌粘９ぷ髦心軌蚴炀毜睦酶鞣N先進(jìn)手段進(jìn)行檔案管理，以此來提升檔案管理效率和質(zhì)量。

除此之外，還應(yīng)該注重管理流程的規(guī)范。在新時(shí)期辦公室檔案管理工作開展中，管理流程也十分的重要，直接關(guān)乎到最終的工作質(zhì)量。辦公室檔案管理工作流程存在復(fù)雜、內(nèi)容多等相關(guān)特點(diǎn)，具體工作有價(jià)值鑒定、檔案收集整理以及編輯統(tǒng)計(jì)等。這些工作環(huán)節(jié)存在很大的關(guān)聯(lián)性，如果一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，那便會(huì)影響到下一個(gè)環(huán)節(jié)的工作。所以，要想有效提升工作質(zhì)量，應(yīng)該積極進(jìn)行檔案管理流程的規(guī)范，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

4.強(qiáng)化檔案管理人員管理

辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)技術(shù)含量比較高的工作，尤其是隨著檔案管理工作朝著信息化方向不斷發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員便提出了更新的要求。因此，需要企業(yè)對(duì)其加強(qiáng)重視，并且采用合理的措施進(jìn)行處理。

首先，他們不僅要有扎實(shí)的檔案管理能力和知識(shí)，還得學(xué)會(huì)應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備。這就需要檔案管理工作人員不斷提升自我，積極主動(dòng)的進(jìn)行學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)。

其次，企業(yè)需要將檔案管理人員的選拔和招聘標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶嵘趯?duì)檔案管理人員的學(xué)歷進(jìn)行要求時(shí)，還需要對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力、業(yè)務(wù)水平、創(chuàng)新能力和管理能力等綜合素養(yǎng)進(jìn)行考察。此外，還可以進(jìn)行校企合作，將自己的要求提給學(xué)校，并與學(xué)校一起進(jìn)行人才的培養(yǎng)。

再次，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理的重視，并提高檔案管理人員的福利待遇，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的員工應(yīng)及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，這樣才能夠有效激發(fā)員工的工作積極性，并吸引更多優(yōu)秀人才加入到檔案管理的隊(duì)伍中。

最后，企業(yè)應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)修，并定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，使得自身的檔案管理工作始終處于較高的水平。同時(shí)，還應(yīng)該有意識(shí)培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與思想教育，使得他們能夠在工作中踏踏實(shí)實(shí)、認(rèn)真仔細(xì)，盡可能避免因?yàn)榇中拇笠庠斐芍卮髶p失，提升工作質(zhì)量。

5.增強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理

在新時(shí)期開展辦公室檔案管理工作，相關(guān)方面應(yīng)該加強(qiáng)注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，尤其是現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)，與辦公室檔案管理工作有著十分緊密的聯(lián)系，對(duì)于工作質(zhì)量的提升有著很大的促進(jìn)作用。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的整理與搜集，能夠進(jìn)行深層次的數(shù)據(jù)分析與篩選，并且形成價(jià)值更高的信息，促使傳統(tǒng)檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

在辦公室檔案管理工作具體開展中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用具體表現(xiàn)在以下幾方面：一是配備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的儲(chǔ)存設(shè)備;二是優(yōu)化技術(shù)算法;三是加強(qiáng)重視整合與收集數(shù)據(jù)信息。具體說就是對(duì)收集到的資料展開科學(xué)分析，為接下來的工作提供有力的指引，切實(shí)提升數(shù)據(jù)整合與綜合分析能力，更好滿足新時(shí)期辦公室檔案管理工作發(fā)展需求。

四、結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)期下，企業(yè)辦公室檔案管理工作需要面對(duì)更多的新問題、新挑戰(zhàn)。為了使得辦公室檔案管理工作始終保持在高水平，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室檔案管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理的重視，并積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，完善檔案管理制度，以此來彌補(bǔ)當(dāng)前辦公室檔案管理工作中的各種不足，提升辦公室檔案管理的水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大的助力。

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（作者單位：1.赤峰市紅山區(qū)東城街道辦事處;

2.赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局）