新媒體視域下檔案管理工作方向的探析

劉 湍 新鄉(xiāng)市職業(yè)病防治研究所

新媒體時代的到來給檔案管理工作帶來了巨大的機遇與挑戰(zhàn)，基于此，文章探討了新媒體視域下檔案管理工作的發(fā)展方向。文章首先介紹了新媒體的概念和特點；其次對新媒體技術(shù)給檔案管理工作帶來的機遇和挑戰(zhàn)進行了分析；最后從檔案管理工作的理念、模式、制度和工作人員的素質(zhì)等方面提出了新媒體視域下檔案管理工作的應(yīng)對策略，以期為檔案管理工作在新媒體時代順利發(fā)展提供一些借鑒。

隨著科學技術(shù)的進步和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳播媒介也實現(xiàn)了技術(shù)革新，進入到了新媒體的發(fā)展時代，作為與傳播媒介相關(guān)的檔案管理工作也相應(yīng)地發(fā)生了變化。新媒體技術(shù)的成熟和應(yīng)用，有利于豐富檔案管理工作的方式、轉(zhuǎn)變檔案管理工作的載體、提高檔案管理人員的素質(zhì)以及完善檔案管理工作的制度，但同時也要認識到新媒體時代下檔案管理工作在管理理念、管理模式、工作人員及管理制度上存在的不足。因此，新媒體視域下檔案管理工作應(yīng)該針對這些不足來改進和完善。

新媒體的概念及特點

新媒體的概念

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟和應(yīng)用，給現(xiàn)代世界的發(fā)展帶來了新的變化，對傳統(tǒng)媒介也產(chǎn)生了較大的沖擊，傳播方式發(fā)生了新的轉(zhuǎn)變，新媒體的概念逐漸進入人們的視野。關(guān)于新媒體的概念在不同時期是不同的，其具有動態(tài)性和相對性，因此新媒體的概念是難以界定的。總之，新媒體是針對傳統(tǒng)媒體而言的一個相對性的概念，會隨著媒介技術(shù)的進步而發(fā)生變化，重視利用數(shù)字化技術(shù)工具，實現(xiàn)信息在人與人之間高效傳遞和互動?！靶畔⒒薄皵?shù)字化”交互性”都是新媒體的重要特征。

新媒體的特點

1.互動性

新媒體改變了傳統(tǒng)媒體單項傳播的模式，實現(xiàn)了信息傳播者和接受者之間的多項互動，信息的傳播者通過網(wǎng)絡(luò)手段接收到信息接收者的信息反饋，這樣信息的傳播者也是信息接受者。因此，新媒體環(huán)境中就不存在信息的傳播者和接收者，雙方互動加強，推動了信息的傳播效率。

2.共享性

新媒體技術(shù)的應(yīng)用能突破傳播媒體在信息共享上存在的時間和地域限制，在某一信息出現(xiàn)的時候，人們就可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多樣化的設(shè)備實現(xiàn)隨時隨地的資源共享，信息資源的共享程度得到了大幅度的提升，同時信息的使用效率也有所提高。

3.即時性和便捷性

新媒體的成熟和應(yīng)用使得信息的傳播突破了時間和空間的限制，人們通過網(wǎng)絡(luò)手段和移動終端實現(xiàn)了信息快速傳播和接收，大大提高了信息的傳播效率，信息資源利用率也得到了大幅度的提升，獲取信息的手段和途徑也更加便捷。

4.虛擬性和匿名性

新媒體要借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而網(wǎng)絡(luò)又是虛擬的，因此新媒體在信息傳播時就具有一定的虛擬性，可以隨時發(fā)生變化，這是傳統(tǒng)媒體所不能比擬的優(yōu)勢。同時在新媒體環(huán)境下，人們可以采用匿名化的手段，在合乎法律和情理的前提下發(fā)表自己的觀點，實現(xiàn)信息傳播的暢通。

