高標(biāo)準(zhǔn) 高質(zhì)量 高效率全面完成退管檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作

□ 遼河油田公司 崔 剛 張春光 孫振祿 張 良 阮 芳

國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理是全面深化國(guó)企改革的重要內(nèi)容和舉措。國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案移交屬地實(shí)行集中統(tǒng)一管理是退休人員全面社會(huì)化管理的重要前提和基礎(chǔ)。

為全面貫徹落實(shí)黨中央、國(guó)務(wù)院、遼寧省關(guān)于平穩(wěn)有序推進(jìn)國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理的有關(guān)要求，遼河油田公司黨委提高政治站位，發(fā)揮“頭雁效應(yīng)”，重要工作親自部署、重大問(wèn)題親自協(xié)調(diào)、重點(diǎn)環(huán)節(jié)親自跟進(jìn)，推動(dòng)移交工作落實(shí)落地。于10 月初，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率完成4.64 萬(wàn)卷退休人員人事檔案的規(guī)范化整理和數(shù)字化掃描工作并移交，為全面推進(jìn)退休人員社會(huì)化管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

下面結(jié)合我公司開(kāi)展此項(xiàng)工作的實(shí)際，談?wù)勅绾巫龊猛诵萑藛T人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作。

一、提高站位，重實(shí)干、強(qiáng)落實(shí)——用“五個(gè)一”工作機(jī)制作為工作總遵循

遼河油田公司黨委將國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作納入到公司改革發(fā)展全局中同謀劃、共推進(jìn)，制定了《遼河油區(qū)推進(jìn)退休人員社會(huì)化管理工作方案》，主管領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化政治擔(dān)當(dāng)，切實(shí)將移交責(zé)任扛在肩上，抓在手里，落實(shí)在行動(dòng)中。

由于此次退休人員人事檔案集中移交量大、覆蓋面廣、時(shí)間緊張，油田公司黨委組織部（人事部）按照一項(xiàng)任務(wù)、一名領(lǐng)導(dǎo)、一個(gè)團(tuán)隊(duì)、一張圖表、一抓到底的“五個(gè)一”工作機(jī)制，調(diào)整完善工作方案和實(shí)施辦法，壓實(shí)工作責(zé)任，倒排時(shí)間計(jì)劃，進(jìn)一步明確時(shí)間表、路線(xiàn)圖、任務(wù)書(shū)，確保任務(wù)、職責(zé)、人員、設(shè)備、物資等全部落實(shí)到位。

1.下發(fā)退休人員檔案整理和數(shù)字化工作的通知。要求各下屬單位制定工作方案，明確負(fù)責(zé)人，抽調(diào)骨干力量，倒排時(shí)間運(yùn)行計(jì)劃，快速推進(jìn)，建立了周報(bào)、月報(bào)機(jī)制，通過(guò)調(diào)研、監(jiān)督檢查、座談等方式對(duì)各單位工作進(jìn)度進(jìn)行敦促和指導(dǎo)。

2.組建專(zhuān)業(yè)化技術(shù)團(tuán)隊(duì)。抽調(diào)基層單位5 名業(yè)務(wù)骨干成立數(shù)字化工作小組，自行研究數(shù)據(jù)錄入、批量重命名、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、自動(dòng)分揀、處理圖片等技術(shù)程序，深入43家基層單位培訓(xùn)指導(dǎo)，加快了退管檔案數(shù)字化工作進(jìn)度。選調(diào)了30 名應(yīng)屆畢業(yè)生參與檔案的數(shù)字化掃描、裁圖等工作，解決了部分二級(jí)單位抽調(diào)人員數(shù)量不足的難題，提高了數(shù)字化工作效率。

3.協(xié)調(diào)落實(shí)設(shè)備、場(chǎng)所、資金等事宜。與培訓(xùn)中心、設(shè)備管理部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部積極溝通，落實(shí)機(jī)房和教室等工作場(chǎng)所、掃描儀等數(shù)字化設(shè)備以及檔案整理用品等專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用。

二、加強(qiáng)培訓(xùn)，提技能、同推進(jìn)——用“一盤(pán)棋”思想上下整體協(xié)同推進(jìn)

