大型三甲公立醫(yī)院人事信息系統(tǒng)在人力資源管理中的應(yīng)用分析及建議

吳堅(jiān)華，楊潔，亓望，劉宏偉

廣東省人民醫(yī)院（廣東省醫(yī)學(xué)科學(xué)院）人事處人力資源科，廣東 廣州 510080

人才隊(duì)伍建設(shè)以及信息化的人力資源管理是醫(yī)院發(fā)展的必要途徑。 隨著醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，職工數(shù)量的增加及人員類別多樣化，傳統(tǒng)的人事信息管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)下現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展需要[1]。 而作為人事信息系統(tǒng)歸口部門的人力資源部門，除承擔(dān)日常的收集管理各類人員的人事信息的職責(zé)及人事數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作外，更重要的是要充分把握醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略及規(guī)劃，結(jié)合現(xiàn)有的人員情況配合制訂相應(yīng)的人才需求計(jì)劃及人員管理制度[2]。 因此，人力資源管理的模式必須向信息化、系統(tǒng)化、多元化及動(dòng)態(tài)化轉(zhuǎn)變，建立一體化的醫(yī)院人事信息管理系統(tǒng)尤為關(guān)鍵[1]。

1 醫(yī)院人事信息系統(tǒng)建設(shè)原則及目標(biāo)

1.1 醫(yī)院人事信息系統(tǒng)建設(shè)原則

大型三甲醫(yī)院具有職工數(shù)量眾多、職工類型多元化、人事信息數(shù)據(jù)龐大的特點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)有的人事信息系統(tǒng)建設(shè)參考文獻(xiàn)，人事信息系統(tǒng)的建設(shè)原則主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①安全性，人事信息涉及的個(gè)人數(shù)據(jù)類型多且敏感，從身份證號(hào)到職稱、家庭信息等，因此一個(gè)安全可靠的信息系統(tǒng)是人事信息系統(tǒng)構(gòu)建的第一原則；②可維護(hù)、可拓展性，對(duì)于人力資源管理部門來(lái)說(shuō)，維護(hù)員工個(gè)人的人事信息是常態(tài)，如簡(jiǎn)單地維護(hù)個(gè)人的職稱、學(xué)歷到動(dòng)態(tài)的考勤部門及科室輪轉(zhuǎn)登記，再到全院性的科室架構(gòu)調(diào)整，人事信息系統(tǒng)的可維護(hù)性以及結(jié)合醫(yī)院當(dāng)下的需求進(jìn)行適當(dāng)?shù)募軜?gòu)或項(xiàng)目的拓展性調(diào)整是必不可少的；③實(shí)用性與操作性，目前的人事信息系統(tǒng)大多單純隸屬人力資源管理部門內(nèi)部使用，但由于操作的頻繁及人員類別的多樣性，要求功能設(shè)計(jì)要兼具實(shí)用性和可操作性；④流程簡(jiǎn)潔且界面友好原則；⑤數(shù)據(jù)處理性強(qiáng)，由于人力資源部門承擔(dān)了許多對(duì)外數(shù)據(jù)提供及分析的工作， 但人員基礎(chǔ)信息分析工作是一項(xiàng)頻繁提供的任務(wù)，因此，具備數(shù)據(jù)處理能力的人事信息系統(tǒng)是后期人事信息系統(tǒng)不斷發(fā)展的方向[2]。

1.2 醫(yī)院人事信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

理想的醫(yī)院人事信息系統(tǒng)應(yīng)該是能夠?qū)崿F(xiàn)與科研業(yè)績(jī)、相關(guān)醫(yī)療數(shù)據(jù)、教學(xué)數(shù)據(jù)等進(jìn)行對(duì)接和共享，改善職工手動(dòng)填寫(xiě)的工作量，同時(shí)提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及審核工作的效率[4]。

