高職院校財務(wù)檔案精細化管理探索

張 琴 蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

財務(wù)檔案是確保學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展的重要文件，在高職院校的發(fā)展過程中，檔案管理人員必須要加強對財務(wù)檔案的管理，提升學(xué)校財務(wù)信息管理的安全性和管理水平。隨著現(xiàn)有的管理技術(shù)不斷提升，現(xiàn)代檔案管理模式已經(jīng)能夠完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)的財務(wù)管理模式。利用更加標(biāo)準(zhǔn)、更加專業(yè)、更加全面的管理制度進行檔案管理可以提高財務(wù)管理的水平和效率。而精細化管理作為新興管理理念，不僅能夠改善高職檔案管理模式，還能夠提高財務(wù)檔案利用率，減少管理成本，有利于高職檔案管理工作改革的有效推進。

文章針對高職院校財務(wù)管理的特殊性，分析了高職院校財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀。在傳統(tǒng)財務(wù)檔案工作管理中，出現(xiàn)了管理人員意識薄弱、管理觀念較為落后等問題。而且大多數(shù)高職院校都是由幾所院校合并后組合而成的，在這一過程中若沒有“帶頭”院校強調(diào)檔案管理工作的跟進性，則很容易出現(xiàn)由于不夠重視檔案工作而導(dǎo)致檔案遺失的情況，并且會進一步導(dǎo)致現(xiàn)階段高職院校財務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)較大問題。而高職院校在進一步提升學(xué)校實力的過程中，不完善的檔案管理工作勢必會成為限制其發(fā)展的一大障礙。因此高校想要在后續(xù)激烈的競爭中脫穎而出，就必須轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的財務(wù)檔案管理方式。

高職院校財務(wù)管理現(xiàn)狀

高等教育已經(jīng)實現(xiàn)了由傳統(tǒng)精英教育轉(zhuǎn)變?yōu)榇蟊娀逃臍v程。高等教育的組成部分很多，其中高職教育便是非常重要的一部分，高職教育對高等教育的長效發(fā)展有著不可忽視的作用。但現(xiàn)階段高職院校存在比較明顯的財務(wù)檔案管理問題，成為制約高職院校進一步發(fā)展的因素。我國很多高職院校都是近幾年通過合并與擴招而建立起來的，需要接受教育行政部門的評估，因此高職院校必然會對教學(xué)檔案、文書檔案有著較大的關(guān)注，卻很難對財務(wù)檔案的管理工作予以足夠的重視?，F(xiàn)有的高職院校財務(wù)檔案管理人員數(shù)量少，并且也缺乏對檔案管理的專業(yè)知識，會出現(xiàn)對檔案鑒定不及時或者超期保管的情況。這會造成非常嚴(yán)重的資源與時間浪費。

檔案管理的分析

對檔案管理工作認(rèn)識十分淺薄

高等職業(yè)內(nèi)相關(guān)工作人員甚至校方領(lǐng)導(dǎo)班子多數(shù)尚未成功建立起對檔案管理工作特殊性的正確認(rèn)識，極為重要的財務(wù)檔案管理都沒有重視起來，在成員管理的組建、財務(wù)檔案的管理制度、運行機制與財務(wù)檔案的管理等多方面都不夠重視，導(dǎo)致了制度的不全面化、宣傳的不到位、成員大量缺失、檔案資料的混亂和丟失等一系列的問題。高校對財務(wù)檔案管理的認(rèn)識相對淺薄成為了財務(wù)檔案規(guī)范化管理的最主要問題。

檔案信息化管理分散、獨立

到現(xiàn)在為止高等職業(yè)學(xué)校的財務(wù)檔案的管理所涉及學(xué)校多個系統(tǒng)，每個系統(tǒng)都和財務(wù)有著息息相關(guān)的聯(lián)系，但是都相對的獨立，系統(tǒng)沒有辦法做到合并與共享，沒有辦法做到社會服務(wù)及教學(xué)科研與財務(wù)檔案的管理結(jié)合起來。

財務(wù)檔案綜合性使用較少

大部分高等職業(yè)學(xué)校認(rèn)識不到財務(wù)檔案管理的重要性，出現(xiàn)了檔案資料的混亂、丟失、不齊全，檔案管理的水平低下等情況，所以導(dǎo)致財務(wù)檔案的綜合性使用較少，甚至很多的檔案從來都沒有使用過。

