淺議大數據背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作

黃小玫 福建省邵武第一中學

信息化時代下，各行業(yè)對數據的掌握和應用程度一定意義上決定了行業(yè)的發(fā)展程度。大數據背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著巨大的困境，但也有著新的發(fā)展契機，如擺脫傳統的管理模式，彌補以往的信息統計不及時、信息應用度較低、管理效率低下等的不足，因此，探索信息化人事檔案管理新發(fā)展勢在必行?；诖耍恼聦Υ髷祿尘跋率聵I(yè)單位人事檔案管理工作進行淺議，首先論述大數據含義及人事檔案創(chuàng)新管理，其次論述事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，最后論述大數據背景下優(yōu)化人事檔案管理措施，以供參考。

事業(yè)單位一般是以政府職能為宗旨，具有公益性的單位。一個好的事業(yè)單位有利于促進社會公共服務的發(fā)展。因此，事業(yè)單位的存在是必要且重要的。而事業(yè)單位人事檔案管理工作對事業(yè)單位更好地招人、管人、用人、留人，以及發(fā)揮事業(yè)單位職能有重大意義。如今，社會不斷進步，事業(yè)單位的規(guī)模也逐步增大，工作人員數量增多，對人事檔案管理工作的要求也就更高。傳統的手工記錄式的人事檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力成本、時間成本和空間成本，還容易出現檔案信息錯誤、檔案丟失、泄露等種種問題。在大數據背景下，成熟的信息技術為事業(yè)單位檔案改革提供了強大的技術支撐。從實際情況來看，基于大數據的人事檔案管理具有劃時代的意義，是順應社會發(fā)展的必然之舉。事業(yè)單位人事檔案管理存在落后的人事檔案管理方式，傳統的信息化人事檔案管理機制，單一的人事檔案信息收集渠道，信息集成、分析、評價體系不健全以及檔案數據填報具有隨意性等問題，這需要我們加以重視并采取有效的措施予以解決。

大數據含義及對人事檔案創(chuàng)新管理的意義

大數據是一個集合體，是由大規(guī)模的各類型數據組成的，對數據進行處理、分析、管理，可以為決策者提供數據支撐，從而作出正確的決策[1]。隨著信息化進程的推進，大數據呈現爆炸式增長，事業(yè)單位人事檔案工作愈加復雜繁瑣，管理難度增加。傳統的檔案管理方式難以使檔案信息得到快速、全面、有效的處理和管理，結合現代化信息手段管理事業(yè)單位人事檔案，可以大幅度提升對檔案信息的存儲能力和檢索能力。大數據技術如今已在各個行業(yè)中廣泛應用，也在不斷的發(fā)展和完善，這在給傳統的管理方式帶來巨大的挑戰(zhàn)的同時，也給其提供了優(yōu)化和完善方案管理方式的契機。事業(yè)單位人事檔案管理水平會直接影響單位的持續(xù)發(fā)展，應當將大數據技術的作用充分發(fā)揮出來，最大程度地提升事業(yè)單位人事檔案管理的成效，為事業(yè)單位的發(fā)展提供新的動力和良機[2]。

有效增強檔案管理工作效率

與以往相比，人事檔案管理內容逐漸復雜化、規(guī)模化，在傳統檔案管理方式和思維的限制下，管理檔案工作的效率和質量隨之降低。將人事檔案管理工作與大數據技術相結合，充分發(fā)揮大數據技術的處理和存儲功能，以及充分發(fā)揮其高效性、便捷性，管理人員只需要進行日常的系統操作和維護便能有效完成管理工作。人力成本和時間成本都大幅降低，以進一步提升事業(yè)單位人事檔案的管理效率和質量。

有效促進管理方式變革與升級

計算機技術的不斷發(fā)展和廣泛應用為事業(yè)單位人力資源管理工作提供了有力的技術支撐。計算機管理代替?zhèn)鹘y的人工管理方式，彌補了時間管理方面的缺陷，人事檔案管理效率得以提升。新型的技術性管理模式為事業(yè)單位管理體系帶來了變革、優(yōu)化和創(chuàng)新，管理方式從單一化至整體化、從不足至優(yōu)化、從低效率至高效率。事業(yè)單位人事檔案管理在大數據時代下，管理方式集規(guī)范化、科學化、高效能、高質量為一體，充分發(fā)揮出了人事檔案應有的作用，人力資源管理整體水平得以有效提升[3]。

為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供堅實保障

人事檔案對事業(yè)單位至關重要，檔案中收集了事業(yè)單位內部員工的詳細信息，需要高度保密。傳統的人事檔案管理中缺少信息化管理機制，容易造成信息不全面、信息泄露、檔案丟失等一系列問題，事業(yè)單位員工的個人信息難以得到有效保障，致使事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展受到了很大限制[4]。人事檔案管理和大數據技術相結合，管理人員使用便捷的計算機操作，將傳統的紙質化文件以數字化的形式存儲和管理，能夠有效保障人事檔案信息的安全性、全面性、完整性和準確性，為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展提供堅實的基礎。

