數(shù)字化背景下干部人事檔案管理思考與探析

劉亞偉

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國各行各業(yè)也呈現(xiàn)出良好的發(fā)展趨勢。數(shù)字化干部人事檔案管理傳是統(tǒng)檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融合發(fā)展的必然結(jié)果。數(shù)字化管理對檔案管理具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。為進(jìn)一步推動干部人事檔案的數(shù)字化管理，本文從基本概念出發(fā)，在深入剖析數(shù)字化管理現(xiàn)實(shí)意義和現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，對改進(jìn)對策進(jìn)行了深入思考，讀來令人受益。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;干部人事檔案;管理思考

引言

干部人事檔案是干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工資待遇、組織關(guān)系、職務(wù)、職稱晉升等方面的真實(shí)再現(xiàn)，是歷史、全面地考察了解干部綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。所以，干部人事檔案從客觀上反映了一個單位的管理水平，在干部工作中起著十分重要的作用。但是，隨著社會的不斷發(fā)展和人事制度的改革，干部人事檔案的管理出現(xiàn)了一些普遍性問題。

1數(shù)字化干部人事檔案管理的基本概念與內(nèi)涵

1.1干部人事檔案

干部人事檔案是在干部管理過程中形成的文字材料，是干部個人成長經(jīng)歷、能力、品德和才能的真實(shí)記錄。從內(nèi)容上來講，干部人事檔案一般包括下面幾項(xiàng)內(nèi)容：一是有關(guān)個人經(jīng)歷、家庭情況、工作變動、思想品德和業(yè)務(wù)能力方面的文字記錄;二是有關(guān)學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)職稱方面的文字記錄;三是政審方面的材料;四是參加黨、團(tuán)活動方面的記錄;五是獎勵、處分方面的材料;六是有關(guān)錄用、任免、聘用、工資、出國、專業(yè)退伍、調(diào)動、離退休、退職等方面的記錄。

1.3數(shù)字化干部人事檔案管理

數(shù)字化干部人事檔案是指傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子化，是電子版的干部人事檔案。數(shù)字化干部人事檔案管理則由干部人事檔案庫、數(shù)字資料庫和檢索查閱三個部分組成。干部人事檔案庫，是干部人事檔案的數(shù)字化，將干部的基本情況、學(xué)習(xí)培訓(xùn)以及調(diào)動信息等內(nèi)容分類建庫，以便更好地查閱和統(tǒng)計(jì)。數(shù)字資料庫，則是對干部的身份信息、文憑、證件以及各類活動的音頻、視頻資料與干部對應(yīng)建庫，以便對干部進(jìn)行全方位的有效管理。查閱系統(tǒng)，也即查閱干部電子檔案的平臺，是數(shù)字化干部人事檔案管理的核心，遠(yuǎn)程查檔、閱檔是其關(guān)鍵的功能。

2干部人事檔案數(shù)字化管理問題

2.1缺乏規(guī)范的數(shù)字化管理機(jī)制

確保原始檔案信息錄入準(zhǔn)確無誤，是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理價值的前提。數(shù)字化模式的導(dǎo)入，可以進(jìn)一步提高信息錄入的精準(zhǔn)性，更為有效地協(xié)助相關(guān)部門開展各類工作。目前，仍有相當(dāng)一部分干部檔案管理部門尚未完全建立起規(guī)范的數(shù)字化管理機(jī)制。尤其是在對頻繁調(diào)動的相關(guān)人員進(jìn)行大量信息的錄入時，很容易出現(xiàn)錯記、漏記等情況。又因?yàn)榧庇谕瓿扇蝿?wù)，不少單位的干部人事檔案管理人員傾向于減少核對環(huán)節(jié)，未經(jīng)比對就最終確認(rèn)，這無疑很難保障檔案信息的高準(zhǔn)確率。

2.2理人員的素質(zhì)不高

因?yàn)楦刹咳耸聶n案工作的數(shù)字化管理需要復(fù)合型人才，工作人員既需要了解檔案管理的流程以及辦理，又需要具備熟練操作計(jì)算機(jī)的技能，因此，給進(jìn)行實(shí)際的數(shù)字化管理過程中帶來一定的阻礙。目前，進(jìn)行檔案管理的工作人員通常沒有接受過系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)知識的培訓(xùn)，因此，其計(jì)算機(jī)水平相對較低，這給人事檔案的數(shù)據(jù)開發(fā)和利用帶來較大的影響。目前，干部人事檔案管理的工作人員需要有一個數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提升，提高其素質(zhì)，但是由于種種原因，要想普遍提高工作人員的素質(zhì)，需要一個較長的過程。

