校園數(shù)字化文化背景下職業(yè)院校檔案管理模式探析

錢 艷 揚州市職業(yè)大學審計處

隨著職業(yè)院校信息技術(shù)的不斷完善，檔案管理模式也逐漸由傳統(tǒng)紙質(zhì)管理向數(shù)字化管理方向邁進，給院校檔案數(shù)字化、人員信息化的實現(xiàn)提供了前提條件。當前，職業(yè)院校檔案管理工作改革中具有國家政策、校園技術(shù)等多重資源優(yōu)勢，能夠為校內(nèi)檔案信息化建設(shè)提供有效改革支撐。然而不可忽視的是，職業(yè)院校在尋求檔案管理信息化建設(shè)路徑時，也面臨設(shè)備不完善、人員素質(zhì)不高、檔案管理模式不規(guī)范等問題，阻礙了學校檔案管理工作的長遠發(fā)展。為此，文章重點從這些問題出發(fā)，分析了問題現(xiàn)狀，并討論了一些改革方案與優(yōu)化對策，希望能為職業(yè)院校檔案管理模式的數(shù)字化、信息化發(fā)展提供借鑒。

檔案管理工作信息化的轉(zhuǎn)變不僅是社會發(fā)展到一定程度的必然結(jié)果，也是檔案管理工作自身改革的要求。如今進入數(shù)字化時代，檔案管理模式又面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，國家與社會主體的支持給學校的該項工作改革提供了資源支持，數(shù)字化技術(shù)為學校該項工作改革提供了條件支持，相信在國家和社會的通力合作下，學校該項工作能順利進行，發(fā)揮其應有的服務(wù)價值和社會功能。

數(shù)字化校園背景下職業(yè)院校檔案管理模式構(gòu)建意義

當前階段，我們可以感受到數(shù)字化技術(shù)對社會諸多行業(yè)領(lǐng)域所產(chǎn)生的積極影響，尤其是社會檔案信息化、數(shù)字化的更新優(yōu)化跡象越來越明顯，并迅速引起了社會各行業(yè)領(lǐng)域的廣泛重視與推廣。學校作為教育領(lǐng)域的重要場所，其檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)對教育管理工作、科研工作能產(chǎn)生促進作用，為此，各大院校也紛紛開始了數(shù)字化檔案管理模式的探索，給學校教學工作者和學生群體帶來了更加廣泛的服務(wù)，能夠有效提升學校檔案信息化服務(wù)效率、有效保存校內(nèi)檔案資源，同時還能提升校內(nèi)管理人員的綜合素質(zhì)，由此可見，研究該內(nèi)容具有現(xiàn)實意義。

有利于保存檔案信息化資源

隨著職業(yè)院校師生人數(shù)的增多，產(chǎn)生的檔案信息也越來越多，若這時仍然使用傳統(tǒng)人工管理檔案模式難免會出現(xiàn)檔案信息資源丟失或數(shù)據(jù)混亂的現(xiàn)象，而且紙質(zhì)檔案的保存不僅占用空間較大，也容易出現(xiàn)腐蝕、毀損的隱患，而如今數(shù)字化校園建設(shè)背景下，學校引入檔案信息化管理模式，可將所有校內(nèi)檔案資源都歸結(jié)整理到檔案管理數(shù)據(jù)庫中，將不用的檔案信息進行單獨保存和刪除處理，對于常用的檔案信息，平臺系統(tǒng)會給予提示，讓管理人員安排這些信息的歸屬地。由此大大節(jié)約了存儲空間，有效保存了檔案資源[1]。

有利于提升檔案人員綜合素質(zhì)

