事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔管理新技巧分析

廖莉莉

摘 要：近年來，隨著事業(yè)單位檔案管理水平的不斷提高，為了更好的提高檔案工作效率，加強(qiáng)檔案的保管與利用，檔案立卷歸檔管理工作不容忽視。本文從檔案立卷歸檔的作用入手，著重分析了事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔管理新方法，以期為事業(yè)單位檔案管理工作的更好開展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;立卷歸檔;檔案管理

立卷歸檔是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，其工作效率與質(zhì)量關(guān)系到整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量，牽扯到檔案利用的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在社會(huì)發(fā)展新形勢下，事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容不斷豐富、檔案數(shù)量日漸增多，立卷歸檔難度也在逐漸上升。此時(shí)如何做好檔案立卷歸檔工作，科學(xué)應(yīng)對工作期間存在的各種問題成為當(dāng)今工作的重點(diǎn)，下面我們主要對事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔管理要點(diǎn)做了分析。

一、事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔的作用

人事檔案是在組織人事工作活動(dòng)中形成的，并經(jīng)過組織審核認(rèn)可且能夠直接反應(yīng)工作人員經(jīng)歷、技能、品德表現(xiàn)的文字形式，是以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、圖片、視頻等原始記錄，是檔案工作的重要組成部分，一直以來，人事檔案在企事業(yè)單位管理中有著不可替代的作用，具體可以從以下幾個(gè)方面分析。

1、確保檔案資源的完整性

立卷歸檔是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接關(guān)系到檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。就人事檔案管理工作而言，做好其立卷歸檔工作需要從事前角度進(jìn)行分析，對檔案的數(shù)量、內(nèi)容嚴(yán)格把關(guān)，檢查檔案資源是否準(zhǔn)確、完整，能夠利用這些現(xiàn)有資源將檔案信息準(zhǔn)確無誤的保存下來，減少后期工作中容易出現(xiàn)的各種問題?？傊龊脵n案立卷歸檔工作就是及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案資源中存在的種種問題，保證檔案資源的完整性，為檔案工作的順利開展打下基礎(chǔ)。

2、嚴(yán)格遵守歸檔整理原則

為了更好的保證事業(yè)單位檔案管理效率，檔案管理人員需要根據(jù)立卷歸檔文件的整理規(guī)則調(diào)整檔案管理方法。在檔案整理的時(shí)候盡可能的按照原有順序進(jìn)行，不破壞原有文件的排序，同時(shí)要對紙質(zhì)檔案重新排號(hào)。這些方法能提高檔案管理工作效率，增加檔案工作質(zhì)量。

3、方便管理人員利用

檔案資源是單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和管理的重要參考依據(jù)，準(zhǔn)確、科學(xué)的檔案資源能夠優(yōu)化決策內(nèi)容，增加單位決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。因此，做好檔案立卷歸檔管理不容忽視，其推動(dòng)者檔案工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和全面化方向發(fā)展，為單位管理工作的更好開展打下基礎(chǔ)。另外，科學(xué)、有序的檔案立卷歸檔工作能提高檔案管理工作效率，縮減檔案管理成本。

二、事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔管理要點(diǎn)

檔案立卷歸檔管理是事業(yè)單位人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，在工作中要積極調(diào)動(dòng)基層事業(yè)單位人事檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性，形成科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、體系化的檔案歸檔管理工作制度，豐富檔案立卷歸檔管理內(nèi)容，從而提高人事檔案管理的有效性和科學(xué)性。具體工作中，我們可以從以下幾個(gè)方向入手。

