大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究

金奚佳

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）2-099-02

摘 要 檔案是記錄醫(yī)院各項(xiàng)工作的重要載體，包括醫(yī)療科研、醫(yī)務(wù)人員管理等內(nèi)容，可以分為病例、科研、人事、行政等多種類型。文章以醫(yī)院檔案管理為研究對(duì)象，就大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的新思路進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時(shí)代 醫(yī)院檔案管理工作 新思路

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的醫(yī)療、管理、科研、人事等方面的內(nèi)容，能夠?yàn)獒t(yī)院管理、醫(yī)療科研等積累經(jīng)驗(yàn)和提供病例資料等方面的支持，給醫(yī)患糾紛提供有力的證據(jù)，為醫(yī)師的診斷提供科學(xué)有效的參考依據(jù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院必須在檔案管理工作中注重思路的轉(zhuǎn)化，找出存在的問題，才能有的放矢的加強(qiáng)對(duì)其的應(yīng)用。

一、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的重要意義

醫(yī)院檔案主要借助紙張、光盤等媒介，將醫(yī)院的病例、醫(yī)療及日常管理等內(nèi)容記載下來。檔案管理可以記錄醫(yī)院的發(fā)展歷程，是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容之一，能夠?yàn)獒t(yī)院的科研和醫(yī)療技術(shù)的提升提供可靠的依據(jù)。因此，作為醫(yī)院，應(yīng)該高度重視檔案管理工作。精細(xì)化管理就是將醫(yī)院的各項(xiàng)檔案資料按照各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行精準(zhǔn)分類、精準(zhǔn)存檔和精準(zhǔn)查詢，從而提高檔案管理的效率和質(zhì)量。如某醫(yī)院將各類檔案進(jìn)行分類，將醫(yī)療檔案管理的流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，充分借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等手段，可以建立健全醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，這樣就可以為醫(yī)務(wù)人員提供可靠的數(shù)據(jù)信息支持，也能醫(yī)務(wù)人員工作提供有效的參考。而從中就會(huì)形成大量的數(shù)據(jù)，利用大數(shù)據(jù)輔助檔案管理，能更好地促進(jìn)檔案管理成效的提升。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作存在的主要問題

從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理來看，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，主要是存在的管理比較粗放的問題，這就影響了醫(yī)院管理的效率和質(zhì)量。

（一）管理責(zé)任不明

有的醫(yī)院對(duì)檔案管理不夠重視，管理比較混亂，主要體現(xiàn)在責(zé)任不明晰方面，存在著職能交叉、重疊等問題。如由于管理責(zé)任不明確，對(duì)病例等檔案資料沒有進(jìn)行及時(shí)的分類收集，從而就很容易出現(xiàn)病例檔案丟失的事情。當(dāng)需要找這些病例資料時(shí)，就很難準(zhǔn)確快速地找出來，降低了工作效率。有的對(duì)檔案管理較為混亂，導(dǎo)致醫(yī)生可以借鑒的檔案資料比較少。

（二）管理效率低下

有的醫(yī)院雖然安排了檔案管理工作，但是由于缺乏科學(xué)有效地安排，因此，在醫(yī)院檔案的歸檔、立卷等方面不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，存在較大的隨意性，這樣就導(dǎo)致檔案管理工作的效果較差。正因?yàn)闄n案管理效率低下，也就影響了檔案管理在醫(yī)院管理中的積極作用。如由于檔案管理不到位，而導(dǎo)致在醫(yī)療研究中難以提供科學(xué)有效的參考依據(jù)。

（三）信息水平不夠

由于對(duì)醫(yī)院檔案管理不夠重視，辦公條件較差，缺乏獨(dú)立的檔案管理場(chǎng)所，大多與辦公室、倉庫、檔案閱覽室混合在一起，存在較大的安全隱患。檔案管理設(shè)施設(shè)備配備不到位，特別是在防火、防潮、防蟲咬、防腐蝕和防盜竊等方面沒有采取安全有效的措施?，F(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，但是醫(yī)院檔案管理的信息技術(shù)水平比較落后，仍然只停留在紙質(zhì)材料檔案上，而沒有充分借助計(jì)算機(jī)信息。加上紙質(zhì)檔案體積大，所占空間多，保存起來比較困難。有的因?yàn)樵跈n案信息電子化建設(shè)方面比較滯后，導(dǎo)致紙質(zhì)材料檔案的內(nèi)容與計(jì)算機(jī)信息相脫節(jié)。由于醫(yī)院檔案管理主要是采取人工的方式，導(dǎo)致檔案管理工作效率較低，也就影響了醫(yī)院其他工作的高效運(yùn)行。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)一直堅(jiān)持以數(shù)字化為重點(diǎn)，并創(chuàng)新檔案管理模式為目標(biāo)，切實(shí)注重以下工作的開展，才能更好地滿足實(shí)際管理工作的需要。尤其是要在檔案管理工作中發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用。