為確保檔案整理和掃描規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，我們先多次到省、市等有關(guān)部門(mén)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，再通過(guò)“以干代培”“組隊(duì)聯(lián)合”等方式，將檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化掃描相關(guān)工作技法傳達(dá)到各單位，確保同一規(guī)范、同一標(biāo)準(zhǔn)、同一時(shí)限，各單位同步完成。

1.為精準(zhǔn)把握《遼寧省國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作實(shí)施細(xì)則》的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，我們兩次邀請(qǐng)省檔案局有關(guān)專(zhuān)家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2.通過(guò)“以干代培”的方式，對(duì)遼河油區(qū)進(jìn)行了全覆蓋式檔案整理和數(shù)字化處理實(shí)操培訓(xùn)，累計(jì)培訓(xùn)387 人次。培訓(xùn)教師“一對(duì)一、手把手”輔導(dǎo)、“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、面對(duì)面”服務(wù)，使每名參訓(xùn)人員都能獨(dú)立開(kāi)展工作，回到單位后大幅提高工作效率，培訓(xùn)效果顯著。

3.采用“組隊(duì)聯(lián)合”“互幫互助”的方式，100 卷以下的單位，每個(gè)單位抽調(diào)1 人，組成聯(lián)合團(tuán)隊(duì)，在完成本單位工作任務(wù)后，全力以赴協(xié)助公司機(jī)關(guān)推進(jìn)退管檔案整理和數(shù)字化工作。

三、優(yōu)化流程，降成本、提效率——用創(chuàng)新工作思路實(shí)現(xiàn)降本提速

退管檔案整理和數(shù)字化工作繁瑣、復(fù)雜，尤其是數(shù)字化工作內(nèi)容較多、要求較高、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，為確保工作進(jìn)度，我們堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，建立問(wèn)題清單，緊盯關(guān)鍵問(wèn)題，剖析問(wèn)題癥結(jié)，強(qiáng)化過(guò)程管控，想方設(shè)法出實(shí)招、見(jiàn)實(shí)效，通過(guò)合理制定工作流程并進(jìn)行科技創(chuàng)新，自行研究數(shù)字化軟件程序，推進(jìn)問(wèn)題逐一解決銷(xiāo)項(xiàng)，助力數(shù)字化工作高速推進(jìn)。

1.聯(lián)合離退休和保險(xiǎn)部門(mén)核對(duì)退休人員相關(guān)數(shù)據(jù)和實(shí)際庫(kù)存，確保移交退休人員數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。要求各二級(jí)單位對(duì)退休人員的檔案資料進(jìn)行全面歸集和預(yù)審。將分散在各部門(mén)需要?dú)w檔的個(gè)人材料，進(jìn)行集中一次性歸入個(gè)人檔案；并對(duì)退休人員人事檔案進(jìn)行初審，將重復(fù)性和不必要存檔的材料予以剔除，提高數(shù)字化工作效率。

2.合理分工，形成閉環(huán)式流水作業(yè)。每8 人組成一個(gè)小組，負(fù)責(zé)檔案的拆裝、分類(lèi)、裱糊、錄入、掃描、裁圖、重命名、審核、裝訂、入庫(kù)等全流程工作。各環(huán)節(jié)人員各司其職，下一環(huán)節(jié)檢查上一環(huán)節(jié)的工作成果，環(huán)環(huán)相扣，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可追溯并整改。

3.發(fā)揮技術(shù)引領(lǐng)作用。數(shù)字化小組人員研究應(yīng)用掃描軟件程序，日掃描從300 頁(yè)幅提高到1500 頁(yè)幅，大幅提高工作效率。利用EXCEL 編程技術(shù)自動(dòng)生成份目錄、個(gè)人目錄和背脊標(biāo)簽，減少數(shù)據(jù)錄入量，降低數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤率。自行研究批量重命名和自動(dòng)分揀文件夾程序，有效避免了在建立文件夾、圖片重命名、分揀圖片過(guò)程中的誤操作。自行研究審核校驗(yàn)程序，對(duì)圖片分辨率小于300dpi，材料形成時(shí)間、身份證號(hào)碼位數(shù)錯(cuò)誤等問(wèn)題及時(shí)校驗(yàn)和修改，大大提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率。

