“秘書(shū)處+專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司+志愿者”大型學(xué)術(shù)會(huì)議組織模式探析

提升免疫學(xué)學(xué)術(shù)水平是中國(guó)免疫學(xué)會(huì)的重點(diǎn)工作之一，是中國(guó)免疫學(xué)服務(wù)創(chuàng)新工作的基本宗旨。在專(zhuān)項(xiàng)實(shí)施過(guò)程中學(xué)會(huì)堅(jiān)持把增強(qiáng)自主創(chuàng)新能力作為學(xué)會(huì)服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的核心，充分發(fā)揮學(xué)會(huì)在國(guó)家創(chuàng)新體系中的重要作用，利用學(xué)會(huì)優(yōu)勢(shì)搭建形式多樣、各具特色的學(xué)術(shù)交流平臺(tái)，深化免疫學(xué)進(jìn)展研究和信息發(fā)布活動(dòng)，舉辦高端、前沿免疫學(xué)學(xué)術(shù)會(huì)議，繼續(xù)支持和培育品牌國(guó)際科技期刊，用高水平的研討活動(dòng)吸引更多的免疫學(xué)科技工作者參與到學(xué)術(shù)交流中來(lái)。在中國(guó)免疫學(xué)會(huì)組織的各類(lèi)大中小型具有不同針對(duì)性、面向不同群體的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)中，最突出的品牌是全國(guó)免疫學(xué)學(xué)術(shù)大會(huì)。

全國(guó)免疫學(xué)學(xué)術(shù)大會(huì)自1989年12月首屆召開(kāi)以來(lái)，至今已成功舉辦了8屆。2008年在西安召開(kāi)第六屆全國(guó)免疫學(xué)學(xué)術(shù)大會(huì)時(shí)，參會(huì)代表已經(jīng)突破了1000人，成為國(guó)內(nèi)基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)領(lǐng)域規(guī)模最大的學(xué)術(shù)會(huì)議之一。與此同時(shí)，眾多的參會(huì)人數(shù)和緊湊的會(huì)議安排給會(huì)務(wù)服務(wù)提出了更加嚴(yán)格的要求。如何在秘書(shū)處專(zhuān)職人員數(shù)量有限的情況下辦好大規(guī)模、高水平的學(xué)術(shù)會(huì)議，是目前秘書(shū)處面臨的一個(gè)嚴(yán)峻問(wèn)題。自2010年第七屆全國(guó)免疫學(xué)學(xué)術(shù)大會(huì)起，學(xué)會(huì)開(kāi)始采用“秘書(shū)處+專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司+志愿者”會(huì)議服務(wù)模式，初步形成了大型學(xué)術(shù)會(huì)議的組織模式。在專(zhuān)項(xiàng)實(shí)施期間，中國(guó)免疫學(xué)會(huì)召開(kāi)的第八屆和第九屆全國(guó)免疫學(xué)學(xué)術(shù)大會(huì)參會(huì)代表為1300人和1600人，“秘書(shū)處+專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司+志愿者”的會(huì)議服務(wù)模式，圓滿完成了全國(guó)免疫學(xué)學(xué)術(shù)大會(huì)的會(huì)務(wù)服務(wù)工作，取得了令人滿意的預(yù)期效果。

為了繼續(xù)完善“秘書(shū)處+專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司+志愿者”大型學(xué)術(shù)會(huì)議的組織模式，并使之系統(tǒng)化和具有可示范性，第八屆免疫學(xué)全國(guó)學(xué)術(shù)大會(huì)召開(kāi)后，學(xué)會(huì)秘書(shū)處召開(kāi)了“秘書(shū)處能力提升專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議——大型學(xué)術(shù)會(huì)議組織模式的建設(shè)和完善”專(zhuān)題會(huì)議，對(duì)會(huì)議的組織模式進(jìn)行了系統(tǒng)化梳理。