2.3檔案資源整合利用度不足

在我國的干部人事檔案管理中，檔案資源的整合、開發(fā)與利用的程度明顯不足，在原有的檔案資源整合、開發(fā)和利用過程中，相對封閉和被動，不利于充分發(fā)揮出干部人事檔案的價值，對檔案資源的整合度不足成為了制約檔案利用的瓶頸。為此，要全面深化對檔案資源的有效整合、深度挖掘，更好地為干部人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)服務(wù)。

3數(shù)字化背景下干部人事檔案管理工作的策略

3.1完善規(guī)章制度體系建設(shè)

建立和健全各種規(guī)章制度，是干部人事檔案工作依法依規(guī)管理的基礎(chǔ)。制定統(tǒng)一的兼具全面性和科學(xué)性的干部人事檔案數(shù)字化管理工作規(guī)章制度，充分考慮到人事檔案工作的特點(diǎn)及數(shù)字化管理的需要，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，制定檔案數(shù)字化流程規(guī)范說明，編制業(yè)務(wù)指導(dǎo)手冊，進(jìn)一步明確職責(zé)分工，規(guī)范工作規(guī)程與操作流程。多措并舉，優(yōu)化管理流程，維持工作秩序，確保工作有章可循、有質(zhì)可查、有據(jù)可依，進(jìn)一步推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理逐步走向成熟化、精細(xì)化、智能化，促使檔案數(shù)字化更好地發(fā)揮積極作用。

3.2加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案服務(wù)意識

檔案管理人員是實(shí)施干部人事檔案數(shù)字化管理的主力軍，其責(zé)任意識和業(yè)務(wù)能力決定了檔案數(shù)字化管理水平及資源開發(fā)利用情況，因此要加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)理念，提升其檔案資源開發(fā)利用能力，提供更優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理工作。專業(yè)人才是做好工作的關(guān)鍵，不論是過去的傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理，還是檔案數(shù)字化管理工作，都離不開業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、整體素質(zhì)高的管理人員。為促使檔案管理人員在這個關(guān)鍵的工作崗位上發(fā)揮作用，檔案管理單位要培養(yǎng)選拔具備嚴(yán)格的組織紀(jì)律性、良好職業(yè)道德的人才，并通過培訓(xùn)不斷提升其自身政治素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，不斷適應(yīng)檔案數(shù)字化管理發(fā)展的需要。同時，檔案管理者還要積極適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢，熟練掌握運(yùn)用干部人事檔案管理信息系統(tǒng)軟件，積極參加專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)高效且科學(xué)的作業(yè)技能，積極適應(yīng)新形式、新技術(shù)、新模式的要求，為干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展提供有力的人才保障。

3.3實(shí)現(xiàn)對檔案資源的深度開發(fā)

為了充分發(fā)揮干部人事檔案的價值，要充分挖掘和深度開發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)對不同層次人員的動態(tài)統(tǒng)計(jì)、分析和預(yù)測，如：專家隊(duì)伍、中層干部、離退休人員等，并根據(jù)不同的人員設(shè)置不同的檔案查閱權(quán)限，在確保檔案信息安全的前提下，提升檔案信息的利用率，為檔案信息需求者提供準(zhǔn)確、完整、快速的檔案查閱利用服務(wù)。

結(jié)語

總之，數(shù)字化干部人事檔案管理建設(shè)是對傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠切實(shí)提高檔案的利用效率，真正有效地發(fā)揮好檔案材料的憑證、依據(jù)和參考作用，能夠提高干部人事檔案管理工作的效率和水平、促進(jìn)干部人事檔案管理更加制度化和規(guī)范化。數(shù)字化干部人事檔案管理，也是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、具有創(chuàng)新意義的系統(tǒng)工程，對提高干部隊(duì)伍素質(zhì)，增強(qiáng)組織人事部門創(chuàng)新能力，更好地服務(wù)于人才人事工作，也有積極的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]曹煒煒.淺析干部人事檔案數(shù)字化管理問題[J].管理觀察，2019，21（7）：60-61.

[2]關(guān)鳳明，郝永琴.干部人事檔案數(shù)字化管理的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2019，（04）：79.

[3]赫妍.略論干部人事檔案的數(shù)字化管理[J].科研，2020（2）：00130-00130.

[4]馬靜媛.人事檔案數(shù)字化管理分析[J].信息與電腦（理論版），2020，31（23）：221-222.

[5]郭懷珍.新時代人事檔案數(shù)字化及其規(guī)則、管理、關(guān)鍵問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：146+148.

（山東省菏澤市定陶區(qū)委機(jī)構(gòu)編制委員會辦公室?山東?菏澤?274100）