交通檔案管理的信息化構(gòu)建思路分析

王娟

（陜西省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司，陜西 西安710077）

0 引言

交通檔案是交通事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是新時(shí)期智能建設(shè)的重點(diǎn)。在新時(shí)期智能城市發(fā)展中，智能交通占據(jù)一席之地，智能交通也是智慧城市建設(shè)的重點(diǎn)?，F(xiàn)階段要最大程度發(fā)揮交通檔案管理的作用，完善交通檔案信息化管理，從而推動(dòng)交通事業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展，是交通事業(yè)發(fā)展的重要課題。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化運(yùn)用越發(fā)受到重視，交通壓力日益增大，為滿足信息化暴漲的需求，交通檔案信息化管理成為交通運(yùn)輸部門管理的重點(diǎn)。

1 交通檔案管理信息化建設(shè)的必要性

信息化時(shí)代背景下，檔案信息化成為趨勢(shì)。在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下檔案信息化格局已經(jīng)形成，打破傳統(tǒng)管理模式的缺陷，促進(jìn)交通檔案管理朝著辦公自動(dòng)化與智能化方向發(fā)展。交通檔案管理信息化建設(shè)在新時(shí)期的必要性體現(xiàn)在以下方面。其一，智慧城市發(fā)展的需要。信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代徹底改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，在數(shù)字化、信息化背景下信息共享成為主題，要求檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)的共享。比如，公路工程建設(shè)中包含大量文件資料，如環(huán)境勘測(cè)、道路建設(shè)文物調(diào)查、地震安全評(píng)價(jià)、防洪影響、水土保持等方面的評(píng)價(jià)材料，另外合同簽訂、成本計(jì)算、施工管理等資料均是交通檔案管理的內(nèi)容，各種文件與項(xiàng)目紛紛錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，成為檔案信息建設(shè)的一部分，為檔案管理提供豐富的數(shù)字信息，為社會(huì)提交了豐富的交通檔案管理資料，這也是智慧城市建設(shè)的重要步驟。其二，提升檔案管理水平的需要。交通檔案管理信息化建設(shè)需要依靠現(xiàn)代技術(shù)的支持與高素質(zhì)人才隊(duì)伍作為支撐。在實(shí)際調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，檔案管理部門缺乏高素質(zhì)人才隊(duì)伍，從而限制了交通檔案的現(xiàn)代化發(fā)展，因此交通單位管理必須打造專業(yè)的素質(zhì)人才，交通管理內(nèi)容涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)，管理內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)管理要求極高。從交通檔案管理的特殊性出發(fā)，考慮檔案信息管理對(duì)數(shù)字資料質(zhì)量要求極為嚴(yán)格，傳統(tǒng)檔案管理手段限制了交通檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，缺乏專業(yè)人才的管理，很難滿足檔案信息化建設(shè)的需求。其三，信息化建設(shè)能夠有效發(fā)揮交通檔案管理的效果。檔案信息資料能夠發(fā)揮決策、借鑒、成本管理的效果。傳統(tǒng)管理忽視文檔資料的價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理服務(wù)無(wú)法最大化。交通建設(shè)本就復(fù)雜，項(xiàng)目施工累積大量原始資料，技術(shù)單位管理人員需要進(jìn)行真實(shí)記錄，這其中囊括大量數(shù)據(jù)資料、圖片、照片、影像，為后續(xù)檔案管理提供有效的借鑒，啟發(fā)公路建設(shè)者總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為項(xiàng)目圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、項(xiàng)目管理提供重要的參考意見，對(duì)管理進(jìn)行指導(dǎo)。通過(guò)檔案資料的管理，讓基建項(xiàng)目施工更精確，節(jié)省勞力和財(cái)力等，降低管理成本[1]。