一、會(huì)議案例

大型學(xué)術(shù)會(huì)議多為領(lǐng)域的系列專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議，具有相對(duì)固定的學(xué)術(shù)組織形式，變化的部分主要是人員規(guī)模和主辦地的會(huì)議環(huán)境差異。傳統(tǒng)的辦會(huì)模式是“主辦單位+承辦單位”，主辦單位（學(xué)會(huì)秘書(shū)處）負(fù)責(zé)會(huì)議的學(xué)術(shù)組織，承辦單位負(fù)責(zé)會(huì)議的會(huì)務(wù)服務(wù)工作。其存在的問(wèn)題是承辦單位多為大專(zhuān)院校、科研院所和醫(yī)療單位，與會(huì)議相關(guān)場(chǎng)館、住宿、餐飲、交通、旅游等部門(mén)沒(méi)有必然的聯(lián)系，缺少承辦大型學(xué)術(shù)會(huì)議的會(huì)議服務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)人員，會(huì)議期間雖然投入了大量的人力、物力，但仍不能保證服務(wù)的質(zhì)量。與此同時(shí)，會(huì)議服務(wù)人員中有大量的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員投入，極大地干擾了單位的正常教學(xué)、科研和醫(yī)療工作。

中國(guó)免疫學(xué)會(huì)構(gòu)建的“秘書(shū)處+專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司+志愿者”大型學(xué)術(shù)會(huì)議組織模式，是在傳統(tǒng) “主辦單位+承辦單位”的 會(huì)議組織模式的基礎(chǔ)上引入了“專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司+志愿者”，用專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司替換承辦單位，既提高了學(xué)術(shù)會(huì)議的服務(wù)水平，也減輕了承辦單位的壓力。會(huì)議志愿者多為領(lǐng)域的大學(xué)生和研究生，他們既能補(bǔ)充服務(wù)公司專(zhuān)業(yè)人員的不足，也可以在為會(huì)議服務(wù)的同時(shí)，獲得學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。

（一）大型學(xué)術(shù)會(huì)議由學(xué)術(shù)組織和會(huì)務(wù)組織構(gòu)成

大型學(xué)術(shù)會(huì)議的組織工作大體上包括學(xué)術(shù)組織和會(huì)務(wù)組織兩個(gè)部分，分別由學(xué)術(shù)委員會(huì)和組織委員會(huì)負(fù)責(zé)監(jiān)管。全國(guó)免疫學(xué)學(xué)術(shù)大會(huì)是一個(gè)系列的專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議，一般有固定的會(huì)議內(nèi)容，主要包括會(huì)議宣傳、大會(huì)組稿、審稿、報(bào)告人組織、分會(huì)場(chǎng)組織。會(huì)務(wù)部分包括會(huì)場(chǎng)、餐飲、住宿、展會(huì)、安全、交通、旅游等服務(wù)性工作。隨著舉辦地點(diǎn)的不同，會(huì)務(wù)組織工作的具體情況差異極大?！懊貢?shū)處+專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司+志愿者”的組織模式，極大地發(fā)揮了專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司的業(yè)務(wù)專(zhuān)長(zhǎng)，提高了學(xué)術(shù)會(huì)議服務(wù)的質(zhì)量。具體是：（1）秘書(shū)處負(fù)責(zé)大會(huì)的學(xué)術(shù)組織工作，包括會(huì)議宣傳、大會(huì)組稿、專(zhuān)家審稿、報(bào)告人選擇、分會(huì)場(chǎng)組織、招商組織、財(cái)務(wù)管理等項(xiàng)工作。（2）專(zhuān)業(yè)公司負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)、會(huì)場(chǎng)預(yù)定、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、餐飲預(yù)定和管理、住宿預(yù)定、展會(huì)搭建與管理、安全管理、交通安排、專(zhuān)家服務(wù)、旅游安排、預(yù)定和結(jié)算等工作。（3）志愿者是對(duì)秘書(shū)處和專(zhuān)業(yè)公司專(zhuān)業(yè)人員不足的補(bǔ)充，在秘書(shū)處和專(zhuān)業(yè)公司的指導(dǎo)下完成專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)的重復(fù)性工作。

