企業(yè)工程項目行政管理工作改進思考

林港興

國有企業(yè)中工程項目部門是一個重要的部門，它在工程建設(shè)任務(wù)中，發(fā)揮著重要“樞紐”作用。行政管理部是工程項目部門重要職能部門，做好行政管理工作上的上通下達，是行政管理人員基本工作任務(wù)。行政管理部門在工程項目中起到良好的潤滑作用，能夠有效地提高項目工程部的運轉(zhuǎn)效率，為工程建設(shè)提供強有力的支撐和護盾。近幾年，我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，小康社會的建設(shè)，離不開交通設(shè)施、建筑、民用設(shè)施的建設(shè)。國企項目工程行政管理在國家工程建設(shè)中間，扮演著重要角色，是推動項目工程建設(shè)的關(guān)鍵力量。為了更好地促進企業(yè)的健康發(fā)展，就必須切實提高工程項目行政管理工作效率，在工作中不斷尋求創(chuàng)新，敢于突破，在行政管理工作中不斷尋找問題、解決問題，積極發(fā)揮重要職能作用，確保企業(yè)的正常運行。

一、企業(yè)工程項目行政管理角色和重要性

1.行政管理工作重要角色。企業(yè)工程項目中，辦公室行政管理部門扮演著重要角色。從工作職能來說，大體上可分為文職角色、管理角色、其他角色。首先，就文職工作角色來說，企業(yè)工程項目行政管理工作人員，最基本的工作任務(wù)就是處理和保存好企業(yè)項目運轉(zhuǎn)中的信息和數(shù)據(jù)，為日后項目工程建設(shè)提供有力的參考。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，以及項目的增多，無形間增加了行政管理工作內(nèi)容，如何在復(fù)雜繁多的項目內(nèi)容中實時更新項目數(shù)據(jù)處理工作信息，保障項目數(shù)據(jù)儲存的安全性和有效性，是行政管理作為文職角色，重要考慮的內(nèi)容。其次，從行政管理的管理角色來說，行政管理工作人員要管理好基層員工，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，擬定科學(xué)的管理策略，確?；鶎訂T工全身心投入到工作之中。再其次，就行政管理的其他角色而言，辦公室行政管理工作內(nèi)容全面、復(fù)雜、繁多，企業(yè)所有內(nèi)容都與辦公室行政管理工作息息相關(guān)，正基于此，行政管理除了擔(dān)任文職和管理角色外，更擔(dān)任著其它的工作角色。所以，行政管理工作的開展，需要細致入微、認真進行，保證工作效率和結(jié)果。

2.企業(yè)工程項目行政管理重要性。行政管理作為企業(yè)工程項目部的核心職能部門，其最終目的就是確保企業(yè)完成工程的建設(shè)任務(wù)。辦公室行政管理工作復(fù)雜、繁多、瑣碎，就無形間給人們認知上的混亂，但是從行政管理的工作主要內(nèi)容來說，行政管理主要發(fā)揮著管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三個重要作用。企業(yè)通過辦公室行政管理工作，可以對員工的工作行為和工作態(tài)度進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，保證企業(yè)工程的建設(shè)順利進行。由于辦公室行政管理具有協(xié)調(diào)的重要作用，可以方便企業(yè)在工程的建設(shè)當中及時發(fā)現(xiàn)工作問題，然后有針對性的開展問題解決方案。對于國家發(fā)展和人們生活來說，道路、橋梁等建設(shè)工作是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)，也是全國人民最關(guān)心的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。國企進行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時，行政管理部門發(fā)揮著重要服務(wù)功能，能夠?qū)こ添椖康倪\行進行嚴格控制和管理，保證建設(shè)質(zhì)量，規(guī)避風(fēng)險和不良因素。因此，行政管理在企業(yè)工程項目中的重要性不言而喻。

二、工程項目行政管理工作出現(xiàn)的問題

1.行政管理工作功能失衡。? 一些行政管理工作人員受傳統(tǒng)的工作觀念影響，認為企業(yè)工程項目行政管理的職責(zé)不過是傳達上級命令、提供辦公服務(wù)工作，也正是這種不正確工作觀念在行政管理人員思想中根深蒂固，導(dǎo)致國企行政管理部門出現(xiàn)慵懶、不積極、不進取的不良現(xiàn)象。由于這種工作觀念，導(dǎo)致如今的企業(yè)工程項目行政管理成為了人們所謂的“傳話筒”，領(lǐng)導(dǎo)交代什么工作，就完成什么工作，不交代工作甚至不知道做什么工作。行政管理人員不正確的工作觀念，忽略了管理、協(xié)調(diào)的職務(wù)功能，從而造成行政管理工作功能失衡的現(xiàn)象。

2.行政管理人員專業(yè)素養(yǎng)欠缺。無論是對于民企而言，還是對于國企而言，行政管理人員順利開展工作的基本條件就是擁有專業(yè)素養(yǎng)，具備扎實的行政管理知識。但是，就目前階段而言，國企單位仍然存在許多欠缺專業(yè)素養(yǎng)的行政管理人員。一方面，人們受不良觀念影響，認為行政管理就是處理日常事務(wù)的部門，不需要具備特殊技術(shù)，換誰都能做。另一方面，企業(yè)存在兼職和臨時聘用行政管理人員現(xiàn)象，一些工作人員從思想深處就沒有意識到行政管理的重要性，專業(yè)知識也不扎實。企業(yè)對行政管理人員的考核也往往放在最低檔。這些不良因素，都是造成行政管理人員專業(yè)素養(yǎng)低下重要原因。

