互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代中職檔案管理的創(chuàng)新分析

王炳華

摘 要：隨著科技的進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)滲透進(jìn)生產(chǎn)生活的方方面面?；ヂ?lián)網(wǎng)+時(shí)代下，時(shí)代變革、理念更新的速度不斷加快。各行各業(yè)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)輔助各項(xiàng)管理事務(wù)的展開，以更高效、更便捷、更準(zhǔn)確的優(yōu)勢(shì)顯著提升了管理質(zhì)量和管理效率。檔案作為重要的資料，見證了中職學(xué)校從始至今各個(gè)階段的發(fā)展過程，完整的呈現(xiàn)了學(xué)校發(fā)展過程中資源的利用、投入與產(chǎn)出過程，檔案管理是對(duì)信息的記錄、保存、追溯的一種重要形式，確保檔案完整，在中職學(xué)校的日常管理中起著十分重要的作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的趨勢(shì)日益明顯，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理已經(jīng)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文就當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，以及應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)+提升中職學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新策略進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，以供參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代;中職檔案管理;創(chuàng)新分析

檔案是見證中職院校變遷、發(fā)展、壯大過程的重要憑證，也是中職院校日常管理工作中不可或缺的組成部分。檔案管理是完整呈現(xiàn)了中職院校自成立起來，各種資源的利用程度，包括人力、物力資源的投入和產(chǎn)出，以及各種人事資料的保存、變遷等過程的重要途徑，檔案管理質(zhì)量的高低直接關(guān)系到中職院校日常管理的效率?；谥新氃盒n案管理具有牽涉范圍廣，標(biāo)準(zhǔn)要求高等特點(diǎn)。隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)的興起與應(yīng)用，很多領(lǐng)域都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)電子化替代傳統(tǒng)的人工作業(yè)，中職院校的檔案管理工作也是如此。在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，通過應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)來對(duì)傳統(tǒng)的中職院校檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新，使得檔案信息更加完整，檔案管理操作更便捷，更有助于解放勞動(dòng)力，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

一、互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代中職檔案管理創(chuàng)新的重要性

作為重要的歷史憑證，檔案管理的重要性不言而喻。尤其對(duì)于中職學(xué)校來說，除了學(xué)?；镜慕虒W(xué)管理事務(wù)之外，還有大量的信息需要進(jìn)行收集、處理，檔案管理工作就是專門針對(duì)各種信息、資料、文件、圖片等進(jìn)行專門的分類、整理、保存，從而為學(xué)校后續(xù)的發(fā)展決策提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)以及文件支持，為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展打好基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的檔案管理模式都是以人工為主，工作量大、過程繁瑣、內(nèi)容重復(fù)，工作環(huán)境和工作方式都較為枯燥和單調(diào)，除此之外，也極為考驗(yàn)管理人員的細(xì)心、耐心和責(zé)任心，而且花費(fèi)的時(shí)間也很多，這就直接導(dǎo)致檔案管理的效率低下，且質(zhì)量不高。所以，為了進(jìn)一步提高中職學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和效率，就需要結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理工作的改革與創(chuàng)新?；ヂ?lián)與信息技術(shù)的完美結(jié)合，加速了中職學(xué)校各類檔案信息的收集、分析、處理與保管過程?；ヂ?lián)網(wǎng)+時(shí)代下，設(shè)備與人的最大區(qū)別就是，設(shè)備只會(huì)執(zhí)行命令，但不會(huì)感情用事，不會(huì)由于個(gè)體責(zé)任心和專業(yè)能力的差異而造成檔案收集、整理的差異性。尤其對(duì)于一座檔案種類繁多且復(fù)雜的學(xué)校來說，各個(gè)方面的信息與資料都是極其重要的。相比傳統(tǒng)的人工檔案收集的復(fù)雜性、以及因?yàn)闄n案管理工作人員個(gè)體能力、責(zé)任心等各個(gè)方面的差異造成的不確定性因素，往往使得整個(gè)檔案管理過程的效率及質(zhì)量大打折扣。而且，人腦每天面對(duì)著大量的資料、數(shù)據(jù)以及信息需要收集、歸類、匯總處理等，難免會(huì)產(chǎn)生厭倦麻木思想。通過信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)功能進(jìn)行檔案的收集，更準(zhǔn)確、更高效，同樣的時(shí)間，處理效率卻是人工方式的數(shù)倍之多，從本質(zhì)上提升檔案管理的工作效率，且人工成本更低，準(zhǔn)確率更高，優(yōu)勢(shì)更為明顯，對(duì)信息資源以及各種數(shù)據(jù)的分析更為全面高效。所以說，中職學(xué)校在檔案管理工作中有效應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)十分必要且重要。

