醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及措施研究

張素霞?張健

【摘要】本文主要分析了醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀，重點(diǎn)介紹了醫(yī)院檔案所存在的價值以及在管理的過程中所存在的一系列漏洞等，同時對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而提出一系列的管理措施。這些措施從各個方面對醫(yī)院檔案管理進(jìn)行了重組，對醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行改變，推動醫(yī)院檔案管理進(jìn)一步完善。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理;價值;現(xiàn)狀;應(yīng)用措施

醫(yī)學(xué)一直在人類的發(fā)展中占據(jù)著較為重要的地位，在醫(yī)學(xué)不斷發(fā)展的過程中，同醫(yī)學(xué)相關(guān)的各種事物也變得越來越重要，醫(yī)院檔案管理便是其中的一部分。醫(yī)院在進(jìn)行管理工作時，對于檔案管理必須重點(diǎn)關(guān)注。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院的重要組成部分，其中涵蓋了有關(guān)病人以及各種病例的重要信息，管理人員的管理水平對檔案以及醫(yī)院的發(fā)展有著重要的作用。

一、簡述醫(yī)院檔案管理

（一）管理范圍。醫(yī)院檔案管理內(nèi)容和范圍，是十分廣泛的。1.文件史料檔案。該類檔案記載了從醫(yī)院建立至今的所有大型事件以及發(fā)展過程，其整個記錄也是醫(yī)院的發(fā)展歷史。醫(yī)院重要工作和人物，以及醫(yī)院中各個醫(yī)生所作出的重要貢獻(xiàn)，這些都在文件史料檔案中有著較為詳細(xì)的記載。2.病歷檔案。醫(yī)院中數(shù)量最多的便是病歷檔案。每一個病人在住院期間所接受的治療以及相關(guān)的病情狀況等都會留下較為詳細(xì)的記錄。3.科研教學(xué)檔案。醫(yī)院中的每一位醫(yī)生都有自己的研究方向，醫(yī)院不僅僅是治病救人的場所，同時也是醫(yī)生之間相互學(xué)習(xí)知識的場地。故而醫(yī)院中的科研教學(xué)工作會以資料的形式記錄下來并被收藏進(jìn)檔案室。4.人事檔案。人事檔案中記錄了所有的醫(yī)護(hù)人員的工作經(jīng)歷以及工作能力，甚至還包括了其在工作期間所做出的貢獻(xiàn)等，是每一個工作人員的詳細(xì)工作史。5.其他檔案。除了上述提到的一些記錄，醫(yī)院也會保留一些紀(jì)念意義重大的獎狀、獎杯以及錦旗等物品。這些復(fù)雜且多樣化的內(nèi)容都被保存在醫(yī)院的檔案管理室中，留下珍貴的記錄。

