檔案管理在高校實現(xiàn)人才培養(yǎng)中的應(yīng)用路徑

馮麗 西北大學(xué) 陜西 西安 710100

一、檔案管理的意義

高校檔案是驗證一所高校歷史成長的“憑證”，是高校機(jī)關(guān)工作考察的依據(jù)。高校檔案管理工作是高校治理的重要工作之一，是高校人才選擇、職員調(diào)配的根據(jù)，但是我國高校檔案管理工作存在著明顯的問題，如人事檔案治理制度落后、人事檔案管理方法單調(diào)、手段低級、管理人員的責(zé)任心不足等。針對當(dāng)前高校檔案管理存在的問題，高校要加大檔案管理力度，加快檔案管理信息化歷程，提升管理人員的整體素養(yǎng)，令檔案管理工作更加完善。

學(xué)校檔案是學(xué)校的歷史載體，包括文化建設(shè)、教師管理、課堂教學(xué)實踐、學(xué)生管理、學(xué)籍管理等方面的文字、圖像、電子資料等。高校檔案不僅記載著學(xué)校的歷史，還承擔(dān)著將來的目標(biāo)，對高校的發(fā)展有著推動作用。其中，檔案管理維系著各項工作的有效銜接。伴隨檔案治理重要性的顯現(xiàn)，有關(guān)專業(yè)型人才的培育已成為當(dāng)下各單位、企業(yè)所面對的重要課題，尤其在創(chuàng)新型人才需求量快速增加的今天，如何從創(chuàng)新上加強(qiáng)檔案治理人才的培育，關(guān)系著后續(xù)各項生產(chǎn)運營行為的效能與品質(zhì)，也是高校檔案管理人才培育所面對的課題，這就要求高校要聯(lián)系檔案管理工作的本質(zhì)訴求，探求創(chuàng)新型檔案管理人才的培育路徑[1-2]。

高校檔案信息資源豐富，是高校教育事業(yè)不可或缺部分。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛使用，高校檔案工作面對著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。加之高校檔案信息資源在高校開發(fā)和建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。在新時代圖高校如何把握機(jī)遇，發(fā)展和探索高檔案信息資源，為高校開發(fā)和建設(shè)服務(wù)，是高校面對的難題，也是我們亟需釋義的。

高校人事檔案管理工作主要包含建立花名冊、錄入人員信息、對檔案目錄進(jìn)行錄入、修改、刪除等工作，同時對高校教職工的各項變動進(jìn)行記錄等。高校人事檔案是對高校教職工的履歷、自傳、鑒定考核、學(xué)歷學(xué)位、職稱、學(xué)術(shù)、培訓(xùn)、政治考核、黨團(tuán)材料、獎勵處分、工資、任免、出國、會議等材料進(jìn)行記錄的載體。通過人事檔案，高校領(lǐng)導(dǎo)可以全方位了解校內(nèi)教職人員。此外，人事檔案也是高校選拔、任用人才的重要依據(jù)之一，人事檔案管理的質(zhì)量直接關(guān)乎高校人才的質(zhì)量、關(guān)乎高校的發(fā)展。通過人事檔案，高校管理者可以較為全面地了解教職工，結(jié)合崗位需求選擇適合的崗位人才，實現(xiàn)人盡其才。同時，高校人事檔案管理工作對高校的人才引進(jìn)，培育機(jī)制等方面都有著重要的作用，對高?？沙掷m(xù)發(fā)展具有重要意義。高校人事檔案管理工作水平也直接體現(xiàn)了高校內(nèi)部管理者的管理能力和業(yè)務(wù)能力[3]。

二、高校檔案管理存在的問題

(一)檔案管理工作重視不夠

首先，很多高校對于檔案管理都無法給予足夠的重視，認(rèn)為檔案治理就是走形式，以致于對保存檔案的地點也不會采取任何保護(hù)措施，甚至連基本的防盜設(shè)施都沒有安裝。其次，保存檔案的工具相對落后或者保密性差。比如紙質(zhì)檔案大部分因常年保存不當(dāng)導(dǎo)致遺失或錯漏；電子方案也因管理方法不當(dāng)導(dǎo)致泄露或遺失。

