通過PDCA精益工具建立智能文印管理系統(tǒng)的研究

荊肖凡 張楓 齊昕 冉文

摘要：通過PDCA精益工具和方法在管理中的靈活應(yīng)用，研究建立了智能化文印管理系統(tǒng)，提高了工作效率，降低了運(yùn)維成本。

關(guān)鍵詞： PDCA循環(huán);文印系統(tǒng)

一、概述

目前，文印系統(tǒng)主要包括文件打印、復(fù)印和光盤刻錄等功能。主要采用集中打印的方式進(jìn)行打印，需要員工到打印室才能進(jìn)行打印。文件打印是通過員工的辦公計(jì)算機(jī)Windows共享進(jìn)行或者員工自己使用打印機(jī)自行進(jìn)行打印，打印機(jī)普遍放在公共區(qū)域或者員工工位上;文件復(fù)印是員工自己使用復(fù)印機(jī)進(jìn)行復(fù)印;光盤刻錄工作是手工填寫申請表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，通過OA將需要刻錄的文件傳輸?shù)狡渌娔X上，然后再人工通過刻錄機(jī)上進(jìn)行刻錄，存在無法刻錄或假刻錄的現(xiàn)象。

為了提高工作效率和降低運(yùn)維成本，通過PDCA循環(huán)開展專題研究證，進(jìn)行質(zhì)量攻關(guān)，研究改進(jìn)文印系統(tǒng)，提高工作效率和降低運(yùn)維成本。

二、活動(dòng)計(jì)劃

我們制定了詳細(xì)的活動(dòng)計(jì)劃，明確各項(xiàng)計(jì)劃完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求。

P：選定課題、現(xiàn)狀調(diào)查、目標(biāo)設(shè)定、原因分析、改進(jìn)方案、制定對策; D ：對策實(shí)施; C： 效果檢查;A：鞏固措施＼活動(dòng)總結(jié)。

三、現(xiàn)狀調(diào)查

員工自己使用打印機(jī)自行進(jìn)行打印，打印機(jī)普遍放在公共區(qū)域或者員工工位上，任何員工都能隨意的提交打印作業(yè)，同時(shí)都能到打印機(jī)那里拿走任何作業(yè)，存在亂打印、打印合格率較低等情況，間接鼓勵(lì)了亂打印和不負(fù)責(zé)打印的行為，容易造成信息的泄露和紙張浪費(fèi)。文件復(fù)印存在私自復(fù)印和亂復(fù)印現(xiàn)象。光盤刻錄工作流程復(fù)雜，存在無法刻錄或假刻錄的現(xiàn)象，極易造成光盤的浪費(fèi)。集中打印距離員工工位較遠(yuǎn)，文印時(shí)間較長，浪費(fèi)時(shí)間。

原文印系統(tǒng)工作效率低下，經(jīng)統(tǒng)計(jì)一個(gè)月的文印情況，打印/復(fù)印合格率僅為86.7%，光盤刻錄合格率僅為75%，平均用時(shí)5min，打印、復(fù)印、光盤和硒鼓等消耗需花費(fèi)4355元。

四、目標(biāo)設(shè)定

隨著信息化建設(shè)的不斷深入，信息處理技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊及自動(dòng)化控制技術(shù)水平的不斷提高，引入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行打印/復(fù)印/光盤刻錄管理已成為趨勢。經(jīng)過小組成員討論，決定將本次QC活動(dòng)目標(biāo)值設(shè)定為：文印系統(tǒng)平均一個(gè)月費(fèi)用由4355元降低到3500元，員工進(jìn)行文印操作用時(shí)由5min降低到3.5min。

五、原因分析

通過一段時(shí)間的摸索實(shí)踐，小組成員的討論交流，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法，找到了文印系統(tǒng)工作效率低下和運(yùn)維成本較高的原因，如圖：

