加強新形勢下檔案管理工作的實踐途徑探索

吳 娟 平利縣交通運輸局道路運輸服務(wù)中心

新時代背景下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，聲像、網(wǎng)絡(luò)、電子通信等各種新興技術(shù)應(yīng)運而生，并廣泛深入到社會生活的方方面面，基本實現(xiàn)了自動化辦公、無紙化辦公這一目標，使得各種新載體、新介質(zhì)檔案資源隨之涌現(xiàn)，為檔案管理工作增加了新難度、新挑戰(zhàn)。為了更好地順應(yīng)時代發(fā)展步伐，需要不斷更新和優(yōu)化檔案管理理念和管理方法?；诖?，文章將結(jié)合新形勢下檔案管理工作創(chuàng)新的重要性加以分析，并在此基礎(chǔ)上提出幾點切實可行的創(chuàng)新實踐途徑，旨在為促進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

隨著科技的不斷進步和知識經(jīng)濟的發(fā)展，加快信息化建設(shè)已經(jīng)成為時代發(fā)展的要求，這也意味著科技管理手段勢必會取代傳統(tǒng)管理手段。眾所周知，新形勢下的檔案資源既包括紙質(zhì)載體，又包括電子載體，這使得檔案資源在收集、管理、儲存、應(yīng)用等方面發(fā)生了翻天覆地的變化。尤其電子檔案本身具備的機讀性、高密度性特點，以及檔案信息的集成化、數(shù)字化優(yōu)勢，均對檔案管理工作提出了全新的要求，需要管理人員以新觀念、新方法和新思路重新審視檔案管理工作。以上種種，均為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展帶來了全新契機。

檔案管理工作概述

檔案管理工作具有政治性、服務(wù)性特點，其工作內(nèi)容可以歸納為兩個部分，一部分為基礎(chǔ)性管理工作，包括檔案資源收集整理、分析鑒定、歸檔保存等；另一部分為編研利用工作，包括編研材料、提高利用率等。

隨著時代不斷進步，現(xiàn)代檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，具體來說：第一，檔案管理工作定位、定性發(fā)生改變，由傳統(tǒng)附屬性轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)性；第二，檔案管理工作格局發(fā)生轉(zhuǎn)變，由以往封閉性轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放性，另外，傳統(tǒng)檔案管理主要以檔案資源保管為主，現(xiàn)代化管理主要以檔案資源開發(fā)利用為主[1]；第三，服務(wù)對象發(fā)生轉(zhuǎn)變，以往主要為單位內(nèi)部或領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，當前擴大到為全員和全社會提供服務(wù)；第四，在管理方法上發(fā)生轉(zhuǎn)變。由以往手工、被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃印?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的重要性

檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必要需求

結(jié)合我國現(xiàn)階段檔案管理工作現(xiàn)狀來看，在檔案資源保護、管理、儲存等方面依然存在很多問題需要解決。尤其改革開放以來，我國經(jīng)濟建設(shè)步伐不斷加快，各種檔案資源隨之涌現(xiàn)。其中一些檔案資源由于載體材料不佳，加上管理手段滯后，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)缺頁、褪色等一系列問題，不利于提高檔案資源利用率。由此可以看出，隨著檔案資源的不斷增多，其管理工作也越來越復(fù)雜，運用現(xiàn)代化管理手段開展管理工作具有一定的迫切性和嚴峻性，這也是社會發(fā)展的必然要求[2]。

檔案管理現(xiàn)代化是緩解管理人員工作壓力的有效措施

檔案管理工作具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性特點，需要管理人員在文件歸檔過程中做好收集分類、鑒定分析、編目整理等多項工作。尤其新形勢下，社會發(fā)展迅速，各領(lǐng)域檔案資源的數(shù)量、種類不斷增加，在一定程度上增加提高了管理人員工作強度，為工作開展帶來巨大壓力。如果一味沿用傳統(tǒng)的手工勞動方式，不僅會降低工作效率，還會產(chǎn)生諸多人為失誤。而推行檔案管理現(xiàn)代化，利用計算機等科學(xué)技術(shù)開展各項工作，可以加快實現(xiàn)自動化管理目標，使文件收發(fā)、分類、編目和鑒定等工作一氣呵成，并及時打印案卷目錄以及卷內(nèi)目錄，如此既可以緩解管理人員的工作壓力，還能夠提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時減少人為操作等方面的失誤。

