“精細(xì)化管理”提升會(huì)務(wù)管理效率

唐婧

摘要：會(huì)議的主要目的是確保工作有序進(jìn)行，將細(xì)心、貼心、精心作為工作的主要原則。加強(qiáng)會(huì)議管理，優(yōu)化資源配置及協(xié)調(diào)各種資源，以實(shí)現(xiàn)工作有序進(jìn)行，是當(dāng)前辦公室工作人員必須解決的主要問題之一，也是提高辦公室管理能力、增強(qiáng)其工作效率與內(nèi)涵的一項(xiàng)重要措施。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;會(huì)務(wù)管理;問題;策略

一、精細(xì)化管理的緣起與主要理念

1、起源。美國著名發(fā)明家、古典管理學(xué)家泰勒（Taylar.F.w，1856～1915）是科學(xué)管理的奠基人，他被學(xué)術(shù)界稱為“科學(xué)管理之父”。由于聽力和視力受損，泰勒先生無法繼續(xù)學(xué)業(yè)，肄業(yè)于哈佛大學(xué)法律系，后來他在費(fèi)城的米德維爾鋼鐵廠做鋼鐵工人，勤奮刻苦，曾先后擔(dān)任機(jī)工班長、車間工長、工廠總技師。在長期的生產(chǎn)管理中，他發(fā)現(xiàn)許多工人由于制度和管理不善，致使其工作效率低下，生產(chǎn)能力不足，此現(xiàn)象引起了他的極大關(guān)注，他記錄和比較了各種現(xiàn)象及數(shù)據(jù)，并對(duì)存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)的分析研究，希望能為制定工作標(biāo)準(zhǔn)提供堅(jiān)實(shí)的科學(xué)依據(jù)。1898年至1901年間，他受雇于賓夕法尼亞的貝瑟利恩鋼鐵公司的管理咨詢。

2、主要理念。精細(xì)化管理是一種理念和文化。這是社會(huì)分工、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求。它是在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將常規(guī)管理引向基本思想和管理模式，以降低管理所占資源及成本為主要目標(biāo)的一種管理模式。精細(xì)化管理就是落實(shí)管理職責(zé)，明確這些管理職責(zé)，要求每一位管理者應(yīng)到位且盡職。第一次即將工作做到位，工作必須日清日結(jié)，每天必須檢查當(dāng)天情況，發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)糾正和處理等。同時(shí)，它也是戰(zhàn)略和目標(biāo)分解細(xì)化實(shí)施過程，將戰(zhàn)略規(guī)劃有效實(shí)施到各個(gè)階段并發(fā)揮作用的過程，這也是提高團(tuán)隊(duì)整體執(zhí)行任務(wù)能力的一個(gè)重要途徑。要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，必須結(jié)合當(dāng)前形勢，按“精細(xì)化”思路，找準(zhǔn)重點(diǎn)問題及薄弱環(huán)節(jié)，分階段開展工作。每階段性完成一個(gè)體系，便實(shí)施運(yùn)轉(zhuǎn)、完善一個(gè)體系，并牽動(dòng)修改相關(guān)體系，只有這樣，才能把整個(gè)體系整合起來，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的功能、效果和作用。

二、辦公室會(huì)務(wù)管理中存在的問題

1、會(huì)議程序。會(huì)議議程是對(duì)整個(gè)會(huì)議議程活動(dòng)的總體安排，不包括會(huì)議期間的儀式性和輔助性活動(dòng)。會(huì)議日程是將活動(dòng)（包括儀式性和輔助性活動(dòng)）落實(shí)在單位時(shí)間內(nèi)，凡會(huì)期滿1天（即兩個(gè)單位時(shí)間）的會(huì)議都應(yīng)制訂會(huì)議日程。

2、會(huì)議紀(jì)律。在會(huì)議過程中，會(huì)場秩序是保證會(huì)議有序進(jìn)行的核心內(nèi)容。然而，隨著數(shù)字化技術(shù)水平的不斷提高，大多數(shù)人都是機(jī)不離手，會(huì)議過程中經(jīng)常使用手機(jī)，或手機(jī)突然發(fā)聲等情況，從而嚴(yán)重影響會(huì)場秩序，進(jìn)而阻礙會(huì)議的開展。

3、會(huì)議效果。在會(huì)議過程中，要處理一些關(guān)鍵問題或總結(jié)以往相應(yīng)工作，這就需與會(huì)人員積極參與，集思廣益，要及時(shí)處理好當(dāng)前存在的問題，但在實(shí)際發(fā)展過程中，多數(shù)人對(duì)會(huì)議重視度不夠，不發(fā)表會(huì)議看法。

