高校檔案信息資源的開發(fā)利用探討

尹春芳 湖北第二師范學(xué)院 湖北 武漢 430205

檔案信息資源的開發(fā)和利用在各行各業(yè)的工作中都屬于必不可少的一項，而為了更好地促進(jìn)高校長久健康發(fā)展，需要依托于新時代背景之下做好相關(guān)檔案工作，并促使其逐步實現(xiàn)正規(guī)化、電子化發(fā)展。新時代下的檔案工作需要與時俱進(jìn)，不斷地豐富館藏資源，并且對檔案信息的收集、整理以及歸檔工作進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和重視，同時，對館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)更新和調(diào)整，由此不斷拓寬檔案資源的收集渠道，進(jìn)而實現(xiàn)檔案信息的綜合利用。

一、高校檔案的特點(diǎn)

一方面，高校是培養(yǎng)人才的重點(diǎn)場所，也是為我國輸送復(fù)合型人才的重要陣地。而在整個教育過程中，會形成大量且豐富的教學(xué)檔案材料和教研檔案材料，而伴隨著高校的發(fā)展軌跡，也會在學(xué)校管理以及建設(shè)等多個方面形成大量的檔案信息，從而促使檔案信息類別逐漸顯現(xiàn)出多樣化發(fā)展的趨勢，同時也會呈現(xiàn)出繁冗復(fù)雜的情況[1]。

另一方面，高校檔案具有一定程度的知識性，同時具有極高的價值。高校以育人為中心，作為重要的教育陣地，其在科研方面也是比較重視的，因此，在長期的教育和科研過程中，形成和構(gòu)建了相應(yīng)的教育檔案以及科研檔案，這些檔案的存儲量是巨大的，而且在高校檔案中占據(jù)的比例極高。

二、高校檔案信息資源開發(fā)利用存在的主要問題

（一）檔案管理意識淡薄

從檔案工作本身來講是需要重視的，因為檔案工作是一個高校長久發(fā)展的基礎(chǔ)。但現(xiàn)如今很多的高校都十分忽視檔案工作，進(jìn)而促使相關(guān)檔案工作人員也十分忽視檔案工作，由此使得檔案工作在實際推進(jìn)時，不僅沒有強(qiáng)有力的支持與配合，還會受到多個方面的不利影響，無法及時且有效地創(chuàng)新檔案工作形式和工作方法，嚴(yán)重阻礙檔案工作的規(guī)范性與高效性，降低高校檔案工作的質(zhì)量與效率。與此同時，很多檔案信息資源難以被有效開發(fā)和利用，使得其實際作用和積極意義難以被發(fā)現(xiàn)[2]。

（二）館藏檔案結(jié)構(gòu)單一

根據(jù)對高校館藏檔案結(jié)構(gòu)的分析和研究，檔案工作的流程并不規(guī)范，而且相關(guān)制度也存在著不健全的情況，這樣很容易造成檔案資源的缺失。一般來說，關(guān)于黨政機(jī)關(guān)方面的檔案信息是高校比較重視的，并且能夠有效收集，保證收集的完整性，但是對于教學(xué)方面的檔案信息以及教研方面的檔案信息，由于其資源信息具有一定程度的分散性，而且需要進(jìn)行長時間的建立，因此，高校很難保證此類型資源信息的完整性和齊全性，進(jìn)而也就無法對這些資源信息進(jìn)行有效的開發(fā)和利用[3]。

三、開發(fā)利用高校檔案信息資源的有效途徑

（一）從豐富館藏入手，做好檔案的收集、歸檔工作

首先，為了更好地豐富和增加高校館藏的內(nèi)容，便需要做好館藏的建設(shè)工作，不斷地拓寬檔案信息收集渠道，增加檔案信息收集的路徑。與此同時，館藏內(nèi)容的豐富，還需要對館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行一定程度的調(diào)整和完善，具體來說，可以創(chuàng)新歸檔方式，即為雙套歸檔的方式，這樣能夠最大限度地維護(hù)相關(guān)檔案信息的完善性和可靠性。以往對于館藏資源的使用是不靈活的，基本都是等待著他人主動去發(fā)現(xiàn)、去使用，在這樣的情況下，館藏資源的使用率是比較低的。因此，在新時代背景下，高校檔案館應(yīng)該逐漸更新和優(yōu)化檔案收集、整理和歸檔方式，化被動為主動[4]。并且需要深刻認(rèn)知和明確一點(diǎn)，館藏資源的豐富，不在于其數(shù)量，而在于其質(zhì)量。在保證館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，能夠為檔案信息資源的開發(fā)利用工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