檔案管理現(xiàn)代化為檔案資源檢索、查詢提供保障

首先，計算機本身具有高速運算的特點，將其運用到檔案資源檢索方面，能夠有效提高檢索速度，這也是傳統(tǒng)手檢無法比擬的。其次，傳統(tǒng)手檢檔案需要消耗人們大量的時間和精力，并且容易受到時間、空間的限制，不利于提高檔案資源利用率[3]。采用計算機檢索方式，能夠同時在多個數(shù)據(jù)庫中同時搜索檔案資源，在一定程度上提高了檔案查全的可能性。最后，傳統(tǒng)手檢需要人為操作，受個人因素影響容易產(chǎn)生失誤。而計算機技術(shù)本身具備的高精度特點，能夠有效提高邏輯運算可靠性和數(shù)據(jù)表達精準性。

檔案管理現(xiàn)代化有利于保護檔案資源原件

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在長時間傳閱過程中，受人為、環(huán)境等因素的影響，容易產(chǎn)生破損、褪色等一系列問題，不利于保證其完整性和安全性。而推行檔案管理現(xiàn)代化，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描、拍攝等方式進行儲存，能夠形成電子檔案，如此不僅能夠提高檔案資源利用率，還能夠?qū)崿F(xiàn)保護原件的目標。

檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化

科技進步是現(xiàn)代化發(fā)展的重要體現(xiàn)，同時科技本身也是加快現(xiàn)代化進程的主要力量。當前，越來越多新技術(shù)、新材料、新設(shè)備被引入檔案管理工作中。例如：應(yīng)用計算機、掃描儀、復(fù)印機等常見辦公設(shè)備，能夠有效提高檔案管理質(zhì)量和效率。采用各種隔熱、防震、防火等材料建設(shè)檔案庫房，能夠充分保證檔案資源的完整性和安全性。與此同時，利用計算機技術(shù)開展檔案管理工作，并建立和維護信息數(shù)據(jù)庫，能夠同時對多種檔案資源進行自動檢索，實現(xiàn)檔案信息高效傳遞和實時共享的目標[4]。由此可見，檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化已經(jīng)成為新時期檔案信息化建設(shè)的重要發(fā)展方向。

檔案管理組織現(xiàn)代化

檔案管理組織是開展檔案管理工作的執(zhí)行者，在新形勢下想要更好地應(yīng)對工作挑戰(zhàn)，需要以現(xiàn)代化科學(xué)管理理念為指導(dǎo)，不斷創(chuàng)新管理方式和方法?？梢詫⒐芾斫M織現(xiàn)代化內(nèi)容歸納為以下幾點：第一，管理思想現(xiàn)代化。即通過科學(xué)理論開展檔案管理工作，確保各項工作相互協(xié)調(diào)、有效銜接。第二，管理方法科學(xué)化。在傳統(tǒng)單一行政管理方法的基礎(chǔ)上，融入經(jīng)濟、法律等管理手段，有效提高檔案管理效率和質(zhì)量。第三，管理機構(gòu)高效化。在明確管理機構(gòu)職能基礎(chǔ)上明確劃分崗位分工，確保各項工作高效進行。第四，管理內(nèi)容標準化。制定統(tǒng)一、科學(xué)、可行的管理標準和管理規(guī)范，為管理工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。

檔案資源管理現(xiàn)代化

檔案資源管理現(xiàn)代化就是在檔案資源保存、鑒別、利用等方面充分應(yīng)用先進技術(shù)，對促進檔案事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展有積極影響。具體涉及到檔案資源建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)以及信息化管理系統(tǒng)建設(shè)等多方面內(nèi)容。