（二）價值作用。在醫(yī)院中對檔案進(jìn)行管理，無論是對于醫(yī)院還是對于每一個醫(yī)護(hù)人員都有著十分重要的意義。首先，檔案管理的規(guī)范化可以成為很好的借鑒，方便院長在進(jìn)行某些決策的時候可以通過相應(yīng)的資料來獲得支持，從而做出最為正確的決定。另外，對于醫(yī)院的發(fā)展方向也可以有很好的建議，從而為醫(yī)院的管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，推動醫(yī)療質(zhì)量的發(fā)展和醫(yī)療技術(shù)的管理。醫(yī)療是一個不斷從前人手中吸取經(jīng)驗(yàn)并創(chuàng)新的過程，故而對醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理，可以形成一條較為完整的醫(yī)療技術(shù)鏈條，從而讓醫(yī)院中的技術(shù)人員進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)，幫助醫(yī)生提升自己的醫(yī)療技術(shù)，使得整個醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量得到跨越式的進(jìn)展。再次，也有利于醫(yī)院設(shè)備設(shè)施的管理。在醫(yī)院中，最為常見也是最為重要的便是各種機(jī)械設(shè)備。這些醫(yī)療機(jī)械設(shè)備在操作室較為復(fù)雜，而對相關(guān)的設(shè)備進(jìn)行檔案登記和管理，可以對每一臺機(jī)械設(shè)備都進(jìn)行相關(guān)性能和使用的分析，以此來推斷出最好的利用效果。當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)問題的時候，也可以通過檔案中留存的有關(guān)維修和改造的相關(guān)信息對設(shè)備進(jìn)行處理，保證設(shè)備的順利運(yùn)行。最后，對醫(yī)院的檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可以讓各種醫(yī)學(xué)工作者進(jìn)行相關(guān)的科研結(jié)果的發(fā)表以及醫(yī)學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新，醫(yī)學(xué)家從檔案中獲得知識，同時將這些知識轉(zhuǎn)為新的技術(shù)造福人類，也可以讓醫(yī)院的決策管理更加合理化，執(zhí)行起來更加科學(xué)。相關(guān)的管理工作者對所有的檔案信息進(jìn)行采集和處理，形成一種科學(xué)依據(jù)，通過各種科學(xué)依據(jù)來推動醫(yī)院工作的順利開展。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案室管理混亂。醫(yī)院在建立的時候都會獨(dú)立設(shè)立檔案室，雖然醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者在觀念上對檔案室有著一定的認(rèn)識，但是在實(shí)際的操作之中，卻沒有進(jìn)行有效的分工，甚至在某些醫(yī)院中，針對檔案室的人員配備十分隨意。醫(yī)院的檔案管理人員為退休的醫(yī)護(hù)人員等，他們在檔案管理方面并沒有專業(yè)的經(jīng)驗(yàn)。在管理的過程中，很多管理人員對資料的珍貴程度認(rèn)識不足，故而在保護(hù)方面也做得不夠好，從而使得很多珍貴資料流失。在醫(yī)院檔案管理方面，隨著科技的發(fā)展，檔案的存儲方式也在不斷地發(fā)生變化。醫(yī)院作為人員流動十分大的場所，檔案信息的采集也十分龐大。最初的紙質(zhì)檔案，如照片、文件、醫(yī)護(hù)人員的人事檔案以及病人的病例等，這些都是早期檔案室中必須進(jìn)行管理的文件;隨著社會的發(fā)展科技的不斷進(jìn)步，檔案的載體形式以及與檔案相關(guān)的信息也在不斷地發(fā)生變化，如后期的聲像、病理切片以及計(jì)算機(jī)磁盤檔案等，這些文件雖然和傳統(tǒng)的檔案文件有出入，其中所蘊(yùn)含的信息卻值得被收藏。但在實(shí)際的檔案管理中，很多檔案管理人員遵循著自己對檔案管理的認(rèn)知來進(jìn)行相關(guān)的信息處理，從而使得很多珍貴的資料流失。

（二）管理制度不健全。無規(guī)矩，不成方圓。在進(jìn)行檔案管理的時候，醫(yī)院的檔案管理制度存在著一定的問題。檔案管理制度較為分散，同時管理的標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同。不同的科室對自己的檔案管理有著不同的想法，這就導(dǎo)致檔案管理人員和科室的工作人員在進(jìn)行資料相互交接的過程中很容易出現(xiàn)問題，對資料進(jìn)行重復(fù)的收集，或者是醫(yī)護(hù)工作者在進(jìn)行材料整理的時候?qū)Σ牧现匾哉J(rèn)識不足，從而導(dǎo)致很多資料被隨意堆放在一起，其中有價值的資料將會在不知不覺間流失。醫(yī)院缺乏明確的檔案管理制度，管理人員也缺少和相關(guān)醫(yī)護(hù)人員的交流，這種信息的不對等以及管理制度的缺乏會造成管理人員在收集和處理信息上存在漏洞，造成檔案管理和醫(yī)院的信息管理之間存在一定的脫節(jié)，這種脫節(jié)會使得醫(yī)院檔案內(nèi)容界限不明確。

（三）管理水平落后。雖然醫(yī)院在科技的發(fā)展中不斷得到提升，但是醫(yī)院的檔案管理水平依舊較為落后。很多醫(yī)院的檔案管理室依舊以較為傳統(tǒng)的管理方式來進(jìn)行檔案的歸類，其中運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理的檔案依舊是少數(shù)。紙質(zhì)檔案占地空間大，同時在查詢的時候也十分不方便，而在維護(hù)方面也需要大量的資金來確保每一份珍貴資料的完好保存。同時，在進(jìn)行管理的過程中，相關(guān)的管理人員基本上以搜集和整理檔案管理為主，并沒有對檔案中的信息進(jìn)行進(jìn)一步的處理。這種專業(yè)水平的落后使得醫(yī)院無法從檔案信息出發(fā)，對醫(yī)院的規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備等進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)劃，這就導(dǎo)致醫(yī)院的發(fā)展受阻。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的途徑

