排課流程優(yōu)化與重組研究

王幼玉　林超

摘要：高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)改革的不斷深化與有限教學(xué)資源的矛盾日益突出，現(xiàn)有的課程管理和服務(wù)無法滿足學(xué)?？焖侔l(fā)展的需求。流程重組通過分析和改進(jìn)組織過程，可以更好地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)，該文將ESIA方法應(yīng)用于業(yè)務(wù)流程再造，使用ESIA中的清除、簡化、整合、自動化策略對排課流程中的問題進(jìn)行優(yōu)化，通過統(tǒng)一發(fā)布教學(xué)任務(wù)、集中排課、減少中間溝通環(huán)節(jié)等方法提升排課流程的效率和便捷性，極大地提高了師生的滿意度、提升管理質(zhì)量、為高校排課流程優(yōu)化提供參考。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理;排課;流程優(yōu)化;ESIA;BPR

中圖分類號：G40-058? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）04-0133-03

Abstract： The contradiction between the continuous expansion of the scale of colleges and universities and the continuous deepening of teaching reforms and limited teaching resources has become more and more prominent. The existing curriculum management and services have been unable to meet the needs of the rapid development of schools. Process reengineering can better achieve business goals by analyzing and improving organizational processes， This article applies the ESIA method to business process reengineering， Use ESIA's strategies for elimination， simplification， integration， and automation to optimize the problems in the course scheduling process， and achieve the efficiency and convenience of the course scheduling process by uniformly issuing teaching tasks， centralized scheduling， and reducing intermediate communication links. It greatly improves the satisfaction of teachers and students， improves the quality of management， and provides a reference for optimizing the course scheduling process of colleges and universities.

Key words： educational administration; schedule; process optimization; ESIA; BPR

1 背景

近年來隨著大學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、慕課的開展以及混合式教學(xué)的推進(jìn)，帶來了不斷增長的學(xué)生數(shù)、課程數(shù)量與有限的教學(xué)資源之間的矛盾，不斷增長的教學(xué)任務(wù)和教師數(shù)量短缺之間的矛盾，跨校區(qū)教學(xué)的復(fù)雜性 、排課的統(tǒng)一性與學(xué)生選課自主性之間的矛盾，這些都對本來就復(fù)雜的高校排課工作提出了更高的要求[1]。良好的課程編排是建立穩(wěn)定教學(xué)秩序的前提，這關(guān)系到學(xué)生的學(xué)習(xí)效果、教師的教學(xué)效果以及學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，也反映了整體教學(xué)水平，高校迫切需要優(yōu)化排課方法與流程。本文借助業(yè)務(wù)流程重組理論和ESIA方法[2]，對高校排課流程進(jìn)行優(yōu)化研究，以達(dá)到提高師生滿意度、提升工作效率、降低管理成本、提高管理質(zhì)量和教學(xué)質(zhì)量服務(wù)水平的目的。

2 排課流程的現(xiàn)狀與分析

高校現(xiàn)有的排課模式一般是校院兩級排課，即先進(jìn)行校級公共課編排，再進(jìn)行院級專業(yè)課編排。校級排課是對全校公共課進(jìn)行排課，教務(wù)處統(tǒng)一安排，各二級學(xué)院協(xié)助完成;院級排課由學(xué)院負(fù)責(zé)對專業(yè)課進(jìn)行編排，教務(wù)處負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)[3]。校院兩級排課模式相對教務(wù)處統(tǒng)一排課的工作方式更靈活，排課總體效果更優(yōu)，但仍存在以下難題：

1）課堂沖突太多，需要大量的手工調(diào)課。因合班上課的要求不同，各學(xué)院所建課堂人數(shù)不一致，而學(xué)校教室的大小和數(shù)量是固定的，再加上教務(wù)系統(tǒng)智能排課效率低下，造成課堂沖突太多，需要進(jìn)行大量的手工調(diào)課，對教務(wù)管理人員的主觀能動性要求比較高。

2）流程煩瑣，溝通不便。公共課和專業(yè)課分別進(jìn)行排課，然后教務(wù)處再統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，流程較為煩瑣，溝通不便。