檔案管理人員現(xiàn)代化

雖然新形勢下，大部分檔案管理工作可以借助計算機設(shè)備完成，但管理人員作為設(shè)備操作者，其專業(yè)水平和綜合素質(zhì)也會直接影響檔案管理效果。為了進一步促進檔案事業(yè)健康發(fā)展，就要培養(yǎng)一支管理經(jīng)驗豐富、信息化水平較高、熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的專業(yè)隊伍，也就是實現(xiàn)管理人員現(xiàn)代化[5]。

新形勢下檔案管理工作的實踐途徑

通過不斷創(chuàng)新促進檔案管理工作全面發(fā)展

1.創(chuàng)新檔案管理理念。

新形勢下，檔案管理工作既迎來了廣闊發(fā)展機遇，又面臨諸多新問題和新挑戰(zhàn)。在這一背景下，管理人員必須解放思想，緩解創(chuàng)新改革的緊迫感，并不斷完善檔案管理工作機制，有效提高管理人員創(chuàng)新能力和創(chuàng)造能力，為檔案管理工作的開展注入新的活力。

2.創(chuàng)新檔案管理模式

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和應(yīng)用，為檔案資源開發(fā)和利用帶來了發(fā)展機遇。管理部門需要在合理規(guī)劃管理網(wǎng)站、不斷完善法律體系基礎(chǔ)上，進一步強化檔案信息資源建設(shè)水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案信息組織形式，同時構(gòu)建信息化檔案檢索系統(tǒng)。與此同時，還要全面推行網(wǎng)站安全維護管理機制，使網(wǎng)站成為檔案管理部門對外聯(lián)系的窗口，為檔案資源合理配置、深入開發(fā)、有效利用、實時共享奠定基礎(chǔ)[6]。

3.創(chuàng)新檔案管理形象

檔案管理人員綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作是否能夠順利開展，其形象是社會公眾評價檔案管理工作水平的重要標準之一。新形勢下，檔案管理人員需要明確自身在管理工作中的定位，并轉(zhuǎn)變管理理念。尤其隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息獲取、識別、利用等方面的難題不斷增加，需要管理人員充分利用先進技術(shù)對檔案信息進行篩選、提煉和開發(fā)，并在實踐工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，有效提高自身專業(yè)水平和管理能力。在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門還可以推行競爭機制，提高管理人員自我提升意識，調(diào)動其工作積極性，從而營造良好的工作氛圍，全面提升檔案管理形象。

加快檔案管理現(xiàn)代化進程

在檔案管理收集、整理、分析和鑒別等基礎(chǔ)工作中，涉及到計算機數(shù)據(jù)準備工作，該工作具有復(fù)雜性、繁瑣性等特點，如果缺乏科學(xué)化工作流程和規(guī)范化工作制度，會導(dǎo)致計算機數(shù)據(jù)準備不充分，從而降低檔案管理效率，不利于促進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。對此，需要從以下幾個方面解決：

1.采用標準化檔案管理技術(shù)。

在掌握檔案管理工作規(guī)律基礎(chǔ)上，盡可能減少其中低功能、可替換及冗雜的工作，確保各項工作有效銜接、相關(guān)業(yè)務(wù)相互協(xié)調(diào)，同時使同類業(yè)務(wù)在形式、特征上具備一致性、規(guī)范性特點。一方面能夠減少復(fù)雜勞動造成的管理混亂現(xiàn)象，另一方面能夠為檔案信息開發(fā)奠定基礎(chǔ)。

2.構(gòu)建統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標準和技術(shù)標準

計算機技術(shù)是新形勢下檔案管理工作改革創(chuàng)新的基礎(chǔ)，想要充分發(fā)揮其作用和效益，就要構(gòu)建統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標準和技術(shù)標準。如果檔案業(yè)務(wù)缺乏明確規(guī)定或標準規(guī)范，那么即便使用計算機技術(shù)也會無從下手，所以構(gòu)建統(tǒng)一標準至關(guān)重要，否則會直接影響計算機信息儲存、信息檢索等功能[7]。另外，想要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化傳遞基本目標，更要構(gòu)建標準化業(yè)務(wù)標準和技術(shù)標準，從而為網(wǎng)絡(luò)連接提供保障。