經(jīng)過分析，造成文印系統(tǒng)工作效率低下、運(yùn)維成本較高的原因主要有8項(xiàng)：

六、確定要因

針對上述查找的8項(xiàng)末端因素，制訂判斷標(biāo)準(zhǔn)，逐項(xiàng)分析與驗(yàn)證，確認(rèn)主要原因。

現(xiàn)打印的文件和原文件只有細(xì)微差別，但需要重新打印，造成后續(xù)人員等候時(shí)間較長;因集中文印，所有的員工需要乘坐電梯到集中打印室方可打印;因飛塵較多，可能產(chǎn)生職業(yè)病，對員工產(chǎn)生較大影響;流程復(fù)雜后，員工需要等待領(lǐng)導(dǎo)審批，時(shí)間較長，浪費(fèi)時(shí)間;在登記和編號的過程中，造成員工時(shí)間浪費(fèi)

七、制定對策

針對確認(rèn)的五項(xiàng)主要原因，小組成員研究制定了改進(jìn)對策方案， 根據(jù)原理圖，設(shè)計(jì)打印流程、復(fù)印流程和光盤刻錄流程;安裝審計(jì)系統(tǒng)，每個(gè)員工在自己文印系統(tǒng)的后臺(tái)都可查看打印、復(fù)印文件和刻錄的光盤

八、對策實(shí)施

我們將制定的改進(jìn)對策方案按照既定的節(jié)點(diǎn)要求嚴(yán)格實(shí)施，及時(shí)檢查實(shí)施效果，調(diào)整對策，確保各項(xiàng)措施有效落實(shí)。

（1）我們非常重視此項(xiàng)工作，及時(shí)聯(lián)系第三方，按要求及時(shí)增加設(shè)備，為盡快開展工作提供了硬件配置;

（2）根據(jù)對策，設(shè)計(jì)了系統(tǒng)原理圖;

（3）根據(jù)系統(tǒng)原理圖，分步實(shí)施打印、復(fù)印和光盤刻錄工作流程;

我們進(jìn)行工作分工，責(zé)任明確，把PDCA活動(dòng)程序和本組的技術(shù)管理結(jié)合起來，要求全體成員敬業(yè)、愛崗，追求高質(zhì)量的要求，對確定的目標(biāo)分解到每個(gè)人，在整個(gè)的管理過程中，同其它部門密切配合，協(xié)調(diào)溝通。

九、效果檢查

經(jīng)過共同努力，文件系統(tǒng)改進(jìn)完成，智能文印管理系統(tǒng)提高了工作效率、降低了運(yùn)維成本，管理能力得到進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)并超越了預(yù)期設(shè)定的目標(biāo)。

1、經(jīng)濟(jì)效益

對新文印系統(tǒng)進(jìn)行一個(gè)月的統(tǒng)計(jì)，打印/復(fù)印合格率提高到97.5%，光盤刻錄合格率提高100%，平均用時(shí)2min，打印、復(fù)印、光盤和硒鼓等消耗需花費(fèi)2612元。

2、社會(huì)效益

通過PDCA精益工具和方法在管理中的靈活應(yīng)用，研究制訂了智能化文印系統(tǒng)，提高了工作效率，降低了運(yùn)維成本，得到了員工一致性肯定。

十、鞏固措施

為進(jìn)一步鞏固本次活動(dòng)取得的效果，我們將進(jìn)一步簡化流程， 固化管理措施，下發(fā)智能文印系統(tǒng)流程的使用辦法，進(jìn)一步提高服務(wù)的質(zhì)量。

十一、活動(dòng)總結(jié)

1、總結(jié)

通過本次活動(dòng)，我們使文印系統(tǒng)的工作效率得到提高，降低了運(yùn)維成本，讓我們綜合能力得到提升，增強(qiáng)了凝聚力，并加深了對精益工具應(yīng)用的理解和運(yùn)用。

2、下一步打算

今后我們將結(jié)合工作任務(wù)，努力跟進(jìn)新技術(shù)和新設(shè)備，學(xué)習(xí)和掌握質(zhì)量管理的新方法，經(jīng)常利用精益工具，開展文印系統(tǒng)的改進(jìn)，提高工作質(zhì)量，充分發(fā)揮每個(gè)人的創(chuàng)造性和積極性。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉艷超，智能文印管理系統(tǒng)研究[J]，中國設(shè)備工程，2021.

[2] 張艷春，改進(jìn)機(jī)關(guān)文印工作提高文印工作效率和質(zhì)量 [J]，辦公室業(yè)務(wù)，2012（7）：89-90.

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