淺談疾控檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

楊云妹

摘 ? 要：疾控中心檔案在疾病預(yù)防、疫情監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)、政府突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置等方面具有重要的參考價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足充分發(fā)揮疾控中心職能的需要。只有在及時(shí)收集、科學(xué)分類、深入研究、積極利用的基礎(chǔ)上，不斷提高檔案管理信息化水平，加強(qiáng)系統(tǒng)集成管理，才能更好地發(fā)揮疾控中心檔案作用，保護(hù)群眾健康。

關(guān)鍵詞：疾控檔案;管理;策略

疾控中心檔案是疾控中心各部門在職能業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的歷史記錄，直接關(guān)系到公共衛(wèi)生安全和人民健康。因此，加強(qiáng)新時(shí)期疾病預(yù)防控制中心檔案的管理和利用具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、疾控中心檔案管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理的重視程度還不夠

（1）部分疾控中心無(wú)專職檔案管理部門，而由辦公室管理;（2）重文書輕業(yè)務(wù)，疾控中心檔案既有各社會(huì)機(jī)構(gòu)共有的文書檔案和專門檔案，如黨群、行政、人事、財(cái)務(wù)等檔案，又有其專有的大量業(yè)務(wù)檔案，如各類重大疫情處理及其他突發(fā)性公共衛(wèi)生事件處理的專題檔案、計(jì)劃免疫管理、各項(xiàng)衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、消毒與病媒生物防治等業(yè)務(wù)檔案。隨著組織人事的考核與審查、財(cái)務(wù)綜合審計(jì)審查力度的逐漸加大，各單位對(duì)共有目錄檔案規(guī)范化管理的重視程度很高，但業(yè)務(wù)檔案在重視程度、管理規(guī)范、利用效率等方面還有待進(jìn)一步提高，這在一定程度上影響了疾控中心公共服務(wù)職能的更好發(fā)揮。

（二）檔案管理配套規(guī)章制度有待細(xì)化與改進(jìn)

目前疾控中心普遍制訂了自己的檔案管理制度，但針對(duì)業(yè)務(wù)檔案的管理規(guī)定比較籠統(tǒng)，缺乏詳細(xì)的要求，結(jié)果容易造成業(yè)務(wù)檔案的整理、入檔因人而異，科所兼職檔案管理員責(zé)任心強(qiáng)、檔案管理意識(shí)強(qiáng)可能入檔的材料就會(huì)內(nèi)容詳實(shí)，有連貫性，利用價(jià)值高，反之可能會(huì)遺失部分有價(jià)值的檔案資料。甚至很多基層疾控單位檔案管理部門僅保存文書檔案，業(yè)務(wù)檔案分散于不同部門，導(dǎo)致檔案資料不完整。

二、疾控中心檔案利用價(jià)值

（一）保障民眾健康的指南

疾控業(yè)務(wù)檔案詳細(xì)記錄了地區(qū)各種疾病發(fā)生、傳播，以及疾控中心等部門做好疾病預(yù)防控制的全國(guó)城鄉(xiāng)，既有個(gè)案預(yù)防、控制，也有群體性疾病預(yù)防控制的內(nèi)容信息，將這些寶貴的疾控檔案進(jìn)行編研，為人們呈現(xiàn)出疫情的發(fā)生、流行趨勢(shì)變化，以及整個(gè)疾病控制的專題等，從而指導(dǎo)公眾全面認(rèn)識(shí)和掌握慢性、急性傳染疾病的預(yù)防和控制，提升公眾的保健意識(shí)，并用以指導(dǎo)實(shí)踐，是民眾健康保護(hù)的行為指南。

（二）預(yù)防醫(yī)學(xué)發(fā)展的見證

據(jù)統(tǒng)計(jì)，閱讀檔案資料，能夠?yàn)榭蒲泄ぷ魇∪ゼs15%～30%的科研時(shí)間。預(yù)防醫(yī)學(xué)作為繼承性、連續(xù)性較強(qiáng)的專業(yè)學(xué)科，需要依靠大量的理論、經(jīng)驗(yàn)及材料的累積、支撐，通過(guò)疾控業(yè)務(wù)檔案的收集、整理，尤其是對(duì)疾控業(yè)務(wù)檔案的整理、編研，為預(yù)防醫(yī)學(xué)的每一項(xiàng)科研項(xiàng)目提供第一手寶貴的資料，能夠省去大量人力、物力的投入，推動(dòng)預(yù)防醫(yī)學(xué)的發(fā)展和進(jìn)步。