3）專業(yè)課排課難。專業(yè)課排課滯后和被動，二級學(xué)院在排專業(yè)課時(shí)常因教室被公共課占用而無法進(jìn)行排課。

4）溝通協(xié)調(diào)效率低下。排課過程中，各二級學(xué)院向教務(wù)科反饋排課遇到的問題，教務(wù)處收集后，需與各個(gè)二級學(xué)院溝通協(xié)調(diào)，提出解決方案并向領(lǐng)導(dǎo)請示后，將方案反饋給二級院系。如此反復(fù)溝通協(xié)調(diào)，信息傳遞鏈條又長又廣，問題容易堆積，溝通協(xié)調(diào)效率低下;

5）開課易錯(cuò)易漏。排課數(shù)據(jù)沒有做到實(shí)時(shí)共享，教務(wù)處下發(fā)教學(xué)任務(wù)給二級學(xué)院后，二級學(xué)院須再次核對并反饋問題，手工調(diào)課和教學(xué)任務(wù)的核對均涉及手工對數(shù)據(jù)的修改匯總統(tǒng)計(jì)等，過程煩瑣，容易出現(xiàn)課程開錯(cuò)或漏開的現(xiàn)象。

6）師生滿意度不高。由于課堂沖突，有些專業(yè)課只能安排在7、8節(jié)或者晚上9、10節(jié)上課。在公共課沖突時(shí)，有些高校甚至不允許修改，以資源搶占的方式先占先得，專業(yè)課沖突又讓二級學(xué)院自己協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)不來就強(qiáng)制執(zhí)行，引起教師和學(xué)生的不滿。

業(yè)務(wù)流程再造用于改善其內(nèi)部功能，通過分析和改進(jìn)組織過程，可以更好地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)，通過對現(xiàn)有的排課流程的重組優(yōu)化，可以有效解決現(xiàn)有排課模式存在的難題。

3 業(yè)務(wù)流程再造方法

美國著名學(xué)者M(jìn)ichael Hammer最早于90年代提出了業(yè)務(wù)流程再造（Business Process Reengineering，BPR）的基本思想，BPR是提高企業(yè)核心競爭力的現(xiàn)代企業(yè)管理方法。其目標(biāo)是通過重新設(shè)計(jì)組織的業(yè)務(wù)流程來最大化這些流程的增值內(nèi)容，最小化其他方面，從而實(shí)現(xiàn)性能提升[4]。

BPR框架（Business Process Reengineering Framework，BPRF）包含六個(gè)階段的流程模式（圖1）：構(gòu)想、啟動、診斷、重新設(shè)計(jì)、實(shí)施重新設(shè)計(jì)的流程及推出重新設(shè)計(jì)的流程[5]。

1） 構(gòu)想階段：這一階段的目標(biāo)是確定組織的流程重組需求，并為流程重組建立組織準(zhǔn)備，組織調(diào)查現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程策略，并審查業(yè)務(wù)流程以獲取目標(biāo)改進(jìn)的機(jī)會。

2） 啟動階段：在這一階段，將確定當(dāng)前組織狀況與理想狀況之間的差異，并將其轉(zhuǎn)化為改進(jìn)戰(zhàn)略計(jì)劃的頂級目標(biāo)，并根據(jù)目標(biāo)和估計(jì)成本形成業(yè)務(wù)案例。

3） 診斷階段：這一階段的目標(biāo)是對組織的核心流程進(jìn)行建模和分析，通過業(yè)務(wù)模型對探索過程優(yōu)劣勢進(jìn)行分析，并用于需求的描述。

4） 重新設(shè)計(jì)階段： 這一階段的目標(biāo)是設(shè)計(jì)與評估。

5） 實(shí)施重新設(shè)計(jì)流程階段：這一階段是通過試點(diǎn)研究、測量系統(tǒng)和過程管理來產(chǎn)生和測試執(zhí)行計(jì)劃的詳細(xì)信息。

6） 推出重新設(shè)計(jì)的流程階段： 這一階段是對新的流程實(shí)施，采用變更管理技術(shù) 將任務(wù)轉(zhuǎn)移到新的職責(zé)和角色。

