石油化工大型建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理探索構(gòu)架

馬雪

摘 要：石油化工行業(yè)的發(fā)展一直頗為迅猛，大型石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目也在不斷增加，隨之而來的工程項(xiàng)目檔案也逐漸增多。建設(shè)項(xiàng)目檔案是每一個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程的留存記載筆記，為后期工程質(zhì)量驗(yàn)收和檢維修提供依據(jù)。因此，系統(tǒng)、完整的項(xiàng)目檔案是可以準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)全過程的，同時(shí)也能更好服務(wù)后期的企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理階段，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有效信息支撐作用，探索先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理方式很有必要。

關(guān)鍵詞：石油化工;大型建設(shè)項(xiàng)目工程;檔案數(shù)字化管理;探索

在石油化工行業(yè)，建設(shè)項(xiàng)目檔案非常重要。無論是項(xiàng)目建設(shè)中的質(zhì)量監(jiān)督、事故查驗(yàn)，還是技術(shù)創(chuàng)新都需要以工程項(xiàng)目檔案為依據(jù)。從一定角度來講，石化行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理水平，也會(huì)影響著石油化工業(yè)的發(fā)展，是社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中不可忽略的工作內(nèi)容。為了促進(jìn)石油化工業(yè)的發(fā)展，切實(shí)有效的管理項(xiàng)目檔案，檔案專兼職相關(guān)人員需秉持創(chuàng)新改革的觀念，在工作中應(yīng)不斷優(yōu)化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方式方法，使得石油化工業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

一、石油化工大型建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理特點(diǎn)

（一）檔案數(shù)量龐大

眾所周知，石油化工大型建設(shè)項(xiàng)目屬于綜合性項(xiàng)目，一般都具有工程施工難度大、建設(shè)周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。在項(xiàng)目的整個(gè)建設(shè)過程中，需要?dú)v經(jīng)多個(gè)環(huán)節(jié)，包括項(xiàng)目在前期籌建、立項(xiàng)可行性論證、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工階段、以及后期整合結(jié)算等等。任何一個(gè)環(huán)節(jié)都需要工作人員詳細(xì)記錄、認(rèn)真實(shí)施。在這樣的情況下，每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)形成數(shù)量巨大的文件和資料，最終整合而成的檔案數(shù)量也很是龐大。

（二）檔案來源復(fù)雜

一個(gè)石油化工大型建設(shè)項(xiàng)目的完成，往往需要許多單位參與。包括石油化工建設(shè)單位、政府行政監(jiān)管機(jī)構(gòu)、工程施工單位、工程質(zhì)量監(jiān)理單位、第三方項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位、大型設(shè)備儀器及原材料供應(yīng)單位、竣工審計(jì)單位等。在大型石油化工建設(shè)項(xiàng)目過程中各個(gè)裝置的承建單位不同，而單項(xiàng)工程又分單位工程，單位工程下面又分分部分項(xiàng)，項(xiàng)目的不同階段、不同專業(yè)會(huì)有不同的單位參與，也會(huì)產(chǎn)生不同的項(xiàng)目檔案，導(dǎo)致檔案來源十分復(fù)雜。

（三）檔案收集困難

在石油化工項(xiàng)目的整個(gè)建設(shè)過程，參與單位多、設(shè)備廠家多、人員流動(dòng)性強(qiáng)、施工周期長(zhǎng)，種種因素之下，建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集是比較困難的。我們通常所說的石油化工建設(shè)項(xiàng)目，是由多個(gè)單項(xiàng)工程、單位工程、眾多分部分項(xiàng)組合在一起的，最終由多個(gè)不同性質(zhì)的單位參建而完成的。所以整個(gè)項(xiàng)目的完工速度是不同的，這些均為項(xiàng)目檔案的收集帶來難度。除此之外，由于施工部分是由眾多人員和單位協(xié)作完成的，極易導(dǎo)致工程檔案管理混亂、職責(zé)不明的現(xiàn)象產(chǎn)生，也讓項(xiàng)目檔案的收集形成阻礙。