（二）第八屆全國(guó)免疫學(xué)學(xué)術(shù)大會(huì)的籌備和實(shí)施過(guò)程

中國(guó)免疫學(xué)會(huì)第八屆全國(guó)免疫學(xué)學(xué)術(shù)大會(huì)于2012年10月18～21日在重慶召開(kāi)，根據(jù)常務(wù)理事會(huì)的決議，秘書(shū)處提前制定了會(huì)議方案，并進(jìn)行會(huì)議的組織籌備工作。

1.會(huì)前籌備工作。（1）確定大會(huì)日程、報(bào)告人、報(bào)告時(shí)間、報(bào)告順序。（2）設(shè)置分會(huì)場(chǎng)數(shù)量、確定分會(huì)場(chǎng)報(bào)告人、報(bào)告時(shí)間及順序。（3）安排各會(huì)場(chǎng)主持人。（4）收集論文摘要并分組。（5）采集大會(huì)報(bào)告人的信息及報(bào)告摘要。學(xué)術(shù)工作由學(xué)術(shù)委員會(huì)指導(dǎo)，秘書(shū)處具體執(zhí)行。

2.會(huì)議組織工作。（1）大會(huì)實(shí)施總體規(guī)劃。（2）招標(biāo)會(huì)務(wù)公司。（3）會(huì)場(chǎng)的勘察、選擇和預(yù)定。（4）會(huì)展設(shè)計(jì)和招商工作。（5）住宿預(yù)定與安排。（6）飲食預(yù)定與安排。（7）確認(rèn)大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施方案。

3.大會(huì)總體規(guī)劃。根據(jù)第七屆全國(guó)免疫學(xué)學(xué)術(shù)大會(huì)實(shí)施的“秘書(shū)處+專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司+志愿者”的成功經(jīng)驗(yàn)，學(xué)會(huì)在第八屆大會(huì)中仍然采用這一辦會(huì)模式。學(xué)會(huì)在充分依靠專(zhuān)業(yè)會(huì)務(wù)公司的同時(shí)，動(dòng)員承辦單位第三軍醫(yī)大學(xué)的學(xué)生志愿者參與大會(huì)服務(wù)，確保大會(huì)的順利召開(kāi)。

4.招標(biāo)會(huì)務(wù)公司。學(xué)會(huì)通過(guò)公開(kāi)發(fā)布信息的方式，招標(biāo)中國(guó)免疫學(xué)第八次全國(guó)學(xué)術(shù)大會(huì)的會(huì)務(wù)服務(wù)公司。在對(duì)眾多報(bào)名的會(huì)務(wù)、旅游公司提交的材料進(jìn)行審查、篩選后，邀請(qǐng)成都匯通、廣州艾思、中國(guó)旅行社重慶分社、中國(guó)山水旅行社、重慶遠(yuǎn)洋旅業(yè)等5家公司進(jìn)行面試。在對(duì)各家公司的資質(zhì)、條件、辦會(huì)經(jīng)歷和專(zhuān)業(yè)辦會(huì)能力等方面進(jìn)行分析、比對(duì)后，確定中國(guó)山水旅行社為重慶大會(huì)的會(huì)務(wù)合作公司。

5.選擇會(huì)場(chǎng)。按照第八屆全國(guó)免疫學(xué)學(xué)術(shù)大會(huì)預(yù)期參加人數(shù)為1000～1200人，會(huì)期4天的會(huì)議設(shè)計(jì)，我們對(duì)重慶市可能舉辦相應(yīng)規(guī)模會(huì)議的地點(diǎn)進(jìn)行了考察。目前，重慶市具有能夠承擔(dān)1000人以上規(guī)模會(huì)議能力的場(chǎng)所只有重慶國(guó)際會(huì)議展覽中心。于是，學(xué)會(huì)于2011年9月對(duì)會(huì)展中心的會(huì)議場(chǎng)地、會(huì)展條件和重慶舉辦會(huì)議的附屬設(shè)施、設(shè)備等支撐條件進(jìn)行了實(shí)地考察，確認(rèn)會(huì)場(chǎng)的設(shè)置配備能夠滿足本次學(xué)術(shù)大會(huì)的需要。

