對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

李方佳 天水市第一人民醫(yī)院 甘肅 天水 741000

一、醫(yī)院檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

(一)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

大部分人對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、存放保管的機(jī)械性工作，不是醫(yī)院的主要工作，不能給醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要做到不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔、外調(diào)就行了。諸如此類(lèi)輕視檔案工作的思想，表明了大部分人對(duì)檔案工作缺乏了解。目前普遍存在的對(duì)檔案管理工作的忽視和誤解與新時(shí)代下檔案管理規(guī)范化的要求相去甚遠(yuǎn)。

(二)醫(yī)院檔案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，資料、文件的丟失等情況也時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案管理水平和質(zhì)量。

(三)新形勢(shì)下的檔案安全問(wèn)題

檔案?jìng)鹘y(tǒng)安全面臨很大挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在檔案庫(kù)房不達(dá)標(biāo)、建設(shè)不規(guī)范，防火、防盜、防潮、防水、防光、防塵、防污染、防有害生物不到位。內(nèi)部管理混亂，檔案丟失、下落不明、賬物不符，檔案流落市場(chǎng)、隨意買(mǎi)賣(mài)。除此之外，檔案信息安全也面臨著威脅。隨著國(guó)家信息化建設(shè)步伐的加快，信息技術(shù)的發(fā)展，信息安全受到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，信息失密的案件每年都有成千上萬(wàn)起，防不勝防、查不勝查，很是觸目驚心。檔案信息安全問(wèn)題同樣如此，如涉密信息、敏感信息上傳網(wǎng)絡(luò)，電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全等。當(dāng)前，我國(guó)的發(fā)展正處于大有作為的重要戰(zhàn)略機(jī)遇期，但安全環(huán)境更趨復(fù)雜，安全問(wèn)題的綜合性、復(fù)雜性、多變性明顯增強(qiáng)。西方敵對(duì)勢(shì)力對(duì)我西化、分化、弱化的圖謀一刻也沒(méi)有停止，針對(duì)我國(guó)的滲透、策劃、竊密活動(dòng)更加猖獗。因此，新形勢(shì)下的檔案管理工作更是一項(xiàng)保密性工作，不僅僅是收集、整理、保管、利用等工作。

二、新時(shí)期下醫(yī)院檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

(一)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

醫(yī)院要把員工的檔案管理作為日常工作來(lái)抓，成立專(zhuān)業(yè)部門(mén)，明確專(zhuān)人具體負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化。

(二)加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，加大檔案管理相關(guān)學(xué)習(xí)培訓(xùn)

醫(yī)院檔案管理工作要適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。要加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案工作所需的各種新知識(shí)、新技能，做到學(xué)以致用，理論指導(dǎo)實(shí)踐，切實(shí)把醫(yī)院檔案管理各項(xiàng)工作落到實(shí)處，避免出現(xiàn)缺檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發(fā)生。要注重提高檔案管理人員素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

(三)加強(qiáng)檔案安全措施

加大對(duì)檔案安全保密的督查力度。檔案管理部門(mén)要聯(lián)合有關(guān)法制部門(mén)，經(jīng)常對(duì)檔案室進(jìn)行安全保密檢查，發(fā)現(xiàn)隱患、督促整改。對(duì)發(fā)生檔案安全事故的，要嚴(yán)格追究責(zé)任人和領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任。檔案管理部門(mén)也要經(jīng)常開(kāi)展檔案安全保密自查，及時(shí)排除隱患，堵塞漏洞，嚴(yán)防造成檔案損毀和泄密事件發(fā)生。

進(jìn)一步改善檔案保管條件。要進(jìn)一步提高檔案庫(kù)房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，加快改造或新建、擴(kuò)建檔案庫(kù)房，并積極采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，從根本上改善檔案保管條件，保障檔案安全。對(duì)因檔案庫(kù)房保管條件不善而造成檔案安全事故的，要追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

加強(qiáng)信息安全，防止檔案信息失泄密。要按照國(guó)家規(guī)定的信息安全等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全防護(hù)體系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理制度。檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格對(duì)上網(wǎng)文件與檔案內(nèi)容的審查，嚴(yán)防把應(yīng)保密的文件、檔案上傳到公共網(wǎng)絡(luò)上。要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、內(nèi)部使用的涉密計(jì)算機(jī)及涉密載體的安全保密措施，嚴(yán)防文件、檔案在內(nèi)部傳輸過(guò)程中被竊密。要對(duì)重要檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)和認(rèn)證，確保儲(chǔ)存介質(zhì)安全可靠。