二、互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代中職檔案管理的特征

1.檔案資料收集的精準(zhǔn)性

互聯(lián)網(wǎng)功能以及信息技術(shù)的應(yīng)用，使得中職學(xué)校檔案資料的管理方向更明確，資料信息等收集更為精準(zhǔn)。通過互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)功能，對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)以及價(jià)值進(jìn)行快速、精準(zhǔn)的判斷，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性。為中職學(xué)校檔案的科學(xué)管理以及個(gè)性化服務(wù)的進(jìn)一步開展指明了方向。與此同時(shí)，還可以根據(jù)檔案使用人員的實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)快速檢索、調(diào)閱，更好的提高檔案管理的服務(wù)效率。這就使得檔案管理功能從量變實(shí)現(xiàn)了質(zhì)變的飛躍，充分的發(fā)揮出了互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的便捷功能，使得檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)更流暢、精確。

2.檔案資源的優(yōu)化與整合

互聯(lián)網(wǎng)的誕生，極大的促進(jìn)了信息的高效傳播，同時(shí)也從根本上加速了中職學(xué)校檔案管理數(shù)字化、信息化的進(jìn)程。一方面，信息技術(shù)為檔案管理開辟了新路徑，尤其是在檔案資源的優(yōu)化與整合上功不可沒，如果利用傳統(tǒng)人工的檔案管理模式，是無法在短時(shí)間內(nèi)在茫茫檔案資料的海洋內(nèi)迅速提取需要的資料的。而信息技術(shù)能夠快速識(shí)別、過濾用戶的檔案需求，同時(shí)結(jié)合管理習(xí)慣調(diào)整檔案資料的配置，如：在基礎(chǔ)上延伸出更有益的信息或數(shù)據(jù)，整合更多優(yōu)質(zhì)的信息資源，滿足不同的部門以及人員的檔案信息需求，大大提升檔案管理和使用的效率，而且極為顯著的降低了人工成本和物力成本，因?yàn)?，傳統(tǒng)的檔案管理都是紙質(zhì)文件、資料，不僅需要一定的空間，而且對(duì)于管理質(zhì)量有一定的要求，如防潮、防霉等等，應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案的數(shù)字化處理，一臺(tái)電腦，一個(gè)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、調(diào)閱、傳播等多項(xiàng)功能，省時(shí)省力，方便快捷，無懼丟失損壞。而且通過互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化與整合，使檔案管理的路徑更加多樣化、立體化。

三、中職檔案管理存在的不足

1.對(duì)檔案管理工作缺乏高度的重視

中職學(xué)校的檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的大工程，其過程是動(dòng)態(tài)的，因?yàn)闄n案管理貫穿了中職學(xué)校各個(gè)階段，以及學(xué)校發(fā)展周期的全過程。這其中牽涉了大量的方案、文件、圖紙圖片、技術(shù)手冊(cè)、人事資料、項(xiàng)目往來憑證等等重要資料，要將這些資料按時(shí)間順序、按項(xiàng)目先后、按過程分門別類的進(jìn)行分類、歸納與整理，所以說中職學(xué)校的檔案管理是一項(xiàng)大工程。然而目前中職檔案管理的突出問題之一就是決策層對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)知度不夠，具體表現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是沒有專門的檔案管理部門以及檔案管理負(fù)責(zé)人，還停留在檔案管理不是過文件整理的層面上，認(rèn)為只要收集起來，放進(jìn)文件袋，存入文件柜就萬事大吉，而且由于負(fù)責(zé)收集的人員素質(zhì)水平差異，對(duì)于變更的、補(bǔ)充的資料沒有及時(shí)進(jìn)行歸納或是更換，就導(dǎo)致后期需要參考時(shí)得不到有效的文件支撐，模棱兩可。二是對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)注與重視度不夠，資金上的投入相對(duì)短缺，檔案管理需要投入的設(shè)備及人員無法到位。學(xué)校決策層放在首要位置的往往是各種教學(xué)、科研以及日常事務(wù)管理的發(fā)展和改進(jìn)上，檔案管理得不到有效發(fā)揮，難以滿足學(xué)校未來發(fā)展對(duì)檔案管理的高要求。