6.會(huì)展設(shè)計(jì)和招商工作。根據(jù)重慶會(huì)展中心的場(chǎng)地情況，會(huì)議中心可布置標(biāo)準(zhǔn)展位52個(gè)，特裝展位6個(gè)。其中，會(huì)議中心一層，可布置標(biāo)準(zhǔn)展位26個(gè)，特裝展位5個(gè)，多功能、多媒體展示區(qū)1個(gè)；會(huì)議中心二層，可布置標(biāo)準(zhǔn)展位26個(gè)，特裝展位1個(gè)，茶歇區(qū)1個(gè)。此外，我們對(duì)于龍柱、彩虹門(mén)、路引、橫幅、LED的設(shè)置數(shù)量、擺放位置進(jìn)行了確認(rèn)，并以此為基礎(chǔ)展開(kāi)了積極的招商工作。

7. 勘察住宿情況。目前會(huì)展中心沒(méi)有附屬酒店，無(wú)法提供會(huì)議代表的住宿，于是我們對(duì)會(huì)議中心附近市區(qū)的商業(yè)酒店進(jìn)行了考察，遵循安全、舒適、交通便捷的原則，在步行20～30分鐘內(nèi)能到達(dá)會(huì)場(chǎng)的范圍內(nèi)選擇了不同價(jià)位的7家商務(wù)酒店，接待能力大約是1200人。這7家商務(wù)酒店均有方便的公共交通，代表可以從機(jī)場(chǎng)、車(chē)站自行抵達(dá)。

8.安排餐飲。本次會(huì)議期間各位參會(huì)代表分住在7個(gè)酒店中，早餐均由各自酒店提供，費(fèi)用含在住宿費(fèi)中。大會(huì)提供午餐和晚餐的方案有兩個(gè)：一是集中在會(huì)議中心提供自助餐；二是各自酒店提供自助餐。但這兩個(gè)方案都存在往返交通和時(shí)間問(wèn)題，第二方案還存在各賓館用餐標(biāo)準(zhǔn)、水平不一的問(wèn)題，最后會(huì)務(wù)組決定在會(huì)展中心用自助餐。

9.現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施方案。根據(jù)重慶市的實(shí)際情況和本次大會(huì)的服務(wù)特點(diǎn)，學(xué)會(huì)在中國(guó)免疫學(xué)會(huì)第七次全國(guó)學(xué)術(shù)大會(huì)實(shí)施方案的基礎(chǔ)上進(jìn)行了適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和修改，設(shè)立了外聯(lián)（專(zhuān)家）組、會(huì)場(chǎng)組、會(huì)展組、住宿餐飲組、注冊(cè)組、交通組、招商組、宣傳組、文秘組、財(cái)務(wù)組、安全組11個(gè)工作小組，各小組負(fù)責(zé)自己的相關(guān)工作。本次方案對(duì)原方案中的交通、住宿餐飲組和注冊(cè)組人員的數(shù)量和工作要求進(jìn)行了調(diào)整，新增設(shè)了安全組，保障和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。

安全組由第三軍醫(yī)大學(xué)2～3名全科醫(yī)生組成，充分依托120、110、999等社會(huì)公共安全和醫(yī)療保障體系，協(xié)助處理參會(huì)代表的重大疾病或突發(fā)事件。安全組嚴(yán)格執(zhí)行報(bào)告制，及時(shí)向常務(wù)秘書(shū)長(zhǎng)和主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告重大事件的發(fā)生情況和處理結(jié)果。

