醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策

張帥

摘 要：隨著檔案管理在醫(yī)院日常運營管理中的重要性日益凸顯，檔案管理中存在的問題也受到廣泛關(guān)注。檔案管理的有效開展，能夠為醫(yī)院各項工作調(diào)整、多種業(yè)務(wù)開展以及未來發(fā)展規(guī)劃的制定等提供可靠、全面和真實的參考依據(jù)，通過檔案資源的開發(fā)利用，能夠在醫(yī)院可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展中發(fā)揮重要作用。因此對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀加強分析，對于提高檔案管理水平至關(guān)重要。本文就現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中普遍存在的問題進行分析，并對相應(yīng)的優(yōu)化和解決對策進行探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;管理制度;管理策略

一、目前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題分析

（一）管理制度不健全

現(xiàn)階段仍有一些醫(yī)院的檔案管理仍采用傳統(tǒng)依粗放式管理模式，由于精細化管理理念運用不至位，管理制度不健全，跟蹤式、實時性管理模式不完善，同時，檔案管理人員考核評價與獎懲制度缺乏，對管理工作效率和質(zhì)量造成一定影響。

（二）信息化建設(shè)程度不高

現(xiàn)階段由于一些醫(yī)院對于檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，普遍存在著檔案管理信息化建設(shè)水平不高的問題。部分醫(yī)院雖然已對檔案信息化管理系統(tǒng)進行構(gòu)建，但在實際運用中，缺乏與其他管理系統(tǒng)的緊密聯(lián)系，使檔案管理效果受到影響[1]。

（三）管理措施缺乏針對性

在一些醫(yī)院檔案管理中還普遍存在著管理措施針對性不足的問題，對于不同類型的檔案未制定相匹配的管理方式，導(dǎo)致檔案資源開發(fā)利用率較低，造成醫(yī)院檔案資源存在極大浪費的現(xiàn)象。

（四）人員綜合素養(yǎng)不足

目前在不少醫(yī)院檔案管理工作中，相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平無法適應(yīng)新時期醫(yī)院檔案管理可持續(xù)發(fā)展要求，對當(dāng)醫(yī)院檔案管理水平全面提升造成影響和阻礙。

二、醫(yī)院檔案管理優(yōu)化及問題解決的有效對策

（一）檔案管理制度完善

在醫(yī)院檔案管理中，需要對管理制度加強建立和完善，確保檔案管理工作開展能夠有章可循、可據(jù)可依。在進行檔案管理制度制定時，首先需要對檔案歸檔范圍及保管期限進行明確，并進一步完善相關(guān)的檔案查詢及借閱制度[2]。其次通過專項管理人員對檔案資料進行實時跟蹤管理，使檔案資料不全、遺失等問題最最大程度減少。另外為了使檔案管理人員工作積極性有效提高，需要根據(jù)醫(yī)院實際情況，對相應(yīng)的檔案管理工作激勵及考核制度進行制定，使檔案管理工作人員的檔案管理意識切實提高，檔案管理實效性增強。最后需要完善檔案歸檔制度以及檔案管理人員的崗位責(zé)任制，其中包括檔案文件的形成、整理、積累以及歸檔等工作內(nèi)容，并將其作為工作考核中的重要指標(biāo)。

（二）檔案數(shù)字信息化管理平臺構(gòu)建

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)及信息技術(shù)等先進技術(shù)的快速發(fā)展，在各行業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，在醫(yī)院檔案管理中加強引入和應(yīng)用，能夠使檔案管理效率和質(zhì)量有效提高。在實際管理工作中，需要根據(jù)醫(yī)院實際情況，結(jié)合檔案系統(tǒng)信息化相關(guān)規(guī)定對檔案數(shù)字信息化管理平臺加強構(gòu)建。檔案管理人員能夠借用管理平臺，對醫(yī)院運營中產(chǎn)生的所有信息數(shù)據(jù)進行及時獲取，使檔案建立范圍有效拓展，使以往檔案管理中存在的信息不全面、歸檔不及時等問題得以有效解決。另外通過信息化管理平臺的構(gòu)建，信息聯(lián)網(wǎng)共享以及醫(yī)院檔案多途徑動態(tài)管理得以實現(xiàn)。最后通過信息化管理平臺的運用，能夠有效提高醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量，并使工作成本有效降低，確保檔案信息的查閱的便捷性和安全性。

（三）不同類型檔案資源管理策略優(yōu)化

在醫(yī)院檔案管理中，還需要針對不同類型的檔案資料，對具有針對性的檔案管理策略加強制定，使檔案資源的開發(fā)利用率切實提高[3]。其中針對醫(yī)院的專業(yè)技術(shù)檔案，其中由護理部、醫(yī)教科整理登記的年度考績成績和學(xué)術(shù)論文等應(yīng)當(dāng)在次年第一季度進行移交，同時其余專業(yè)技術(shù)檔案材料需要隨時進行歸檔。另外針對在專業(yè)技術(shù)檔案管理，還應(yīng)采專人專檔動態(tài)代管理模式，與相關(guān)制度和宣傳相結(jié)合，使各專業(yè)檔案信息人員能夠第一時間進行檔案信息更新及反饋登記。

針對醫(yī)院的科研檔案管理，需要在課題結(jié)束后兩個月內(nèi)及時進行移交，可采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式，確保檔案管理模式能夠更有利于使用者查詢和借閱，使檔案資料的價值最大程度得以發(fā)揮，使科研檔案的利用率切實提高。

針對人事檔案管理，可將檔案管理工作成效納入工作人員的培訓(xùn)及考核評價等環(huán)節(jié)，確保人事檔案資料能夠及時更新，并且動態(tài)化管理得以實現(xiàn)，使醫(yī)院人事檔案信息的全面性和實用性得以保障。

（四）檔案管理團隊專業(yè)水平提高

為了進一步促進醫(yī)院檔案管理工作優(yōu)化和創(chuàng)新，需要對相關(guān)管理工作人員的專業(yè)水平提出更高要求。首先醫(yī)院需要針對檔案管理人員，加強專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，使其能夠?qū)n案數(shù)字信息化管理平臺相關(guān)知識、操作技能、檔案資源利用及深入挖掘技術(shù)等予以熟練掌握，從而有效提升檔案管理團隊整體專業(yè)素養(yǎng)。其次需要通過晉升、考核、津貼補助等鼓勵機制的制定，促進檔案管理工作人員的自我提升，在考核評價中納入相關(guān)指標(biāo)，從而使管理工作人員的學(xué)習(xí)及工作積極性有效提升，同進使其個性化發(fā)展需求得以滿足。

三、結(jié)束語

目前醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院運營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用已受到廣泛關(guān)注，但在實際運行中仍存在一定問題。為了有效提高檔案資料開發(fā)利用價值，首先需要對檔案管理內(nèi)容和管理現(xiàn)狀加強研究，對檔案管理制度進行健全和完善，對高效檔案數(shù)字信息化管理平臺進行構(gòu)建，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，從而為醫(yī)院可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]師迎春. 綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對策探究[J]. 中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理， 2018， 009（003）：24-25.

[2]石依凡. 現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析[J]. 飲食保健 2019年6卷34期， 288-289頁， 2019.

[3]徐國棟. 現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究[J]. 科技與創(chuàng)新， 2019.