2.檔案管理工作隊(duì)伍綜合素質(zhì)參差不齊

雖然我們已經(jīng)大步邁進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)+的信息化新時(shí)代，但內(nèi)部的多數(shù)工作人員還僅僅停留在使用的層面上，其相關(guān)的計(jì)算機(jī)信息素質(zhì)與現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)之間存在著一定的矛盾，工作人員由于信息安全理論知識(shí)掌握不夠，在實(shí)際操作中往往由于操作人員的一時(shí)疏忽，或者責(zé)任心不強(qiáng)等因素造成檔案數(shù)據(jù)錄入出現(xiàn)錯(cuò)誤，最后導(dǎo)致檔案信息不可靠。且缺乏一定的信息安全防范意識(shí)，也不具備基本的信息安全防范技能，甚至在思想上片面的認(rèn)為安全防范僅僅是網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員的職責(zé)，與使用者無關(guān)，使用過程處于被動(dòng)位置，每每當(dāng)檔案系統(tǒng)或設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，無法運(yùn)轉(zhuǎn)使用時(shí)才向相關(guān)部門反映，因此而失去了最佳的干預(yù)和維護(hù)時(shí)間，對(duì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)的穩(wěn)定性和正常運(yùn)行造成了嚴(yán)重的影響，就更加談不上在問題出現(xiàn)前防患于未然了。

3.檔案管理機(jī)制及信息化水平有待提高

隨著科技的進(jìn)步，各行各業(yè)都利用大數(shù)據(jù)以及信息技術(shù)進(jìn)行內(nèi)部管理質(zhì)量與效率的提升?；诖?，學(xué)校也涌現(xiàn)了大量需要更新的信息與資料。然而檔案管理并未積極跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，對(duì)信息化的應(yīng)用不夠全面，導(dǎo)致檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)。主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是缺乏有效的信息技術(shù)支撐體系，信息設(shè)備老化或是落后，無法滿足檔案管理數(shù)字化的需求。二是檔案管理分工不明確，資料收集不完整，錯(cuò)漏補(bǔ)充不及時(shí)，變更更新不到位。三是信息化軟件習(xí)慣性購買現(xiàn)成的使用，而不是結(jié)合中職學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行研發(fā)，所以軟件集成功能不強(qiáng)，功能單一，在具體的操作過程中錄入、收集、分析等工作有不能及時(shí)快速有效完成，資料整理不完整、不規(guī)范等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，種種問題都阻礙了檔案管理水平的提升。

四、互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代中職檔案管理創(chuàng)新的途徑

1.提高認(rèn)知，加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

領(lǐng)導(dǎo)層首先要轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)可檔案管理的重要性，從檔案管理與日常行政管理工作之間的相通性進(jìn)行探索性研究，這樣能更好地落實(shí)與加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的內(nèi)容。其次要結(jié)合檔案管理工作者面臨的實(shí)際困難，提出切實(shí)的解決方案，清除檔案管理工作中的攔路虎。最后要建立健全規(guī)范的檔案管理制度，完善相應(yīng)的獎(jiǎng)罰機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)突出的檔案管理工作者給予精神與物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，營造良好的工作氛圍，激發(fā)工作人員的積極性與主動(dòng)性，全面促進(jìn)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是提高檔案管理質(zhì)量的根本前提。首先要有計(jì)劃、有針對(duì)性的組織檔案管理人員進(jìn)行各種交流培訓(xùn)，從理論與實(shí)踐兩方面來提高管理人員的能力素質(zhì)。加大對(duì)相關(guān)檔案管理法規(guī)的學(xué)習(xí)，積極借鑒優(yōu)秀同行的管理理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合企業(yè)實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案管理更具實(shí)效性。其次要進(jìn)一步強(qiáng)化和鞏固檔案管理技能，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)操作和電子檔案系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的實(shí)操能力。最后要科學(xué)評(píng)估人才，合理地引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，通過嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作更好的保證入庫檔案質(zhì)量，使檔案管理發(fā)揮出最大的價(jià)值。

3.加大資金投入，提高檔案管理信息化水平

中職學(xué)校的檔案管理工作的信息化建設(shè)必須要跟上互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的發(fā)展要求，所以要積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，以及有效的方法和手段，進(jìn)行設(shè)備和技術(shù)革新，通過推行檔案信息電子化來實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理。一是要落實(shí)檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署，統(tǒng)一監(jiān)督的原則;二是要加大對(duì)硬件設(shè)備的投資，淘汰老舊的電腦、掃描儀等設(shè)備;三是要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，依托已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，積極建設(shè)數(shù)字檔案室，對(duì)檔案數(shù)據(jù)建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一路徑，加強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)范性;四是引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，積極推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源的整合與共享，以提高檔案資源的利用率與利用價(jià)值。