10.組建會(huì)務(wù)團(tuán)隊(duì)。在大型學(xué)術(shù)會(huì)議的辦會(huì)模式中，學(xué)會(huì)在會(huì)務(wù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面形成了一套非常合理、有效的制度，既能保證為大會(huì)提供全方位的服務(wù)，又能靈活應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件。經(jīng)過(guò)多次完善，大會(huì)會(huì)務(wù)服務(wù)團(tuán)隊(duì)由11個(gè)工作小組組成：即外聯(lián)專(zhuān)家組、會(huì)場(chǎng)組、會(huì)展組、住宿餐飲組、注冊(cè)組、招商組、交通組、安全組、宣傳組、文秘組和財(cái)務(wù)組。

會(huì)務(wù)團(tuán)隊(duì)的工作在會(huì)議籌備后期開(kāi)始介入，在正式會(huì)議開(kāi)始的前3天進(jìn)入實(shí)質(zhì)性大會(huì)狀態(tài)。會(huì)務(wù)團(tuán)隊(duì)各小組，嚴(yán)格按照會(huì)務(wù)工作手冊(cè)執(zhí)行各項(xiàng)任務(wù)，其中對(duì)具體時(shí)間和內(nèi)容安排都有明確的規(guī)定：

會(huì)議前三天：（1）學(xué)會(huì)秘書(shū)處及會(huì)務(wù)公司進(jìn)場(chǎng)。布置會(huì)場(chǎng)、清理場(chǎng)地，檢查會(huì)務(wù)準(zhǔn)備情況。（2）與場(chǎng)館就會(huì)議相關(guān)的細(xì)節(jié)問(wèn)題最后進(jìn)行確認(rèn)。各組負(fù)責(zé)人熟悉各自工作場(chǎng)地及環(huán)境，檢查一切與會(huì)議相關(guān)的準(zhǔn)備工作的落實(shí)情況。（3）召開(kāi)會(huì)前工作會(huì)議。各組組長(zhǎng)匯報(bào)自己任務(wù)的準(zhǔn)備情況和檢查情況，與其他組組長(zhǎng)就可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行溝通和解決。

會(huì)議前二天：（1）組織志愿者培訓(xùn)及工作分配。召開(kāi)會(huì)前動(dòng)員會(huì)議，介紹大會(huì)具體情況。（2）各組長(zhǎng)安排相應(yīng)組員培訓(xùn)，熟悉工作流程。（3）各組人員進(jìn)入會(huì)議服務(wù)準(zhǔn)備工作的最后階段，各組組長(zhǎng)與組員間、各職能組之間相互配合，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整，確保各個(gè)環(huán)節(jié)暢通。（4）注冊(cè)組、財(cái)務(wù)組、交通組做好準(zhǔn)備，接待提前到會(huì)的代表。

會(huì)議前一天：（1）各組全部人員進(jìn)場(chǎng)，開(kāi)始相關(guān)工作。（2）會(huì)展組按照預(yù)定方案完成展場(chǎng)內(nèi)展位搭建工作，確定會(huì)場(chǎng)內(nèi)、外的相關(guān)布置。檢查所有設(shè)施、設(shè)備，確保大會(huì)代表能順利注冊(cè)。（3）注冊(cè)組負(fù)責(zé)會(huì)議材料分裝，并根據(jù)報(bào)到臺(tái)的情況測(cè)試注冊(cè)流程，會(huì)場(chǎng)組、外聯(lián)專(zhuān)家組、餐飲住宿組在完成各自的工作后協(xié)助注冊(cè)組分發(fā)會(huì)議資料。（4）會(huì)場(chǎng)組熟悉大會(huì)日程中各個(gè)會(huì)議場(chǎng)地，檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)施、設(shè)備能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，幫助注冊(cè)組完成資料分裝工作。（5）交通組向外聯(lián)組確定特邀專(zhuān)家接待的有關(guān)事宜，如車(chē)輛調(diào)配、線路策劃等。（6）住宿餐飲組熟悉代表的用餐場(chǎng)地、宴會(huì)場(chǎng)地，安排會(huì)務(wù)組全體人員的工作用餐，幫助注冊(cè)組完成資料分裝工作。（7）外聯(lián)專(zhuān)家組熟悉和了解會(huì)場(chǎng)、會(huì)議日程，明確接待工作流程。