素質(zhì)水平高、技能先進的管理人員能為學校檔案管理模式的改革錦上添花。如今數(shù)字化校園建設(shè)中，許多職業(yè)院校制定了人才引進計劃，專門面向社會招聘一些專業(yè)的信息化人才，為校園檔案管理團隊注入新的活力。這些人才需能熟練操作檔案數(shù)據(jù)庫平臺，準確對各類檔案信息進行分類管理。同時部分管理人員還能負責日常設(shè)備的維修與更換工作，便于為師生提供實時的信息服務(wù)，如此能充實學校檔案人才隊伍，便于學校檔案信息化管理模式的構(gòu)建。除此之外，學校還能利用數(shù)字化技術(shù)對新老管理人員進行信息技術(shù)培訓，提升整個檔案管理團隊的信息化素質(zhì)。

有利于提高檔案管理效率

以往職業(yè)院校開展檔案管理工作時，工作重心往往是在資料收集和保存方面，資料收集的工作較為繁瑣，管理人員不僅要將收集到的資料進行編號編碼，還要將其按照年代、功能、用途等進行分類擺放，同時記錄在案，這一系列流程需要投入大量人力資源，工作過程十分不便；在資料保存方面，需要管理人員定期檢查資料擺放位置、將使用過的資料回歸原位，并對毀損、丟失較嚴重的檔案資料進行手抄恢復或電腦恢復，工作流程也十分繁瑣，而如今將數(shù)字化技術(shù)引入校內(nèi)檔案管理中，則可將資料收集和保存程序全部錄入電腦，實行一鍵式管理，如此可大大提高檔案館的工作效率。

數(shù)字化校園背景下職業(yè)院校檔案管理模式面臨的機遇

當前，部分職業(yè)院校已經(jīng)引進了數(shù)字化管理模式，給數(shù)字化檔案收集整理、查閱等工作帶來了極大便捷。從這一變化可知，院校檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了深刻變化。而促進這一變化的條件有多方面，但主要依靠國家政策的大力支持和學校技術(shù)的不斷優(yōu)化這兩個因素，這兩個因素的出現(xiàn)和協(xié)同配合，共同推動了學校檔案管理的數(shù)字化進程。

國家政策大力支持

新數(shù)字時代發(fā)展背景下，學校作為社會主體的組成部分，需發(fā)揮主人公的表率作用，對自身檔案管理工作進行優(yōu)化更新，做好檔案傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化管理模式的無縫轉(zhuǎn)化。在黨和國家提出的相關(guān)政策法規(guī)中明確了國家高度重視學校檔案管理模式構(gòu)建工作，也充分肯定了學校這一建設(shè)工作符合社會發(fā)展的實際需求和大眾群體的信息需求，符合國家檔案的發(fā)展方向，值得進一步深化與推行[2]。

校園技術(shù)不斷優(yōu)化

在數(shù)字化校園建設(shè)背景下，職業(yè)院校檔案管理模式發(fā)生了較大變化。傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式已然被數(shù)字化管理模式所替代，如此不僅提高了檔案管理人員的工作效率，還有效強化了檔案資料的使用價值。這一變化充分說明了如今校園信息化技術(shù)在不斷優(yōu)化，今后檔案館數(shù)字化建設(shè)也將大量普及，成為常態(tài)化管理模式。比如廣州部分職業(yè)院校CRP已經(jīng)啟動了數(shù)字化校園建設(shè)，引進了許多智能、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)和設(shè)備，也構(gòu)建了統(tǒng)一的校園數(shù)據(jù)系統(tǒng)，能將校內(nèi)所有師生以及日常教務(wù)工作等檔案信息全部包容在內(nèi)，實現(xiàn)一鍵化管理，如此成績體現(xiàn)出如今校園信息技術(shù)在不斷優(yōu)化的良好發(fā)展前景。

