芻議事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理

齊云

摘要：俗話說，“沒有規(guī)矩不成方圓”，所以，生活中的“規(guī)矩”至關(guān)重要。近年來，由于國家對事業(yè)單位的重視，我國一些事業(yè)單位正在經(jīng)歷著不斷改革。我們要懷著“期望”的目光，去觀察這些事業(yè)單位會給國家?guī)硎裁礃拥摹绑@喜”。如果想要最大程度上發(fā)揮事業(yè)規(guī)范化管理的作用，那么首先需要，對事業(yè)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，只有這樣，才能讓事業(yè)內(nèi)部的事務(wù)都“井井有條”，讓事業(yè)更好地運(yùn)行。而這篇文章，將給一些讀者帶來一些相關(guān)的建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案規(guī)范;規(guī)范管理;創(chuàng)新發(fā)展

中圖分類號：G270.7;D630.3

前言

事業(yè)單位，設(shè)立檔案規(guī)范化的原因，就是為了保存本事業(yè)單位的真實(shí)發(fā)展資料。它不但保留了本單位的歷史發(fā)展信息，而且還包含著該單位中員工遇到的問題，以及相關(guān)問題的解決方法。檔案管理，換句話說，就是對本事業(yè)單位全部信息的匯總。同時(shí)，它必須保證信息的真實(shí)性和完整性，如果連這些信息資料，最基本的性質(zhì)都無法保障，那么這個(gè)事業(yè)單位距離“破產(chǎn)”已經(jīng)不遠(yuǎn)了。在現(xiàn)代社會中，就算是事業(yè)單位，也需要數(shù)據(jù)保真與“高科技”進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。

一、目前事業(yè)單位中檔案規(guī)范化管理存在的一些問題

1.檔案管理意識不高

事業(yè)單位，本來就是我國政府部門的一個(gè)附屬部門，它負(fù)責(zé)的區(qū)域大多為我國的公共事業(yè)，而國家政府部門，每天需要處理的文件都會超乎我們的想象。每個(gè)部門里面都有著大量的工作人員，而這些工作的人員雖然人多，但是，他們的工作量更大。這樣一來，難免會忽視一些檔案的管理，這樣就會導(dǎo)致，一些重要的信息無法被整理回收到原本的檔案中，也可能會把一些原本不重要的檔案，存放在重要的檔案中。這樣一來，就會造成一些信息的混亂，給事業(yè)單位發(fā)展，帶來一定的阻力。所以，這些相關(guān)人員的檔案管理意識，有待提高。

2.檔案管理人員的專業(yè)能力相對較低

上面曾提到過，事業(yè)單位工作量相對較大，而相關(guān)的工作人員就算“多”，也無法滿足工作的需要。所以，當(dāng)這些工作人員不能忙活過來的時(shí)候，就需要從其他部門調(diào)取一些人員，來幫助這些相關(guān)的工作人員造成他們想要完成的任務(wù)。這樣一來，其他工作部門的工作人員，對該部門的工作不甚了解，而且，這些人員往往是忙完自己手上的工作才過來幫的忙。所以，這些工作人員的精力，往往不足以支撐他們接下來的檔案管理規(guī)劃工作。另外，還有一些事業(yè)單位，并沒有對這些相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的技能培訓(xùn)，只是讓他們獨(dú)自觀看老員工的工作過程，讓他們在這樣的環(huán)境中進(jìn)行“學(xué)習(xí)”。所以，他們?nèi)狈σ欢ǖ膶I(yè)技能，對一些專業(yè)的知識不能夠很好地掌握。甚至還有一些相關(guān)的“工作人員”，無法分辨哪些資料是重要的，哪些資料是不重要的。也無法分辨哪些文件是否該丟棄，哪些文件該放在哪里。這些“工作人員”，只是認(rèn)為，把這些檔案，放進(jìn)檔案室，不損毀這些檔案即可?？伤麄兡闹溃@件工作并不是他們想象的那么簡單。檔案資料信息，需要存放在一個(gè)相對“安全”的環(huán)境中，而這些“工作人員”，根本不能注意到檔案資料的保護(hù)工作。他們不會讓這些資料處于一個(gè)“安全”的環(huán)境中，他們只會讓這些資料，在他們不能注意到的地方，慢慢受潮、發(fā)霉，從而讓這些檔案資料的實(shí)用價(jià)值大大降低。由此來看，這些“工作人員”，不僅缺乏檔案管理人員應(yīng)有的職業(yè)責(zé)任、意識，而且也缺乏相關(guān)的職業(yè)素養(yǎng)。所以，相關(guān)的事業(yè)單位，需要特別注意檔案管理人員的任用，否則就會造成檔案數(shù)目不清晰，交接過程混亂的現(xiàn)象出現(xiàn)。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的優(yōu)化策略

