大數(shù)據(jù)時代檔案保密工作存在的問題及對策

劉華

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等先進(jìn)技術(shù)給檔案管理工作帶來了莫大便利，使檔案管理的質(zhì)量與效率得到大大提升。但與此同時，大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用也給檔案管理帶來很多安全隱患，讓檔案資源的安全遭受到威脅。本文運用比較研究法、文獻(xiàn)研究法、調(diào)查研究法等對大數(shù)據(jù)時代檔案保密工作遇到的問題進(jìn)行分析，其次就如何在大數(shù)據(jù)時代做好檔案保密工作展開探究論述，提出幾點針對性建議，希望能為相關(guān)工作帶來些許幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案保密;問題;對策

近年來，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)以及人工智能等各先進(jìn)技術(shù)不斷進(jìn)入到社會各領(lǐng)域、各行業(yè)，從根本上推動了整個社會的變革。在大數(shù)據(jù)背景下，國務(wù)院提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，并開始逐步推廣電子文件單軌制運行。一系列計劃、政策與意見促進(jìn)了檔案管理工作的變革，讓檔案管理工作面臨新要求、新困難、新風(fēng)險。下面結(jié)合實際，首先就大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作遇到的問題做具體分析。

1.大數(shù)據(jù)時代檔案保密工作存在的風(fēng)險及問題

1.1檔案資源風(fēng)險客觀存在

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作中總是客觀、普遍存在著各種各樣的風(fēng)險。如就館內(nèi)風(fēng)險而言，檔案管理人員操作失誤、惡意損害檔案資源信息真實性、全面性等都會使檔案資源的應(yīng)用價值受到影響。就館外風(fēng)險來說，一些制度標(biāo)準(zhǔn)的缺失使得檔案管理的進(jìn)度、質(zhì)量得不到保障，讓檔案資源面臨失真、失全的風(fēng)險。同時在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)代化背景下，各類網(wǎng)絡(luò)攻擊技術(shù)、數(shù)據(jù)竊取技術(shù)也更加先進(jìn)隱蔽，檔案資源在收集與管理過程中面臨著十分大的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險?？梢哉f在檔案管理工作中各類風(fēng)險總是普遍存在，且許多內(nèi)外部風(fēng)險并不以人的意志為轉(zhuǎn)移。在此情況下，相關(guān)單位、部門就必須建立健全檔案風(fēng)險防控機(jī)制，健全檔案風(fēng)險管理機(jī)構(gòu)以強(qiáng)化對檔案風(fēng)險的防范與控制，將風(fēng)險影響降到最低。但目前許多單位并未建立與運行檔案風(fēng)險防控機(jī)制，檔案保密工作中還存在較多問題[1]。

1.2檔案資源風(fēng)險廣泛且隱蔽

在大數(shù)據(jù)時代，影響檔案資源安全的因素來自諸多方面，自然風(fēng)險、人為風(fēng)險、軟硬件技術(shù)風(fēng)險以及政策法規(guī)風(fēng)險等。這些廣泛存在的風(fēng)險給檔案管理工作帶來很大困難，讓檔案保密工作很難開展。同時這些風(fēng)險給檔案資源本身帶來的影響也是非常巨大嚴(yán)重的，如果檔案資源信息失真失準(zhǔn)或不夠全面，那么其的應(yīng)用價值、參考價值就會降低，而以檔案資源信息為參考做出的各項決策也就難?？茖W(xué)合理。在大數(shù)據(jù)背景下，病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客、釣魚鏈接等網(wǎng)絡(luò)攻擊的破壞水平顯著提升，這些風(fēng)險十分的隱蔽，在防御較強(qiáng)時它們會潛伏下來，當(dāng)防御力度有所降低時就會立刻發(fā)動攻擊，直接造成系統(tǒng)奔潰、信息泄露。因此在大數(shù)據(jù)時代檔案保密工作面臨更多困難[2]。

2.大數(shù)據(jù)時代檔案保密工作的有效性對策分析

2.1細(xì)化與落實檔案保密工作責(zé)任

在大數(shù)據(jù)時代，要想全面保障檔案資源安全，就必須結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的特征特點建立健全風(fēng)險管理組織機(jī)構(gòu)，在平時充分發(fā)揮風(fēng)險管理組織機(jī)構(gòu)的主體作用對各類人為風(fēng)險、資源風(fēng)險、網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險、政策制度風(fēng)險等進(jìn)行防范控制，有效保證檔案資源安全。具體來說，相關(guān)部門可結(jié)合檔案管理要求與特點建立數(shù)字檔案資源風(fēng)險管理小組，由該小組具體負(fù)責(zé)檔案保密工作。為確保各項工作能有效落實下去，在小組內(nèi)構(gòu)建分權(quán)機(jī)制，外部構(gòu)建監(jiān)督機(jī)制，避免相關(guān)工作人員徇私舞弊或推諉責(zé)任。在工作過程中，要根據(jù)大數(shù)據(jù)背景下檔案保密工的具體特點、要求等各各項保密責(zé)任、內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，將責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，然后要求各成員根據(jù)自身工作內(nèi)容與責(zé)任充分發(fā)揮自身在相應(yīng)領(lǐng)域的優(yōu)勢對檔案資源的各類風(fēng)險進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控與管理，將風(fēng)險發(fā)生的概率降到最低[3]。

