大數(shù)據(jù)時代的檔案管理模式創(chuàng)新問題探析

李昱龍 平頂山體育運動學(xué)校 河南 平頂山 467000

近年來，伴隨著網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國逐步進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)時代的到來促使了人們的生活、工作、思維方式等發(fā)生改變，與此同時，網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步也給我國的檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時期社會對檔案數(shù)據(jù)管理的新要求，只有經(jīng)過改革和創(chuàng)新，充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率，才能適應(yīng)不斷增長的社會信息化需求。

“檔案管理”，顧名思義，就是檔案館或者檔案室對檔案實體和檔案信息進(jìn)行直接管理，它是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案使用者，所要解決的基本矛盾是檔案的量大分散、零亂質(zhì)雜等狀況與社會利用檔案要求系統(tǒng)集中、優(yōu)質(zhì)廣泛等特點之間的矛盾。要想平衡這一矛盾，首先要提高我國的檔案管理水平，使我國的檔案管理水平跟上時代發(fā)展的步伐，適應(yīng)不斷增長的社會發(fā)展需求。目前，我國的檔案管理機(jī)制發(fā)展得并不完善，這就需要在大數(shù)據(jù)背景下，轉(zhuǎn)變思想、實事求是，在不斷探索中尋找改革新出路，讓我國的檔案管理水平達(dá)到一個新的高度。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新特點

(一)擁有海量的數(shù)據(jù)資源

我國的檔案資源豐富，種類繁多，主要來源于兩個方面：一是各業(yè)務(wù)部門通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)，具有及時、廣泛、內(nèi)容繁雜的特點；二是檔案部門通過人工填寫錄入、搜集歸類后轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)，最為常見的是將館藏的實體檔案通過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)，如拍照修圖、掃描識別等。隨著檔案數(shù)據(jù)資源“存量數(shù)字化”“增量電子化”發(fā)展模式的全面展開，檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)量快速增長，形成了真正意義上的“檔案大數(shù)據(jù)”。然而，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足現(xiàn)代檔案用戶的使用需求，檔案的處理需要采取建立跨平臺、跨數(shù)據(jù)庫的新方式，這就促進(jìn)了檔案管理方式的變革。

(二)有完整的數(shù)據(jù)管理體系

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我國的檔案管理方式發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，形成了一套以計算機(jī)為載體的智能化管理體系。檔案管理可以在計算機(jī)系統(tǒng)實現(xiàn)各種信息結(jié)構(gòu)的自動化處理，實現(xiàn)廣泛搜集、存儲信息的目標(biāo)，還可以快速、準(zhǔn)確地實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動歸檔，有效地提高了檔案管理的效率。另外，檔案管理還可以借助云服務(wù)平臺運行，通過計算機(jī)對檔案信息資源進(jìn)行動態(tài)化存儲與管理，實現(xiàn)智能化管理海量數(shù)據(jù)信息的目的。

(三)海量數(shù)據(jù)資源有實際的應(yīng)用價值

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，我國大多數(shù)檔案館一直存在“重藏輕用”“重資源輕管理”的現(xiàn)象，大量的檔案數(shù)據(jù)資源得不到有效的利用，人們在需要檔案信息資源時不能快速、準(zhǔn)確地檢索出來，導(dǎo)致檔案的價值不能有效地體現(xiàn)出來。而在大數(shù)據(jù)時代，不僅追求數(shù)據(jù)資源的廣泛搜索和存儲，更重要的是追求檔案管理的全智能化服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢，主動建立和完善數(shù)據(jù)模型，更新數(shù)據(jù)信息，對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行甄別和分類、挖掘和分析，降低檔案數(shù)據(jù)的模糊性，實現(xiàn)檔案管理的個性化服務(wù)，滿足用戶需求，發(fā)揮檔案在各種事務(wù)決策、各大科學(xué)研究和工程建設(shè)等活動中的作用。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

(一)檔案管理機(jī)制不完善

檔案從收集到錄入系統(tǒng)，這中間的步驟是相當(dāng)煩瑣的，而這中間的每一個細(xì)節(jié)，對以后檔案的使用率和利用率有著很大的影響。就目前的檔案管理現(xiàn)狀來看，我國的檔案管理機(jī)制存在很多的問題和不足，比如流程不清晰、系統(tǒng)不完善、管理不細(xì)致、檔案的核校機(jī)制缺乏等。這一系列問題的存在使得目前我國檔案管理工作的效率相對較低，在很大程度上不能實現(xiàn)檔案資源的有效利用。所以，在開展現(xiàn)代化檔案管理工作中，建立健全的檔案管理機(jī)制是第一步的，也是最重要的一步，同時還要細(xì)化管理流程、優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，樹立大數(shù)據(jù)意識，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。

