科技檔案利用中的原件保護(hù)問題研究

趙婷

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）2-191-02

摘 要 檔案在科技發(fā)展中占據(jù)著越來越重要的地位，現(xiàn)代科技的發(fā)展推動(dòng)著存檔方式的變革，但同時(shí)原件受到損害的幾率逐漸加大，科技檔案管理工作中常會(huì)對(duì)原件造成不同程度上的損害。因此，本文將從人員素質(zhì)、自然因素、新型存檔形式等方面對(duì)原件造成的影響入手，從而提出相應(yīng)的解決保護(hù)措施，以供參考。

關(guān)鍵詞 科技檔案利用 原件保護(hù) 原件保密工作

科技檔案與傳統(tǒng)的文書檔案不同，文書檔案有固定的儲(chǔ)存位置和專門的管理借閱記錄，借閱人員只能在特定的空間完成檔案的借閱工作，而科技檔案的借閱人員、借閱地點(diǎn)和借閱次數(shù)在網(wǎng)絡(luò)和多媒體的影響下，借閱范圍較廣，因此無法準(zhǔn)確定位某一借閱人員的準(zhǔn)確借閱地點(diǎn)。因此，與傳統(tǒng)的文書檔案借閱相比，科技檔案的原件借閱數(shù)量較多，利用率較高，也更容易在借閱中受到損害，導(dǎo)致其損害率加大。所以研究更加新型有效的保護(hù)方式也就成為亟待解決的嚴(yán)峻問題。

一、科技檔案利用中的原件保護(hù)的重要性

檔案是對(duì)某些成果和內(nèi)容的記錄，我國的科技檔案中記錄著我國大量的科學(xué)研究成果，其中包含不同等級(jí)、不同種類、不同數(shù)量的涉密檔案，對(duì)我國的科研發(fā)展有直接的影響作用，科技檔案的原件具有憑證、參考以及提供情報(bào)的價(jià)值。保護(hù)科技檔案是對(duì)檔案原件的尊重和保護(hù)，也是對(duì)檔案著作者的尊重。因此，科技檔案保護(hù)工作，是檔案管理工作中最重要的一部分，相關(guān)的科技檔案管理人員要高度重視對(duì)科技檔案原件的保護(hù)和管理。科技檔案的保存是為了更加好的利用檔案的價(jià)值，如果忽視保存的實(shí)質(zhì)性作用而只是注重其表面形式，那么檔案的價(jià)值將無法完整的保存下來，檔案的作用也無法更好的發(fā)揮。

二、科技檔案利用中的原件保護(hù)的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）科技檔案的管理人員綜合素質(zhì)較低

科技檔案直接記錄了科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新過程和創(chuàng)新成果，體現(xiàn)的是國家或單位的科學(xué)技術(shù)水平。作為科研成果的主要呈現(xiàn)方式，它的保密性要求相對(duì)較高，對(duì)借閱人員的審核標(biāo)準(zhǔn)也較高。需要縝密的審批手續(xù)和借閱制度，才能保障借閱過程和借閱人員的安全性。但在實(shí)際借閱操作過程中，部分科技人員保密意識(shí)淡薄，不了解《中華人民共和國保守國家秘密法》，反而認(rèn)為科技檔案的借閱手續(xù)過于繁瑣，審批手續(xù)太麻煩，或者忽視部分已過保密期的科技文件，自行降密或者解密后進(jìn)行借閱，并沒有嚴(yán)格遵守《保密法》中的具體要求；一部分專業(yè)人員在撰寫論文之時(shí)，毫不避諱的闡述科技文件中的關(guān)鍵內(nèi)容，泄露某些科技成果的創(chuàng)造過程；還有一部分管理人員在接待外來參觀人員時(shí)，私自提供國家最新科技成果的具體內(nèi)容，甚至將其作為夸耀的談資，違背了作為管理人員或科研人員的職業(yè)素養(yǎng)和道德操守，嚴(yán)重影響了我國科技檔案的原件保密工作。在一開始的原件輸入過程當(dāng)中，部分管理人員會(huì)為了加快工作進(jìn)度，私自隨意修改或者在錄入途中隨意放置原紙質(zhì)文件，造成文件被污染破壞導(dǎo)致部分文件檔案不完整，科技檔案文件無法真實(shí)反映原文件面貌。人為因素的影響體現(xiàn)在管理人員保護(hù)意識(shí)淡薄、管理方法不恰當(dāng)和對(duì)待不同檔案借閱方法無差別等方面，提高科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)刻不容緩。在相關(guān)管理人員方面著手改善也能夠?yàn)榭萍紮n案原件的保護(hù)提供更好的支持。