三、疾控檔案管理工作的改進(jìn)方向

（一）完善疾控檔案工作機(jī)制，解決“重業(yè)務(wù)、輕檔案”問(wèn)題

積極創(chuàng)建疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理新機(jī)制，不斷完善中心、科室檔案管理體制，鼓勵(lì)各業(yè)務(wù)科室積極參與，明確職責(zé)分工，提升中心全體工作人員的檔案管理意識(shí)，加大人、財(cái)、物的投入力度，夯實(shí)疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理的軟硬件條件。加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、交流力度，提升檔案管理的業(yè)務(wù)技能。

（二）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)檔案管理

檔案管理要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、如統(tǒng)一規(guī)范各類業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)移、歸檔、存儲(chǔ)、借閱等行為，制訂完善相關(guān)管理制度如《檔案管理規(guī)范化手冊(cè)》，內(nèi)容涵蓋檔案分類歸檔制度、檔案室管理制度、檔案管理員崗位責(zé)任、鑒定制度、借閱制度、保密制度、保管期限和銷毀制度等。并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，對(duì)違反檔案管理制度造成檔案資料不全、丟失、損壞、泄密等情況，要追究相關(guān)當(dāng)事人責(zé)任。

（三）健全疾控檔案資源體系，解決“重傳統(tǒng)、輕創(chuàng)新”問(wèn)題

完善疾控中心業(yè)務(wù)文件資料歸檔制度，要根據(jù)中心業(yè)務(wù)工作的新發(fā)展，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行修訂，確保中心業(yè)務(wù)檔案的保管期限和歸檔范圍覆蓋中心業(yè)務(wù)檔案管理，確?！皯?yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”，做到檔案工作與疾控業(yè)務(wù)工作同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核。積極轉(zhuǎn)變思維和方法，注重將新技術(shù)、新理念落實(shí)到業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)際，提升業(yè)務(wù)檔案管理水平。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理專業(yè)人才、復(fù)合型人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍里，定期培訓(xùn)現(xiàn)有檔案管理人員和各業(yè)務(wù)科室兼職檔案管理人員，定期進(jìn)行考核激勵(lì)，不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。單位分管領(lǐng)導(dǎo)要從思想上重視檔案管理，通過(guò)派出人員外出學(xué)習(xí)參觀或邀請(qǐng)專家進(jìn)行講座、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式，提高大家主動(dòng)歸檔意識(shí)和規(guī)范化整理水平。

（五）加大疾控檔案資源開發(fā)，解決“重保管、輕服務(wù)”問(wèn)題

通過(guò)改進(jìn)中心業(yè)務(wù)檔案查詢方式，簡(jiǎn)化查詢利用手續(xù)，拓展服務(wù)渠道，圍繞公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，加大中心業(yè)務(wù)檔案資源開發(fā)力度，最大限度地滿足不同主體需要，尤其是要加強(qiáng)疾控業(yè)務(wù)檔案的分析、加工、編研，使“檔案庫(kù)”變?yōu)椤八枷霂?kù)”、“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保訌?qiáng)疾控檔案資源的開發(fā)和利用，發(fā)揮疾控檔案的應(yīng)有價(jià)值功能。

四、結(jié)語(yǔ)

疾病預(yù)防控制中心檔案管理是疾病預(yù)防控制工作的重要組成部分，具有范圍廣、種類多、周期長(zhǎng)、檔案信息保密與傳播并存的特點(diǎn)。疾病預(yù)防控制中心檔案管理的規(guī)范化程度和應(yīng)用效率，對(duì)疾病預(yù)防控制、流行病學(xué)分析、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、健康教育和健康促進(jìn)等政府重要職能有一定影響，與人民健康和社會(huì)穩(wěn)定密切相關(guān)。

參考文獻(xiàn)：

[1]江石.安徽省疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀分析[J].預(yù)防醫(yī)學(xué)情報(bào)雜志，2019，35（9）：1072-1075.

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