5.信息的海量化

傳統(tǒng)媒體受時間和版面的影響，傳播的信息量有很大的限制。新媒體沒有這些限制，能借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行大量信息的傳播，而且能夠改變傳統(tǒng)媒介單一的文字、圖像傳播方式，使信息傳播的手段更加豐富。

新媒體視域下檔案管理工作的機遇

有利于豐富檔案管理工作的模式

長時期以來檔案管理工作主要依靠的管理人員對紙質(zhì)的檔案資料進行手動整理和歸檔，這樣的管理方式較為單一，檔案資源的形式也表現(xiàn)得較為局限，同時檔案信息的傳播方式局限于文字和圖片。在這樣的情況下，檔案的信息傳播速度很有限，時效性不足，在很大程度上限制了檔案管理工作效率的整體提高，影響了信息獲取者的信息需求和獲取信息的效率。

在新媒體環(huán)境下，檔案管理工作的模式發(fā)生了較大的變化，各單位和各部門可以借用新媒體的多種信息傳播手段，將大量的信息以更加直觀的方式傳遞給受眾，檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)取得了巨大的進步，更能適應(yīng)現(xiàn)代人對于信息資源多元化的需求。在快節(jié)奏的時代加快信息的傳播速度，提高信息的傳播和利用效率，再加上新媒體發(fā)展帶來的海量信息資源，檔案管理工作的方式也因此得到了豐富[1]。

有利于轉(zhuǎn)變檔案管理工作的載體

在漫漫歷史長河中，小到一個部門，大到一個國家，檔案管理工作的重要性已經(jīng)不需要再贅述。過去檔案管理的載體主要是各種實體性的資料，主以文字和圖畫的形式來記載信息，受技術(shù)原因的限制，雖然保存下了大量的信息資料，但是很多信息也有遺失，而且使用起來也不方便，比較繁瑣，效率較低。新媒體技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，能夠通過數(shù)字化技術(shù)將各種檔案信息進行數(shù)字處理，并存儲到電腦系統(tǒng)中或者進行云備份。這樣不僅使得檔案管理的載體發(fā)生了轉(zhuǎn)變，而且使得檔案管理的信息資源的使用效率得到了提高，更加方便了人們對所需資料的查詢和使用。此外，還可以通過新媒體的多種傳播手段，實現(xiàn)多部門檔案信息資源的整合，既節(jié)省了開支，也使得整個單位的工作效率大大提高[2]。

有利于提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作的效率如何，很大程度上是由工作人員素質(zhì)的高低決定的。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于工作模式單一，工作人員主要依靠工作經(jīng)驗來進行檔案的管理和歸檔，相對來說難度不大，對于工作人員的素質(zhì)沒有特別大的要求。但是在新媒體環(huán)境下，檔案管理工作的難度增加，管理的方法和手段更加科學專業(yè)，傳統(tǒng)的工作人員很難適應(yīng)新的環(huán)境。因此，在新媒體環(huán)境的推動下，檔案管理人員不斷加強自身的新媒體意識，轉(zhuǎn)變工作理念，能夠主動提高新媒體技術(shù)的運用能力，將較為繁多的檔案信息進行數(shù)字化收集、篩選、整理和歸檔，從而大大提升了檔案管理工作的效率，檔案管理人員的信息化管理能力也得到了迅速的提高，能夠為用戶提供更為快捷便利的信息服務(wù)，以滿足用戶多樣化的信息需求。

有利于完善檔案管理工作的制度

檔案管理工作不僅能包括對信息進行整理、歸檔、保存，同時檔案的查閱、借閱和歸還都是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。長時期以來，一些單位的檔案管理工作制度不健全，再加上檔案管理人員的素質(zhì)有限，檔案管理工作比較混亂，在檔案的整理和使用上有很大的缺陷。在新媒體環(huán)境下，可以利用數(shù)字化技術(shù)手段將檔案信息實現(xiàn)大數(shù)據(jù)整理，并在此基礎(chǔ)上優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理制度，加快檔案的整理歸檔和借閱使用制度的信息化建設(shè)。這樣檔案管理工作將會煥發(fā)出新的活力，能夠更為準確地存儲檔案，而且能夠服務(wù)更多的用戶，提升用戶對檔案管理工作的滿意度。