(二)缺乏專業(yè)的技術(shù)型人才

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案的收集和管理需要大量的專業(yè)性人才。目前，從事檔案收集和管理的人員并不具備專業(yè)的數(shù)據(jù)處理能力和檔案處理管理能力，對新形勢下的檔案管理模式不重視，停留在傳統(tǒng)的、陳舊的檔案管理模式上止步不前，不思進(jìn)取、不念創(chuàng)新，在數(shù)據(jù)收集與最終整理的過程中都存在很大的障礙，直接影響檔案管理工作的順利展開。因此，我國應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理方面人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，改變檔案管理中人才、技術(shù)缺失的現(xiàn)狀，要為我國的檔案管理事業(yè)儲備人才，提供技術(shù)保障。

(三)檔案管理的安全問題不容忽視

在檔案管理新模式發(fā)展的初級階段，有很多單位對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不夠，存儲設(shè)備老舊，更新不及時，系統(tǒng)配置不足，導(dǎo)致檔案資料損壞或丟失情況頻發(fā)。另外，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，新技術(shù)的使用，增加了虛擬環(huán)境下檔案信息資源管理的風(fēng)險性，容易導(dǎo)致檔案信息丟失或泄露。正如我們所知，檔案具有很強(qiáng)的客觀性和保密性，往往涉及各種隱私和數(shù)據(jù)的安全。由于國家的法律法規(guī)在保護(hù)檔案安全性方面還不完善，再加上大數(shù)據(jù)時代檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下還缺乏強(qiáng)有力的保護(hù)墻，使得目前大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理缺乏安全保障，存在一定的安全隱患。由此可見，我國檔案管理的安全問題也應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式創(chuàng)新的發(fā)展策略

(一)優(yōu)化檔案管理機(jī)制

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要實現(xiàn)檔案管理效能的提升，首先要從各個管理的細(xì)節(jié)入手，認(rèn)真落實機(jī)制的各項職責(zé)，加強(qiáng)檔案管理工作中的核校力度，找出管理中的漏洞與不足，確保檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，從根本上避免檔案信息傳遞的不科學(xué)。另外，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的管理模式，借大數(shù)據(jù)時代之優(yōu)勢，與時俱進(jìn)，設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，制定獎懲制度，科學(xué)地開展檔案收集和管理工作，為檔案管理工作者提供良好的環(huán)境，從而做好檔案管理的優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。

(二)培養(yǎng)專業(yè)的創(chuàng)新型、技術(shù)型人才

傳統(tǒng)的檔案管理模式和觀念已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理需求，我們要在新時代的發(fā)展趨勢指引下，引導(dǎo)檔案管理機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變思想觀念，對檔案管理人員進(jìn)行綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提高他們的各項管理技能。另外，在專業(yè)人才的培養(yǎng)過程中，既要堅持“引進(jìn)來”策略，又要堅持“走出去”策略，鼓勵優(yōu)秀人才走出國界，學(xué)習(xí)更多的檔案管理技能，引進(jìn)先進(jìn)檔案管理理念和技術(shù)，鼓勵管理人員不斷進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，齊心協(xié)力提升我國檔案管理的服務(wù)水平。

(三)創(chuàng)建良好的安全管理機(jī)制

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，能夠更好地幫助我們進(jìn)行檔案管理，提升檔案管理工作的效率，與此同時，不能忽略檔案的安全問題。首先，培養(yǎng)工作人員的安全意識，時刻將檔案信息的安全放在首位；其次，優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)，配置信息安全裝置，安裝信息保護(hù)系統(tǒng)，為檔案信息資源設(shè)密加鎖；再次，制定檔案管理條例，明確資料發(fā)送方和檔案管理方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)各部門、各環(huán)節(jié)的相互監(jiān)督，為保護(hù)檔案信息的安全提供有利的環(huán)境；最后，國家要完善《檔案法》及相關(guān)的法律法規(guī)，完善獎懲機(jī)制，多管齊下，實現(xiàn)檔案管理工作的安全性、高效性。

四、結(jié) 語

大數(shù)據(jù)時代，隨著檔案管理的不斷改革和創(chuàng)新，檔案管理模式的不斷變化，我國的檔案事業(yè)正以一種穩(wěn)健的勢態(tài)向前發(fā)展，但在檔案管理工作的探索階段，我們依然應(yīng)該明確目標(biāo)，正視檔案管理的優(yōu)勢與不足，不斷探索和改進(jìn)，勇于實踐和創(chuàng)新，為提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平而不懈奮斗。