2 檔案信息化建設(shè)對(duì)交通運(yùn)輸部門的影響

2.1 為交通運(yùn)輸提供數(shù)據(jù)資料

交通運(yùn)輸部門的信息化建設(shè)能夠?yàn)榻煌ㄟ\(yùn)輸運(yùn)輸領(lǐng)域提供重要的參考資料，傳統(tǒng)交通運(yùn)輸部門通過(guò)人工收集信息、處理信息的方式導(dǎo)致信息化建設(shè)存在諸多詬病。因此只有轉(zhuǎn)變觀念，借助現(xiàn)代化手段來(lái)改變檔案管理現(xiàn)狀?，F(xiàn)階段受到人工智能的影響，交通運(yùn)輸部門已經(jīng)能夠有效保證檔案數(shù)據(jù)資料的實(shí)時(shí)性和有效性，資料收集技術(shù)已經(jīng)成熟。在這種情況下，交通運(yùn)輸部門需要積極構(gòu)建完善的管理體系，避免檔案資料丟失，采取計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、加密的手段，加強(qiáng)檔案信息資料的管理，為交通檔案管理提供信息支撐。

2.2 節(jié)省交通運(yùn)輸部門檔案業(yè)務(wù)的資金

在信息化背景下，交通運(yùn)輸檔案運(yùn)輸資料朝著信息化、海量化、復(fù)雜化的方向發(fā)展，交通運(yùn)輸部門如果將太多資源投入到檔案業(yè)務(wù)管理中，不利于交通運(yùn)輸行業(yè)的完善發(fā)展。為改變交通運(yùn)輸部門成本管理情況，交通運(yùn)輸部門負(fù)責(zé)檔案管理人員需要完善智能素養(yǎng)，借助現(xiàn)代化手段完善信息管理共享平臺(tái)，最大程度節(jié)省勞動(dòng)成本、資金成本。

3 交通檔案信息化建設(shè)的思路

3.1 交通檔案信息需面向市場(chǎng)

交通檔案信息化建設(shè)是面向社會(huì)與市場(chǎng)的舉措，需要完善的檔案資料提供支持，構(gòu)建更加完善的體系，讓交通檔案更好地服務(wù)交通市場(chǎng)，構(gòu)建和諧社會(huì)。利用檔案信息分配責(zé)任、崗位，明確權(quán)責(zé)落實(shí)管理，樹立資源共享意識(shí)，促進(jìn)檔案資源的現(xiàn)代化進(jìn)程，讓檔案信息更好地為市場(chǎng)服務(wù)。

3.2 信息化工作對(duì)技術(shù)人才的要求

檔案工作開展需要面向大眾、面向互聯(lián)網(wǎng)，結(jié)合時(shí)代發(fā)展特征。

其一，明確檔案管理流程，促進(jìn)信息化建設(shè)，保證信息數(shù)據(jù)歸檔的及時(shí)性、有效性。

其二，檔案管理人員素質(zhì)需要提升，交通檔案管理部門人員流動(dòng)性大，為滿足工作需要會(huì)招聘兼職人員，限制了檔案工作的高效開展。因此需要改革人力資源，創(chuàng)新用人制度，通過(guò)招聘專業(yè)人員和培訓(xùn)老員工相結(jié)合的方式，打造更專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高專業(yè)素質(zhì)。

其三，檔案信息化設(shè)備需有序開展，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備都需要定位維護(hù)與管理。

3.3 規(guī)范化管理

建立交通檔案管理系統(tǒng)是保證檔案管理工作有序開展的前提。檔案管理的規(guī)范化體現(xiàn)在總結(jié)、完善資料的基礎(chǔ)構(gòu)建系統(tǒng)，促進(jìn)行業(yè)發(fā)展。結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的建設(shè)，搭建城市交通網(wǎng)絡(luò)，為信息檢索、檔案管理提供有效途徑，規(guī)范檔案資料，促進(jìn)資料的更新，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。

4 交通檔案管理的信息化建設(shè)

4.1 建立信息化平臺(tái)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需要了解檔案管理的設(shè)備、設(shè)施，是辦公自動(dòng)化配備實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。檔案操作軟件的信息化建設(shè)，軟件建設(shè)是重要的方面。軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)成復(fù)雜，管理人員需要對(duì)多個(gè)平臺(tái)進(jìn)行管理。比如，以操作系統(tǒng)為主的IBM軟件，軟件的運(yùn)行需要配備數(shù)據(jù)庫(kù)等。

