武進(jìn)臺辦信息化辦公系統(tǒng)

陸志強(qiáng)

摘 要：武進(jìn)區(qū)臺辦內(nèi)部信息化辦公系統(tǒng)全面遵循機(jī)關(guān)辦公自動化管理工作要求，遵循“低炭”、“高效”的社會發(fā)展新方向。辦公系統(tǒng)支持本系統(tǒng)范圍內(nèi)各級業(yè)務(wù)信息與辦公信息收集與處理、交換與共享、綜合利用與科學(xué)決策服務(wù);支持文檔檔案管理和視頻會議系統(tǒng)，能迅速建立在線視頻會議平臺，輕松進(jìn)行溝通。視頻會議系統(tǒng)憑借領(lǐng)先的音視頻通訊技術(shù)、豐富的數(shù)據(jù)協(xié)作功能和人性化的會議交互模式，全面實現(xiàn)辦公自動化。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;信息資源共享;低碳;高效

武進(jìn)臺辦信息化辦公系統(tǒng)是利用信息化技術(shù)手段提高辦公的效率，進(jìn)而實現(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)。系統(tǒng)基于工作流的概念，使單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速全方位的信息采集、信息處理。

一、系統(tǒng)概述

信息化辦公系統(tǒng)總體目標(biāo)：建成一套符合部門工作需求、運(yùn)行穩(wěn)定、操作便捷、功能實用、技術(shù)領(lǐng)先的信息管理平臺，達(dá)到同行業(yè)領(lǐng)先水平。

以實際工作為基本需求，實現(xiàn)三大功能子系統(tǒng)的建設(shè)：

1.檔案管理系統(tǒng)：系統(tǒng)通過建立國際標(biāo)準(zhǔn)化檔案規(guī)范來管理整個臺辦檔案，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理和檔案的資源共享管理。整個系統(tǒng)包括案類別管理、檔案借用與歸還管理、檔案查詢等功能。

2.在線視頻會議系統(tǒng)：為加強(qiáng)行政部門的溝通與交流合作，開發(fā)三胞眷屬內(nèi)部視頻會議系統(tǒng)，功能包含文件共享、會議管理、會議控制、文字交流、多方音視頻交互、文件傳輸?shù)取?/p>

3.公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。系統(tǒng)平臺采用信息員、部門審核員、管理員的三級審核機(jī)制，實現(xiàn)接收發(fā)上級文件、內(nèi)部公文等信息流轉(zhuǎn)及管理。不同層級的信息編輯人員能篩選信息，并可對此信息進(jìn)行等級評定。整套系統(tǒng)包括信息采編、信息審核、信息發(fā)布、信息報送統(tǒng)計等功能。

二、系統(tǒng)部署

（一）系統(tǒng)整體架構(gòu)

根據(jù)區(qū)臺辦各行政部門需求分析，結(jié)合當(dāng)今政務(wù)信息化辦公的綜合性要求，通過調(diào)查研究，本次臺辦內(nèi)部信息化辦公系統(tǒng)架構(gòu)如圖所示：

（二）系統(tǒng)分布式應(yīng)用架構(gòu)

1.用戶管理架構(gòu)

系統(tǒng)對用戶的管理是有非常嚴(yán)格要求的，各機(jī)關(guān)的層級管理、同一部門不同人員的分工管理等，本系統(tǒng)針對用戶提出角色分配，用戶分組分權(quán)限的管理模式，使用管理更方便，工作更高效。

（1）角色管理需求：本系統(tǒng)設(shè)立系統(tǒng)管理員角色，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的整體環(huán)境設(shè)置、用戶基本信息的錄入、特定需求的制定等，擁有系統(tǒng)的最高權(quán)限;節(jié)點(diǎn)管理員角色，是子系統(tǒng)負(fù)責(zé)管理員，負(fù)責(zé)本系統(tǒng)功能節(jié)點(diǎn)的設(shè)置、信息錄入、審核及管理權(quán)限;信息員，由臺辦信息中心單獨(dú)指定專門人員負(fù)責(zé)處理，負(fù)責(zé)信息錄入、公文流轉(zhuǎn)進(jìn)度的追蹤、信息審核等;辦公人員，即臺辦所有工作人員，具備操作系統(tǒng)平臺的相對應(yīng)的功能，非辦公人員不能訪問改系統(tǒng)。

（2）會員組管理需求：系統(tǒng)采用會員組方式，不同的會員組具備不同的權(quán)限;并將會員組賦予對應(yīng)的角色，角色權(quán)限與會員組權(quán)限一脈相承，以后繼的方式進(jìn)行權(quán)限的發(fā)布與管理，同一個用戶可以是不同的角色及不同的會員組。

2.公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)架構(gòu)

機(jī)關(guān)單位要進(jìn)行公文的流轉(zhuǎn)，一般需要經(jīng)過以下環(huán)節(jié)：收集公文-審核-核稿-簽發(fā)，簽發(fā)的文件可以交給相關(guān)節(jié)點(diǎn)的管理人員進(jìn)行編號，并分發(fā)到各行政辦公室。

審核機(jī)制：采用三級審核模式，由辦公室信息員進(jìn)行擬稿，并由信息管理員對文字與圖片信息進(jìn)行初審，通過后再提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行二審，最后再提交至發(fā)文部門進(jìn)行設(shè)置簽號并正式發(fā)文。