事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

落后的人事檔案管理方式

現階段，很多事業(yè)單位依舊主要采用手工記錄的紙質檔案管理方式，機械化管理人事檔案，信息技術的應用范圍較小，紙質檔案檔案管理工作復雜，工作量較大，易登記失誤，查詢難度大，難以有效處理檔案數據信息[5]。

傳統的信息化人事檔案管理機制

現階段有些事業(yè)單位采用的還是傳統的信息管理機制，較為落后。一些事業(yè)單位還存在預算資金不足的情況，沒有足夠的資金引入先進的計算機相關設備，信息化管理工作難以有效開展，人事檔案管理信息系統更加難以普及應用；在事業(yè)單位內部布設局域網也是一大難題。因此，這些事業(yè)單位更容易忽視對人事檔案的管理，其不僅新技術普及度較低，檔案管理的人員配置和重視度也都不夠。資金、設備和人員的短缺，導致難以完善人事檔案信息管理機制，設備和新技術也都難以落實，這些又導致信息化檔案管理難以持續(xù)。

單一的人事檔案信息收集渠道

人事檔案信息化管理的前提是收集數據，現階段的信息收集渠道具有單一性。當前的檔案紙質材料并不包含事業(yè)單位員工的詳細情況，不利于評價員工的綜合素質，難以建立健全的評價體系。另外，隨著時間的增長，事業(yè)單位人員的人事檔案信息也隨之增多，歸檔材料中包含的數據容易受限。傳統的管理模式不利于收集、處理人事檔案信息，會影響人事檔案管理效率和信息化水平的提升[6]。

信息集成、分析、評價體系尚未健全

人事檔案不僅對事業(yè)單位的個體人員有價值，是工作人員晉升發(fā)展的參考材料，還對事業(yè)單位的整體有重要價值，是評價事業(yè)單位整體業(yè)務素質，實現人員招聘、容留、管理的重要依據[7]。比如，預測某事業(yè)單位來年的人才招聘和容留時，就需要參考單位人事檔案。如果不能構建有效的信息化檔案管理，將難以完整規(guī)劃整理人事檔案材料，檔案信息數據就難以發(fā)揮其真正價值。傳統的檔案信息集成通常是一段時間進行一次全員統計，檔案管理效率極低，無法做到動態(tài)準確的管理人事檔案。

檔案數據填報具有隨意性

以往主要采取手工記錄的方式填報檔案數據信息，數據填報存在隨意性，缺乏相應的數據支撐和評價支持。事業(yè)單位一些重要的工作人員的人事檔案由于長期存放、無人監(jiān)管，其檔案容易出現信息泄露情況，使得密級和查閱報備等重要規(guī)定設置名不符實。

大數據背景下優(yōu)化人事檔案管理措施

提升全員對信息化人事檔案管理的重視程度和責任意識

事業(yè)單位全員應該正確認知信息化人事檔案管理的重要性和價值。從本源上重視信息化人事檔案管理工作，制定相關的管理機制。從整理人事檔案到借閱檔案方面，再到保管檔案原始資料，以及更新檔案信息等全過程，都需要制定科學嚴密的規(guī)定和制度，以保障檔案信息整理、運行的準確性和高效性[8]。比如，事業(yè)單位需要更新和提交季度性人事檔案和報表時，事業(yè)單位全員重視信息化人事檔案管理，就能從根本上解決檔案信息更新延遲的問題。

檔案管理人員需要具備較強的責任意識，因為這會在很大程度上影響事業(yè)單位檔案管理工作的成效。在基于大數據開展事業(yè)單位檔案管理改革的過程中，不能忽略構建檔案管理的責任機制，要在信息化改革全過程中貫徹落實，將檔案管理工作細化，明確檔案管理內容，將其責任落實到個人崗位中。檔案管理工作人員提升責任意識，應從思想上重視信息化人事檔案管理改革[9]。

優(yōu)化人事檔案管理模式

大數據背景下，事業(yè)單位應該充分考慮自身實際和職能，改進傳統的人工管理模式，對人事檔案管理機制進行創(chuàng)新。首先，可以根據人事檔案管理工作的重要性設置專門的科室，細化管理人員職責，明確其編制和工作權限，有效落實允許范圍內的各項機制。在管理機制運行過程中，要根據實際情況檢驗和分析測評管理運行機制的數據，及時發(fā)現并彌補信息系統中存在的問題和不足，給予優(yōu)化和改進，為事業(yè)單位的運行發(fā)展和決策提供有效參考。其次，要充分考慮單位實況，構建人事檔案重點模塊和數據更新，保證單位人事檔案管理能夠適應單位重點要求。最后，可以通過對人事檔案進行嚴格的人員借閱和瀏覽權限方面的密級設置等方式，提升人事檔案的保密性和安全性。制定核心管理人員相關的信息保密機制，嚴格按照三級密級等級保護檔案，保證核心檔案信息不被丟失、泄露。