新媒體視域下檔案管理工作的挑戰(zhàn)

檔案管理工作的相關(guān)理念較為傳統(tǒng)

檔案管理工作事關(guān)單位資料信息的保管和使用，其重要性不言而喻。長期以來，檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視，不少單位的領(lǐng)導者對于檔案管理工作的重要性認識不足，檔案管理人員的管理理念比較傳統(tǒng)，認為檔案管理只是簡單地將檔案信息進行整理歸檔，并做好借閱工作即可。

在新媒體環(huán)境下，檔案管理工作必然會受到影響，但是仍有不少單位的檔案管理工作變化不大，傳統(tǒng)的管理理念沒有得到有效轉(zhuǎn)變，對于新媒體帶來的影響反饋不足，并沒有將新媒體的優(yōu)勢真正運用到檔案管理工作中來，致使檔案管理的建設(shè)工作停滯不前，檔案管理工作的效率得不到明顯的改善和提高，越來越不適應(yīng)現(xiàn)代社會的快速發(fā)展。

檔案管理工作缺乏信息化管理模式

受傳統(tǒng)檔案管理思想和理念的影響，在新媒體時代到來之后，不少單位對于檔案管理工作重視程度不足，在檔案管理中對新媒體的應(yīng)用投入不足，在很大程度上還是依靠傳統(tǒng)的人工管理檔案的模式。檔案信息的承載方式依然以實體為主，缺乏數(shù)字化的檔案資料，檔案信息的使用程度有限，基本上處于閑置狀態(tài)，檔案信息的傳播范圍較小，檔案管理工作的效率并沒有得到應(yīng)有的提高?？偟膩碚f，信息化的檔案管理模式雖然在一定范圍內(nèi)得到了應(yīng)用，并且也得到了人們的認可，但是在很多單位檔案管理工作仍缺乏信息化管理模式建設(shè)，需要加大投資力度，加快建設(shè)步伐[3]。

檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

檔案管理人員的素質(zhì)與工作能力直接影響著檔案管理工作的效率，對檔案管理工作水平的提升有著重要的意義和價值。由于檔案管理模式和管理理念較為傳統(tǒng)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)還有待提升。在新媒體環(huán)境下，檔案管理工作需要工作人員有較強的新媒體意識和工作創(chuàng)新意識，具備一定的數(shù)字化技術(shù)使用能力。

從現(xiàn)實情況來看，部分檔案管理人員的素質(zhì)不高，對于新媒體應(yīng)用的能力不足，對于檔案信息專業(yè)化提取、深度歸納和整理以及系統(tǒng)性收集檔案信息使用反饋等方面工作表現(xiàn)得力不從心，很難做好檔案資料的精簡化工作，浪費了檔案室的空間，檔案使用效率也受到了極大的限制。此外，檔案管理局限于室內(nèi)，沒有真正實現(xiàn)資源共享，檔案資源的延伸服務(wù)也受到了影響。

檔案管理工作的制度建設(shè)比較遲緩

隨著新媒體時代的到來，檔案管理的制度建設(shè)完善工作就顯得尤為重要。但是從目前的實際情況來看，不少單位在檔案管理工作制度建設(shè)上比較遲緩。有部分單位的管理制度不健全，對于檔案的管理比較松懈，再加上缺乏監(jiān)管制度，檔案管理的科學性、規(guī)范性、系統(tǒng)性和安全性得不到保障，直接影響了檔案管理工作的效率。雖然有不少單位實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)，但是由于缺乏嚴格的保管制度，致使數(shù)字化檔案的安全性和真實性受到了質(zhì)疑，如何建立完善的工作制度是當前檔案管理工作亟待解決的難題[4]。