財務(wù)精細化管理的概念和目的

精細化管理是建立在常規(guī)管理之上，并且對工作中的各環(huán)節(jié)進行精密劃分的管理理念。精細化管理的核心就是從深層次完善常規(guī)管理的內(nèi)容，優(yōu)化管理模式，利用各種方法來減少管理過程中的資源消耗和成本，從而提高管理的質(zhì)量和效率。在展開精細化管理工作時，管理人員需要確保管理工作的規(guī)范化、專業(yè)化，同時利用信息技術(shù)來提高管理水平，確保能夠滿足財務(wù)管理的根本需求。精細化管理工作的要點是將財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部按照其任務(wù)構(gòu)成進行詳細劃分，并將工作崗位按照相應(yīng)的工作流程劃分為更加細致的組織架構(gòu)，確保各個組織架構(gòu)之間能夠穩(wěn)定且流暢地連接，實現(xiàn)各個組織架構(gòu)價值在最大程度上發(fā)揮。精細化財務(wù)管理就是要將財務(wù)管理工作落到實處，并且制定規(guī)范化的財務(wù)活動，明確到各個崗位、各個內(nèi)容和環(huán)境，確保財務(wù)活動的價值能夠得到充分體現(xiàn)，進而實現(xiàn)財務(wù)管理的高收益和高效率。

阻礙財務(wù)檔案精細化管理的因素

缺乏信息化管理制度

當(dāng)前我國大部分高職院校并沒有意識到信息技術(shù)在財務(wù)檔案管理工作應(yīng)用上的重要性，造成財務(wù)檔案管理體系并沒有展開信息化改革，財務(wù)檔案數(shù)據(jù)無法進行數(shù)字化存儲。傳統(tǒng)的財務(wù)管理不僅容易出現(xiàn)失誤多、儲存不及時、信息誤差大等情況，還很難滿足現(xiàn)代高校發(fā)展所需求的效率，大大增加了信息查找和信息分析的工作量。因此，加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是非常重要的。

缺乏專業(yè)人員

由于當(dāng)前多數(shù)職業(yè)院校的財務(wù)相關(guān)工作人員并非職業(yè)會計出身，僅滿足于處理院校內(nèi)財務(wù)的整理與歸檔工作，無法從財務(wù)管理的視角為學(xué)校的運營與發(fā)展提供有效的建議。部分財務(wù)檔案管理工作人員的管理理論不足，工作經(jīng)驗缺乏，也非常容易在工作的過程中造成一系列失誤而影響到院校的進一步發(fā)展。此外，多數(shù)職業(yè)院校并不具備整套財務(wù)檔案管理流程與體系。由于單一的財務(wù)檔案工作無法對學(xué)院的正常運營與發(fā)展產(chǎn)生直接利益影響，很多職業(yè)院校不會單獨設(shè)立財務(wù)檔案管理崗位，多崗位兼任的情況比較常見，專業(yè)性不足。

缺乏評價指標(biāo)

在我國的市場經(jīng)濟體制不斷完善以及現(xiàn)在高職院校的辦學(xué)規(guī)模越來越大的背景下，高職院校的產(chǎn)業(yè)化與市場的融入度必然會呈現(xiàn)逐漸發(fā)展的趨勢，而且現(xiàn)階段高職院校的經(jīng)濟活動種類非常多，存在著潛在的財務(wù)風(fēng)險，這對高職院校的財務(wù)檔案管理體系造成了新的挑戰(zhàn)。在這一背景下，高職院校提升便能順理成章地提高對財務(wù)檔案管理工作的重視程度，而且已經(jīng)有部分高職院校對財務(wù)檔案管理設(shè)計了一定的指標(biāo)，確保能夠?qū)W(xué)校的運行狀況提供科學(xué)的經(jīng)濟與財務(wù)分析。但這種指標(biāo)的構(gòu)建依然存在較大的缺陷，比較明顯的是多數(shù)指標(biāo)都與高職院校的發(fā)展規(guī)模和經(jīng)濟狀況不匹配，所以難以對學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生有效的指導(dǎo)，加之部分高校依然未對財務(wù)檔案管理工作形成足夠的重視，同樣導(dǎo)致財務(wù)檔案管理工作難以實現(xiàn)有效的提升。當(dāng)前高職院校財務(wù)檔案管理工作缺少標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。因此，也缺乏統(tǒng)一的評價指標(biāo)，同時也忽視了財務(wù)檔案管理對高職院校管理的作用，缺乏內(nèi)部控制制度，這對于高職院校財務(wù)檔案管理工作的展開和深入是非常不利的。