（二）原件受自然因素影響大

受自然因素影響較大的多為文字記錄的檔案材料，原件的保存受損程度與其記錄的紙筆都有較大的關(guān)聯(lián)，例如，上世紀(jì)60年代形成的科技檔案原件，由于記錄檔案的紙質(zhì)較為粗糙，且利用復(fù)寫紙記錄的多為圓珠筆、中性筆來筆記，在保存過程中容易發(fā)生氧化或者酸化，紙張逐漸發(fā)黃，原本柔軟強(qiáng)勁的紙質(zhì)變脆變薄，部分折疊按壓過的地方更加容易斷裂破碎，字跡逐漸變得模糊不清。例如北方夏季炎熱干燥，冬季干冷，內(nèi)外溫差比較大，空氣中的含水量較多也不容易控制，導(dǎo)致檔案保存較為困難，保存過程中易造成紙質(zhì)破損。此外，如果文字檔案的保存環(huán)境潮濕、陰暗，也會(huì)加快字跡消失、紙張老化。對(duì)紙質(zhì)資料的保存要采取最佳環(huán)境和保護(hù)措施，例如合理控制檔案保存房間的溫度和濕度等。

（三）電子存檔程序不完善

與傳統(tǒng)的文書檔案相比之下，對(duì)人們來說，科技檔案的借閱更加方便快捷，同時(shí)由于便捷性，科技檔案的內(nèi)容也容易被修改或泄露，對(duì)原科技檔案的安全無法確保。涉密檔案的借閱者在辦理借閱手續(xù)后，常會(huì)采用網(wǎng)絡(luò)上傳送或刻錄光盤的方式，使用檔案的附件，這樣的方式為科技研發(fā)提供了一定的便利，但同時(shí)，也存在著一定的安全隱患。例如，電子檔案一旦流出，去向就難以把握，特別是信息較少的檔案，管理人員不能進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控。一旦科技檔案的電子文件泄露，就會(huì)對(duì)科技成果造成威脅，甚至引起不必要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛。另一方面，科技檔案的保存極其依賴于網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)，如果在保存過程中，網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)不穩(wěn)定的問題或計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障則都會(huì)影響到文檔內(nèi)容的完整度和安全性。同時(shí)，計(jì)算機(jī)在使用當(dāng)中也會(huì)出現(xiàn)許多安全隱患，如果在借閱過程中科技檔案不小心被植入病毒程序或是被惡意攻擊，導(dǎo)致文檔部分被損壞、丟失甚至是被泄露利用，所造成的影響都是無法估量和彌補(bǔ)的。

二、科技檔案利用中的原件保護(hù)問題的解決方法及措施

（一）提高科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)

想要提高科技檔案管理人員的綜合管理素質(zhì)，則需要讓其充分認(rèn)識(shí)到科技檔案管理的影響力之大及其在檔案資料中利用的重要性，例如，相關(guān)單位可以定期開展檔案立卷歸檔的交流會(huì)，在單位的宣傳板和手冊(cè)等方面定期印發(fā)宣傳內(nèi)容，從而提高全體管理人員對(duì)檔案管理的重視。同時(shí)，有關(guān)單位還要制定一套完善的檔案規(guī)章制度，要求科技檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行制度規(guī)范。單位還需要不斷完善檔案的保密措施，使有關(guān)人員認(rèn)識(shí)到科技檔案的重要性，從而意識(shí)到自身承擔(dān)的重大責(zé)任和義務(wù)，在實(shí)際操作過程中規(guī)范科研資料的收集、整理程序，并對(duì)科技檔案的原件進(jìn)行及時(shí)歸檔，保證科技檔案原件的系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性，避免因個(gè)人因素造成科技檔案的泄露。

（二）完善檔案管理制度，降低自然因素的影響

紙質(zhì)檔案具有更高的可信度，在科研工作中的參考價(jià)值更高。在錄入形成完整的科技檔案資料之后，不能忽視原來的書籍檔案的作用，管理人員應(yīng)該合理對(duì)書籍檔案進(jìn)行管理分類和整理，確保科技檔案有支持資料。整理完成的書籍資料則不能向外借閱，而是只能在管理人員之間流動(dòng)，并且需要專人記錄管理。同時(shí)也要做好對(duì)書籍資料的保護(hù)，避免自然環(huán)境和人為因素等對(duì)書籍資料造成過大的影響，雖然無法完全克服自然因素造成的影響，但是可以通過規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的管理，降低科技檔案原件受到的影響，做到及時(shí)修補(bǔ)破損的書籍資料，對(duì)書籍資料做到定期清理和打掃等。只有檔案管理工作的各項(xiàng)指標(biāo)都達(dá)到國家的標(biāo)準(zhǔn)，才能保證科技檔案管理工作的有序進(jìn)行。相關(guān)單位在科技檔案管理中必須嚴(yán)格遵守國家的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在制度上形成科技檔案的第一層保護(hù)罩。

例如，能在借閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱、復(fù)印的科技檔案，就禁止對(duì)外借閱。對(duì)于較大數(shù)量的借閱，則需要進(jìn)行集中處理，安排專門的相關(guān)人員監(jiān)督借閱和歸還流程，督促借閱單位按時(shí)歸還并記錄。同時(shí)，要調(diào)整檔案庫房的保護(hù)設(shè)備，定期更管老舊設(shè)備，預(yù)防自然災(zāi)害。對(duì)于出現(xiàn)損壞的科技檔案，要進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)。同時(shí)，要根據(jù)外部環(huán)境變化，更換科技檔案儲(chǔ)存處的溫度、濕度，定期清理保存環(huán)境。此外如果由于某些必要原因需要對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行運(yùn)輸，那么要格外注意紙質(zhì)文檔在運(yùn)輸途中的保護(hù)和穩(wěn)定，避免其因?yàn)檫\(yùn)輸?shù)念嶔せ颦h(huán)境的影響而造成紙質(zhì)文檔的損壞或破裂。