會(huì)議第一天：（1）注冊(cè)報(bào)到。（2）交通組與外聯(lián)組、專(zhuān)家組及時(shí)聯(lián)系，安排接站和入住。（3）注冊(cè)組、財(cái)務(wù)組開(kāi)始報(bào)到，提前將資料等物品擺放好。（4）餐飲組與酒店餐廳聯(lián)系用餐人數(shù)及相關(guān)事宜。（5）會(huì)展組完成搭建大會(huì)主會(huì)場(chǎng)背景板，會(huì)展組完成搭建投影及調(diào)試設(shè)備，與會(huì)場(chǎng)組溝通會(huì)場(chǎng)上可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，準(zhǔn)備后備方案。（6）會(huì)場(chǎng)組和會(huì)展組布置會(huì)場(chǎng)，張貼壁報(bào)。

正式開(kāi)會(huì)：（1）交通組與外聯(lián)專(zhuān)家組聯(lián)系，保證外賓等重要人員的車(chē)輛安排工作。（2）注冊(cè)組及財(cái)務(wù)組延遲一天，接待晚到的代表。（3）餐飲組在餐前和酒店餐廳聯(lián)系用餐人數(shù)及相關(guān)事宜，包括代表大會(huì)茶歇。（4）會(huì)場(chǎng)組、宣傳組在大會(huì)會(huì)場(chǎng)全程服務(wù)。（5）文秘組通過(guò)學(xué)會(huì)網(wǎng)站及時(shí)報(bào)道會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)情況，通過(guò)短信發(fā)布會(huì)議相關(guān)信息。（6）安全組設(shè)立服務(wù)臺(tái)，安排人員24小時(shí)輪流值班，隨時(shí)待命。

會(huì)議結(jié)束：（1）交通組與外聯(lián)專(zhuān)家組協(xié)調(diào)安排送站服務(wù)。（2）其他各組協(xié)同會(huì)場(chǎng)組清理現(xiàn)場(chǎng)，整理設(shè)備。（3）攝像組將會(huì)議影像資料交給學(xué)會(huì)秘書(shū)處。（4）文秘組完成會(huì)議總結(jié)報(bào)告。（5）召開(kāi)會(huì)后工作總結(jié)會(huì)，提出會(huì)務(wù)服務(wù)不足之處，以便改進(jìn)。

二、成效與經(jīng)驗(yàn)

中國(guó)免疫學(xué)會(huì)構(gòu)建和完善“秘書(shū)處+專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司+志愿者”大型學(xué)術(shù)會(huì)議的組織模式，是在高層設(shè)計(jì)的統(tǒng)籌安排下保證專(zhuān)項(xiàng)工作的系統(tǒng)性、可持續(xù)性和創(chuàng)新性。構(gòu)建和完善“秘書(shū)處+專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司+志愿者”大型學(xué)術(shù)會(huì)議辦會(huì)模式，是中國(guó)免疫學(xué)會(huì)服務(wù)創(chuàng)新、服務(wù)社會(huì)和政府、服務(wù)自身發(fā)展的多重能力提升的重要組成部分。學(xué)術(shù)大會(huì)的主旨是加強(qiáng)國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流，提升中國(guó)免疫學(xué)的研究水平。大會(huì)分會(huì)場(chǎng)應(yīng)設(shè)置新增產(chǎn)業(yè)技術(shù)創(chuàng)新部分，推動(dòng)基礎(chǔ)研究向臨床應(yīng)用的轉(zhuǎn)化。會(huì)議應(yīng)頒發(fā)科技獎(jiǎng)項(xiàng)，鼓勵(lì)和培養(yǎng)人才成長(zhǎng)。通過(guò)學(xué)術(shù)會(huì)議的組織工作，進(jìn)一步加強(qiáng)了辦事機(jī)構(gòu)的運(yùn)行管理、財(cái)務(wù)管理及專(zhuān)職人才隊(duì)伍建設(shè)。