淺析林業(yè)科研事業(yè)單位存貨管理之策略

桂雪萍

一、林業(yè)科研事業(yè)單位存貨的特殊性及管理的重要性

1.林業(yè)科研事業(yè)單位存貨的特殊性。存貨是指為開展生產(chǎn)經(jīng)營活動及其輔助活動而儲存各類原材料、燃料、包裝物、低值易耗品、半成品、產(chǎn)成品、以及輔助材料、花卉苗木、外購商品等。由于林業(yè)科研培育所需育苗物資比較特殊，其物資主要有：苗木、樹皮、樹渣、農(nóng)藥、專用配方肥料等等，在林業(yè)科學(xué)研究工作中，需要大量的培育幼苗來開展引種栽培試驗(yàn)，以“2019年自治區(qū)林木良種補(bǔ)助：油茶大苗培育項(xiàng)目”為例，該項(xiàng)目通過油茶大苗的培育、造林成活率、保存率，樹高及地徑等指標(biāo)的觀測來分析科研項(xiàng)目的最終表明結(jié)果。而這些試驗(yàn)物資又是季節(jié)性、時效性非常強(qiáng)的活物，特別是大宗物資的采購必須按照財(cái)政部門管理的有關(guān)要求需進(jìn)行政府采購，不能隨用隨買，這就要求各使用部門要有計(jì)劃的做好下一個年度的采購計(jì)劃，否則就會耽誤科研項(xiàng)目的進(jìn)展，從而無法順利的完成科研任務(wù)。

2.林業(yè)科研事業(yè)單位存貨管理的重要性。由于林業(yè)科研事業(yè)單位所需的存貨是科技人員完成科研工作任務(wù)的重要試驗(yàn)材料，更是科研項(xiàng)目順利推進(jìn)的基本前提。但是很多科研單位在存貨管理方面缺乏完善的內(nèi)控管理機(jī)制，再加上領(lǐng)導(dǎo)和科研人員對存貨的管理意識不強(qiáng)，還有一些科研經(jīng)費(fèi)使用不規(guī)范，導(dǎo)致科技項(xiàng)目無法通過驗(yàn)收的情況時有發(fā)生。久而久之，就會對整個科研單位的事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一些不利影響，尤其是存貨管理制度的不健全、不完善而無法發(fā)揮內(nèi)部控制、內(nèi)部牽制的作用，從而很容易導(dǎo)致以權(quán)謀私，徇私舞弊的風(fēng)險出現(xiàn)，更容易造成國有資產(chǎn)的流失。因此，通過加強(qiáng)內(nèi)部控制來進(jìn)一步消除隱患，降低風(fēng)險，從而提高資金使用效率，為林業(yè)科研事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供有利保障。

二、林業(yè)科研事業(yè)單位存貨管理的主要問題

1.重采購輕管理的現(xiàn)象較為普遍。由于部分科研事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和科研人員對存貨管理意識不強(qiáng)，甚至認(rèn)為只要把科研項(xiàng)目做好，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)如期用完就行了。特別是一些不急需的物資采購回來后隨意堆放，無人監(jiān)管，等到需要的時候才發(fā)現(xiàn)由于管理不善而導(dǎo)致物資短缺再重復(fù)購買的現(xiàn)象較為普遍，從而也加大了科研成本的支出，造成資金浪費(fèi)。

2.缺乏完善的存貨管理制度。林業(yè)科研事業(yè)單位為了規(guī)避政府采購行為，就以林業(yè)生產(chǎn)用物資的時效性、特殊性作為借口，既沒有采購計(jì)劃申請，也沒有嚴(yán)格的審批制度，更沒有物資臺賬登記。還有一些大宗的苗木、肥料等生產(chǎn)物資，也不通過政府采購招標(biāo)，隨用隨買等現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

3.缺乏完善的存貨內(nèi)部控制。林業(yè)科研事業(yè)單位內(nèi)部控制制度執(zhí)行不力，圖省事，互相幫忙代辦的情況普遍，難以形成有效的互相牽制、互相監(jiān)督的機(jī)制，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門和存貨實(shí)物管理部門對接困難，失去了會計(jì)監(jiān)督的有效性。

4.缺乏規(guī)范的核算監(jiān)督機(jī)制，容易導(dǎo)致舞弊行為。由于林業(yè)科研事業(yè)單位不設(shè)置“存貨”科目進(jìn)行核算，直接以報(bào)列支，相當(dāng)于會計(jì)人員放棄了對存貨的領(lǐng)用、保管、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的監(jiān)督和牽制，缺失了賬實(shí)核對的必要條件，如此財(cái)務(wù)管理漏洞，使存貨的舞弊有了可乘之機(jī)，舞弊行為一旦實(shí)施也很難被及時發(fā)現(xiàn)?，F(xiàn)實(shí)中，因?yàn)楸O(jiān)管不力，導(dǎo)致一些科研人員為加快科研經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)度而重復(fù)采購科研生產(chǎn)物資，以便從中謀取利益。