數(shù)字化校園背景下職業(yè)院校檔案管理模式中的問題

數(shù)字化時代下，我國社會大眾對檔案信息的獲取渠道與獲取速度要求逐漸嚴格，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足信息即時化、共享性的需求，于是社會各個領(lǐng)域都開始了檔案管理信息化模式的探索工作，如此給學校教育領(lǐng)域檔案管理模式的構(gòu)建也提出了新的挑戰(zhàn)。但部分職業(yè)院校在引進數(shù)字化技術(shù)，開始檔案信息化管理過程中，卻不可避免地出現(xiàn)了人員信息化水平不高、檔案信息化管理模式不夠規(guī)范、硬件設(shè)備不夠完善等諸多問題，給當前校內(nèi)該項工作帶來了極大制約。對此，在校園數(shù)字化政策引導下，職業(yè)院校需深入分析這些問題，針對問題形成理論分析基礎(chǔ)[3]。

檔案管理人員素質(zhì)水平不高

學校檔案包含師生基本信息、日常教務(wù)工作信息以及學校其他信息，內(nèi)容繁多，保存起來十分不易。而且許多紙質(zhì)檔案年代不一，保存方法也各不相同，部分資料可能會由于保存不當、自然條件不適宜等原因出現(xiàn)毀損或模糊的問題，由此給檔案工作人員的工作帶來了極大難題。當前管理人員一直沿用的是傳統(tǒng)人為編碼、定期開窗通風、檢查修復等方式，雖然能在一定程度上做好管理工作，但長時間的管理模式下，隨著資料的增多，會給管理人員增加較大工作量，而其又未接觸信息化管理模式，對于先進的硬件設(shè)備無法熟練操作，因此使得整個檔案管理工作效率不高現(xiàn)象時有發(fā)生。

數(shù)字化管理模式不夠系統(tǒng)化

當前部分職業(yè)院校內(nèi)的檔案數(shù)字化管理模式改革雖然正在如火如荼地進行，但其中仍暴露出管理模式不夠系統(tǒng)化的問題，如此給該項工作的持續(xù)開展帶來了制約性影響。部分院校數(shù)字化尚未普及，檔案信息管理流程中的部分環(huán)節(jié)仍停留在人力處理層面，新引進的數(shù)字化系統(tǒng)與傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)融合度不深，許多電子檔案傳輸不夠暢通、智能歸檔模式仍然不夠完善。而且在一些學校檔案管理流程中，大多根據(jù)檔案材料來源對檔案進行分類，分類完畢后又返還到各部門手中，要求其各自管理，雖然這一分散管理形式能減輕檔案集中管理工作的壓力，但各部門之間尚未建立起數(shù)據(jù)共享渠道，無法實現(xiàn)檔案信息的即時傳輸，如此無形中給檔案查找工作增加了負擔。

校內(nèi)缺乏數(shù)字化硬件設(shè)備

在當前數(shù)字化校園建設(shè)背景下，部分職業(yè)院校在檔案管理模式重構(gòu)中由于受經(jīng)濟條件的限制，在管理中出現(xiàn)了數(shù)字化硬件設(shè)備投入不夠充分的問題。許多院校在檔案資料錄入流程中尚未配置專門的智能掃描儀、復印機等設(shè)備，使得許多信息錄入工作都需要人工操作，如此給管理人員增加了工作負擔。而且學校在數(shù)字化檔案館構(gòu)建時，需要用到的磁帶庫、光盤庫、磁盤陣列等數(shù)字化存儲設(shè)備尚未全部投入使用，使得各設(shè)備之間的檔案信息無法實時傳輸。為此，職業(yè)院校需盡快購買添置專業(yè)檔案管理硬件設(shè)備，盡快落實檔案信息化管理模式要求[4]。

數(shù)字化校園背景下職業(yè)院校檔案管理模式構(gòu)建對策

當前，數(shù)字化校園背景下，檔案管理信息化改革受到了政府相關(guān)部門的高度重視，為此，政府部門也下發(fā)了一系列相關(guān)文件政策，要求職業(yè)院校需將檔案管理的主要精力投入到檔案信息化模式構(gòu)建中，為滿足校內(nèi)教學科研工作與學習需求提供完善周到的檔案服務(wù)。因此，在落實政府的相關(guān)政策背景下，職業(yè)院校需針對當前出現(xiàn)的檔案管理問題，從人員素質(zhì)、管理模式規(guī)范化、硬件設(shè)備完善化等角度思考解決檔案管理數(shù)字化模式構(gòu)建的問題，將政府下達的文件政策貫徹落實到構(gòu)建策略中，加快實現(xiàn)校內(nèi)檔案管理信息化改革目標。