當(dāng)前主流的業(yè)務(wù)流程再造有兩種：系統(tǒng)改革法和重新設(shè)計(jì)法，系統(tǒng)改革法是基于現(xiàn)有流程，通過消除現(xiàn)有業(yè)務(wù)過程的浪費(fèi)、簡化、集成和自動化來完成重新設(shè)計(jì)，其代表性的方法有ESIA法、DMAIC模型法和ECRS法[6]。重新設(shè)計(jì)方法是基于從流程獲得的結(jié)果，采用積極進(jìn)取的策略，從頭開始進(jìn)行革命性的流程重設(shè)計(jì)，代表性的方法有五步法和RAIDE法。兩種方法的選擇取決于企業(yè)的具體情況和外部環(huán)境，一般而言當(dāng)外部環(huán)境相對穩(wěn)定，企業(yè)更傾向于采用系統(tǒng)的改革方法，著眼于短期流程的改善，當(dāng)外部環(huán)境不穩(wěn)定，企業(yè)傾向于采取重新設(shè)計(jì)法，著眼于長期發(fā)展而進(jìn)行大幅度的變革。在大多數(shù)情況下更適合采用系統(tǒng)改革法。目前較常用的系統(tǒng)改革法有ESIA法、標(biāo)桿法[7]、DMAIC模型法[8]、ECRS法[9]和SDCA[10]法。

ESIA方法主要應(yīng)用于企業(yè)能系統(tǒng)地改善現(xiàn)有的流程，提高客戶滿意度，它是基于對現(xiàn)有流程的分析和理解提供所需的輸出，創(chuàng)建出新的流程， 其基本內(nèi)容可以概括為四個(gè)部分：消除、簡化、集成和自動化（如表1）。

針對高校排課業(yè)務(wù)流程，服務(wù)群體穩(wěn)定，教學(xué)活動要求穩(wěn)定，排課業(yè)務(wù)優(yōu)化應(yīng)在保證穩(wěn)定運(yùn)行的前提下進(jìn)行，在業(yè)務(wù)流程運(yùn)行過程中應(yīng)盡量減少業(yè)務(wù)中的增值過程，不斷調(diào)整核心增值過程，ESIA是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的最實(shí)用方法，因此本文采用ESIA法進(jìn)行排課業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。

4 排課流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)

本文以高校排課業(yè)務(wù)流程為例，介紹了流程優(yōu)化和再造的方法及優(yōu)化后的效果評價(jià)。

4.1 原有業(yè)務(wù)流程

采用BPMN標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行業(yè)務(wù)流程描述如圖2所示，從下圖可以看出業(yè)務(wù)過程多余且煩瑣，過程邏輯過于復(fù)雜，需要進(jìn)行大量的手工調(diào)整，極大地影響了服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。

4.2 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

4.2.1 清除

采用ESIA移除教務(wù)處向教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)請示的環(huán)節(jié)、教務(wù)處與二級學(xué)院教務(wù)人員交叉溝通環(huán)節(jié)，改由教務(wù)處與二級學(xué)院教務(wù)人員集中排課，及時(shí)溝通解決問題，提高了工作效率。

4.2.2 簡化

采用ESIA簡化公共課和專業(yè)課各自排課環(huán)節(jié)，讓教務(wù)科與二級學(xué)院教務(wù)人員集中一起排課，共同協(xié)商如何建立課堂，教務(wù)處統(tǒng)一建立課堂，專業(yè)課根據(jù)建立的課堂排課。這樣既減少了公共課組之間的教室沖突，也減少了公共課組與二級學(xué)院的班級課程沖突，使教室資源得到充分利用，提高了工作效率，減少了教師和學(xué)生的不滿。

4.2.3 整合

采用ESIA對公共課排課和專業(yè)課排課環(huán)節(jié)進(jìn)行整合，教務(wù)科統(tǒng)一協(xié)調(diào)公共課組和二級學(xué)院集中排課，在教室資源沖突、班級沖突時(shí)及時(shí)進(jìn)行溝通，統(tǒng)一調(diào)課，提高了工作效率。