5.信息化程度低。筆者在通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，存貨管理過程中，存在信息化程度不夠高的問題。例如：對存貨管理仍然依靠傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理，使用手工方式處理單據(jù)，登記出入庫臺賬等相關(guān)工作，由于存貨的數(shù)量、金額、品目、規(guī)格繁雜，因此就會造成一些數(shù)據(jù)的錯誤和偏差，從而無法保證物資管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。這對科研事業(yè)單位的發(fā)展存在著很大的阻礙，同時也給盤查庫存物資帶來極大的困難?；诖尕浌芾頉]有統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)，故無法提供高質(zhì)量的存貨信息，更無法達(dá)到存貨實(shí)時動態(tài)管理的要求，這樣對存貨管理的內(nèi)部控制建設(shè)極為不利，嚴(yán)重影響了存貨管理的效率。

6.存貨管理隊(duì)伍建設(shè)欠缺。由于一些存貨管理人員沒有接受過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，從而導(dǎo)致專業(yè)知識水平貧乏、業(yè)務(wù)能力不足，另外在職業(yè)道德修養(yǎng)方面也有待提升。

三、解決林業(yè)科研事業(yè)單位存貨管理的對策及建議

1.加強(qiáng)宣傳力度，提高科研人員對存貨的管理意識。第一，要加強(qiáng)宣傳存貨管理工作的重要性，改變科研人員重采購輕管理的陳舊觀念。讓我們廣大科研人員充分的意識到完成科研任務(wù)固然重要，但是存貨的管理工作也是成為支撐科研工作順利完成中不可缺少的一部分。第二，要提高科研人員對存貨的管理意識，降低風(fēng)險。物資采購及管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和政策，以降低成本，防范廉政風(fēng)險為中心，強(qiáng)化管理，以便更好的為林業(yè)科研事業(yè)單位科研項(xiàng)目的順利推進(jìn)提供有利支撐。第三，要加強(qiáng)對采購回來的科研生產(chǎn)物資進(jìn)行妥善管理，杜絕由于保管不善而導(dǎo)致存貨短缺的現(xiàn)象發(fā)生，對保管不善的物資缺失必須追責(zé)問責(zé)。

2.建立健全存貨管理制度。根據(jù)林業(yè)科研事業(yè)單位所需的科研物資的特殊性，為了避免出現(xiàn)重復(fù)采購、物資短缺、規(guī)避政府采購等行為的發(fā)生，從而造成資金和資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。因此，科研單位應(yīng)當(dāng)盡快完善有關(guān)物資管理的各項(xiàng)機(jī)制。第一，建立物資采購制度，首先物資使用部門需把控好以存量定增量的原則，再會同財(cái)務(wù)，督察，審計(jì)等相關(guān)部門進(jìn)行物資盤點(diǎn)，以現(xiàn)有的存量物資來核定需要購買科研用的生產(chǎn)物資，并根據(jù)年度預(yù)算做好采購計(jì)劃清單，提出采購申請，經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批，再交給物資采購部門按規(guī)范的流程進(jìn)行采購。第二，建立物資驗(yàn)收入庫制度，這就要求保管人員對采購回來的物資做好臺賬登記，并逐筆準(zhǔn)確填寫入庫單（包括物資的數(shù)量、金額、規(guī)格、品名等相關(guān)信息），以確保賬物相符，會同監(jiān)督部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適時抽查，針對質(zhì)量、規(guī)格等不符合要求的物資不予驗(yàn)收入庫，并查找具體原因。第三，建立物資出庫領(lǐng)用制度，實(shí)行物資保管責(zé)任制，指定專人負(fù)責(zé)物資的保管和出庫工作。嚴(yán)格物資領(lǐng)用審批程序，物資使用部門根據(jù)工作需要并提出申請，再準(zhǔn)確填寫出庫領(lǐng)用單（包括物資的數(shù)量、金額、規(guī)格、品名等相關(guān)信息），保管員對手續(xù)辦理齊全的領(lǐng)用憑證應(yīng)一次辦結(jié)，不能存放庫內(nèi)，以免造成混亂。

