檔案管理的信息化建設(shè)研究

摘要：檔案的管理水平是體現(xiàn)各單位發(fā)展基礎(chǔ)資源的重要參照，隨著時(shí)代的快速進(jìn)步，我國(guó)檔案的管理水平技術(shù)也在快速發(fā)展，運(yùn)用現(xiàn)代信息化的檔案管理可以有效加強(qiáng)檔案管理工作，本文將對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行探討，分析其存在的問題以及所解決的方案。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;檔案建設(shè)

分類號(hào)：D922.16

前言：檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理有著積極重要的意義，但是目前，我國(guó)對(duì)于信息化的檔案管理仍存在一些問題，相關(guān)部門對(duì)于信息化以及數(shù)字化的先進(jìn)管理模式仍不夠重視，整體的檔案管理水平還有待提高。

一、檔案管理的信息化建設(shè)的意義

信息化，已經(jīng)成為了當(dāng)今社會(huì)的主旋律，并應(yīng)用到各個(gè)方面中，對(duì)于檔案的信息化建設(shè)，可以有效降低檔案的管理難度，方便快速查找。原有的紙質(zhì)檔案，占用空間大，且由于缺少專人打理，很多積壓多年的檔案逐漸破損，當(dāng)需要查找時(shí)，既花費(fèi)時(shí)間，又有可能得不到有效的資料。通過現(xiàn)代信息化建設(shè)的電子檔案管理就有效避免了以上問題的出現(xiàn)，相關(guān)機(jī)構(gòu)在為人員辦理業(yè)務(wù)時(shí)，可以直接從數(shù)據(jù)庫(kù)中通過“姓名查找”“輸入身份證號(hào)碼”等方式，對(duì)人員檔案進(jìn)行提取，節(jié)省了大量的時(shí)間與工作量，提高服務(wù)效率和水平[1]。目前，各單位已經(jīng)開始重視和發(fā)展檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，雖然需要投入人力以及財(cái)力，但是改善以及升級(jí)成現(xiàn)代化的信息化檔案管理對(duì)于各單位發(fā)展有深遠(yuǎn)的影響。

二、檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1、對(duì)于檔案的信息化建設(shè)了解不足

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對(duì)于傳統(tǒng)的繁瑣、老舊、復(fù)雜的檔案管理已經(jīng)逐漸抵觸，并渴望將信息化這一符合時(shí)代發(fā)展規(guī)律的先進(jìn)技術(shù)融入到檔案管理 與建設(shè)中來，對(duì)此，轉(zhuǎn)變以往的檔案管理方式就顯得尤為重要，但是，很多單位以及管理者并沒有看到這一層次，其仍然認(rèn)為檔案管理工作只是做做樣子，以往的模式就足夠滿足人們的需求，這些落后的思想是阻礙信息化檔案建設(shè)的主要原因。

2、檔案管理水平不夠規(guī)范

雖然目前已經(jīng)有很多的軟件都可以進(jìn)行檔案的管理，但是，對(duì)于信息化的建設(shè)檔案管理，只有很少一部分可以使用，且魚龍混雜的軟件，對(duì)于查找、處理檔案都未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，其效果可能還沒有傳統(tǒng)的查找效率快。因此，制定統(tǒng)一、規(guī)范、符合生產(chǎn)需求的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)是必要的工作。制定規(guī)范的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的目的在于，方便查找，降低了重復(fù)率以及錯(cuò)誤率。目前，還有部分的檔案與經(jīng)營(yíng)管理出現(xiàn)脫節(jié)的問題，對(duì)于檔案信息與其他部門之間的信息交流的銜接性不能協(xié)調(diào)一致。同時(shí)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平有限，很多管理人員未經(jīng)系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致在工作過程中出現(xiàn)很多紕漏，并存在服務(wù)態(tài)度差的現(xiàn)象，影響個(gè)別員工辦事效率。

三、檔案管理信息化建設(shè)的措施

1、建立完善的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)以及增加資金投入

建立健全統(tǒng)一、規(guī)范的信息化檔案管理建設(shè)，可以有效提高員工的辦事效率，加強(qiáng)員工團(tuán)結(jié)性與協(xié)調(diào)性。對(duì)于信息化檔案建設(shè)與管理，各單位需要增強(qiáng)其規(guī)范性與科學(xué)性，并制定完善的科學(xué)管理規(guī)范要求，確保從各個(gè)環(huán)節(jié)中，對(duì)檔案的管理可以做到無縫銜接，在錄入以及查找過程中，可以迅速、準(zhǔn)確、高效的進(jìn)行工作。另外，對(duì)于資金的投入，各單位不要吝嗇，對(duì)于信息化建設(shè)的軟硬件都要達(dá)到符合人民意愿的規(guī)范，引進(jìn)先進(jìn)的人員以及設(shè)備，如：掃描儀、智能識(shí)別機(jī)器等，可以有效實(shí)現(xiàn)圖片、文字甚至是人臉的比對(duì)以及資料的轉(zhuǎn)換，并進(jìn)行合理利用，做好數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接工作，提高員工與民眾的辦事效率和時(shí)間。

2、提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理中，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員的整體素質(zhì)以及專業(yè)性的知識(shí)對(duì)于相關(guān)部門的檔案管理質(zhì)量都有重要影響，因此，提升管理人員的整體素質(zhì)尤為重要。對(duì)于管理人員的選擇方面，需要選擇專業(yè)知識(shí)強(qiáng)，且具備一定的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于日常的檔案的整理與存放等技能需要熟練掌握并對(duì)于利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以及對(duì)于計(jì)算機(jī)的操作能力，都要進(jìn)行考察[2]。另外，在日常的工作中，相關(guān)部門需要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)處理能力以及服務(wù)態(tài)度，切實(shí)保證人民可以放心、舒適的進(jìn)行檔案的報(bào)備與管理工作。

3、注重信息管理安全

信息安全問題已經(jīng)成為了在現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的最重要問題，對(duì)于信息安全的保護(hù)，需要管理人員必須熟練掌握信息化檔案管理建設(shè)流程，并做好日常的巡視與檢查工作，確保在信息的采集、處理、檔案的錄入等環(huán)節(jié)做到正確、科學(xué)的操作規(guī)范，避免產(chǎn)生錯(cuò)誤行為。領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門可以適當(dāng)?shù)慕ⅹ?jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的管理者進(jìn)行表?yè)P(yáng)并給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)員工積極性，使員工懷揣熱情飽滿的工作態(tài)度進(jìn)行工作，事無巨細(xì)，查缺補(bǔ)漏，不放過任何一絲一毫的安全隱患。

結(jié)論：檔案管理工作，需要順應(yīng)時(shí)代，融入現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，是新時(shí)代下最有利于企業(yè)發(fā)展的有效途徑，對(duì)于增強(qiáng)工作效率，提高各單位業(yè)務(wù)水平，為各單位的穩(wěn)步前進(jìn)提供強(qiáng)大的助力效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]衛(wèi)潔.圖書館檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及完善策略[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（13）：7-9.

[2]張衛(wèi).探析新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路——評(píng)《現(xiàn)代人事檔案管理》[J].中國(guó)油脂，2021，46（04）：171.

簡(jiǎn)介：范瑤，1980年12月生，女，云南昭通人，漢族，中職（檔案系列），大學(xué)本科，（從事檔案管理工作）。

2920501186382