試論企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析

周濤 山東省淄博市桓臺(tái)縣檔案館 山東 淄博 256400

由于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，企業(yè)為了在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中生存，使用信息化進(jìn)行企業(yè)檔案的管理工作必將是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，我國(guó)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，通過(guò)運(yùn)用電子信息技術(shù)，將檔案信息數(shù)字化管理和并加以有效利用，使企業(yè)檔案能夠更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

一、檔案管理信息化現(xiàn)狀與重要性分析

(一)企業(yè)重視度不夠帶來(lái)的影響

檔案管理信息化在我國(guó)中小企業(yè)中未受到重視的現(xiàn)象尤為明顯，中小企業(yè)為了節(jié)省開(kāi)銷，去掉了專門(mén)負(fù)責(zé)檔案的部門(mén)，也沒(méi)有專門(mén)的檔案管理員進(jìn)行資料整理，就更別提檔案管理的信息化工作了，即便有員工監(jiān)管檔案，也僅僅在形式上做工作。比如，雖然員工會(huì)進(jìn)行日常資料的分類和整理，但時(shí)間久了會(huì)因?yàn)樽陨砣狈n案管理的專業(yè)知識(shí)，且公司沒(méi)有專門(mén)的檔案資料室等原因，造成檔案資料的遺失或損毀。自改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)各類企業(yè)崛起并迅速發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中取得了不小的成果，但不能否認(rèn)的是我國(guó)管理水平和西方企業(yè)先進(jìn)水平相比仍有較大的差距，管理制度和理念仍然不夠健全，尤其電子化、信息化等尖端技術(shù)上的差距更為明顯。目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)仍未對(duì)檔案管理工作引起必要的重視，這類企業(yè)大多數(shù)采用的組織模式是扁平化的管理模式，以犧牲檔案管理這類部門(mén)的位置重要性，來(lái)使企業(yè)結(jié)構(gòu)達(dá)到精簡(jiǎn)化的目的，從而進(jìn)一步減少企業(yè)的成本開(kāi)銷，最終以低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)、薄利多銷的方式在市場(chǎng)上爭(zhēng)得一席之地。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，企業(yè)面臨的數(shù)據(jù)信息日新月異，唯有借助信息化管理才能使公司更加高效化，從而具備市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)對(duì)檔案管理未引起足夠的重視，將直接影響企業(yè)未來(lái)的發(fā)展。

(二)企業(yè)未規(guī)劃?rùn)n案管理引起的現(xiàn)狀

首先，企業(yè)未對(duì)檔案資源進(jìn)行分析化管理，存在著“重視開(kāi)發(fā)，輕視利用”的傳統(tǒng)理念，檔案管理部門(mén)實(shí)行面子工程，追求檔案數(shù)字化的數(shù)量，而忽視了信息化的質(zhì)量。例如，對(duì)各部門(mén)不同類別的資料未進(jìn)行足夠的分析和信息提取，就匆忙地錄入系統(tǒng)，不是缺少文件簽發(fā)主體，就是缺少重要信息的記錄，這樣只會(huì)使今后的查找過(guò)程浪費(fèi)更多的人力和物力，從而影響了其他部門(mén)的工作效率。其次，企業(yè)檔案管理缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃。大多數(shù)企業(yè)的檔案系統(tǒng)未在各個(gè)部門(mén)之間形成統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)的作用，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，也沒(méi)有明確的目標(biāo)，導(dǎo)致檔案的信息傳遞、調(diào)取等工作與公司流程化的業(yè)務(wù)運(yùn)作模式不相匹配，給企業(yè)運(yùn)營(yíng)帶來(lái)低效性的影響。最后，因?yàn)槲覈?guó)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)僅處于起步階段，數(shù)字檔案資源較缺乏，同時(shí)，紙質(zhì)檔案數(shù)量偏多，因此造成了結(jié)構(gòu)比較單一的現(xiàn)象，這是目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)在信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題之一，若不能得到很好地解決，將影響我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化的整體進(jìn)程。

(三)檔案管理技術(shù)的落后與更新的必要性

目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)仍受傳統(tǒng)觀念的影響，不舍得在數(shù)字管理技術(shù)上投入成本，仍使用較落后的信息化管理技術(shù)和設(shè)備，例如，查閱檔案資料仍然以手工操作和人腦辨別為主，對(duì)電子設(shè)備的高效利用十分陌生，導(dǎo)致企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展水平嚴(yán)重滯后；但同時(shí)，在一線城市的高新辦公區(qū)，少數(shù)新興企業(yè)把數(shù)字檔案視作公司的無(wú)形資產(chǎn)和生存發(fā)展的根基。此類企業(yè)的思想觀念較靠前，投入數(shù)字化管理的人力物力也較大，能海納百川、集思廣益，不斷提高互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)作技能和檔案管理開(kāi)發(fā)能力，使公司的資本實(shí)力與日俱增。因此，企業(yè)軟件與硬件的配置與利用程度將大大影響企業(yè)在未來(lái)競(jìng)爭(zhēng)中的生存狀況，先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備能為檔案管理提供很大的方便，是公司實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的前提條件之一。但同時(shí)，設(shè)備的更新需要投入大量的成本資金，若過(guò)度地追求更高的管理能力，將影響企業(yè)正常的經(jīng)營(yíng)和運(yùn)作，我國(guó)多數(shù)企業(yè)仍處于較為初級(jí)的發(fā)展階段，如何平衡主要業(yè)務(wù)的研發(fā)工作和檔案信息化的支持力度，將是企業(yè)必須思考的重要問(wèn)題。