（一）完善制度，科學(xué)管理

檔案管理要實(shí)行全程動(dòng)態(tài)化。一是堅(jiān)持事前謀劃為先。要做到任何一項(xiàng)工作，都需要科學(xué)全面地謀劃，做好充分準(zhǔn)備，為后續(xù)管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，這樣才能確保檔案管理工作取得實(shí)實(shí)在在的效果。針對(duì)不同檔案類型的隱私程度不同，制定相應(yīng)的制度，將公開和涉密類檔案的查閱權(quán)限予以區(qū)別，科學(xué)分級(jí)分類，還要合理安排查閱過程中的控制。二是堅(jiān)持事中控制為主。要根據(jù)醫(yī)院各個(gè)工作的流程，科學(xué)制定檔案管理的具體流程，確保檔案管理科學(xué)化、高效化運(yùn)作。在檔案管理過程中，要突出重點(diǎn)，針對(duì)重點(diǎn)崗位、重要手術(shù)、關(guān)鍵部位、薄弱環(huán)節(jié)，采取全程化重點(diǎn)跟蹤，確保各塊檔案資料收集更加及時(shí)完備?？梢圆扇∠葒L試運(yùn)行，根據(jù)運(yùn)行中出現(xiàn)的具體問題，再進(jìn)行調(diào)整和逐步完善，使得所制定的制度更為科學(xué)高效。三是事后控制為要。針對(duì)各塊工程的流程不同，加強(qiáng)檔案后續(xù)管理的方式方法也不盡相同。要切實(shí)做好檔案資料的登記、收集和整理，在后續(xù)工作中，要切實(shí)做好檔案查詢、借閱、保管、銷毀和保密等工作。

（二）加大投入，強(qiáng)化保障

作為醫(yī)院的決策高層人員，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的重要性和必要性，從而高度重視醫(yī)院的檔案管理工作。一是加大經(jīng)濟(jì)投入，改善醫(yī)院檔案管理?xiàng)l件。配齊配強(qiáng)醫(yī)院檔案工作所需的檔案室、檔案柜、保密柜，做好防火防潮防盜防腐蝕等方面的硬件設(shè)施建設(shè)。二是注重信息建設(shè)，加大醫(yī)院檔案無紙化管理。配備檔案管理所需的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)所需的硬件設(shè)施，建好醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，借助檔案信息系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)、快速、完好的信息存儲(chǔ)，且能夠多處備份，能夠?qū)崿F(xiàn)一鍵式精準(zhǔn)查詢，比紙質(zhì)檔案的查詢要方便許多。三是加強(qiáng)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)。提高檔案工作人員的工資福利待遇，將致力于從事檔案工作的優(yōu)秀人才吸納到醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍中來，實(shí)行績(jī)效管理，對(duì)于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、表現(xiàn)突出的，予以一定的獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于表現(xiàn)不好的，則要予以嚴(yán)格懲罰。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案人才的培養(yǎng)，做好培訓(xùn)規(guī)劃，強(qiáng)化培訓(xùn)過程管理，以確保培訓(xùn)取得實(shí)實(shí)在在的效果。