3.完善內(nèi)部控制。第一，根據(jù)科研事業(yè)單位存貨的耗用情況，協(xié)同相關(guān)的業(yè)務(wù)部門每個季度進(jìn)行全面清查一次，采用實(shí)地盤點(diǎn)方法，找出存貨重復(fù)、損耗、丟失等原因，再根據(jù)盤查結(jié)果責(zé)成書面材料進(jìn)一步明確責(zé)任。第二，根據(jù)不相容職務(wù)相互分離控制原則，林業(yè)科研事業(yè)單位應(yīng)該建立健全物資采購部門、資產(chǎn)管理部門、倉儲部門等不同的職責(zé)部門，各部門應(yīng)各司其責(zé)，以免出現(xiàn)問題時相互推諉責(zé)任。從而降低存貨隱性成本，提高存貨利用率及存貨管理水平。第三，建立單位預(yù)算制度，采購制度，審批制度，稽核制度等相關(guān)機(jī)制。在存貨的采購、核算、管理，監(jiān)督過程中應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)的規(guī)章制度執(zhí)行，而不是由某一個部門大包大攬，特別是大宗物資的采購，更應(yīng)該遵照政府采購制度辦理，不能故意逃避政府采購行為。第四，建立存貨入庫、出庫臺賬稽核制度，由財(cái)務(wù)、督察等部門定期和不定期的抽查物資臺賬，以確保物資登記的完整性、真實(shí)性。

4.盡快完善存貨核算的監(jiān)督管理機(jī)制。林業(yè)科研事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)盡快完善存貨核算管理機(jī)制，提高存貨核算水平。第一，存貨核算管理機(jī)制應(yīng)涵蓋存貨驗(yàn)收、入庫、領(lǐng)用、出庫、盤點(diǎn)、報(bào)廢處置等各環(huán)節(jié)，明確各崗位的核算任務(wù)和分工職責(zé)，確立各部門存貨數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)管理、核算的對接機(jī)制。定期進(jìn)行存貨的核對盤查，對存貨的存量、分布、增減異動情況進(jìn)行登記，做到帳帳、帳卡及帳物相符。

第二，存貨管理制度還應(yīng)確立相應(yīng)的制度執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，對于違反制度的行為要嚴(yán)厲處分，將相關(guān)部門的存貨管理工作情況作為部門年度績效考核的重要指標(biāo)。由不同職能的各個部門相互制約，相互監(jiān)督，每個季度采用財(cái)務(wù)檢查、審計(jì)抽查等方式對存貨進(jìn)行監(jiān)督，并實(shí)時提取分析庫存存貨信息及各類存貨的消耗情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時找出原因，及時整改，有效地堵塞存貨管理中的漏洞，避免舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，從而提高存貨的利用率。

5.加強(qiáng)存貨管理信息化。林業(yè)科研事業(yè)單位應(yīng)加大對存貨管理的投入，建議引進(jìn)一套先進(jìn)的存貨管理系統(tǒng)可視化云平臺，利用存貨管理系統(tǒng)來錄入存貨的所有數(shù)據(jù)信息，讓存貨進(jìn)行動態(tài)管理，通過存貨管理系統(tǒng)可視化云平臺的大數(shù)據(jù)信息，從而實(shí)現(xiàn)物資、財(cái)務(wù)、督察、審計(jì)等部門的信息共享、資源共享。

6.提升管理人員素質(zhì)。要定期培訓(xùn)存貨管理人員，通過互聯(lián)網(wǎng)等方式積極學(xué)習(xí)、不但要系統(tǒng)掌握存貨管理專業(yè)的理論知識和有關(guān)經(jīng)濟(jì)法規(guī)和政策，還要熟練應(yīng)用存貨系統(tǒng)管理軟件。例如，想查詢存貨結(jié)存情況時，就可以通過管理系統(tǒng)對庫存物資的相關(guān)信息進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)，自動生成電子表格的形式統(tǒng)計(jì)物資結(jié)存數(shù)據(jù)信息，及時了解庫存情況的實(shí)時動態(tài)，從而提高物資管理效率，保證物資管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。與此同時也要培養(yǎng)存貨管理人員的道德修養(yǎng)，進(jìn)一步提高他們的整體綜合素能。

四、結(jié)束語

針對林業(yè)科研事業(yè)單位存貨管理目前存在的問題出發(fā)，筆者認(rèn)為應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際需求做出適合的管理策略，以降低成本，防范廉政風(fēng)險為中心，強(qiáng)化管理，從而制定一套合法、合規(guī)、有效的管理途徑。這樣，不但能減少存貨的浪費(fèi)，保證資金利用率實(shí)現(xiàn)提升，還能為林業(yè)科研事業(yè)的健康發(fā)展提供強(qiáng)有力的服務(wù)支撐。

（作者單位：廣西壯族自治區(qū)林業(yè)科學(xué)研究院）