(二)檔案管理職員的素養(yǎng)不夠

因高校領(lǐng)高對檔案管理重視不夠，所以導(dǎo)致在招聘檔案管理人員時較為隨意，缺乏專業(yè)素養(yǎng)，造成檔案錯放或亂放的現(xiàn)象時有發(fā)生，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案無法及時歸檔或清理的情況。因管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致部分檔案填寫不夠完整規(guī)范，甚至存在信息造假的現(xiàn)象。不僅如此，很多管理人員認(rèn)為檔案管理工作輕松，容易麻痹大意，進(jìn)而導(dǎo)致造成檔案信息泄露。

(三)檔案收集不齊全

高校中領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，沒有一個系統(tǒng)且完成的檔案收集流程和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致很多信息無法及時收集甚至?xí)占教摷傩畔?。檔案信息收集不及時，無法收集到新鮮有效的檔案信息，尤其是人事檔案方面的信息，就會造成人才選拔的后知后覺。

(四)檔案的現(xiàn)代化、信息化欠缺

因高校自身的局限性，大多高校的檔案管理相對落后，甚至有的高校只是采用簡單的A4紙保存，不但降低了檔案保存的嚴(yán)密性，還容易造成無用信息堆積，重要信息遺漏，給檔案管理帶來極大困擾。引進(jìn)科學(xué)和信息化的存儲方式就顯得尤為重要。然而，就算高校引進(jìn)了信息化、現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，但因缺乏相應(yīng)的操作人員，也會導(dǎo)致設(shè)備無法及時應(yīng)用到檔案管理中。

三、檔案管理在培養(yǎng)人才發(fā)揮的應(yīng)用

(一)創(chuàng)新人才引進(jìn)機(jī)制，打造科學(xué)評價體系

1.明了人才選擇水平來設(shè)定準(zhǔn)入門檻

在檔案治理人才選擇機(jī)制上應(yīng)以準(zhǔn)則為依據(jù)，根據(jù)檔案部門的不同崗位訴求，制定相應(yīng)的人才選擇準(zhǔn)則，在專業(yè)符合的條件下完成檔案管理人才的技術(shù)更新。如，在選拔治理層人才時，應(yīng)以戰(zhàn)略目光、全局意識及決定水準(zhǔn)等為依據(jù)；在技術(shù)層人才選拔時，應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)操作技能、數(shù)據(jù)應(yīng)用技能、檔案管理技能等為依據(jù)。總之，在選拔檔案管理人才可通過不同崗位人才的差異點的把握，針對性的引進(jìn)相應(yīng)人才，創(chuàng)新人才引進(jìn)機(jī)制，從而達(dá)成現(xiàn)代化檔案管理模式下的新型人才培養(yǎng)目標(biāo)[4]。

2.打造科學(xué)評價體系來體現(xiàn)人才價值

完整的人才評價體系中，除技術(shù)層面的衡量因素外，還應(yīng)同時根據(jù)人才的德行、認(rèn)識以及職業(yè)觀念等綜合因素進(jìn)行斷定，因此在建立評價體系時，可將上述多種不同類別的考查因素納入體系當(dāng)中，全方位評估人才與崗位的適配性，從而完成科學(xué)化的人才篩選。

(二)提升檔案管理效率，做人才輔助力量

首先，檔案管理人員要了解時代發(fā)展特點，在此基礎(chǔ)上通過自主學(xué)習(xí)的方法提升素養(yǎng)。比如，為進(jìn)一步適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，檔案管理人員首先要建設(shè)起對職業(yè)技能的改革認(rèn)知，認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在當(dāng)前檔案管理工作中的重要性，并將網(wǎng)絡(luò)技能的學(xué)習(xí)納為職業(yè)技能提升項目中。在學(xué)習(xí)信息操作的同時，可結(jié)合檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)知識，豐富自身知識架構(gòu)，以創(chuàng)新性思維看待檔案管理技術(shù)的變遷，從而促使檔案管理工作效率提升。

其次，以理論學(xué)習(xí)為基礎(chǔ)，在實踐中提升應(yīng)用技能。除知識層面鞏固學(xué)習(xí)外，檔案管理人才還可結(jié)合自身實踐認(rèn)知，總結(jié)一套完整的工作規(guī)律，在不斷改進(jìn)的基礎(chǔ)上使其成為后期工作模式調(diào)整的依據(jù)，發(fā)掘自身的創(chuàng)造性。