三、提升辦公室會(huì)務(wù)管理工作的策略

1、整合精細(xì)化管理理念。將精細(xì)化管理融入辦公室會(huì)務(wù)管理中具有積極意義。精細(xì)化管理理論起源于日本，是社會(huì)分工的進(jìn)一步精細(xì)化劃分。這一理念，符合我國大力倡導(dǎo)的工匠精神，是現(xiàn)代管理理念的重要組成部分，也凸顯了對(duì)高品質(zhì)的追求。在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將其進(jìn)一步的延伸及擴(kuò)展。實(shí)施精細(xì)化管理能不斷更新管理模式，減少管理資源的浪費(fèi)，降低管理成本。加強(qiáng)會(huì)務(wù)工作的精細(xì)化管理，整合了管理的規(guī)范化及創(chuàng)新性，為會(huì)議順利召開奠定了基石。會(huì)務(wù)工作比較繁瑣，在一些細(xì)節(jié)上采取精細(xì)化管理方法，不但能節(jié)約相關(guān)資源，還能去掉一些較為繁瑣的環(huán)節(jié)，從而提高會(huì)議召開的效率、效果及效益。比如，會(huì)議召開前，辦公室相關(guān)工作人員要根據(jù)會(huì)議要求及時(shí)告知會(huì)議的主要情況和注意事項(xiàng)等，通知的內(nèi)容必須簡潔準(zhǔn)確，以便與會(huì)者及時(shí)做好準(zhǔn)備。同時(shí)，工作人員還應(yīng)與與會(huì)人員保持密切聯(lián)系，以便及時(shí)通報(bào)會(huì)議有關(guān)事項(xiàng)。會(huì)中環(huán)節(jié)，辦公室工作人員要從參會(huì)人員的角度為參會(huì)人員提供服務(wù)，做好簽到和入座指導(dǎo)等工作;另外，會(huì)議的臨時(shí)變動(dòng)要及時(shí)通知和解決。

2、提高高校會(huì)務(wù)工作的組織協(xié)調(diào)能力。組織者要想提高會(huì)議舉辦的成功率，就要不斷提高自身組織協(xié)調(diào)能力。在具體實(shí)施中，辦公室工作人員要從會(huì)議需求出發(fā)，做好部門聯(lián)系及溝通工作，以保證會(huì)議的正常進(jìn)行。比如，在具體工作中，要確定參會(huì)人員名單，按職位或部門擺放座位標(biāo)簽等;另外，會(huì)議使用的紙、筆、水等物品要提前準(zhǔn)備好，按照參會(huì)人員的順序有序擺放，給其帶來如沐春風(fēng)之感;

此外，還可預(yù)先演練PPT文件等，為會(huì)議的正常使用奠定基礎(chǔ);預(yù)先對(duì)參加者的用車情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并及時(shí)與安全部門溝通，引導(dǎo)車輛，使其能按指定的位置擺放，從而保證參與者的車輛進(jìn)出通暢，避免發(fā)生道路擁堵現(xiàn)象;會(huì)議安排與會(huì)者用餐，辦公室相關(guān)工作人員應(yīng)統(tǒng)計(jì)好用餐人數(shù)，并及時(shí)通知后勤保障部門，使其了解用餐的一些基本事項(xiàng)，如用餐標(biāo)準(zhǔn)、就餐地點(diǎn)等，以便提前安排;如需宣傳會(huì)議，必須做好與其他部門的銜接工作，讓宣傳部門提前進(jìn)入會(huì)場，架設(shè)機(jī)器，并在會(huì)議現(xiàn)場拍照或拍攝;此外，辦公室的相關(guān)工作人員還需了解出席會(huì)議的人數(shù)，對(duì)應(yīng)到而未到者，要及時(shí)了解情況，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議出席情況，以保證會(huì)議的正常召開。

3、提高會(huì)議管理人員的服務(wù)意識(shí)。服務(wù)是會(huì)務(wù)工作追求的最終目標(biāo)，也是突出辦公室服務(wù)能力的重要途徑。組織和協(xié)調(diào)好每一次會(huì)議，并不是輕而易舉的，要求辦公室會(huì)議管理人員具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、較高的管理能力和吃苦耐勞的品質(zhì)，在籌備會(huì)議、會(huì)中管理等環(huán)節(jié)，要站在他人的立場上進(jìn)行充分精確的準(zhǔn)備，提供更加貼心周到的服務(wù)，保證會(huì)場秩序，確保參會(huì)人員的安全。然而，在會(huì)議管理工作中，總會(huì)遇到一些意想不到的困難，若工作時(shí)間長，難免會(huì)產(chǎn)生一些倦怠情緒。此時(shí)，要把會(huì)議順利開展作為工作重點(diǎn)，調(diào)整自己的工作心態(tài)，多站在別人的角度思考問題，保持認(rèn)真負(fù)責(zé)、敬業(yè)的態(tài)度。在此基礎(chǔ)上，提高會(huì)議管理人員的服務(wù)意識(shí)，使他們做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中管理及會(huì)后總結(jié)、反饋等工作，通過不斷的學(xué)習(xí)及完善，提高自己的業(yè)務(wù)水平及專業(yè)素養(yǎng)。在新的時(shí)代背景下，辦公室會(huì)議管理者要認(rèn)清自己的使命和責(zé)任，不斷提高自身的會(huì)務(wù)工作水平，以確保各項(xiàng)工作的順利開展。會(huì)務(wù)工作作為辦公室日常工作的有機(jī)組成部分，工作效率高低不僅能體現(xiàn)辦公室的風(fēng)采和成就，而且能提高其會(huì)務(wù)管理水平。

參考文獻(xiàn)

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