1.2.2 積極響應(yīng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作，為決策提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支撐 人事信息涉及的項(xiàng)目繁多，涉及個(gè)人身份信息、學(xué)歷學(xué)位、職稱職務(wù)、崗位聘用、薪酬等級(jí)等，而且大多為動(dòng)態(tài)性數(shù)據(jù)，需要進(jìn)行定期的維護(hù)[4]。人力資源部門承擔(dān)向各級(jí)各類主管部門上報(bào)月度、季度、年度各類型統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的責(zé)任，作為大量數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的出口部門，呈報(bào)數(shù)據(jù)及報(bào)表的準(zhǔn)確性極為關(guān)鍵。人事信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能能夠在很大程度上規(guī)避手工統(tǒng)計(jì)所帶來(lái)的誤差，并且實(shí)現(xiàn)靈活快速進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，提高人事數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確率。

在未來(lái)的人事信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)中，數(shù)據(jù)分析也是信息系統(tǒng)發(fā)展的一大趨勢(shì)，而當(dāng)前對(duì)于未來(lái)趨勢(shì)的分析預(yù)測(cè)是人事信息系統(tǒng)缺乏的功能[5]。因此，人事信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)不應(yīng)僅局限于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、到期提醒，而是逐步實(shí)現(xiàn)協(xié)助單位進(jìn)行戰(zhàn)略性規(guī)劃，分析人員流動(dòng)趨勢(shì)、職工晉升發(fā)展等，為決策提供支撐。

2 A 單位的新人事信息系統(tǒng)現(xiàn)行情況

2.1 A 單位人員情況概述

作為珠三角地區(qū)的一家大型綜合性三甲公立醫(yī)院，A 單位擁有將近6 000 名員工， 包含的人員類別有醫(yī)、護(hù)、藥、技、研、行政后勤、勞務(wù)派遣，博士后、研究生、規(guī)范化培訓(xùn)學(xué)員、退休職工等，其中包括醫(yī)護(hù)人員超過(guò)4 200人，占比超過(guò)70%。 由于人員類別多樣化，同時(shí)每個(gè)系列人員的人事信息收集項(xiàng)目和內(nèi)容雖然相似，但仍有個(gè)性化部分，人事信息系統(tǒng)是人力資源管理部門掌握全院人員信息的主要渠道。

2.2 A 單位人事信息系統(tǒng)情況概述

2019 年9 月，A 單位人力資源管理部門上線了新的人事信息系統(tǒng)，改變當(dāng)年人事信息系統(tǒng)僅存在內(nèi)網(wǎng)的“孤島”狀態(tài)，簡(jiǎn)單地采用類Excel 的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行人員信息補(bǔ)充修改的情況[6]，轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)版人事信息系統(tǒng)，提升了操作的使用便捷性及修改信息的及時(shí)性。

人事信息系統(tǒng)從不開(kāi)放共享，僅單一為人力資源管理部門使用的系統(tǒng)，開(kāi)放為老干處、護(hù)理部、科研處可進(jìn)行查詢信息及維護(hù)部門管轄下的人事信息權(quán)限，如維護(hù)科研信息、離退休人員及聯(lián)系家屬情況，有效地提升了相關(guān)數(shù)據(jù)使用部門的便捷程度及人員管理效率。

新人事信息系統(tǒng)具備聯(lián)動(dòng)薪酬系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、門診系統(tǒng)、流程審批等多個(gè)關(guān)鍵系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)有人員數(shù)據(jù)才有對(duì)應(yīng)系統(tǒng)的操作權(quán)限，流程審批逐層有序進(jìn)行，在一定程度上杜絕了以前人事系統(tǒng)“孤島”下的人員管理即時(shí)性缺失及人員數(shù)據(jù)單獨(dú)出現(xiàn)在個(gè)別系統(tǒng)上的可能性，提升了醫(yī)院整體人員管理的有效性。

2.3 A 單位人事信息系統(tǒng)涉及人員分類及功能

目前，A 單位的人事信息系統(tǒng)在保存原有信息系統(tǒng)人員分類的基礎(chǔ)上，整理規(guī)劃為“所有人員”“在職人員”“工勤輔助人員”“勞務(wù)派遣人員”“委托培養(yǎng)醫(yī)師”“博士后研究人員”“研究生”“進(jìn)修生”“離職人員”以及“退休人員”子名冊(cè)，名冊(cè)對(duì)應(yīng)不同類別人員并完善各類別的個(gè)性化信息。