（三）加快檔案保護(hù)信息化

檔案信息化可以打破時(shí)空界限與時(shí)間阻隔，相關(guān)單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用數(shù)字技術(shù)管理科技檔案的原件，從根本上解決科技檔案利用過程中對(duì)檔案原件造成的損害問題，確保檔案原件的實(shí)體安全。

例如，相關(guān)單位可以加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的保密管理，嚴(yán)禁涉密科技檔案隨意外借，根據(jù)檔案的保密等級(jí)采用不同的保護(hù)系統(tǒng)，并對(duì)保密系統(tǒng)進(jìn)行物理隔離。建設(shè)保密系統(tǒng)時(shí)需要按照國家保密標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，配備檔案保密設(shè)施。對(duì)機(jī)房的管理制度也要作出相應(yīng)的調(diào)整，定期檢查網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的安全性，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中增設(shè)口令授權(quán)和智能面部識(shí)別系統(tǒng)，對(duì)記錄在網(wǎng)的科技檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，確?？萍紮n案原件的安全。

同時(shí)對(duì)科技檔案的訪問可以根據(jù)不同用戶開放不同允許范圍的權(quán)限，通過設(shè)置規(guī)定用戶的訪問權(quán)限及范圍，可以明確某一用戶的訪問內(nèi)容范圍，可以保護(hù)某些機(jī)密資料，避免資料的泄露和內(nèi)容的流失。同時(shí)通過權(quán)限的設(shè)立可以有效的避免來自網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊，明確某一用戶的登錄時(shí)間及訪問內(nèi)容，從而更好的對(duì)科技檔案進(jìn)行管理。設(shè)立安全防護(hù)措施可以有效的阻止某些網(wǎng)站的惡意攻擊，實(shí)現(xiàn)安全防護(hù)功能。

（四）對(duì)科技檔案內(nèi)容進(jìn)行備份處理

對(duì)科技檔案的內(nèi)容進(jìn)行備份處理是保證科技檔案資源完整、真實(shí)的一種利用方法，利用發(fā)達(dá)的科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行備份處理能夠?yàn)榭萍紮n案資源的保存提供雙重保障。

因此，科技檔案的管理人員可以對(duì)檔案的資料內(nèi)容進(jìn)行雙重備份，即將所有科技檔案資料備份并放置在安全的環(huán)境中，當(dāng)直接開放利用的檔案資料遭到人為破壞或者是無法避免的計(jì)算機(jī)故障問題而丟失檔案資料內(nèi)容時(shí)即可發(fā)揮備份的作用，迅速完整的修補(bǔ)科技檔案資料。以此避免出現(xiàn)資料遭到破壞時(shí)無法修復(fù)而導(dǎo)致資料丟失等情況?？萍紮n案管理人員應(yīng)該合理分配人員對(duì)備份資料進(jìn)行管理，在科技檔案資料更新替換時(shí)，相應(yīng)的備份資料也應(yīng)該更新替換以此確保在原科技檔案資料受損時(shí)及時(shí)修補(bǔ)。

科技檔案的存在就是為了記錄，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料檔案通過仔細(xì)完整的保存和修復(fù)備份便可以將資料內(nèi)容一直延續(xù)傳遞下去。而與紙質(zhì)資料相比，科技檔案資料則有所不同，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)故障等方面問題無法避免，同時(shí)又要應(yīng)對(duì)外來的惡意攻擊，因此如果不對(duì)科技檔案資料進(jìn)行備份處理則無法確保該科技檔案資料的完整性?？偠灾?，對(duì)科技檔案資料進(jìn)行備份處理是極其重要的。

三、結(jié)語

科技檔案的信息化流通打破了紙質(zhì)檔案資料流通的局限性，對(duì)于資源的利用來說有著不可磨滅的作用，但同時(shí)科技檔案的普遍化利用也帶來了很多令人煩惱問題，如資料的安全性、完整性等。通過上文中對(duì)科技檔案原件重要性的分析、原件保護(hù)發(fā)展現(xiàn)狀的分析和對(duì)科技檔案資料的原件提出保護(hù)的措施方法等，我們可以得知科技檔案中的原件保護(hù)問題是一項(xiàng)漫長而且繁瑣復(fù)雜的工作，需要有關(guān)部門積極引進(jìn)先進(jìn)的保存技術(shù)，科技檔案的管理人員嚴(yán)格遵守國家的保密規(guī)定和檔案整理規(guī)范，全面提高原件檔案的保存質(zhì)量，降低科技資料受到外界干擾的程度，以此不斷提高我國科技檔案原件的保存技術(shù)。

參考文獻(xiàn)：

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