（三）加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)應(yīng)一直堅(jiān)持以數(shù)字化為重點(diǎn)。首先將數(shù)字化當(dāng)作醫(yī)院檔案管理的發(fā)展方向，并同時(shí)以醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)，把醫(yī)院檔案信息化資源的整合和可視化當(dāng)作目的。其次相關(guān)部門，在以數(shù)字化資源為核心的前提也，還需將視野放在完善管理體系方面中來，不斷提高醫(yī)院檔案管理能力，利用構(gòu)建圖文一體的醫(yī)院檔案管理登記模式，良好的提高醫(yī)院檔案應(yīng)用率。除此之外，在以數(shù)字化為資源核心前提下，還需保證統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)信息資源共享。但是在內(nèi)部信息資源共享的同時(shí)，為確保數(shù)據(jù)信息的安全，還要建立相應(yīng)的保障機(jī)制，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的安全管理，并加強(qiáng)云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建安全的信息系統(tǒng)機(jī)制和完善的云安全系統(tǒng)，才能更好地促進(jìn)信息化進(jìn)程的加快。此外，信息安全是一個(gè)持續(xù)不懈的工程，所以我們必須在信息化建設(shè)中發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，切實(shí)強(qiáng)化大數(shù)據(jù)檔案管理工作的開展，以適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的新需求。

（四）大數(shù)據(jù)時(shí)代下創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式

伴隨著醫(yī)改的不斷深入和實(shí)施，必須對(duì)過去醫(yī)院檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，醫(yī)院檔案管理需朝著信息化管理發(fā)展。創(chuàng)建龐大規(guī)模的數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)與數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。構(gòu)建醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化模型，用全新的方式，通過對(duì)龐大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，得到檔案部門特有的一種全新型的服務(wù)功能。因此，大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理還需對(duì)現(xiàn)有信息資源進(jìn)行合理整合。在重視信息資源整合過程中，首先，需從根本上解決，醫(yī)院檔案信息化管理中信息零散的問題，在此過程中，如想保證醫(yī)院檔案管理能更高效，便需對(duì)整體格局進(jìn)行優(yōu)化，只有解決資源零散問題，才可以提升管理效率。其次，工作人員在對(duì)信息資源進(jìn)行整合的過程中，還需重視強(qiáng)化檔案管理結(jié)構(gòu)性，盡量防止信息的零散性和不確定性，對(duì)工作進(jìn)行不斷總結(jié)，只有這樣才能不斷進(jìn)步，并將醫(yī)院檔案管理工作充分的做好，逐漸不斷完善，并同時(shí)，提升醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展。最后，在利用大數(shù)據(jù)加強(qiáng)對(duì)檔案管理時(shí)，需要借助大數(shù)據(jù)分析工具，加強(qiáng)對(duì)檔案的分析，并結(jié)合檔案分析的結(jié)果，找出在檔案管理工作中存在的不足，并結(jié)合存在的不足，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)其的優(yōu)化和完善。比如在檔案數(shù)據(jù)上傳到云系統(tǒng)過程中，經(jīng)常存在上傳時(shí)間較慢的問題，需要在基于大數(shù)據(jù)的傳輸機(jī)制的完善，加上帶寬速度的支持，能有效的促進(jìn)檔案上傳、備份、下載、刪除和修改等工作的便利性提升。

（五）對(duì)軟件和硬件需加強(qiáng)管理

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理的信息化需對(duì)軟件和硬件的管理不斷加強(qiáng)。首先，工作人員需大力開發(fā)新軟件、新技術(shù)，同時(shí)還需從技術(shù)上解決信息技術(shù)中的各種問題，有效改進(jìn)信息管理滯后的相關(guān)問題，從而應(yīng)用新技術(shù)和新軟件不斷優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化。除此之外，對(duì)于軟硬件設(shè)備需加強(qiáng)管理，管理中需以先進(jìn)設(shè)備使用技術(shù)為基礎(chǔ)確保醫(yī)院檔案信息化管理的高效性，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施加強(qiáng)整合，可以確保管理穩(wěn)定性。另一方現(xiàn)，在對(duì)軟硬件進(jìn)行管理時(shí)，還需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，由此可以節(jié)約大量時(shí)間，從而更有效的提升醫(yī)院檔案管理的效果。

四、結(jié)語

綜上所述，精細(xì)化管理是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。加強(qiáng)精細(xì)化管理，有利于增強(qiáng)管理的針對(duì)性和有效性，減少醫(yī)院檔案管理的人力資源浪費(fèi)，提高管理的效率和質(zhì)量。因此，在醫(yī)院檔案管理中實(shí)行精細(xì)化管理，就要完善管理制度，優(yōu)化管理的硬件和軟件條件，改進(jìn)管理的方式方法，尤其要發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。

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