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得電力化也成為了銀行經(jīng)營(yíng)的一種主要模式，電子信息管理技術(shù)的應(yīng)用能夠促使銀行的業(yè)務(wù)服務(wù)水平以及服務(wù)效率得到了進(jìn)一步的提升，給銀行的全面信息化建設(shè)國(guó)內(nèi)工作也奠定了良好的基礎(chǔ)。但是在信息化管理技術(shù)的具體應(yīng)用過(guò)程中，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)放性的特點(diǎn)，也就導(dǎo)致了信息安全問(wèn)題無(wú)法得到有效的保障，這就要求各銀行能夠進(jìn)行新的金融產(chǎn)品的不斷研究，并進(jìn)一步提升信息安全保密系統(tǒng)，借此來(lái)促進(jìn)銀行的信息安全性能得以提升。

人力資源管理部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)在職在崗人員的進(jìn)出及個(gè)性化信息，同時(shí)開(kāi)放“委托培養(yǎng)醫(yī)師”“研究生”及“離退休人員”的部分權(quán)限供，歸屬部門進(jìn)行及時(shí)維護(hù)，保證信息更新的及時(shí)性及準(zhǔn)確性。

A 單位的人事信息系統(tǒng)也保留原有的表格式的人員統(tǒng)計(jì)表，方便日常統(tǒng)計(jì)工作。每月進(jìn)行名單、表格導(dǎo)出保存，以供后期備查。 見(jiàn)表1。

表1 不同類型人員所需維護(hù)數(shù)據(jù)量（條/人）

3 A 單位人事信息系統(tǒng)當(dāng)前面臨問(wèn)題（拓展）

3.1 時(shí)間戳管理效果較弱

目前，A 單位在用的人事信息系統(tǒng)雖然已具備進(jìn)行基本的人員信息分析及導(dǎo)出圖表的工作，通過(guò)導(dǎo)出全院人員情況分析表格實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能。但由于系統(tǒng)缺少對(duì)于時(shí)間戳的管理功能，對(duì)于導(dǎo)出的人事信息表格仍舊呈現(xiàn)當(dāng)前最新的狀態(tài)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)回溯，導(dǎo)致導(dǎo)出數(shù)據(jù)與實(shí)際需求時(shí)間的人員情況有所出入。目前只能由工作人員進(jìn)行每月機(jī)械化的導(dǎo)出保存，大大增加了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作的不變以及過(guò)往數(shù)據(jù)分析結(jié)果的不準(zhǔn)確性。

3.2 數(shù)據(jù)導(dǎo)入字段無(wú)法滿足現(xiàn)狀

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，人員類別的增加、用人方式的多樣化及單位架構(gòu)的調(diào)整，對(duì)于人事信息系統(tǒng)的字段更新及下拉框的內(nèi)容選項(xiàng)要求越來(lái)越高，需要人事信息系統(tǒng)能夠及時(shí)對(duì)調(diào)整后的架構(gòu)、當(dāng)前最新的專業(yè)名稱、新增的職稱系列進(jìn)行更新。 但目前A 單位的人事信息系統(tǒng)由于初始架構(gòu)及頁(yè)面搭建較為固化，字段仍停留在最初設(shè)定導(dǎo)入的字段上，對(duì)于架構(gòu)的變動(dòng)調(diào)整也需要人力資源部門花費(fèi)大量人力、時(shí)間進(jìn)行手動(dòng)維護(hù)，無(wú)法滿足醫(yī)院現(xiàn)有的人事信息管理需求。