管理理念落后

當(dāng)前高職院校在財務(wù)檔案管理工作中缺乏完善的管理機制，管理理念相對落后。大部分高職院校財務(wù)部門沒有意識到精細化管理和信息化管理的重要性，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理和專業(yè)化管理的建設(shè)，因此財務(wù)檔案管理工作比較混亂。而且財務(wù)人員在財務(wù)信息的收集過程中缺乏標(biāo)準(zhǔn)的工作流程。因此，很容易造成財務(wù)信息不精確、不真實等情況。而且部分學(xué)校的財務(wù)部門并沒有設(shè)立專業(yè)的財務(wù)儲存室，儲存地點很難滿足檔案存儲的需求。因此，很多老檔案出現(xiàn)缺損、模糊等情況，這對于檔案的應(yīng)用來說是非常不利的。

管理設(shè)施陳舊

高職院校由于對財務(wù)檔案管理工作的投資有限，因此造成很多財務(wù)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施無法得到有效地維護和更換，因此很多學(xué)校的財務(wù)檔案管理設(shè)施非常老舊，很難滿足當(dāng)前財務(wù)數(shù)據(jù)日益增長的管理需求，造成財務(wù)檔案管理工作進度慢、效率低、質(zhì)量低的情況，而且還增加了工作難度，甚至還會出現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)丟失等狀況。而且很多學(xué)校在展開信息化財務(wù)檔案管理時并沒有意識到安全防護的重要性，沒有進行數(shù)據(jù)備份，因此在遇到網(wǎng)絡(luò)安全漏洞時很容易造成數(shù)據(jù)丟失等情況，這對于后續(xù)的財務(wù)檔案管理工作來說也是非常不利的。

財務(wù)精細化管理的落實措施

用信息化推進精細管理

互聯(lián)網(wǎng)深入發(fā)展的背景下，各個領(lǐng)域都在積極與信息化技術(shù)進行融合。將信息技術(shù)應(yīng)用在高等職業(yè)院校的財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，可以使其管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)較大的提升，對高職院校財務(wù)檔案管理工作質(zhì)量的提升有較大的幫助。高等職業(yè)院校的財務(wù)檔案管理工作，實際上是將院校在日常運營過程中所產(chǎn)生的各項財務(wù)數(shù)據(jù)進行整理、整合與歸檔、分析，因此在實際工作中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量非常大，人工或手工計算存在較大的難度，必須要借助信息化技術(shù)予以處理。而精細化的管理模式，則可以有效地將對高等職業(yè)院校財務(wù)檔案管理質(zhì)量信息化手段融入到高校財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，并提升其精細化水平。

財務(wù)檔案管理工作流程與體系的完善，對提升財務(wù)檔案管理工作質(zhì)量有較大的幫助。為了保障高等職業(yè)院校財務(wù)檔案管理工作的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，使其能夠為后續(xù)學(xué)校發(fā)展提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持，高職院校應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范財務(wù)檔案管理分析的流程。最后，為了提升高職院校財務(wù)檔案信息化管理水平，應(yīng)增加對財務(wù)檔案工作的支持力度，例如采購部分必要的基礎(chǔ)設(shè)備使財務(wù)檔案信息資源能夠得到共享，能夠更大水平地提高財務(wù)檔案管理質(zhì)量。

定期的檔案篩選

定期的檔案篩選工作對于后續(xù)更好地保存檔案有著非常重要的意義，有助于實現(xiàn)對有用檔案的整理與整合。檔案篩選應(yīng)基于學(xué)校和相關(guān)部門的規(guī)定來進行篩選工作。

首先，對于部分需要永久存儲的檔案，一定要進行整合與密封，將其按照時間和檔案號的順序依次排列。這些檔案應(yīng)從全部檔案中單獨抽取出來，按照一個特定的排列方式依次排列，并將所有需要永久存儲的檔案信息詳細的記錄，確保后續(xù)查閱過程的準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性與便捷性。