檔案管理部門應(yīng)針對(duì)檔案管理的需要，劃分檔案內(nèi)容，借助掃描設(shè)備將不同的紙質(zhì)信息形成電子文件之后統(tǒng)一管理，確保所提供信息的完善、齊全、及時(shí)、有效。當(dāng)建立起強(qiáng)大的電子文件歸檔流程之后，使用標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)處理方式，有效檢索數(shù)據(jù)信息。除了軟件設(shè)備之外，硬件設(shè)備也很關(guān)鍵，包括硬件配備服務(wù)器、數(shù)據(jù)備份設(shè)備等。實(shí)際上，信息化平臺(tái)的硬件與軟件配置也要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)更新，迎合時(shí)代的發(fā)展。最后是人才管理，管理人員需要提高自身技能、專業(yè)素質(zhì)，通過(guò)提升管理人員的耐心、責(zé)任心來(lái)促進(jìn)平臺(tái)的完善。為豐富人才構(gòu)成體系，交通管理部門應(yīng)該從年輕人中挑選出檔案管理的專業(yè)人才和專家，利用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)提高檔案信息化水平。信息化平臺(tái)硬件、軟件設(shè)備見表1。

表1 硬件軟件設(shè)備

4.2 轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)觀念

交通檔案管理也是服務(wù)社會(huì)的一種方式，需要提供多樣化服務(wù)理念。完善檢索工具來(lái)及時(shí)掌握交通信息建設(shè)動(dòng)態(tài)。在交通檔案的信息化建設(shè)中，一方面將實(shí)用原則與科學(xué)原則結(jié)合，豐富檔案內(nèi)容，提高檔案資料的完整度，建立專業(yè)檢索途徑，通過(guò)多種方式和渠道為人們提供幫助。另一方面要及時(shí)收集、掌握信息，對(duì)信息進(jìn)行加工和整理，匯編數(shù)據(jù)資料，對(duì)交通檔案項(xiàng)目進(jìn)行介紹和管理，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠充分了解行業(yè)情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供合理建議。此外也要加強(qiáng)信息反饋，交通運(yùn)輸部門的交通檔案是可利用資料，檔案管理需要在一定時(shí)間內(nèi)將收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理、反饋。在檔案編制中可以結(jié)合案例來(lái)編制檔案，加強(qiáng)信息反饋能夠?qū)n案的內(nèi)在價(jià)值表現(xiàn)出來(lái)，還可以在一定程度上適當(dāng)宣傳檔案工作。交通服務(wù)建設(shè)中檔案信息有不可或缺的作用，信息反饋可以促進(jìn)檔案管理工作的完善，充分發(fā)揮檔案管理作用。

4.3 建立電子存儲(chǔ)文件

交通檔案管理中電子文件受損非常多，穩(wěn)定性也非常差。依靠單個(gè)交通運(yùn)輸部門難以完成大量數(shù)據(jù)傳輸，一般都需要多個(gè)部門協(xié)助完成。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門和檔案部門的數(shù)據(jù)傳輸可以利用專業(yè)的信息傳輸系統(tǒng)來(lái)完成，實(shí)現(xiàn)相互之間的信息傳輸。這樣能提高信息傳輸?shù)姆€(wěn)定性，同時(shí)部門之間也可以充分發(fā)揮本身的特長(zhǎng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，形成質(zhì)量?jī)?yōu)良的電子文檔。工作人員需要重視對(duì)電子文檔數(shù)據(jù)的更新和維護(hù)，促進(jìn)電子文檔的高效利用。對(duì)于交通檔案而言，信息數(shù)據(jù)安全管理工作非常重要，因此需要高度重視交通運(yùn)輸檔案管理，需要采取合理措施維護(hù)電子文件，確保電子文件的安全性，避免發(fā)生信息泄露，維護(hù)信息安全。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上，交通檔案信息化建設(shè)工作的重要性非常顯著，實(shí)際工作中受到多種因素影響，仍存在諸多問題。在這種情況下，交通檔案管理工作需要有針對(duì)性地開展，完善規(guī)章制度、提升信息化水平、提升資金投入，為檔案建設(shè)工作的開展提供必要保障。