3.3 常規(guī)數(shù)據(jù)分析穩(wěn)定性不夠理想

大型三甲醫(yī)院的人力資源管理工作需要時(shí)常面對(duì)統(tǒng)計(jì)各類型職工各類人事信息的情況，而由于人事信息涉及的條目及類型多，同時(shí)單位人員基數(shù)大，不同部門的數(shù)據(jù)申請(qǐng)需求頻率高且數(shù)據(jù)需求口徑相似度高，常有人力資源管理部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作出現(xiàn)低級(jí)重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象[2]，如當(dāng)前A 單位的人事信息管理系統(tǒng)的常規(guī)數(shù)據(jù)分析功能缺少穩(wěn)定性，需要部門工作人員在導(dǎo)出基礎(chǔ)報(bào)表的基礎(chǔ)上進(jìn)行手動(dòng)的復(fù)核和修改，無(wú)法保證部門數(shù)據(jù)提供的效率及準(zhǔn)確性。

3.4 人事信息系統(tǒng)模塊單一，無(wú)過(guò)程管理

當(dāng)前A 單位的人事信息系統(tǒng)僅限于人員基本信息維護(hù)、將人員名單對(duì)接工資系統(tǒng)、考勤輪轉(zhuǎn)以及OA 的流程審批，缺少了現(xiàn)代人力資源管理理念中的過(guò)程管理[7]，如招聘入職、培訓(xùn)、績(jī)效管理、年度考核等，盡管是新系統(tǒng)，但依舊保留著傳統(tǒng)人事信息的工作模式和管理理念[8]，仍舊停留在人事系統(tǒng)與其他關(guān)鍵系統(tǒng)脫節(jié)的狀態(tài)。

4 醫(yī)院人事信息管理系統(tǒng)改進(jìn)建議

4.1 拓展醫(yī)院人事信息系統(tǒng)過(guò)程管理功能

有規(guī)劃性地對(duì)人力資源進(jìn)行有效的管理及合理的配置，從醫(yī)院的人才“選、育、留、用”到考核、激勵(lì)、調(diào)整等一系列的過(guò)程管理，調(diào)動(dòng)職工的積極性，發(fā)揮職工的最大潛能[9]，是醫(yī)院人力資源的基本要求。而人事信息系統(tǒng)作為醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分[10]，是為醫(yī)院人力資源精細(xì)化管理提供支撐的重要工具[7]。因此，醫(yī)院的人事信息開(kāi)發(fā)需要不斷朝著規(guī)劃人力資源管理業(yè)務(wù)流程方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)員工從投遞簡(jiǎn)歷到招聘、入職、合同、薪酬福利、轉(zhuǎn)編、考勤輪轉(zhuǎn)、職稱申報(bào)、離退等全生命周期的流程化管理，為人力資源管理部門提供預(yù)警及提示機(jī)制，減少人工的篩選查找，提升數(shù)據(jù)信息使用的科學(xué)性[11-13]。

4.2 提升數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性及效率

由于人事信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)一般由信息技術(shù)公司進(jìn)行開(kāi)發(fā)配置，在進(jìn)行人事信息系統(tǒng)上線及使用過(guò)程中，人事部門提前將常規(guī)的、頻繁的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目提供給信息技術(shù)公司[4]進(jìn)行需求的溝通及模塊開(kāi)發(fā)，以便在系統(tǒng)上線后可以極大地提高人力資源部門對(duì)外提供人事相關(guān)數(shù)據(jù)的效率，也可以讓人力資源管理部門從日常重復(fù)統(tǒng)計(jì)工作中解放，并將精力投入到更高價(jià)值的人力資源管理工作中[14-15]。