加強(qiáng)內(nèi)部管理。檔案管理部門(mén)要建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)的安全。對(duì)違反制度的，要嚴(yán)肅處理，以儆效尤。要建立各種應(yīng)急預(yù)案，并經(jīng)常開(kāi)展應(yīng)急處置演練，以確保特殊情況發(fā)生時(shí)，檔案得到妥善處理。要以各種形式開(kāi)展全員檔案安全保密教育，讓每個(gè)人筑牢檔案安全防線，確保檔案安全保密。

(四)規(guī)范管理，加快檔案信息化建設(shè)

檔案部門(mén)要加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按照員工所在科室、職稱(chēng)等進(jìn)行電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)員工檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，做到隨時(shí)可查、隨要隨調(diào)。

(五)不斷改革、與時(shí)俱進(jìn)

隨著社會(huì)的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展，檔案管理亦更加多樣化、復(fù)雜化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類(lèi)復(fù)雜化、檔案載體的多樣化等特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革。只有不斷改革、不斷創(chuàng)新，才能開(kāi)創(chuàng)檔案管理的新局面。因此，日新月異的時(shí)代形勢(shì)對(duì)檔案工作人員的科學(xué)知識(shí)、業(yè)務(wù)水平、管理能力、辦公能力、協(xié)調(diào)能力等都提出了全新的、更高的要求。檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化，首先要建立健全檔案管理規(guī)章制度，做到因地制宜、靈活有效。

(六)重視檔案的開(kāi)發(fā)

形式，是檔案開(kāi)發(fā)的具體體現(xiàn)，是檔案開(kāi)發(fā)的承載載體。利用檔案撰寫(xiě)學(xué)術(shù)論文也是開(kāi)發(fā)檔案的一種形式，一種易操作、短平快的形式。一要發(fā)現(xiàn)檔案的亮點(diǎn)，把檔案中的閃光點(diǎn)找出來(lái)，把檔案的主題思想找出來(lái)，并對(duì)它進(jìn)行深度分析，高度評(píng)價(jià)，讓檔案亮起來(lái)。二要發(fā)現(xiàn)檔案的重點(diǎn)，讓人民明其重點(diǎn)，得其綱領(lǐng)，知其大要。三要善于發(fā)現(xiàn)檔案的原點(diǎn)。四要善于發(fā)現(xiàn)檔案的異點(diǎn)。五要善于發(fā)現(xiàn)檔案的疑點(diǎn)。六要善于發(fā)現(xiàn)檔案的連接點(diǎn)。開(kāi)發(fā)檔案的另一種重要形式是展覽陳列，這是各級(jí)檔案館開(kāi)發(fā)檔案的常用形式，也是重要形式。搞展覽，合作對(duì)象很重要，要把展覽選題和重大政治活動(dòng)掛上鉤，展覽地點(diǎn)最好在總共場(chǎng)所。展品要豐富并有吸引力，最好還能講出故事，展陳形式要新穎，解說(shuō)詞也很重要，展覽還可以做成流動(dòng)性的，到公園、廠礦等，甚至可以辦網(wǎng)上宣傳，這樣可以有更多的受眾。檔案開(kāi)發(fā)的第三種形式是文獻(xiàn)電視片，要與電視臺(tái)、網(wǎng)站合作，選題很重要，要突出檔案的特點(diǎn)，善于講故事，電視畫(huà)面盡量找一些有視覺(jué)沖擊力的，動(dòng)感性強(qiáng)的畫(huà)面。開(kāi)發(fā)檔案的第四種形式是制作光盤(pán)和網(wǎng)絡(luò)視頻。做網(wǎng)絡(luò)視頻，可以做單個(gè)專(zhuān)題的，也可以做系列專(zhuān)題的。每個(gè)專(zhuān)題，可以多用一些檔案，也可以少用一些檔案。每個(gè)專(zhuān)題，前面可以加一個(gè)前言，說(shuō)明一下為什么要做這個(gè)專(zhuān)題，做它的意義和作用，每份檔案都掃描成電子版，附上標(biāo)題和形成時(shí)間。

(七)重視檔案的利用

合理有效地利用檔案是醫(yī)院發(fā)展改革又快又好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的基本規(guī)律和未來(lái)發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒作用。檔案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)該成為醫(yī)院抑或是整個(gè)體系重要的、不可或缺的信息資源。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理，重視檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。檔案工作者要轉(zhuǎn)變工作方式方法，更新工作理念，除了檔案收集、整理、鑒定、保管等日常工作以外，更應(yīng)該著重做好檔案的編目、檢索、編研等工作，嘗試編制較適用的檢索工具，建立健全檔案檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供檔案資料。

檔案是信息的主要載體，是主要信息源。管好用好檔案對(duì)資源開(kāi)發(fā)起著重要作用，醫(yī)院建立系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理制度，對(duì)其生存和發(fā)展極為重要，也是醫(yī)院協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。