提升檔案管理人員素質(zhì)

職業(yè)院校檔案管理人員的管理水平是影響檔案管理工作質(zhì)量的重要因素，因此需著重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一方面，學校管理者需重視檔案人員的職業(yè)能力培訓，可定期組織職業(yè)能力測試活動、數(shù)字化設(shè)備培訓活動，通過培訓與測試來提升人員隊伍的管理水平與職業(yè)素養(yǎng)。另一方面，還應注重完善檔案管理人員的考評獎懲制度。定期對學校各部門檔案管理工作進行綜合考評，對數(shù)字化落實情況、人員素質(zhì)提升狀況、工作成績等指標進行評價，對各項指標良好的部門予以物質(zhì)或精神獎勵，批評指標完成較差的部門與人員，并要求其整改和調(diào)整工作模式，以此激發(fā)各部門管理人員的工作積極性，保質(zhì)保量做好檔案信息服務(wù)工作[5]。

規(guī)范校內(nèi)數(shù)字化管理模式

針對部分職業(yè)院校檔案管理中模式不規(guī)范問題，院?？衫脭?shù)字化技術(shù)建立檔案互通管理平臺，管理模式仍采用各部門分管模式，由學校數(shù)字檔案管理部門統(tǒng)一管理。學校數(shù)字檔案管理部門可要求各院系部門定期對各自的師生檔案、教務(wù)檔案等內(nèi)容按照電子與非電子檔案進行校對更正，將更正后的檔案資料利用OCR識別、特殊文字識別等方法，保存到檔案互通管理平臺內(nèi)的數(shù)據(jù)內(nèi)容信息模塊中進行永久保存，如此既可減輕各部門資料遞增的管理壓力，又能確保檔案資料的完整性。同時，數(shù)字檔案管理部門還應保證檔案信息在有機組合的前提下實現(xiàn)自如拆分，具體可按照檔案材料的主題、功能、時間、用途等結(jié)構(gòu)進行分組歸類，形成多元化檔案數(shù)據(jù)資源庫，便于師生隨時查找。

完善校內(nèi)數(shù)字化硬件設(shè)備

職業(yè)院校檔案管理模式信息化建設(shè)離不開硬件設(shè)備的輔助，而硬件設(shè)備又需要充足的資金來支撐，因此，院校需先解決資金問題，再購置先進的數(shù)字設(shè)備。院?？上蛏霞壗逃块T申請?zhí)厥赓Y金，作為日后檔案信息化建設(shè)的專項經(jīng)費；或者在政府批準的教育經(jīng)費中抽出一部分作為校內(nèi)檔案信息化管理的經(jīng)費。同時，院校也可向社會公開募集資金，匯集社會各界的支持，解決資金不足的問題。除了資金之外，院校還需安排專業(yè)技術(shù)人員定期維修更換現(xiàn)有信息化設(shè)備，按照上級部門的指示，統(tǒng)一回收陳舊、無法使用的設(shè)備，以保證校內(nèi)檔案管理設(shè)備的正常使用[6]。

綜上所述，校園數(shù)字化建設(shè)背景下，為職業(yè)院校檔案管理模式的構(gòu)建提供了良好的基礎(chǔ)條件。今后，職業(yè)院校相關(guān)負責人與管理人員需加強檔案管理重視程度，按照國家政策的具體指示和校內(nèi)現(xiàn)有資源，積極引進數(shù)字化檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理體系，切實做好數(shù)字化檔案把控工作，為院校檔案整理、保存的有序規(guī)范和檔案管理工作的長遠發(fā)展做好全方位保障。