4.最大限度降低成本。受疫情影響，石油行業(yè)效益整體下滑，我們將“降本增效”作為工作的核心重點(diǎn)，堅(jiān)持“自己的活自己干”，節(jié)省成本超1000 萬(wàn)元。

四、發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)，打硬仗、顯擔(dān)當(dāng)——用薪酬激勵(lì)機(jī)制引領(lǐng)激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)熱情

歷時(shí)半年，遼河油田公司充分發(fā)揮“三老四嚴(yán)”“苦干實(shí)干”精神，全面完成了4.64 萬(wàn)卷退管檔案的整理和數(shù)字化工作，打贏(yíng)了一場(chǎng)不可能打贏(yíng)的硬仗，完成了一項(xiàng)不可能完成的任務(wù)。

1.單位分類(lèi)施策。采用“樹(shù)標(biāo)桿”“抓典型”“人員輪崗、人停機(jī)不?！钡确绞剑古艜r(shí)間運(yùn)行計(jì)劃，加速推進(jìn)，確保工作進(jìn)度。

2.凝聚核心人才。各單位凝聚了一批責(zé)任心強(qiáng)，具有苦干、實(shí)干精神的員工，不講困難、不講條件，敢于直面矛盾，勇于攻堅(jiān)啃硬，謀思路、想方法、化難題，充分體現(xiàn)了遼河人“不畏懼、不退縮，有信心、有擔(dān)當(dāng)，不講條件、不求回報(bào)，敢打硬仗、能打硬仗”的老一代石油人精神。

3.強(qiáng)化考核約束。將退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化處理工作納入今年的績(jī)效考核辦法中，建立了薪酬激勵(lì)機(jī)制，明確設(shè)立了考核指標(biāo)，制定了考核實(shí)施細(xì)則，促使各單位加快推進(jìn)工作進(jìn)度。

五、加強(qiáng)交流，享經(jīng)驗(yàn)、掛數(shù)據(jù)——用信息化手段確保順利移交

我們積極與盤(pán)錦市有關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，運(yùn)用人事檔案檢測(cè)軟件組織遼河油區(qū)各單位進(jìn)行校驗(yàn)，確保退管檔案數(shù)字化成果順利掛接。簽訂移交協(xié)議，移交過(guò)程平穩(wěn)受控，順利完成移交。進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為以后年度的移交工作奠定基礎(chǔ)。

1.加強(qiáng)交流，分享經(jīng)驗(yàn)。積極與盤(pán)錦市檔案館溝通協(xié)調(diào)，油田公司審驗(yàn)工作小組運(yùn)用盤(pán)錦市人事檔案信息檢測(cè)軟件對(duì)各單位的數(shù)字化成果進(jìn)行了校驗(yàn)，準(zhǔn)確率超95%，把易出現(xiàn)的問(wèn)題和油區(qū)內(nèi)各兄弟企業(yè)進(jìn)行了經(jīng)驗(yàn)分享，并幫助遼河油區(qū)其他單位進(jìn)行數(shù)字化成果校驗(yàn)，彰顯組長(zhǎng)單位責(zé)任擔(dān)當(dāng)。

2.通過(guò)驗(yàn)收，順利移交。遼河油田順利通過(guò)市退管辦驗(yàn)收小組審驗(yàn)，將260 萬(wàn)行數(shù)據(jù)、560 萬(wàn)張圖片進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，無(wú)縫銜接。簽訂移交協(xié)議，各單位將退休人員人事檔案分箱整理，張貼密封條，做好出入庫(kù)相關(guān)交接手續(xù)，穩(wěn)妥將人事檔案轉(zhuǎn)移到指定地點(diǎn)，順利完成移交。

3.數(shù)據(jù)備份，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。各單位將數(shù)字化成果用移動(dòng)硬盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行雙備份，進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)化流程、完善方法，做好接下來(lái)以后年度退休人員人事檔案的移交工作。