二、石油化工大型建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理探索路徑

（一）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

石油化工大型建設(shè)項(xiàng)目具有多種特點(diǎn)，項(xiàng)目檔案管理工作需明確權(quán)責(zé)、清晰流程，由專業(yè)的工組人員負(fù)責(zé)收集檔案，并進(jìn)行整理歸檔。因此，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)勢(shì)在必行。在實(shí)際工作中，應(yīng)首先按照石油化工行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來培訓(xùn)專兼職檔案員、項(xiàng)目文控員，讓其明晰各項(xiàng)工程管理制度，并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)、明確責(zé)任制度以及考核標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí)，還應(yīng)讓專兼職檔案員、項(xiàng)目文控員與各參建單位進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，記錄并梳理工作動(dòng)態(tài)與痕跡，使其真正參與到石油化工建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，做好自己的工作。要想在每一個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)都做好檔案管理工作，檔案員需從工程建設(shè)一開始就做好準(zhǔn)備，參與整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理工作。檔案員應(yīng)首先知悉項(xiàng)目劃分管理的方法，了解單項(xiàng)工程、單位工程的劃分情況，并清楚任何環(huán)節(jié)所能產(chǎn)生的歸檔文件中的內(nèi)容。如此種種，都需要檔案員具有極佳的專業(yè)素養(yǎng)，并具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。因此，建設(shè)單位必須不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（二）提升檔案管理制度執(zhí)行力度

在石油化工大型項(xiàng)目的建設(shè)過程中，必然施行一系列的規(guī)章制度。在檔案管理工作中，也同樣如此。按照統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與項(xiàng)目部交工文件管理辦法，檔案員與項(xiàng)目文控員應(yīng)及時(shí)協(xié)商各參建單位，嚴(yán)格執(zhí)行石油化工行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家各項(xiàng)法規(guī)政策。在項(xiàng)目管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)收集、整理材料。若是遇到不合規(guī)定的材料，則拒不接受，發(fā)回原單位修改。只有每一個(gè)單位都遵守相關(guān)的規(guī)章制度，才能保障檔案管理工作的順利完成。

（三）做好建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作

石油化工項(xiàng)目建設(shè)檔案的驗(yàn)收包含多項(xiàng)內(nèi)容，如工程參建部門配備的竣工材料、工程實(shí)體質(zhì)量、抽查、試驗(yàn)工程使用功能等。所有的項(xiàng)目檔案都必須經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門、單位的共同驗(yàn)收，即項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收合格后，才可進(jìn)行竣工驗(yàn)收。一般，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收完成三個(gè)月后，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。這樣的驗(yàn)收方式可以保障工程系統(tǒng)性實(shí)施的全過程，保證工程長(zhǎng)期、穩(wěn)定運(yùn)行。因此，檔案管理工作的重要性不言而喻。每一個(gè)項(xiàng)目、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要確保整理、歸檔、驗(yàn)收的建設(shè)項(xiàng)目檔案的全過程是遵循各項(xiàng)法規(guī)的，所以任何一個(gè)參建單位都應(yīng)該配備專業(yè)檔案員。各個(gè)單位積極交流，共同努力，切實(shí)提高工程檔案管理水平。

（四）完善檔案電子文件歸檔模式

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的來臨，各行各業(yè)都面臨著新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。對(duì)于石油化工大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作而言，探索其信息化、數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。石油化工建設(shè)單位應(yīng)確立檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)，建立檔案管理系統(tǒng)，讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成數(shù)字化檔案。原本的辦公軟件制作的電子文件則可以通過數(shù)據(jù)中心進(jìn)行歸檔，做到無縫銜接。以檔案信息安全保密為前提，確保信息錄入、歸檔、查詢、檢索、借閱等功能的正常實(shí)施，最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化檔案管理。要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)，需要完善檔案電子文件的歸檔模式。

（五）制定數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

石油化工建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理方式受互聯(lián)網(wǎng)影響，轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化、信息化。在這樣的情況下，管理制度也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，制定數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保其完整、可行，能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展，這樣一來，各單位檔案的形成、歸檔就有了理論依據(jù)。從項(xiàng)目起步，到項(xiàng)目驗(yàn)收，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要具備相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，包括各個(gè)參建單位移交檔案的程序。與此同時(shí)，建設(shè)單位也要及時(shí)總結(jié)，讓標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行實(shí)現(xiàn)最優(yōu)，便于隨時(shí)查找利用。

結(jié)束語

綜上所述，石油化工行業(yè)的發(fā)展必然帶動(dòng)了一系列相關(guān)工作的更新，無論是人員還是制度，以及工作程序都會(huì)被更新創(chuàng)造。其中建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作就有了極大的改變。石油化工項(xiàng)目檔案推動(dòng)著行業(yè)的發(fā)展，也進(jìn)一步推動(dòng)著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)。石油化工單位需不斷優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理方式，最大程度的發(fā)揮檔案管理的作用。

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