4.2.4 自動化

通過ESIA自動化方法，教務(wù)處可以直接利用教務(wù)管理系統(tǒng)中的教學(xué)任務(wù)統(tǒng)計(jì)匯總功能，下發(fā)教學(xué)任務(wù)書，避免重復(fù)溝通，做到資源共享，充分利用教室空閑資源，利用教務(wù)管理平臺預(yù)先設(shè)置的條件和智能排課算法進(jìn)行自動排課，預(yù)先設(shè)置條件主要包括：排課條件、排課時(shí)間、排課大類、排課順序、排課類別、教師特殊時(shí)間、教室特殊時(shí)間、同一教師一天排課不超過六節(jié)、同一班同一門課兩次授課時(shí)間至少間隔一天，下午體育課后不排其他課程等，然后再進(jìn)入手工調(diào)優(yōu)。

優(yōu)化后的流程如圖3所示，通過優(yōu)化清除了多余的環(huán)節(jié)，集中排課節(jié)省了溝通成本，提高溝通效率，減少溝通時(shí)間，提高了工作效率，減輕了教務(wù)排課人員的工作壓力，提高了師生的滿意度。

4.3 排課流程優(yōu)化效果評價(jià)

為了更客觀地比較流程優(yōu)化的效果，我們對教務(wù)人員、普通教師和學(xué)生進(jìn)行問卷調(diào)查，將問卷結(jié)果數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)研究數(shù)據(jù)，從排課耗時(shí)、管理質(zhì)量、滿意度三個(gè)維度進(jìn)行調(diào)查，其所占權(quán)重比例分別為排課耗時(shí)30%，管理質(zhì)量30%，滿意度40%，其中排課耗時(shí)和管理質(zhì)量只對教務(wù)管理人員進(jìn)行調(diào)查，滿意度對教務(wù)人員、教師、學(xué)生進(jìn)行調(diào)查。對排課耗時(shí)節(jié)省情況、管理質(zhì)量提升情況、滿意度進(jìn)行評價(jià)分別為非常滿意（10）、滿意（8）、一般（6）、較差（2）。收回有效問卷450份，包含教務(wù)人員50份，普通師生410份。問卷調(diào)查結(jié)果中，排課耗時(shí)節(jié)省情況，非常滿意40票，滿意10票，一般0票，較差0票;管理質(zhì)量提升方面，非常滿意35票，滿意14票，一般1票，較差0票;滿意度評價(jià)方面，非常滿意406票，滿意41票，一般3票，較差0票。經(jīng)過統(tǒng)計(jì)分析得出排課耗時(shí)節(jié)省情況評價(jià)得分為9.6，管理質(zhì)量提升情況評價(jià)得分為9.36，滿意度評價(jià)得分為9.791，總體評價(jià)得分為9.604分。

統(tǒng)計(jì)分析表明，排課流程的優(yōu)化與再造不僅減少時(shí)間浪費(fèi)，而且消除多余的環(huán)節(jié)，整體業(yè)務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量得到了很大的提高，在業(yè)務(wù)上線后添加用戶反饋和評價(jià)界面用以接收意見和建議，進(jìn)而對業(yè)務(wù)流程持續(xù)的優(yōu)化，使其更加精簡高效。

5 結(jié)束語

排課是落實(shí)教學(xué)任務(wù)的具體措施，關(guān)系到高校教學(xué)運(yùn)行穩(wěn)定與教學(xué)質(zhì)量的提高，本文對高校的排課業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀進(jìn)行分析，利用ESIA對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，在保證排課業(yè)務(wù)穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)上進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重組，實(shí)現(xiàn)局部突破的同時(shí)又注意整體推進(jìn)，改進(jìn)管理工作流程，提高管理效率。

通過業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造，我校當(dāng)前排課業(yè)務(wù)難題得到了有效地解決。排課業(yè)務(wù)管理成本、管理水平、管理效率、服務(wù)品質(zhì)得到明顯改善，推動了高校排課業(yè)務(wù)管理規(guī)范化，減輕了教務(wù)管理人員的工作壓力，進(jìn)而有更多的時(shí)間提升自身的綜合素質(zhì)，更好地服務(wù)于教學(xué)。流程優(yōu)化是一個(gè)持續(xù)深化的動態(tài)過程，只有不斷加強(qiáng)流程的科學(xué)化管理與信息化管理，才能切實(shí)提升師生滿意度，提高高校管理服務(wù)水平。

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【通聯(lián)編輯：謝媛媛】