二、檔案管理信息化的重要性與現(xiàn)實(shí)意義

(一)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

企業(yè)需要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。當(dāng)今信息化技術(shù)已然成為當(dāng)今世界和社會(huì)勢(shì)不可當(dāng)?shù)陌l(fā)展潮流，網(wǎng)絡(luò)已在人們的生活與工作中如影隨形，企業(yè)對(duì)高效信息的需求也越來(lái)越大，但傳統(tǒng)的檔案管理理念已不能適應(yīng)未來(lái)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要，極有可能面臨淘汰的危機(jī)，因此，筆者呼吁我國(guó)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)勢(shì)在必行。由于世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的本質(zhì)是資源的共享，所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)具備輕松存儲(chǔ)內(nèi)部檔案和交換外部信息的能力，從而提高辦公高效性，建立與經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)更密切的聯(lián)系。優(yōu)質(zhì)的信息化檔案管理不僅不會(huì)使公司的內(nèi)部資料外泄，還能使企業(yè)的內(nèi)部資料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企業(yè)的一個(gè)挑戰(zhàn)，需要更多的技術(shù)和資金的投入。

(二)減輕企業(yè)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度

檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)是減輕企業(yè)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，人員通過(guò)手工整理和人腦分析的方式進(jìn)行低效率的工作，不僅工作時(shí)間長(zhǎng)，疲勞度加大，還容易出現(xiàn)人為的錯(cuò)誤。但實(shí)行信息化管理能使工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，檔案數(shù)據(jù)只需要錄入一次便可以重復(fù)利用和共享。

(三)便于企業(yè)保密工作推進(jìn)的重要性

檔案的信息化管理更有利于企業(yè)資料的保密性。通過(guò)無(wú)紙化錄入的方式能輕易檢查信息的完整性和準(zhǔn)確性，比紙質(zhì)保存更加便捷，使檔案的保密性和安全性都得到了有效的保障。同時(shí)，管理人員還可通過(guò)高級(jí)設(shè)置進(jìn)行權(quán)限管理，使內(nèi)部資料劃分為不同的獲取級(jí)別，不僅兼顧保密，還節(jié)省了企業(yè)管理資源。

(四)提高信息檢索工作效率的重要性

檔案信息化有助于快速檢索和提高辦公效率。隨著信息技術(shù)的日新月異，電腦的數(shù)據(jù)處理能力不斷提高，而保守地使用舊式的檢索方法一冊(cè)一冊(cè)地查找檔案不僅費(fèi)時(shí)還費(fèi)力，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，可大大提高檔案信息的查準(zhǔn)率，減輕企業(yè)人員的工作強(qiáng)度。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理還存在著儲(chǔ)藏室空間狹小、儲(chǔ)物位置緊缺等問(wèn)題，更重要的是紙質(zhì)資料因保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，容易受損發(fā)黃引起變質(zhì)，甚至還會(huì)因搬遷等因素造成直接損壞或者遺失的不良結(jié)果。顯然，這種落后管理方式已然無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下的工作需求。因此，建設(shè)檔案管理信息化的任務(wù)可以使專門(mén)從事檔案管理的人員從繁重的手工程序中解脫出來(lái)，從而更好地進(jìn)行更高級(jí)的信息化檔案整理工作，提高部門(mén)和企業(yè)的工作效率。

(五)檔案管理的革新與未來(lái)趨勢(shì)

企業(yè)檔案管理的信息化對(duì)社會(huì)公共服務(wù)也做出了重要的貢獻(xiàn)，這也是企業(yè)信息化建設(shè)將面臨的革新方向，它是我國(guó)企業(yè)獲得國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力的重要前提。企業(yè)服務(wù)的終端是客戶，古人云：“先克己，再利人”，唯有企業(yè)具有不斷地學(xué)習(xí)與挑戰(zhàn)的精神，才能融入世界發(fā)展的潮流，將提升自身產(chǎn)品與服務(wù)價(jià)值作為長(zhǎng)期的可續(xù)性發(fā)展目標(biāo)，從而提供給社會(huì)更多更好的服務(wù)。

因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，將檔案管理技術(shù)更好地與企業(yè)各項(xiàng)階段成果相連接，做好內(nèi)部制度的完善工作，配合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，使企業(yè)能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)地生存與發(fā)展。

結(jié) 語(yǔ)

綜上，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化是未來(lái)企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，既能提高企業(yè)管理工作效率，又能加強(qiáng)企業(yè)資料的保密性，更重要的是不僅對(duì)企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力具有很大的助益，還對(duì)我國(guó)總體社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生了積極的影響。