最后，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，設(shè)計以人才培養(yǎng)為目的的線上培訓(xùn)平臺。為方便檔案管理人才在業(yè)余期間的自主學(xué)習(xí)，單位可根據(jù)自身檔案管理需要設(shè)計線上學(xué)習(xí)平臺，為人才技能的培育助力，實現(xiàn)自主學(xué)習(xí)方法的創(chuàng)新與改變。

(三)改革新檔案服務(wù)手段，加強(qiáng)人才建設(shè)

1.開發(fā)網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)系統(tǒng)

人才的培育離不開技術(shù)方法的支撐，因此在檔案治理人才培育中，要面對現(xiàn)行檔案服務(wù)手段進(jìn)行改革創(chuàng)新，進(jìn)一步強(qiáng)化創(chuàng)新型信息人才體系的開發(fā)。通過建設(shè)檔案內(nèi)在局域網(wǎng)，能快速整理、歸類與提取單位內(nèi)部數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上，根據(jù)實際檔案管理要求，開發(fā)全新的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)平臺，便于用戶通過平臺快速完成信息搜索與查詢。此外，建設(shè)配套的檔案數(shù)據(jù)治理中心，用于數(shù)據(jù)信息的審判與監(jiān)測，在提高檔案管理效率的同時保證信息安全性，防止信息外露、泄漏等現(xiàn)象發(fā)生。

2.根據(jù)檔案收集結(jié)果，革新人力管理方案

以往的檔案管理工作中，因受限于老舊的收集、整理模式，人力耗損較大，且不利于創(chuàng)新管理思維的發(fā)揮。因此，現(xiàn)行模式中，檔案管理人才可通過設(shè)計全新的電子文件自動上傳集合軟件，來實現(xiàn)檔案治理的電子化改革，在優(yōu)化服務(wù)品質(zhì)的同時，深入利用創(chuàng)新人力資源價值，推進(jìn)檔案管理工作中信息人才體系的開發(fā)。

3.開辦在線檔案服務(wù)，拓展人才運用渠道

創(chuàng)新性檔案治理要求下，人才的運用渠道與方向勢必要隨之發(fā)生改變，通過利用信息技術(shù)，完成服務(wù)重點的改變，從根本上拓展檔案管理的人才運用方法。例如，檔案部門可依靠網(wǎng)絡(luò)平臺創(chuàng)設(shè)數(shù)據(jù)庫詢問、電子信箱等服務(wù)方法，使用戶能夠與檔案室運用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行極速連接，完成信息溝通，并在此過程中存放交流記載，方便后期回看與查詢。

四、結(jié) 語

綜上所述，人才需要隨著行業(yè)需要的變化而變化，在檔案管理工作不斷改革的當(dāng)下，創(chuàng)新型專業(yè)人才的培育也應(yīng)作為一項重要目標(biāo)。在創(chuàng)新型檔案管理人才培育中，還需從創(chuàng)新自力、開發(fā)學(xué)習(xí)渠道、提高服務(wù)品質(zhì)等方面努力，盡力于人才培育作用的進(jìn)一步加強(qiáng)，從而提高檔案管理人才運輸品質(zhì)[5]。

作為高校治理中的重點一環(huán)，高校檔案治理尤其是人事檔案治理對高校的未來發(fā)展作用巨大。高校人事檔案管理是高校人才選擇與任命的主要根據(jù)，其品質(zhì)直接關(guān)系到高校人才的品質(zhì)，關(guān)系高校的可持續(xù)發(fā)展。高校應(yīng)加強(qiáng)科學(xué)化的引導(dǎo)，對人事檔案的集合、整治、歸檔、檢查、更新等一系列工作進(jìn)行規(guī)范化管理，結(jié)合時代變化，更好推進(jìn)檔案工作穩(wěn)定發(fā)展。同時，加強(qiáng)人事檔案工作人員的選擇、培育，建設(shè)一支專業(yè)素養(yǎng)高、年輕化、信息化的高校檔案管理工作人員團(tuán)隊，促使高校檔案管理更加熟練，推動高校人事工作和教育教學(xué)工作平穩(wěn)展開，使高校人事管理工作更上一層樓，為培養(yǎng)高校檔案人才創(chuàng)造條件。