其次，對于部分需要銷毀的檔案，應(yīng)在準(zhǔn)確判斷其用途的前提下做成銷毀檔案目錄清單，并將該清單提交到校領(lǐng)導(dǎo)辦公室或相關(guān)負責(zé)人手中，相關(guān)負責(zé)人在核查無誤之后再進行相關(guān)的銷毀工作。在銷毀工作完成之后，檔案管理人員應(yīng)對剩余檔案再進行一次集中的歸檔與整理工作，為保障后續(xù)翻閱工作的便捷性，可以將這些需要銷毀的檔案的檔案號，同樣進行銷毀處理，不需銷毀的檔案經(jīng)重新編號后再依次放入檔案室中。

完善的管理制度

完善的財務(wù)檔案管理制度應(yīng)做到獎懲有據(jù)，獎懲有度。在進行財務(wù)檔案管理工作的過程之中，如果有部分工作人員由于操作失誤或其他人為因素而導(dǎo)致出現(xiàn)財務(wù)檔案出錯或不合標(biāo)準(zhǔn)等情況，負責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)按照相應(yīng)的規(guī)章制度對其進行懲罰。同時，負責(zé)人要對在財務(wù)管理工作中比較優(yōu)秀的管理人員進行口頭表揚與物質(zhì)獎勵，以此來鼓勵其他的財務(wù)檔案管理工作人員，能夠積極投入到財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，提高其工作積極性。

為了能夠讓財務(wù)檔案管理工作更加高效且更具備時效性，應(yīng)加強財務(wù)部門和檔案管理部門之間的聯(lián)系，以科學(xué)的檔案管理理念，充分將財務(wù)運行數(shù)據(jù)與財務(wù)檔案管理工作相融合，保證財務(wù)檔案工作能夠適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展。

除此之外，在進行檔案管理工作時，檔案管理人員可以按照其工作內(nèi)容劃分成不同的小組，或者指定某一位檔案管理人員來負責(zé)某一方向的檔案管理。這樣做的目的是方便在后續(xù)出現(xiàn)問題時能夠準(zhǔn)確的判斷該問題產(chǎn)生的原因以及找到其相關(guān)負責(zé)人，避免出現(xiàn)相互推諉或推卸責(zé)任的情況，從而充分調(diào)動每一位檔案管理工作人員的積極性并認(rèn)真履行其個人職責(zé)，促進檔案管理的工作效率能夠進一步提升。

檔案管理專業(yè)培訓(xùn)化

高等職業(yè)院校的財務(wù)檔案管理工作隨著學(xué)院的發(fā)展而凸顯出更重要的作用，同樣也對檔案管理的工作人員提出了更高的要求。檔案管理工作人員的素質(zhì)好壞與能力高低會對檔案管理工作產(chǎn)生較大影響。尤其是隨著信息化時代的到來，高校對專業(yè)能力強，并且具備較高的職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人才的需求越來越大。在這一背景下，為了順應(yīng)高等職業(yè)院校財務(wù)檔案管理工作的需求，應(yīng)加強對院校內(nèi)已有的檔案管理人員的知識與技能的培訓(xùn)，不僅要提高檔案管理人員的專業(yè)技能，還應(yīng)提升檔案管理人員的思想境界與職業(yè)道德素養(yǎng)。高職院校的財務(wù)檔案管理屬于機密性內(nèi)容，若不具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)，有可能導(dǎo)致學(xué)校資料的泄露。

高職院校可通過聘請高素質(zhì)專業(yè)人才來院內(nèi)就職的方式，激發(fā)已有工作人員提升自我的動力，在學(xué)校內(nèi)部形成積極向上的競爭氛圍。管理人員在通過自我學(xué)習(xí)與技能提升之后，能夠?qū)ω攧?wù)檔案相關(guān)知識有更深層次地了解，并且充分認(rèn)識到財務(wù)檔案管理工作的重要性，能夠以科學(xué)的方式和積極的態(tài)度投入到后續(xù)財務(wù)檔案管理工作之中。

綜上所述，高職院校的財務(wù)檔案管理工作對于院校的后續(xù)發(fā)展具有非常重要的意義，校方必須對財務(wù)檔案管理工作的重要性予以充分的認(rèn)知。財務(wù)檔案管理的工作人員要不斷提升自己的技能與知識，提升自身工作能力，以現(xiàn)代化技術(shù)和先進的管理理念做好自己本職工作，在提高財務(wù)檔案管理能力的基礎(chǔ)上，為學(xué)校的進一步發(fā)展提供建設(shè)性意見。