1、完善人事檔案立卷歸檔制度

隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理模式發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理效率不斷提高的同時(shí)，各種問題也不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理制度逐漸無法滿足當(dāng)今時(shí)代發(fā)展需要。在此形勢下，人事檔案立卷歸檔工作需要進(jìn)一步完善管理制度，強(qiáng)化制度的約束性作用，利用完善、科學(xué)的制度來約束檔案人員的職責(zé)、細(xì)化檔案管理立卷歸檔流程、優(yōu)化工作內(nèi)容，為檔案管理工作的高效、高質(zhì)開展打下基礎(chǔ)。首先要明確人事檔案立卷歸檔管理職責(zé)，探索出一條以檔案工作人員為核心，其他部門人員相互配合的歸檔管理機(jī)制，一方面要設(shè)置科學(xué)、合理的前置處理環(huán)節(jié)，明確檔案立卷歸檔管理工作人員的職責(zé)，為檔案管理工作的順利開展提供依據(jù)，另一方面要明確檔案信息甄別、篩選職責(zé)，對于資料不完善、不合理的內(nèi)容要及時(shí)的補(bǔ)充或者說明。其次要明確立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合不同類型檔案的特性對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化，做到“高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求”，把好立卷歸檔的質(zhì)量關(guān)口。三是要優(yōu)化立卷歸檔的流程，統(tǒng)籌人力、物力以及財(cái)力資源，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，增強(qiáng)立卷歸檔的系統(tǒng)性?？偠灾?，事業(yè)單位要從制度角度對上述內(nèi)容予以規(guī)范，營造良好檔案管理分為，做到及時(shí)歸檔、高效歸檔、科學(xué)歸檔。

2、強(qiáng)化工作人員檔案立卷歸檔管理意識(shí)

人事檔案工作并非檔案部門一人、一部門的工作，而是要整個(gè)單位人員相互配合的工作模式。

為此，單位要強(qiáng)化檔案部門在內(nèi)各部門的立卷歸檔意識(shí)。一是大力宣傳《檔案法》以及內(nèi)部的其他規(guī)范性文件，增強(qiáng)各個(gè)部門的責(zé)任意識(shí)。二是要將立卷歸檔與績效考核、責(zé)任落實(shí)有機(jī)聯(lián)系，解決目錄不規(guī)范、歸檔不及時(shí)等問題，逐步引導(dǎo)工作人員，培育其良好的立卷歸檔習(xí)慣。三是要明確工作交接的內(nèi)容，通過檔案資料交接表來確保檔案資料能夠在工作交接時(shí)同步移交，為后期立卷歸檔工作奠定基礎(chǔ)。

3、利用信息技術(shù)

信息化社會(huì)，事業(yè)單位要堅(jiān)持紙質(zhì)類檔案管理與電子類檔案管理齊手共抓，全方位提升檔案管理效能。只有著力建設(shè)電子類檔案的立卷歸檔工作，才能更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，補(bǔ)齊立卷歸檔中存在的短板。一是要通過技術(shù)手段關(guān)聯(lián)檔案管理系統(tǒng)與辦公OA系統(tǒng)，明確相應(yīng)的訪問權(quán)限，減少電子類檔案立卷歸檔的中間環(huán)節(jié)，提升工作效率。二是要完善檔案管理系統(tǒng)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)識(shí)別技術(shù)對聲像檔案、圖片檔案、影像檔進(jìn)行關(guān)鍵信息捕捉和處理，減少人工編輯和分類的工作量。三是明確電子類檔案的處理格式、處理標(biāo)準(zhǔn)。通常而言，聲像檔案應(yīng)盡量為原版原件，確保其真實(shí)性，卻有特殊情況的，應(yīng)證明其與原件一致;圖片檔案中應(yīng)采用10M以上的TIFF格式，確保其清晰度。

三、結(jié)束語

總之，有效的開展事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔管理工作，能提高檔案對事業(yè)單位管理的服務(wù)效率。在具體的人事檔案立卷歸檔管理中，要嚴(yán)格按照檔案管理流程進(jìn)行，不斷優(yōu)化和調(diào)整管理方法，從而全面提高現(xiàn)代化檔案管理水平，讓其更好的為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展提供有效保證。

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