其次，需要對檔案的歸檔工作進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和重視，具體包括檔案的移交工作、檔案的裝訂工作以及檔案的著錄工作等，并且在進(jìn)行這些工作的過程中，需要注重檔案的完整性和準(zhǔn)確性。與此同時，在進(jìn)行檔案收集時，對檔案本身也有一定的要求，不僅需要其本身具有較高的價值，并且能夠擁有一定程度的附加價值，還需要保證檔案的分類豐富。

最后，需要加強(qiáng)宣傳，促使相關(guān)人員能夠從根本上認(rèn)識和明確歸檔工作的重要性。對于檔案集中管理的基本含義和實際意義，高校各部門也要進(jìn)行充分認(rèn)知，并且需要積極配合相關(guān)檔案工作，促使高校檔案能夠順利且完整地進(jìn)行收集以及歸檔。

（二）開拓思路，創(chuàng)新觀念，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案信息本身具有一定程度的服務(wù)功能，通過檔案信息的獲取和使用，能夠為高校教職工和學(xué)生提供更多的服務(wù)[5]。基于服務(wù)功能，作為相關(guān)檔案人員，需要具備相應(yīng)的服務(wù)意識和服務(wù)理念，以足夠的熱心和耐心面對每一個需要運(yùn)用檔案資源的人員。與此同時，需要及時地轉(zhuǎn)變原有的被動服務(wù)方式，促使其朝著主動性、積極性的方向發(fā)展。而為了更有效地開發(fā)和利用這些高校資源，相關(guān)檔案人員需要從高校本身出發(fā)，對其真實的檔案利用情況進(jìn)行全方面、多角度地分析和研究，由此更為清晰、直觀地發(fā)現(xiàn)和認(rèn)識各個部門的實際需求情況，從而進(jìn)行有針對性的檔案信息服務(wù)。

（三）增加經(jīng)費(fèi)的投入，實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化

現(xiàn)代社會在不停地發(fā)展和進(jìn)步，在這樣的背景下，檔案管理需要借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建出一個完善的檔案管理系統(tǒng)?；谛畔⒒芾硐到y(tǒng)，能夠?qū)⑾嚓P(guān)信息進(jìn)行及時地整理、分析和歸納[6]。現(xiàn)如今，紙質(zhì)化檔案管理的時代已經(jīng)過去，電子自動化時代已經(jīng)逐漸拉開序幕，高校需要更好地加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的信息化發(fā)展，從而促使檔案資源管理流程的順暢進(jìn)行和檔案資源管理方式的完善。而想要更好地實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化，高校需要投入相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)，而經(jīng)費(fèi)投入的比例和具體額度，需要高校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)地研究，只有高校領(lǐng)導(dǎo)能夠真正地意識到高校檔案資源的重要性，才能夠從根本上保障經(jīng)費(fèi)的足額投入，進(jìn)而購置相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，實現(xiàn)檔案工作質(zhì)量和效率的顯著增強(qiáng)。

（四）通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

高?？梢詮亩鄠€角度出發(fā)，對檔案工作人員進(jìn)行全方位地培養(yǎng)。既可以選擇定期組織講座、交流會等，促使檔案工作人員更好地交流與溝通自己的優(yōu)秀工作經(jīng)驗和工作技巧，相信在這樣的一個良好氛圍中，檔案工作人員能夠逐漸增強(qiáng)自身學(xué)習(xí)和工作的主動性和積極性，并碰撞出更多的交流火花，促進(jìn)檔案工作人員的共同發(fā)展和高校檔案工作的階梯式進(jìn)步[7]。與此同時，也可以對檔案工作人員進(jìn)行時常地鼓勵和激勵，并為其提供相應(yīng)的培訓(xùn)條件，同時根據(jù)高校的實際情況，分批、分階段地指派檔案工作人員到專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓(xùn)和實踐，為更好地進(jìn)行檔案開發(fā)工作打下堅實的基礎(chǔ)。

四、結(jié) 語

綜上所述，作為檔案工作人員，首先要從思想上打破傳統(tǒng)模式的限制，為檔案工作拓展出多元化的渠道，保證檔案信息的質(zhì)量。同時，需要長期地進(jìn)行檔案資源的開發(fā)工作，促使檔案信息資源的豐富性發(fā)展，從而為高校的發(fā)展提供持續(xù)的動力。