（一）加強(qiáng)員工的認(rèn)識和學(xué)習(xí)。在日常的管理工作中，醫(yī)院可以提升全體人員的檔案意識。從醫(yī)院干部到所有的醫(yī)護(hù)人員職工都需要對檔案的重要性有一定了解。首先，醫(yī)院需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)階級的管理意識，醫(yī)院的發(fā)展很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)層所作出的一列決策。故而領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)院檔案管理的重視將會推動領(lǐng)導(dǎo)階層在醫(yī)院的建設(shè)中加強(qiáng)對檔案管理室的建設(shè)。其次，宣傳檔案管理的重要性。醫(yī)院可以在每周的會議上或者在醫(yī)院的宣傳欄上對檔案管理進(jìn)行宣傳，讓每一個醫(yī)護(hù)工作者都能認(rèn)識到檔案的重要性，從而對檔案工作進(jìn)行支持。最后，醫(yī)院也可以進(jìn)行相關(guān)的檔案管理考核工作，通過外部力量來推動工作人員支持檔案管理工作。當(dāng)醫(yī)院從領(lǐng)導(dǎo)層到員工都認(rèn)識到檔案管理的重要性，便會在日常工作中支持檔案管理，推動檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。

（二）健全檔案管理制度。醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)階層和管理人員需要就檔案管理設(shè)立合理科學(xué)的制度。如對檔案的歸檔范圍進(jìn)行確定。醫(yī)院管理人員需要有一份明確的檔案管理章程，明白哪些材料是需要重點(diǎn)收集的，哪些材料可以不用收集。同時醫(yī)院也需要就檔案管理建立一套科學(xué)的體系，從對資料的收集、整合到最后的處理和儲存等，所有的環(huán)節(jié)都需要醫(yī)院中全體醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行配合，才能讓檔案管理體系順利運(yùn)行。面對不同的科室、不同的檔案資料甚至是不同的載體，管理人員也需要采取不同的管理方式。如對于紙質(zhì)類的資料，檔案管理人員需要進(jìn)行存儲，同時也要定期維護(hù)，而對于電子類的檔案，管理人員需要做的便是讓所有的檔案整齊有序，方便相關(guān)科研人員尋找資料。此外，檔案管理人員還需要對檔案中隱藏的資源進(jìn)行開發(fā)，如一個種類的檔案可以放在一起，或者是對于有發(fā)展前景的檔案進(jìn)行處理，從而提高檔案的價值。從檔案中提取信息并將其運(yùn)用到實(shí)際之種，進(jìn)而為醫(yī)院創(chuàng)造出良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員作為檔案管理中的重要人物，其專業(yè)素養(yǎng)對于檔案管理有著十分重要的作用。首先，醫(yī)院可以招聘相關(guān)的檔案管理人員來進(jìn)行專業(yè)管理，在招聘時，醫(yī)院需要對其專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行多方面的考核，從專業(yè)素養(yǎng)到相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)等，都是需要考慮到的內(nèi)容。其次，在醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃開展的過程中，將檔案人才的培養(yǎng)也納入計(jì)劃之中。醫(yī)院可以挑選出一部分工作較為認(rèn)真的工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，在不斷學(xué)習(xí)中提高專業(yè)素養(yǎng)，同時也可以成為醫(yī)院檔案室管理中的第一批人才，在工作的過程中也要不斷和后輩進(jìn)行交流，將自己的工作經(jīng)驗(yàn)傳授給后輩，推動檔案管理的進(jìn)步。同時，醫(yī)院也要對工作人員進(jìn)行定期的短期培訓(xùn)，讓所有的工作人員都明白檔案管理的工作流程以及檔案管理的重要性，以此來推動檔案管理工作。最后，醫(yī)院也可以和其他的醫(yī)院進(jìn)行交流，學(xué)習(xí)他人先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李萍.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].中國醫(yī)藥導(dǎo)報(bào)，2011，8（3）：125-126.

[2]張秀良.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法[J].科技資訊，2012（6）：219+221.

[3]生國棟.探究新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2015（6）：1-2.