新媒體視域下檔案管理工作方向的應(yīng)對策略

創(chuàng)新管理理念，扭轉(zhuǎn)檔案管理的傳統(tǒng)思想

管理理念的創(chuàng)新是檔案管理工作適應(yīng)新媒體環(huán)境的前提，因此要從扭轉(zhuǎn)檔案管理傳統(tǒng)思想方面入手，提高檔案管理工作的效率。首先，各單位領(lǐng)導要加強對檔案管理工作的重視，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導要積極學習，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，認識到新媒體對于檔案管理工作的意義，改變工作方式，積極應(yīng)用新媒體技術(shù)。其次，檔案管理人員要改變工作思路，在具體工作中利用新媒體思想，不斷探索新媒體管理理念，推動檔案管理工作新的發(fā)展途徑。

加大投入力度，實施檔案信息化管理模式

新媒體環(huán)境下，檔案管理工作的模式必要是信息化的，針對當前信息化管理模式建設(shè)不足的問題，可以從多方面加大投入力度，來解決這一問題。首先，在檔案管理工作中加大資金的投入力度，引進先進的信息化設(shè)備，加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化工作，建立較為完善的信息化檔案資料庫，方便使用者進行使用；其次，加大檔案管理人員信息化管理能力培養(yǎng)的投入，加強隊伍建設(shè)，提高工作效率；再次，各單位要加大與同級單位共享資源的投入力度，實現(xiàn)資源共享，激發(fā)工作活力[5]。

加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率，因此檔案管理工作要適應(yīng)新媒體帶來的變化，要加強檔案管理隊伍的建設(shè)力度。首先，各單位要通過多種途徑和方式對檔案管理人員進行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓，尤其是要加強檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)使用能力培訓，不斷提高檔案管理人員的新媒體應(yīng)用能力，逐漸建立一支具有高素質(zhì)、新媒體應(yīng)用能力強的檔案管理隊伍；其次，檔案管理人員要時刻關(guān)注時代變化，及時更新自己的工作理念，除了積極參加單位組織的培訓活動，還要加強自我學習，不斷提升自己的新媒體檔案管理工作能力；再次，單位要根據(jù)檔案管理人員素質(zhì)和能力，進行隊伍管理職能分工，確保工作人員在合適的崗位上發(fā)揮出自己的作用；最后，高校要加強相關(guān)學科建設(shè)，培養(yǎng)出高素質(zhì)的新媒體檔案管理人才。各用人單位要和高校加強合作，吸引優(yōu)秀的檔案管理人員到檔案管理隊伍中來。

優(yōu)化管理制度，完善檔案管理制度的建設(shè)

管理制度是檔案管理工作順利開展的依據(jù)，因此要適應(yīng)新媒體環(huán)境，檔案管理工作就需要不斷優(yōu)化完善檔案管理制度建設(shè)。首先，要根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，制定高標準的管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化；其次，要建立嚴格的檔案管理流程標準，并利用新媒體技術(shù)嚴格執(zhí)行；再次，要建立嚴格的監(jiān)察管理制度，加強對檔案管理工作的監(jiān)督和指導，保障工作人員嚴格照章辦事，確保檔案信息安全[6]。

總而言之，在新媒體技術(shù)不斷發(fā)展和應(yīng)用的大環(huán)境下，檔案管理工作要積極轉(zhuǎn)變發(fā)展理念與思路，要合理利用新媒體技術(shù)優(yōu)勢，應(yīng)對新媒體給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)，不斷創(chuàng)新管理理念，優(yōu)化管理模式，完善管理制度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作煥發(fā)生機，以適應(yīng)新媒體時代的發(fā)展要求，為檔案管理工作進一步發(fā)展奠定好基礎(chǔ)。