1.強(qiáng)化相關(guān)管理人員的專業(yè)技能

在相關(guān)的事業(yè)單位中，除去相關(guān)的法律法規(guī)和一些相關(guān)的機(jī)械設(shè)備，工作人員應(yīng)該放在第一位。因?yàn)椋@些相關(guān)的工作人員，直接控制著檔案資源信息，如果不能讓這些工作人員工作做到“極致”，那么就會給還事業(yè)單位帶來巨大的損失。而如何提高這些工作人員的專業(yè)技能？首先，需要事業(yè)單位為這些人員提供一些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，對他們進(jìn)行相關(guān)技能的培訓(xùn)，其次，還需要培養(yǎng)工作人員的責(zé)任感和使命感，讓他們認(rèn)為，自己工作不僅是為了自己，而且是為了豐富更多的人們需求。另外，還需要培養(yǎng)工作人員的“靈活性”（也就是我們口中的隨機(jī)應(yīng)變能力），不僅可以提高工作人員在面對突發(fā)事件的處理效率，而且也還可以提高一些檔案的保存效率。由此來看，工作人員專業(yè)技能培養(yǎng)是非常重要的一件事情。

2.加強(qiáng)一些軟件和硬件設(shè)施的建設(shè)

在當(dāng)前時(shí)代中，最不缺乏的就是“高科技”，如果能夠把這些“高科技”與檔案儲存結(jié)合在一起，那么將在一定程度上，不僅大大降低原有工作人員的工作量，而且還可以大大減少還事業(yè)單位的保存支出。我們都知道，在傳統(tǒng)的檔案保存方式中，一般采用的是紙質(zhì)保存。而我們也知道，紙質(zhì)一旦長時(shí)間停放，不僅會造成紙質(zhì)破裂，而且還會造成筆跡消褪的現(xiàn)象出現(xiàn)。如果使用電子數(shù)據(jù)，就可以很好地避開這些現(xiàn)象。電子數(shù)據(jù)，不僅不需要紙質(zhì)材料保存那樣占據(jù)大量空間，而且如果采用電子化的管理，也可以對于一些不必要的過程進(jìn)行簡化處理。電子數(shù)據(jù)的安全指數(shù)也比紙質(zhì)材料高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，如果人們需要就可以進(jìn)行獲取，這樣就容易造成信息的泄露。而如果使用電子數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，就可以避免這一現(xiàn)象。現(xiàn)在有種量子加密技術(shù)，這種技術(shù)除非是知道密碼，否則是不可能破解，所以，該項(xiàng)技術(shù)，極大地提高了檔案信息的安全性。

三、結(jié)語

事業(yè)單位中的規(guī)范化管理，對于檔案管理工作有著至關(guān)重要的作用。如果想要事業(yè)單位，能夠有一個(gè)健康良好的發(fā)展，那么事業(yè)單位中的規(guī)范化管理是不可或缺的一部分。只有，從事業(yè)內(nèi)部開始整頓，才能讓事業(yè)單位有一個(gè)良好的發(fā)展氛圍。

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