4.3 增加時(shí)間戳管理并及時(shí)進(jìn)行后期更新迭代

時(shí)間戳管理可以說(shuō)是當(dāng)前人事信息系統(tǒng)的短板，因?yàn)樯婕暗拈_(kāi)發(fā)工程量較大且復(fù)雜，對(duì)于人事信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)成本較高。但由于時(shí)間戳管理工作對(duì)于醫(yī)院的人事信息管理工作尤為重要，除流程化的管理外，保留過(guò)往人事數(shù)據(jù)資料，并實(shí)現(xiàn)隨時(shí)導(dǎo)出或備查是醫(yī)院人力資源管理部門在人事數(shù)據(jù)維護(hù)過(guò)程的一大要點(diǎn)，因此，無(wú)論是醫(yī)院實(shí)行自主開(kāi)發(fā)人事信息系統(tǒng)或外包信息技術(shù)公司，時(shí)間戳作為人事信息系統(tǒng)的功能之一必須列入需求說(shuō)明書(shū)中。 由于醫(yī)院的快速發(fā)展，人事信息系統(tǒng)需要具備不斷更新字典及架構(gòu)的情況，因此，能夠?qū)崿F(xiàn)更新快速、使用友好、導(dǎo)入順暢是人事信息系統(tǒng)的改進(jìn)方向[16]。

5 人事信息系統(tǒng)應(yīng)用構(gòu)想

5.1 人事信息系統(tǒng)共享平臺(tái)

建立由人力資源部門管理數(shù)據(jù)來(lái)源及標(biāo)準(zhǔn)為主的科研、教育、醫(yī)務(wù)護(hù)理及老干共享平臺(tái)模式，實(shí)現(xiàn)全院人事信息唯一且標(biāo)準(zhǔn)化[1]，便于各職能部門進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及分析，并開(kāi)放職工自助查詢個(gè)人基本信息權(quán)限，減少院內(nèi)對(duì)人員基本人事信息查詢的需求申請(qǐng)工作。

5.2 人事信息系統(tǒng)與教務(wù)、科研、職稱評(píng)聘系統(tǒng)的集成

目前的人事信息管理系統(tǒng)面臨科研、教務(wù)及職稱評(píng)聘資格審核的要求時(shí)，只能通過(guò)簡(jiǎn)單的信息表格導(dǎo)出進(jìn)行再次表格信息補(bǔ)充及調(diào)整，因此，未來(lái)醫(yī)院的人事信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方向可調(diào)整為將科研、教務(wù)及職稱評(píng)聘常用數(shù)據(jù)表格導(dǎo)入人事信息管理系統(tǒng)，由人事信息系統(tǒng)按照表格要求篩選相關(guān)人員信息，并生成對(duì)應(yīng)的科研、教務(wù)及職稱評(píng)聘規(guī)范表格，保證數(shù)據(jù)的一致性[2，17]。

5.3 多終端暢通職工

目前很多的人事信息管理系統(tǒng)僅開(kāi)放部分職能處室查閱功能，對(duì)于職工查詢及更新個(gè)人信息仍舊是“孤島”狀態(tài)。作為醫(yī)院職工，需填寫(xiě)申報(bào)各類科研、教學(xué)、職稱表格較多，其中涉及各相關(guān)部門審核的個(gè)人信息共性強(qiáng)，作為兼具了管理和服務(wù)的雙重角色的人力資源管理部門，為每一位職工和相關(guān)部門提供便捷服務(wù)，讓職工感受到“辦事易”是實(shí)現(xiàn)好服務(wù)、好管理的體現(xiàn)[18]。

因此，開(kāi)發(fā)獨(dú)立人事信息系統(tǒng)手機(jī)APP 或建設(shè)網(wǎng)上自助查詢辦事大廳，實(shí)現(xiàn)職工及管理人員隨時(shí)查詢個(gè)人信息[1]、導(dǎo)出具備個(gè)人基本信息的申報(bào)表、提交作證材料更新信息并由人力資源部門進(jìn)行核實(shí)等功能，既提高職工辦事便捷度，也提升了各部門的辦事效率。

6 結(jié)論

新時(shí)代條件下，醫(yī)院的發(fā)展離不開(kāi)對(duì)人力資源管理的新趨勢(shì)、新思想的掌握和運(yùn)用，人事信息系統(tǒng)的搭建是醫(yī)院開(kāi)展精細(xì)化管理的基礎(chǔ)，人事信息系統(tǒng)創(chuàng)新也是人力資源的管理創(chuàng)新，不斷地提升醫(yī)院的人力資源精細(xì)化及科學(xué)化管理程度，尋求新的技術(shù)和方法，才能在迅速發(fā)展的新時(shí)代中保存自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。