2.2建立專門的檔案保密工作部門

在大數(shù)據(jù)時代，需建立起專門專業(yè)的風(fēng)險管理部門來對檔案資源風(fēng)險進(jìn)行防范管控。相關(guān)單位要能結(jié)合大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作特征，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代檔案資源面臨的各類風(fēng)險建立與落實檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，設(shè)立專門的檔案資源風(fēng)險管理崗位，組織安排專門的人員全面負(fù)責(zé)檔案風(fēng)險管理工作，從而實現(xiàn)對檔案資源的有效保護(hù)。在建立起檔案資源風(fēng)險管理組織后，資源風(fēng)險信息的收集、預(yù)測、識別以及防控、評價、反饋等各項工作均由該組織負(fù)責(zé)開展。這樣就避免了無人擔(dān)責(zé)或互相推諉責(zé)任等情況的發(fā)生，從根本上保證了檔案保密工作的質(zhì)量與效率。

2.3做好檔案風(fēng)險管理工作的協(xié)調(diào)運行

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理單位或部門要能結(jié)合時代特征，嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)范與要求建立健全檔案風(fēng)險管理工作機(jī)制與制度，明確各項工作規(guī)范、目標(biāo)與要求，細(xì)化各風(fēng)險管理責(zé)任，以此推進(jìn)檔案保密工作規(guī)范、順利、有效開展。如可以結(jié)合國家相關(guān)文件要求制定“檔案資源保密制度”“檔案資源安全違規(guī)處罰辦法”等。利用這些制度性舉措來增強(qiáng)各部門、各工作人員的責(zé)任意識、檔案信息保密意識，進(jìn)而實現(xiàn)對檔案資源的有效保護(hù)。在推進(jìn)檔案保密工作開展過程中，可以學(xué)習(xí)借鑒騰訊、華為等圍繞項目風(fēng)險開展的一系列工作對檔案資源安全管理制度、方案、措施等進(jìn)行調(diào)整完善，讓各項檔案風(fēng)險得到有效管控。

除此之外也要組織相關(guān)工作人員積極參加國家、社會組織開展的各信息技術(shù)交流會、座談會等，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案保密理念與技術(shù)，了解最新檔案保密問題等，不斷提升檔案保密工作質(zhì)量與水平。同時要做好檔案保密工作的后勤保障。在大數(shù)據(jù)時代，可運用大數(shù)據(jù)以及信息技術(shù)來構(gòu)建數(shù)據(jù)信息庫，平時做好對各項信息的智能收集與自動化更新及動態(tài)管理。如果發(fā)生檔案失密事件，立即借助信息化系統(tǒng)對風(fēng)險事故的類型與損失程度進(jìn)行分級分類，然后制定相應(yīng)的應(yīng)急策略，并動態(tài)協(xié)調(diào)配置各資源立即開展風(fēng)險管控工作，將風(fēng)險影響降到最低[4]。

2.4運用先進(jìn)技術(shù)做好檔案風(fēng)險管控

在大數(shù)據(jù)時代，要能充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)的功能作用開展檔案保密工作，利用先進(jìn)技術(shù)從根本上提升檔案保密工作質(zhì)量與水平，將檔案信息被竊取、篡改、遺失等的風(fēng)險降到最低。具體來說，在平時的管理工作中，要運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對已有的風(fēng)險信息進(jìn)行量化，將其量化成具體的數(shù)據(jù)然后進(jìn)行分析并制定針對性的防控決策，讓風(fēng)險防控措施 更具針對性、有效性。除運用大數(shù)據(jù)技術(shù)外，也可于檔案保密工作中引進(jìn)云計算技術(shù)，利用該技術(shù)手段為大量的檔案資源進(jìn)行備份、存儲以及分析運用等，讓檔案資源的存儲環(huán)境以及管理效率均得到優(yōu)化。在平常的管理工作中，也可運用在線備份技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)信息備份到遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)中心，防止檔案數(shù)據(jù)信息被丟失。除此之外，在大數(shù)據(jù)時代，各類威脅檔案信息安全的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險更加隱蔽，因此還需進(jìn)一步加大對防火墻、病毒查殺等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防控技術(shù)的研究與優(yōu)化，要進(jìn)一步完善防病毒安全體系，并定期更新殺毒軟件，以實現(xiàn)對各類網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的有效防控。在大數(shù)據(jù)時代，也應(yīng)加快研發(fā)應(yīng)用病毒入侵檢測系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)對風(fēng)險進(jìn)行防控，確保檔案資源安全。

3.結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)為檔案管理工作帶來了方便也帶來了挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時代要能結(jié)合時代特征，結(jié)合檔案管理工作特點特征進(jìn)一步健全風(fēng)險管理組織機(jī)構(gòu)，完善風(fēng)險防控體系，優(yōu)化風(fēng)險防控技術(shù)，切實做好檔案保密工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]李仲.大數(shù)據(jù)時代檔案保密工作面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2020（12）：44.

[2]陳亞飛.大數(shù)據(jù)時代檔案保密工作思考[J].國際公關(guān)，2019（09）：215.

[3]黃寧.淺析信息時代背景下提升干部人事檔案保密工作的對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（07）：142.

[4]楊健康，周新宏.大數(shù)據(jù)時代科研檔案工作面臨的問題與對策淺議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（15）：50-52.

（云南省德宏熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所）