3.規(guī)章制度與權(quán)責(zé)劃分流于形式。對于國企單位而言，規(guī)章制度是企業(yè)順利運行的基本保障，權(quán)責(zé)劃分也是維護企業(yè)生態(tài)平衡的重要手段。但是，很多企業(yè)都忽視公司規(guī)章制度，權(quán)責(zé)的劃分也混亂不清，導(dǎo)致企業(yè)規(guī)章制度和權(quán)責(zé)劃分長期流于形式，對行政管理部門的工作帶來了許多困擾。這種現(xiàn)象，經(jīng)常表現(xiàn)于企業(yè)其它部門與行政管理部門之間，例如，企業(yè)專業(yè)技術(shù)部門，一些部門經(jīng)理喜歡根據(jù)自己的管理特點進行管理，隨意更改企業(yè)的規(guī)章制度，員工分工不明確，責(zé)任劃分也不清晰，行政部門經(jīng)常被用來充當“清道夫”作用，其它部門不愿意干的工作，都推給行政管理部門，導(dǎo)致行政管理人員的工作出現(xiàn)混亂，從而引起各個部門之間互相推諉扯皮的現(xiàn)象。

三、企業(yè)工程項目行政管理工作的改進

1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好行政管理工作職能。企業(yè)工程項目行政管理的職能不僅僅體現(xiàn)在服務(wù)功能方面，也體現(xiàn)在管理、協(xié)調(diào)的功能上面。因此，這就需要行政管理人員必須樹立正確的職業(yè)觀念，認識到除了服務(wù)之外，管理與協(xié)調(diào)的重要性。行政管理人員應(yīng)該根據(jù)上級的指示，對基層工作人員進行合理的管理與監(jiān)督，主動深入企業(yè)員工層中，了解各個部門同事的工作狀態(tài)和工作所需，及時提供相應(yīng)的協(xié)助。應(yīng)該升級優(yōu)化行政管理部門與其它部門之間的溝通渠道，在企業(yè)發(fā)展中做到承上啟下的橋梁和樞紐，了解企業(yè)全局，在重大任務(wù)活動中要有自己的計劃和記錄，協(xié)調(diào)好各個部門之間的聯(lián)系。

2.加強崗位考核，提高專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)的行政管理工作歸結(jié)到底還是需要行政管理人員去貫徹執(zhí)行，因此，行政管理人員的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)很大程度上決定了行政管理工作效率，關(guān)系著整個企業(yè)的運行質(zhì)量。針對于企業(yè)行政管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高的情況，一方面歸結(jié)于企業(yè)部門的崗位考核機制的不健全和不重視，另一方面歸結(jié)于企業(yè)員工自身專業(yè)意識不夠，缺少學(xué)習(xí)意識。因此，基于此問題，需要部門建立健全崗位考核機制，加強行政管理人員的工作考核，建立糾錯機制，不斷提高行政管理人員工作能力。另外，行政管理人員需要加強自身專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，不斷提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，企業(yè)也應(yīng)創(chuàng)建行政管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍。

3.完善規(guī)章制度與權(quán)責(zé)劃分。企業(yè)順利運行的前提是各個部門之間要有清晰的權(quán)責(zé)劃分，企業(yè)員工上下應(yīng)嚴格執(zhí)行公司規(guī)章制度，避免工作任務(wù)相互推卸。首先，需要規(guī)范企業(yè)項目部的崗位職責(zé)制度，制定一系列的工作程序和工作末班，做到工作職責(zé)有理可依、有據(jù)可循，不至于導(dǎo)致行政管理部門與其它部門之間的工作任務(wù)混亂。其次，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的情況，及時的創(chuàng)新規(guī)章制度，做到行政管理與其它部門之間的銜接，避免因企業(yè)戰(zhàn)略的調(diào)整，帶來的部門之間業(yè)務(wù)不銜接的情況。除此之外，行政管理中信息的收集也是重要的一項任務(wù)，工程項目的建設(shè)順暢與否，很大程度上取決于信息的準確度。因此，應(yīng)該設(shè)立專門的信息通道，例如，設(shè)立項目部的信息箱，及時實事求是的收集各方面信息。

4.現(xiàn)代信息技術(shù)促創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，我國已經(jīng)進入了信息化時代，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)逐漸的跟不上現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的步伐。國有企業(yè)行政管理應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理工作平臺，將企業(yè)員工的工作記錄和工作活動記錄在網(wǎng)絡(luò)平臺之上，方便企業(yè)分析各個員工的優(yōu)勢和特點，從而更好的為員工分配工作任務(wù)。除此之外，也應(yīng)建立數(shù)據(jù)庫，實時記錄企業(yè)工程項目的建設(shè)信息，接受國家監(jiān)督部門的監(jiān)督，在此基礎(chǔ)上，加強網(wǎng)絡(luò)平臺的安全防范，防止信息的泄漏和丟失。

四、結(jié)束語

企業(yè)工程項目行政管理是各個部門之間聯(lián)系的紐帶和橋梁，在企業(yè)中扮演著重要角色。為了使企業(yè)更好地發(fā)展，我們需要不斷地提高行政管理工作效率，發(fā)揮出企業(yè)項目工程行政管理的最大作用。綜上所述，我們通過對現(xiàn)階段企業(yè)工程項目行政管理常見問題和不良因素進行分析，找出了對應(yīng)的改進策略，通過完善規(guī)章制度、提高行政管理人員職業(yè)素養(yǎng)、科學(xué)平衡崗位功能、利用信息技術(shù)創(chuàng)新工作模式，以期更好地提升行政管理工作質(zhì)量。

（作者單位：中交第三航務(wù)工程局有限公司廈門分公司）