3.采用科學(xué)化手段獲取檔案信息

新形勢下，檔案資源種類、數(shù)量不斷增加。采用先進技術(shù)對檔案資源進行全面管理迫在眉睫。因此，檔案管理部門應(yīng)積極引入多媒體、計算機等先進技術(shù)，為檔案信息儲存方式革新奠定基礎(chǔ)，突破信息獲取時間、空間限制，滿足檔案資源實時共享需求。

4.應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

檔案管理技術(shù)是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，在提高檔案管理效率和質(zhì)量方面發(fā)揮著重要作用。新形勢下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，越來越多先進的技術(shù)應(yīng)運而生，為優(yōu)化檔案管理工作奠定了良好的基礎(chǔ)。例如：在檔案管理日常工作中，引入復(fù)印機、傳真機、計算機及掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，既能夠減少人工勞動強度，也能夠充分保障檔案資源的完整性和健全性。

另外，在檔案庫房建設(shè)過程中，也可以充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，采用特殊的處理手段，提高檔案的管理水平。眾所周知，一些紙質(zhì)檔案資源在儲存過程中，受環(huán)境、溫度等因素的影響，容易發(fā)生質(zhì)量問題，導(dǎo)致檔案資源失真或缺頁。對此，需要在庫房內(nèi)部安裝各種先進設(shè)備。例如：溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防震設(shè)備、防干燥設(shè)備、防蟲設(shè)備等，這些設(shè)備有利于從根源上解決蟲害、溫濕度變化等引發(fā)的問題。

另外，新形勢下，檔案管理部門已經(jīng)充分認識到了信息化建設(shè)的重要性，并利用計算機技術(shù)實施檔案實體管理和信息管理的工作，通過構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)不同程度的編目及檔案資源自動檢索，同時滿足了檔案實時共享需求。在未來發(fā)展進程中，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為趨勢，這也將是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的集中體現(xiàn)，可以為檔案資源有效利用提供保障。

促進檔案管理工作向標準化、規(guī)范化趨勢發(fā)展

為了促進檔案管理工作向標準化、規(guī)范化趨勢不斷發(fā)展，不僅要解決立卷方法存在的問題，有效提高檔案資源分類、檢索效率；還要盡可能提高案卷裝訂質(zhì)量，為檔案規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)。另外，檔案規(guī)范化、標準化管理還離不開軟硬件設(shè)施的支撐，需要管理部門及時做好硬件設(shè)施維護管理以及軟件系統(tǒng)更新升級工作。

結(jié)合以往工作經(jīng)驗總結(jié)來看，雖然文書管理工作和檔案工作相互獨立，并且工作任務(wù)不盡相同，但是由于文書是檔案中的重要組成部分，所以二者之間存在必然聯(lián)系，其在檔案管理流程中緊密相連。因此，管理人員需要不斷提高系統(tǒng)化管理意識，樹立文書管理工作規(guī)范化、標準化指導(dǎo)思想。簡單來說，就是在文書處理過程中，只有把握好標準化、規(guī)范化關(guān)口，才能夠為檔案工作順利進行提供保障，從而有效提高檔案管理工作的綜合水平。

綜上所述，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使檔案管理工作面臨機遇與挑戰(zhàn)并存的發(fā)展局面。面對新挑戰(zhàn)，檔案管理部門需要不斷創(chuàng)新管理理念、開發(fā)管理技術(shù)，為檔案管理工作規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。為實現(xiàn)這一目標，需要檔案管理部門做到因勢利導(dǎo)，在檔案管理工作各環(huán)節(jié)融入信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)化、自動化的管理目標，同時培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才，全面提高檔案管理水平。