退回機(jī)制：在公文三級流轉(zhuǎn)過程中，每一環(huán)節(jié)都可以將公文進(jìn)行發(fā)回重審。

簽收機(jī)制：如果文件需要多人進(jìn)行發(fā)簽，就必須等待多個人共同就此文件簽署意見后，才能最終進(jìn)行文件的收發(fā)。

歸檔機(jī)制：完成文檔分發(fā)后，此文件就進(jìn)行待歸檔狀態(tài)，發(fā)文歸檔信息員進(jìn)入此頁面，可以看到所有需要?dú)w檔的文件，可以直接打印出來，也可以采用系統(tǒng)歸檔功能，進(jìn)行電子化歸檔。

發(fā)文機(jī)制：擬稿信息員在擬稿結(jié)束后，可以對自己的文件進(jìn)度進(jìn)行實時跟蹤、查看文件流轉(zhuǎn)情況。

3.在線視頻會議子系統(tǒng)架構(gòu)

為加強(qiáng)區(qū)臺辦與“三胞”溝通與互動交流，區(qū)臺辦結(jié)合自身需求，開發(fā)與建設(shè)在線辦公（“三胞”眷屬）視頻會議系統(tǒng)。

音視頻交互功能：系統(tǒng)采用H.264視頻壓縮算法，在千兆帶寬下，能夠完成視頻會議的高清畫質(zhì)，音視頻的實時傳輸，精準(zhǔn)的云臺控制和多屏輸出畫面顯示。

PPT演示及白板功能：主控或發(fā)言人員可將自身的PPT實時投放到整個屏幕，并支持電子白板功能。

文件分享及傳輸：會議組織者可將會議的精神、演示PPT、學(xué)習(xí)材料等電子化的音視頻資料上傳到會議文件中心，參與會議的所有人員都可無限制下載資料，參會人員也可上傳自己的學(xué)習(xí)心得等材料;會議組織者具有編輯、刪除其它人員上傳的材料功能。

文字交流：與會者除了音視頻進(jìn)行交流外，在右側(cè)的互動交流區(qū)中，可對會議演講者所講的內(nèi)容發(fā)表自己的見解，實時互動學(xué)習(xí)的內(nèi)容。

4.檔案管理子系統(tǒng)架構(gòu)

本子系統(tǒng)分為檔案類別管理、檔案資料管理、檔案查詢管理和檔案借用/歸還管理等四大主要功能模塊。

類別管理：本系統(tǒng)依照《檔案法》和《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)規(guī)定，制定臺辦檔案分類，包括文書檔案（以時間段、來源等分）、會計檔案、基建檔案、專業(yè)業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、人事檔案等七種類別。

資料管理：檔案管理員對所歸檔地檔案進(jìn)行分類保存，并要根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行等級的設(shè)定。同時檔案管理員還要對檔案資料進(jìn)行定期數(shù)據(jù)備份，以保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性，對過期的數(shù)據(jù)作定期的邏輯上的刪除。

檔案借閱/歸還管理：根據(jù)系統(tǒng)檔案等級，判斷用戶能否借閱對應(yīng)的檔案，同時系統(tǒng)中要記錄該用戶訪問的時間、地點(diǎn)、是否閱讀等信息，并做好歸還管理。

查詢管理：可根據(jù)辦公人員的需求對照查詢條件對所有檔案進(jìn)行信息的檢索，此功能是建立在檔案借閱及資料管理中的。管理員及借閱人員通過查詢可快速定位到所要操作的檔案類別中。

5.個人空間管理架構(gòu)

系統(tǒng)為每個內(nèi)部管理用戶提供了個性化的功能服務(wù)，管理用戶登錄后以一目了然的方式顯示用戶需要處理的主要工作內(nèi)容。其主要管理內(nèi)容如圖5所示。

（三）系統(tǒng)安全防護(hù)措施

1.辦公人員及管理員均通過WEB以賬號的方式進(jìn)行系統(tǒng)登錄，通過賬號不同權(quán)限進(jìn)行個人信息及工作的查詢和管理。

2.系統(tǒng)采用三層架構(gòu)：用戶應(yīng)用層面與數(shù)據(jù)層進(jìn)行隔離，拒絕用戶對數(shù)據(jù)庫的直接操作;中間件層定義統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口規(guī)范，所有的數(shù)據(jù)訪問都經(jīng)過認(rèn)證和審核;所有的第三方應(yīng)用平臺都必須經(jīng)過管理中心的授權(quán)，才可接入信息辦公系統(tǒng)中心平臺。

3.系統(tǒng)報警機(jī)制：當(dāng)系統(tǒng)軟硬件平臺出現(xiàn)異常時要有完善的報警機(jī)制及預(yù)處理方法，保證系統(tǒng)有序運(yùn)行。

4.完善的黑白名單管理機(jī)制：加強(qiáng)黑白名單驗證管理機(jī)制，動態(tài)優(yōu)化黑名單自動清除機(jī)制，有效提高系統(tǒng)的安全性。

5.系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份冗余：注重數(shù)據(jù)冗余備份，與第三方軟件相結(jié)合，自動為系統(tǒng)數(shù)據(jù)采取備份機(jī)制。通過磁盤的陣列冗余，數(shù)據(jù)庫的多級備份存儲及軟件的二次存儲，保障系統(tǒng)的安全。

三、結(jié)束語

本文是在當(dāng)前武進(jìn)區(qū)政務(wù)機(jī)關(guān)政務(wù)辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)的需求，將政務(wù)辦公系統(tǒng)、在線視頻會議系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)三合為一的新型區(qū)臺辦信息化辦公管理平臺。在后期，我們將緊跟時代步伐，著重研究基于移動端的信息化辦公系統(tǒng)應(yīng)用與實踐，用信息化手段進(jìn)一步武裝自己，為推動智慧武進(jìn)的建設(shè)添磚加瓦。

（江蘇省常州市武進(jìn)區(qū)統(tǒng)戰(zhàn)部）