事業(yè)單位檔案管理工作的現狀與時代融合分析

張魯霞

摘 要：檔案管理信息化建設是新時代背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的必然。在信息時代背景下，人們的工作節(jié)奏加快，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理已不能適應時代發(fā)展的需要。在這樣的背景下，如何實現事業(yè)單位檔案的信息化管理，已成為相關人員需要思考和解決的問題。對此，本文就事業(yè)單位檔案管理的現狀與時代融合進行了分析，以供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位檔案管理;工作現狀;時代融合分析

一、檔案管理的概念

檔案管理，顧名思義，是檔案館或檔案室工作人員對不同組織機構的檔案實體與信息進行有效管理，并形成利用服務的工作總稱。作為檔案事業(yè)的基本構成部分，檔案管理本身具有不容忽視的重要作用，不僅存在于國家政府部門，廣大企業(yè)、事業(yè)單位也不斷推動檔案管理工作的開展，用于發(fā)揮檔案管理的良好作用。檔案管理不僅突出管理性特質，還需要凸顯自己的服務性價值。所以，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都需要重視檔案管理工作的有序開展，突出其中的管理、服務價值，為廣大企事業(yè)單位職工提供更為多元化的檔案利用服務。

二、事業(yè)單位檔案管理現狀

2.1 沒有深刻認識到檔案管理的重要性

在傳統(tǒng)管理思想的影響之下，事業(yè)單位的重點在于業(yè)務副管理，而缺少對于檔案管理工作重要性認知。 致使大多數事業(yè)單位認為檔案管理工作屬于事業(yè)單位可有可無的工作范疇，長此以往，檔案管理工作的開展無法得到充足的資源支持，例如人力物力財力等，這使得檔案管理工作的效率無法得到提升。

2.2信息化程度不足

隨著信息技術的發(fā)展和應用，加強信息技術在事業(yè)單位工作中的應用是必然的發(fā)展趨勢。但是部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作中，缺乏對信息技術的應用，導致檔案管理的信息化程度不足，不利于提高檔案的管理效率和利用效率。在借助信息技術開展檔案管理工作時，部分單位只是進行部分文件的傳輸，在提取檔案信息時依舊采用紙質版的資料，導致許多檔案資料未形成電子資料，不利于促進檔案的信息化發(fā)展，也不利于提高檔案利用效率。

2.3檔案管理人員水平不高

事業(yè)單位的檔案管理工作往往會涉及到十分復雜、系統(tǒng)的工作內容，對于相關從業(yè)人員的專業(yè) 素質有著較高的要求，同時對其個人品質也有著一定的要求，例如必須具備耐心、細心的工作品質。 然而，實際情況卻是，大多數事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有所欠缺，同時在職業(yè)態(tài)度方面不夠端正，存在大量敷衍了事、尸位素餐的行為。

三、事業(yè)單位檔案管理工作與時代的融合途徑

3.1 重新構造檔案管理業(yè)務流程

第一，優(yōu)化業(yè)務流程。首先，優(yōu)化檔案管理部門內部的業(yè)務流程，使各個部門在工作的時候都能夠熟悉自己的崗位職責。其次，優(yōu)化檔案管理部門和其他部門的業(yè)務流程，強化檔案管理部門和其他部門之間的溝通，從檔案信息需求者角度出發(fā)優(yōu)化檔案信息檢索、利用、處理和反饋。第二，實現檔案業(yè)務標準制度化發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理標準化對檔案管理意義重大，為此，在檔案管理的時候要將檔案流程標準以制度的方式固定下來，明確檔案管理分工。

3.2打造檔案管理信息化平臺

第一，強化檔案信息化平臺的軟件建設。軟件是檔案信息化建設的重要載體，為此，在檔案信息化管理的過程中，需要相關人員注重軟件性能和功能的完整性。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中可以根據實際需要向第三方購買檔案管理軟件，也可以根據單位發(fā)展需求自主設計適合開發(fā)和應用的軟件管理平臺，使得檔案管理軟件在具備檔案管理功能的同時，滿足事業(yè)單位的業(yè)務發(fā)展特點。第二，強化資源信息的整合利用。在檔案信息化整合管理的過程中，借助事業(yè)單位管理平臺來整合各個資源信息，將檔案管理工作納入整個事業(yè)單位的管理平臺上，在最大限度上發(fā)揮出檔案管理信息化的重要價值。第三，借助人事檔案信息網站進行管理。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，相關部門要和信息化管理部門協(xié)同合作，加快打造協(xié)同、完善、多元化的人事檔案信息網站。在網站平臺上以網頁的形式將資源信息提供給相關人員進行查閱和咨詢。在網站平臺建設開發(fā)的過程中，還需要應用權限分級管理制度來對檔案資源信息進行分級整合，通過整合信息更好地滿足檔案管理的安全需要，避免檔案信息被不法分子隨意使用。檔案管理部門還需要積極和網站運營公司協(xié)同聯系，在檔案信息網站設計、建設的過程中，要注重制定出規(guī)范的標準。

3.3提升事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質

在事業(yè)單位檔案管理過程中，檔案管理部門要采取措施提升檔案管理人員的思想素質，在優(yōu)化人力資源管理的過程中，不斷創(chuàng)新人事檔案管理工作。事業(yè)單位檔案管理人員要嚴格落實自己的工作職責，并在檔案管理的過程中實施人性化管理，在檔案信息管理的過程中，制定出一系列人性化服務系統(tǒng)，為檔案管理人員提供必要的工作福利。在檔案管理的過程中，還需要制定出一系列人性化的服務系統(tǒng)和獎懲機制，為檔案管理工作人員創(chuàng)設更為理想的工作環(huán)境，不斷提升檔案管理工作人員的積極性。

3.4提高檔案管理的規(guī)范性

為了加快事業(yè)單位檔案管理的改革步伐，解決以往檔案管理隨意性大的弊端，還要采用規(guī)范化的檔案管理工作方式。把標準化、規(guī)范化、制度化理念融入到檔案管理體系，督促各級人員提高檔案管理工作質量。首先，基于信息化的時代特征擬定檔案管理制度，對現有檔案運轉流程與操作規(guī)程進行細化，制定出臺檔案管理工作標準，切實減少檔案管理工作存在的各種漏洞。由專職人員對各層級檔案管理工作負責監(jiān)督，有效解決檔案管理工作存在的各種漏洞。第三，提高檔案管理制度執(zhí)行的嚴肅性與公平性，做到檔案管理獎懲分明，以提高檔案管理的效率作為主要目標，進一步強化做好檔案管理的基礎工作。

結 語：

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作并非一項獨立的工作，而是和其他部門的工作息息相關，保證檔案管理的質量是保證單位其他工作正常開展的重要基礎，因此事業(yè)單位應當認識到當前檔案管理中存在的問題，并積極采取相應的舉措，從而更好地提高檔案管理效率，有效地保證單位各項工作的正常開展。

參考文獻：

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