做好大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作研究

李曉東

摘? 要：大數(shù)據(jù)浪潮，風(fēng)起云涌。在這一背景下，作為檔案管理工作，也要就盡快融入其中。運(yùn)用大數(shù)據(jù)，可以讓檔案管理工作更加精確、簡(jiǎn)化、細(xì)致、深入，不僅可以降低人工成本，而且能夠極大地提高工作效率，提高信息化管理工作質(zhì)量。有必要作進(jìn)一步的研究和實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理

何謂檔案？檔案，就是指“人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄”。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。隨著時(shí)代進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸代替人工，但不可否認(rèn)的是，不少單位的檔案管理仍然是以人工管理的形式存在。人工管理的形式，不可避免地會(huì)出現(xiàn)各種細(xì)節(jié)失誤，無(wú)法有效保障檔案的精確和安全。因此，要想提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，必須適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景，將信息技術(shù)與檔案管理與有機(jī)結(jié)合，運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)解決檔案管理工作中可能遇到的各種問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)工作新突破。

一、為什么要做好大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作研究

（一）這是解決當(dāng)前檔案管理存在問(wèn)題的需要

具體存在哪些問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面呢？一是重視程度有待進(jìn)一步提升。隨著時(shí)代發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展需求，必須以發(fā)展的眼光高度重視檔案管理工作，更新理念，強(qiáng)化培訓(xùn)，創(chuàng)新方法，采取行之有效的方式解決潛在問(wèn)題，滿(mǎn)足人們對(duì)于更加精確、完善的檔案資料的需求。二是制度體系有待進(jìn)一步完善。當(dāng)前檔案管理的規(guī)章制度還不夠完善，存在檔案不全面、質(zhì)量不高等問(wèn)題，相關(guān)的制度并沒(méi)有發(fā)揮真實(shí)的作用，無(wú)法更好地滿(mǎn)足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求。檔案管理信息化進(jìn)程與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平不契合，沒(méi)有形成完整的系統(tǒng)。檔案管理信息化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟，檔案管理資料的作用只是提供服務(wù)咨詢(xún)和材料證明的作用，在實(shí)際的使用和服務(wù)上都缺乏創(chuàng)新性的突破，造成檔案管理工作僅停留在表層以上，缺乏開(kāi)發(fā)與挖掘的深度。三是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有待進(jìn)一步提高。當(dāng)前檔案管理部門(mén)大都知道將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，但是如何具體運(yùn)用卻缺乏一個(gè)具體的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。這就直接導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)程緩慢乃至停滯。只有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的改革操作，才能使信息化技術(shù)更好地應(yīng)用于檔案管理工作，發(fā)揮其最大效用?？傮w而言，當(dāng)前檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平太低，信息化運(yùn)用不規(guī)范、不健全。四是人才質(zhì)量有待進(jìn)一步增強(qiáng)。不可否認(rèn)的是，當(dāng)前檔案管理信息化工作存在較大的人才缺口，當(dāng)下的檔案管理人員缺乏大數(shù)據(jù)背景下所必須的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。特別是高等院校，對(duì)于檔案管理人才的培養(yǎng)沒(méi)有給予足夠的重視，開(kāi)設(shè)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的課程很少，導(dǎo)致輸出的檔案管理人才也非常少，無(wú)法充分滿(mǎn)足信息化檔案管理工作的需求。

（二）這是檔案信息化管理的先天優(yōu)勢(shì)所決定的

其具體主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是可以極大地提高辦公效率。運(yùn)用信息化，可以極大地緩解人工壓力，減少失誤，提高效率，提高質(zhì)量。二是可以提高資源共享度。極大地縮短檔案查找時(shí)間，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享。三是可以最大限度地提高傳遞速度和傳遞的安全性。運(yùn)用信息化檔案?jìng)鬏斖ǖ?，可以?shí)現(xiàn)查找、傳輸、接受同步，避免了傳統(tǒng)郵政系統(tǒng)傳遞的少慢差費(fèi)以及丟失等事故，提高了效率和安全性。但是，信息化建設(shè)也存在數(shù)據(jù)的差異性、較大的分散性、管理的延后性等問(wèn)題，在具體應(yīng)用過(guò)程中，要及時(shí)做好數(shù)據(jù)的更新和完善，避免形成“技術(shù)依賴(lài)癥”。

二、如何更新理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)據(jù)化

（一）健全檔案管理規(guī)范體系

檔案工作是以部門(mén)的工作重心和關(guān)注熱點(diǎn)為中心來(lái)組織和提供信息的。要在信息化時(shí)代使用信息技術(shù)做好檔案管理工作，就必須著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，健全檔案規(guī)范體系，統(tǒng)一管理工作各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施穩(wěn)步的規(guī)劃并加以落實(shí)，在實(shí)際工作運(yùn)行過(guò)程中，打造出一套完善的電子檔案管理辦法。

（二）筑牢檔案管理技術(shù)支撐

要做好檔案管理信息化工作，必須有先進(jìn)的技術(shù)做支撐。要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)相應(yīng)的APP，確保產(chǎn)生出的電子文件安全、精確、有效，滿(mǎn)足人民群眾對(duì)于檔案管理的需求;要將檔案管理軟件與自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)緊密融合，減輕工作人員壓力負(fù)擔(dān)，有效提高管理工作效率。同時(shí)，人力因素也是信息技術(shù)高效、安全運(yùn)行的重要因素，必須做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員不斷向?qū)I(yè)化邁進(jìn)。

（三）更新檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)是網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代，要想不斷提升檔案管理工作質(zhì)量，必須配備相對(duì)完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、通用化的軟件和硬件。在做好軟硬件設(shè)施配備和更新的同時(shí)，還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其熟練操作相關(guān)設(shè)備，既能熟練地導(dǎo)入，還能保證數(shù)據(jù)的完整、精確和安全。同時(shí)，要運(yùn)用各類(lèi)軟硬件的過(guò)程中，要著眼形勢(shì)發(fā)展好和實(shí)際需求，做好必要的更新、升級(jí)，確保所用軟件的靈活性、通用性、連續(xù)性的特點(diǎn)，確保安全，避免失誤。

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展日新月異，電子政務(wù)發(fā)展的速度更是出人意料?？傊?，在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案管理工作提供了多元化的途徑，檔案信息化資源呈高速發(fā)展的態(tài)勢(shì)。在基礎(chǔ)檔案管理具體工作中，運(yùn)用信息技術(shù)的手段可以有效提高工作效率，給服務(wù)對(duì)象提供更加精確、高效、系統(tǒng)、全面的服務(wù)，發(fā)過(guò)來(lái)也對(duì)信息技術(shù)的發(fā)展機(jī)遇了重要?jiǎng)恿?。作為檔案管理部門(mén)，必須充分運(yùn)用信息技術(shù)為檔案管理的高效、安全運(yùn)用提供技術(shù)加持。

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