加強人事檔案信息數據庫建設與創(chuàng)新

構建強大的數據庫對信息化人事檔案管理發(fā)展至關重要。建立數據庫，有利于對人事檔案信息進行整理、分類、匯總、分析，對人事檔案中的核心信息進行加密管理，并隨時更新、補充重要信息，單位人員發(fā)生變動時，檔案管理人員可以對檔案進行動態(tài)化管理，使得檔案信息的完整性和實效性得以保證；還有利于快速檢索所需檔案信息。設置身份管理權限，檔案借閱者能夠在線瀏覽所需檔案信息，但不會造成檔案丟失。同時，檔案管理人員需要嚴格把控管理流程，實時更新數據庫信息，預防各環(huán)節(jié)出現泄露檔案信息的風險。事業(yè)單位的檔案部門可以聯合人事部門、勞動部門、紀檢部門共同進行開發(fā)，實現單位內部人事檔案的統一管理和開發(fā)，更好地滿足信息化人事檔案管理要求。各部門編輯本部門所屬的檔案模塊，由檔案部審核各部門報送的檔案材料。這種方式既有利于實現信息化數據系統的及時性，還有利于各部門和人事檔案部門相交互，提升人事檔案的速度和質量。同時，人事檔案相關部門之間可以組織經驗交流會，邀請專業(yè)人士開展人事檔案管理信息化的相關講座，推動檔案信息數據庫建設和創(chuàng)新[10]。

健全人事檔案信息化管理體系

事業(yè)單位只靠投入物力和財力并不夠，還需要借鑒其他單位的優(yōu)秀管理技術理念和先進經驗，吸納信息化專業(yè)人才，發(fā)揮檔案信息的最大價值，保障初始數據輸入的全面性和準確性，完善人事檔案信息化管理。通常事業(yè)單位的人事檔案信息都是較為復雜、龐大的，單位內各部門之間需要相互配合，確保有效錄入檔案信息，健全人事檔案信息化管理體系。

提升人事檔案管理人員工作水平

人事檔案管理是推動單位發(fā)展的動力。同時，引進和容留信息化人才、壯大人才隊伍是促進事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的關鍵。加強人事檔案管理十分必要，同時，管理人員需要嚴守檔案信息，尤其是重要人員的人事資料，將其作為機密，不可外傳外發(fā)；其次，檔案管理隊伍整體素質較低將對檔案管理效率和質量有嚴重影響，檔案管理人員應該積極參與信息技術培訓，熟練掌握信息系統的實際操作，并且能夠根據單位的業(yè)務需求優(yōu)化人事檔案管理工作[11]；第三，檔案管理人員需要嚴格執(zhí)行單位人事檔案管理規(guī)定，提升服務意識和服務能力，保證工作管理能力足以匹配崗位需求；第四，還要正確認知信息化人事檔案管理對于事業(yè)單位的價值和意義。此外，事業(yè)單位領導者應該注重提升人事檔案管理員的責任感，激發(fā)其工作熱情。

優(yōu)化人事檔案管理工作的環(huán)境

人事檔案管理工作繁瑣、復雜、量大。紙質版檔案的分類整理、提取、存儲、更新都需要予以重視。而大數據下的人事檔案管理結合計算機管理技術，能夠有效減少工作量，減輕工作負擔，便于管理人員深入管理人事檔案。由于我國各地區(qū)經濟水平的差異性，一些經濟欠發(fā)達的地區(qū)的檔案管理工作環(huán)境較差，故而事業(yè)單位應該對資金進行合理分配，改善工作環(huán)境，讓管理人員在優(yōu)質的技術環(huán)境下開展人事檔案管理工作，提升工作效率。

大數據技術的發(fā)展為事業(yè)單位人事檔案管理的改革帶來了新的機遇，也帶來了全新的挑戰(zhàn)。在大數據背景下，構建信息化人事檔案管理體系，優(yōu)化人事檔案管理工作體系，通過促進全員正確認知信息化人事檔案管理，優(yōu)化人事檔案管理模式，加強人事檔案信息數據庫建設與創(chuàng)新，健全人事檔案信息化管理體系，提升人事檔案管理人員工作水平，優(yōu)化人事檔案管理工作的環(huán)境等措施，以充分發(fā)揮人事檔案管理數據的真正價值，提升人事檔案管理水平，實現更好的招人、管人、用人、留人，發(fā)揮事業(yè)單位職能，更好地服務于人民群眾，推動社會進步。