大數(shù)據(jù)對檔案管理發(fā)展的影響

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我國正式步入大數(shù)據(jù)時代，互網(wǎng)聯(lián)信息技術(shù)憑借其方便、快捷的特點(diǎn)也逐漸被人們所接受，從而被各大領(lǐng)域應(yīng)用。信息技術(shù)的應(yīng)用為人們的生活提供了很大的方便，也改變了人們的生活與工作方式。檔案管理作為企業(yè)與事業(yè)單位管理工作的一個重要組成部分，更應(yīng)該及時采取科學(xué)的管理手段，引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行行業(yè)變革。本文通過對大數(shù)據(jù)對檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行分析，并針對當(dāng)前行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀對如何推動檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展提供良好建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;建議

一、檔案管理的重要意義

檔案有著極高的收藏保存價值，而且還能夠?yàn)楦黜棓?shù)據(jù)的收集、查閱提供可靠依據(jù)。以文書檔案為例，文書檔案是企業(yè)非常重要的一個文件，它關(guān)系到企業(yè)下一階段的發(fā)展以及日常運(yùn)轉(zhuǎn)，優(yōu)秀的文書檔案管理工作甚至?xí)ζ髽I(yè)的活動具有指導(dǎo)意義，并結(jié)合實(shí)際及時對當(dāng)前工作進(jìn)行調(diào)整，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。所以企業(yè)需要加大對檔案管理工作的重視力度，并且經(jīng)過不斷的改革創(chuàng)新，使得檔案管理工作更加到位，從而能夠更好地協(xié)助其他部門的工作。

二、大數(shù)據(jù)對檔案管理的影響

大數(shù)據(jù)的推廣對于檔案管理有著雙重的影響。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠顯著提升檔案管理的效率，而且還能夠有效保證檔案管理的安全性。借助大數(shù)據(jù)和技術(shù)對企事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理，不僅能夠提高企業(yè)的社會競爭力，借助軟件及硬件資源，建立一套科學(xué)、系統(tǒng)的企業(yè)管理方案，有效解決傳統(tǒng)檔案管理弊端，還能夠確保檔案管理的準(zhǔn)確性，省略了很多不必要的環(huán)節(jié)，不僅顯著提升檔案管理的工作效率，而且對于檔案儲存的安全性還有保障。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上降低了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的風(fēng)險，并且還顯著提升了檔案管理的效率與安全性，這也是大數(shù)據(jù)技術(shù)相較于傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的一大重要優(yōu)勢。凡事有利就有弊，另一方面，大數(shù)據(jù)的推廣可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的真實(shí)性與安全性無法得到有效報障。大數(shù)據(jù)技術(shù)主要是借助計算機(jī)進(jìn)行，由檔案管理人員進(jìn)行輸入，其中的可操作空間比較廣，檔案原始憑證的準(zhǔn)確性可能無法得到保障，還可能會被黑客惡意盜取，并且如果檔案牽扯的利益比較大的時候，一部分人受利益驅(qū)使可能會鋌而走險，惡意篡改檔案，對企事業(yè)單位的管理造成極大不利影響。雖然大數(shù)據(jù)的發(fā)展可能會對檔案管理的安全性造成一定的影響，但是不可否認(rèn)的是，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理能夠有效減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案高效檢索的目標(biāo)，顯著提升企事業(yè)單位的檔案管理效率，總的來說還是利大于弊。

三、關(guān)于推動大數(shù)據(jù)時代檔案管理發(fā)展的建議

（一）建立健全檔案管理制度

常言道“無規(guī)矩不成方圓”，健全的規(guī)章制度能夠保障企業(yè)的各項管理順利進(jìn)行，為了確保大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢能夠得到全面的發(fā)揮，企業(yè)需要結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，對傳統(tǒng)的檔案管理制度進(jìn)行改革，并結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用情況，制定一個滿足自身實(shí)際發(fā)展需要的檔案管理制度，借助規(guī)章制度規(guī)范檔案管理人員的各項工作，使檔案管理人員在實(shí)際工作中能夠有法可依，確保檔案管理工作的順利推進(jìn)。企業(yè)在建立健全檔案管理制度時，需要注意以下兩個方面：一方面，結(jié)合企業(yè)在下一階段的發(fā)展規(guī)劃制定檔案管理制度，從而能夠使檔案管理人員可以有針對性地進(jìn)行檔案管理工作;另一方面，需要注意檔案管理工作與企業(yè)內(nèi)部其他工作之間的配合，使制度能夠靈活實(shí)施。檔案的收集、整理、保管、調(diào)取、查閱等過程都需要嚴(yán)格遵循國家關(guān)于檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一進(jìn)行管理歸類，嚴(yán)禁任何人以任何理由私自留存檔案，防止其中某項環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，導(dǎo)致檔案信息被有目的的篡改，保證檔案的準(zhǔn)確性。建立健全檔案管理制度，完善檔案管理流程，可以顯著避免檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失情況的出現(xiàn)，確保檔案的準(zhǔn)確性，確保檔案價值得到最大限度的發(fā)揮。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)化管理

伴隨著數(shù)字信息化時代的到來，企業(yè)也需要緊隨時代發(fā)展潮流，對檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，確保其能夠更好地為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展服務(wù)。第一，企業(yè)需要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)力度，加強(qiáng)在基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資力度，給予充分的設(shè)施方面的支持，確保計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的積極作用能夠得到發(fā)揮，從而進(jìn)一步推動檔案數(shù)據(jù)化發(fā)展的進(jìn)程。第二，企業(yè)員工應(yīng)該具有勇于創(chuàng)新的精神，發(fā)現(xiàn)并敢于探索檔案管理的新方式，提升企業(yè)的檔案管理水平。第三，加快企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的步伐，盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，不但能夠有效避免檔案破損、污染等問題的出現(xiàn)，還能夠加強(qiáng)保密性，單位內(nèi)部的檔案調(diào)動也更加地便捷，從而顯著提升檔案資源的利用率。第四，為了能夠全面發(fā)揮檔案的引導(dǎo)作用，企業(yè)需要創(chuàng)建一個基礎(chǔ)信息交流平臺，形成包括各下屬單位在內(nèi)的檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，并針對專門的人員提供訪問權(quán)限，沒有權(quán)限的人不得進(jìn)行訪問，這樣能夠在提高檔案的利用率的同時，還能夠保證檔案資料的保密性與安全性。

四、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為人們的工作與生活提供了方便，也為我國計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展提出了挑戰(zhàn)。在檔案管理工作中融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，確保檔案價值的充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、制度化管理，不但可以顯著解決當(dāng)前我國傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，還能夠進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性，在檔案管理工作中省略了很多不必要的環(huán)節(jié)，顯著節(jié)約資源，降低管理成本，減少不必要的時間，從而能夠有效提升檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量，并且還能夠借助檔案優(yōu)化企業(yè)人力資源配置，實(shí)現(xiàn)檔案價值的充分利用，最終提升企業(yè)的社會競爭力，推動企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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作者簡介：宋荔兒，性別：女，民族：漢，籍貫：福建莆田，出生年月：1983 年 1月31日，學(xué)歷：本科，工作單位： 國投湄洲灣港口有限公司，職稱：中級經(jīng)濟(jì)師。主要研究方向或者從事工作：文檔管理。

（國投湄洲灣港口有限公司?福建?莆田?351153）