4.強(qiáng)化檔案的安全管理

學(xué)校的發(fā)展方向、重大決策都具有一定的機(jī)密性。所以，必須把檔案安全管理放在首位，從加強(qiáng)人員管理、完善制度建立、加強(qiáng)技術(shù)防范等三方面來落實(shí)檔案的安全管理，一是聲明檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防范性，提高管理人員的道德與法律意識(shí);二是建立完善的檔案安全應(yīng)急管理制度，根據(jù)存在的隱患進(jìn)行必要的防護(hù)，確保檔案管理系統(tǒng)的安全、高效運(yùn)行。三是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻與監(jiān)控設(shè)備加強(qiáng)安全系統(tǒng)的建設(shè)，在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今時(shí)今日，在切實(shí)體驗(yàn)網(wǎng)絡(luò)帶來便利的同時(shí)，也要采取有效的措施識(shí)別與防范安全風(fēng)險(xiǎn)。通過對(duì)檔案資料訪問的各個(gè)模塊限進(jìn)行使用權(quán)設(shè)置;對(duì)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行有效監(jiān)測(cè);對(duì)外部及內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效識(shí)別;四對(duì)對(duì)故障進(jìn)行分析與及時(shí)排除，以此確保檔案管理工作有序安全開展。

5.做好檔案開發(fā)利用發(fā)揮資源價(jià)值

檔案從本質(zhì)上來說，屬于一類信息資源，其具備相應(yīng)的信息價(jià)值。長期以來，中職院校對(duì)于檔案的管理，處在初級(jí)階段，僅僅是進(jìn)行檔案資料的收集與匯總，并未對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)利用，導(dǎo)致其具備的信息資源價(jià)值，并未發(fā)揮出來。因此，在當(dāng)前新時(shí)期背景下，就需要加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)利用，輔助中職院校的各項(xiàng)日常工作。比如根據(jù)學(xué)生的學(xué)籍檔案，可以了解學(xué)生的生源情況，哪些地方的學(xué)生多，哪些地方的學(xué)生少，還可以將學(xué)生的具體學(xué)習(xí)情況和生源地結(jié)合起來進(jìn)行分析，為學(xué)校以后的招生工作提供參考。再比如，根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案，通過對(duì)學(xué)生成績的分析，可以對(duì)教育教學(xué)工作的整體效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，分析教學(xué)活動(dòng)存在的不足，然后指導(dǎo)教學(xué)活動(dòng)的改進(jìn)優(yōu)化。總的來說，通過對(duì)檔案資源的開發(fā)利用，可以對(duì)中職教育形成積極幫助。

結(jié)束語

綜上所述，在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新態(tài)勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足新時(shí)代發(fā)展下學(xué)校日常管理工作的實(shí)際需要。因此，在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，中職學(xué)校的檔案管理也要積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化，不斷的轉(zhuǎn)變思路，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，積極創(chuàng)新檔案管理模式。通過加大檔案管理人員培訓(xùn)力度、建立健全檔案管理制度、應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)等手段，通過技術(shù)、人員、制度三方面來切實(shí)提升檔案管理水平，為學(xué)校的進(jìn)步和可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)：

[1]周玉玲.淺談互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代如何有效提高中職學(xué)校檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[2]覃小助.基于"互聯(lián)網(wǎng)+"的中職學(xué)校檔案管理問題研究[J].卷宗，2019

[3]毛 凌.互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景下檔案管理的改進(jìn)創(chuàng)新研究[J].科技資訊，2020

[4]關(guān) 穎.”互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019

[5]高偉娜.”互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理創(chuàng)新研究[J].文教資料，2019

[6]韓 璐.互聯(lián)網(wǎng)下的中職學(xué)校檔案管理的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)策略[J].人資社科，2020

[7]王維祥.基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的中職學(xué)校檔案管理[J].中國校外教育，2019

[8]張東升.互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有效提高中職學(xué)校檔案管理工作的策略[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2019

[9]徐 鋒.新時(shí)代背景下中職學(xué)校檔案管理制度優(yōu)化策略研究[J].陜西檔案，2020

[10]姜家松.分析中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)[J].傳媒論壇，2019

（作者單位：蘇州高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校 ）